INLICHTINGENBROCHURE. De stad Harelbeke gaat over tot het aanleggen van een werfreserve voor de functie van ADMINISTRATIEF MEDEWERKER (C1-C3) m/v

Transcriptie

1 Selectieprcedure en aanleggen van een werfreserve vr Administratief medewerker (C1-C3) M/V INLICHTINGENBROCHURE De stad Harelbeke gaat ver tt het aanleggen van een werfreserve vr de functie van ADMINISTRATIEF MEDEWERKER (C1-C3) m/v 1. Inhud 1. Inhud Functiebeschrijving Algemene telatings-, aanwervings- en bevrderingsvrwaarden Verlp van de selectiepreven Selectiecmmissie Wervingsreserve Indiensttreding Preftijd... Fut! Bladwijzer niet gedefinieerd. 9. Salaris He slliciteren? Berdeling van de ingekmen kandidaturen Kandidaatstelling

2 2. Functiebeschrijving Graad Administratief medewerker Functietitel Administratief medewerker Delstelling van de functie Onthaal van de klanten (burgers/cllega s) binnen de diverse departementen van de stadsrganisatie. Ondersteunen en uitveren van de administratieve prcessen zdat een efficiënte en effectieve afhandeling van de dssiers gerealiseerd wrdt. Plaats in het rgangram De administratief medewerkers werden binnen de diverse departementen van de stad. Men legt steeds verantwrding af aan de respectievelijke rechtstreeks leidinggevende binnen het departement waar men werkt. Gemeenteraad en Cllege van Burgemeester en Schepenen Decretale graden: stadssecretaris en financieel beheerder Dienst Burger & Welzijn Dienst Cmmunicatie Facilitaire dienst Dienst Financiën Dienst Grndgebiedszaken Dienst Management & Persneel Dienst Vrije Tijd & Terisme Dienst Werken, Ondernemen en Leren Functie-inhud Resultaatgebied 1: Klantgerichte adviesverlening: Als eerste cntact binnen de dienst de vraag van de klant uitgebreid analyseren zdat ptimale en efficiënte dienstverlening kan verleend wrden. Dit hudt nder meer in dat je: 2

3 inkmende vragen/ mededelingen vanuit de verschillende cmmunicatiekanalen van de stad (telefnisch, lket, brief, mail, fax, e-lket, ) uitgebreid analyseert zdat de juiste prducten wrden aangeleverd, indien ndig de klant (burger, raadsleden, aannemers, clubs, cllega s, ) cntacteert met bijkmende vragen zdat de behefte duidelijk in kaart gebracht wrdt, z mgelijk de vraag beantwrdt, de prcedure pstart, de klant infrmeert ver de vr hem/haar meest efficiënte verder te vlgen stappen. klanten infrmeert ver de vrwaarden die meten vldaan zijn m het gewenste prduct te kunnen verkrijgen en hem/haar drverwijst naar de bevegde cllega s, bij meilijke klanten f cmplexe vragen het advies f de ndersteuning van de leidinggevende inrept, Prestatie-indicatren: duidelijk zicht p de behefte van de klant efficiënte dienstverlening klant is vlledig geïnfrmeerd en geadviseerd ver de prcedures en/f mgelijkheden Resultaatsgebied 2: Administratieve verwerking en finaliseren van infrmatie Uitveren en pvlgen van vastgelegde prcedures m tt administratief vlledige prducten te kmen. Dit hudt nder meer in dat je: diverse dcumenten nauwgezet pmaakt (vb. aktes, vergunningen, ntulen, affiches, ) gegevens stipt bijwerkt en registreert in de daarte bestemde databanken de wettelijke regels vlgt drheen lpende prcedures en interne en externe deadlines binnen de diverse prcedures bewaakt en respecteert. ndzakelijke infrmatie verzamelt bij de daarte bevegde interne f externe actren m de dssiers te kunnen vervlledigen f de prcedure te kunnen verderzetten. verschillende brnnen raadpleegt m een vlledig dssier p te buwen, lpende (sms langdurige) prcedures blijft pvlgen en z ndig herpstart, de ndzakelijke f gewenste prducten aflevert aan de klant inkmende dcumenten cntrleert p vlledigheid en frmele vereisten en dit vlgens interne afspraken afgewerkte dssiers p unifrme en tegankelijke wijze klasseert en archiveert en dit vlgens gemaakte afspraken en/f verplichtingen Prestatie indicatren: crrect en tijdig pgestelde dcumenten gerespecteerde timing duidelijk geregistreerde infrmatie 3

4 infrmatie ver afgernde dssiers wrdt snel teruggevnden cllega s kunnen zelfstandig infrmatie terugvinden Resultaatsgebied 3: Administratieve ndersteuning Uitveren van algemene ndersteunende administratieve taken teneinde de afdeling te ndersteunen in de realisatie van haar delstellingen Dit hudt nder meer in dat je: rapprten en statistieken pmaakt, de leidinggevende p hun vraag administratief ndersteunt bij nder andere de pbuw en samenstelling van cllege- en gemeenteraadsdssiers, waar ndig vergaderingen bijwnt en de verslaggeving ervan verzrgt, telichting geeft ver pgedane kennis na gevlgde vrming m maximale kennisdeling te kmen, actief bijdraagt en vrstellen frmuleert m bepaalde prcedures, methdieken te actualiseren en te verbeteren f prjecten te initiëren, Prestatie indicatr: Crrecte en stipte verslagen Cntacten Intern/extern Wie Omschrijving Intern Departementshfd & leidinggevende Rapprtering, verleg, teamvergaderingen Cllega s binnen de dienst Overleg, verdracht, samenwerking Cllega s van andere Samenwerking bij dienstverschrijdende dssiers diensten Burgemeester en Schepenen Extern De burgers Infrmatie verstrekking, Andere lkale f hgere verheden Inwinnen van diverse infrmatie, verwerken adviesverlening, samenwerking (gezamenlijke prjecten, subsidiëring, ) Aannemers, ntarissen, studiebureaus, landmeters, expertenbureaus, Infrmatie inwinnen/verstrekken, samenwerken en verleggen Cmpetentie-prfiel 4

5 Organisatiecmpetenties Initiatief Klantgerichtheid Kwaliteitsvl werken Lyaal zijn Samenwerken Cmpetenties vastgelegd vr deze functiefamilie Flexibiliteit Inlevingsvermgen Integriteit Mndeling cmmuniceren Nauwgezetheid Schriftelijk cmmuniceren Stressbestendigheid Zelfstandig werken Zelfvertruwen Technische vaardigheden beheersen (eigen aan de dienst): kennis van de structuur en de wetgeving van het bestuur (vb. de bevegdheidsverdeling in het gemeentedecreet, ) grndige kennis van Micrsft ffice (Outlk, Wrd, Excel) dssierbehandeling (ntuleren).. Salarisschaal C1-C3 5

6 3. Algemene telatings-, aanwervings- en bevrderingsvrwaarden Om tegang te hebben tt een functie bij het stadsbestuur, meten de kandidaten : 1. een bewijs van ged gedrag en zeden kunnen vrleggen; 2. de burgerlijke en plitieke rechten genieten; 3. medisch geschikt zijn vr de uit te efenen functie, in vereenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvering van hun werk. De medische geschiktheid wrdt vrafgaand aan de indiensttreding f uiterlijk binnen de maand na de indiensttreding vastgesteld dr de bedrijfsgeneeskundige dienst (d.i. de arbeidsgeneesheer). Persnen met een arbeidshandicap kmen eveneens in aanmerking indien zij in de mgelijkheid zijn de gevraagde betrekking p nrmale wijze uit te efenen. 4. De vlgende statutaire en/f cntractuele functies zijn vrbehuden vr Belgen, mdat uit de functiebeschrijving blijkt dat ze een rechtstreekse f nrechtstreekse deelname aan de uitefening van het penbaar gezag inhuden f werkzaamheden mvatten die strekken tt de bescherming van de belangen van het gemeentebestuur: a. m.b.t. de statutaire functies: stadssecretaris en financieel beheerder; b. m.b.t. de statutaire en/f cntractuele functies: stedenbuwambtenaar. 5. Vr de verige statutaire/cntractuele functies meten de kandidaten nderdaan zijn van een van de lidstaten van de Eurpese Ecnmische Ruimte. Aanwervingsvrwaarden : 1. Huder zijn van een diplma van het hger secundair nderwijs f gelijkgesteld cnfrm de hgere regelgeving; 2. slagen in een aanwervingsexamen. Bevrderingsvrwaarden : 1. tenminste ver een graad beschikken met functinele lpbaan D1-D3; 2. minimum ver 4 jaar niveau-anciënniteit beschikken in niveau D; 3. ver een gunstige evaluatie beschikken; 4. slagen in een bevrderingsexamen. De selectiepreven bestaan uit een : 1) Schriftelijke pref (p 40 pt) : Deel 1 : de kandidaten werken een schriftelijke case uit, gerelateerd aan de functie; 6

7 Deel 2 : grndige kennis van de wetgeving die tijdens de uitefening van de begde functie aan bd kmt. 2) Mndeling pref (p 60 pt) : In de mndeling pref wrdt gepeild naar de cmpetenties vermeld in de functiebeschrijving. Om geslaagd te zijn, met de kandidaat 50 % van de punten behalen p elk deel van de pref, 60 % p elke pref afznderlijk en 60 % p het geheel van de selectiepref. 4. Verlp van de selectiepreven Data selectiepreven Schriftelijke pref : datum ng niet gekend Mndelinge pref : datum ng niet gekend De kandidaten wrden ten minste 10 kalenderdagen p vrhand per mail in kennis gesteld van de datum, het uur en de plaats waar de eerste selectiepref wrdt afgenmen. Kandidaten die zich niet f tijdig p één van de preven aanmeldt, f die afziet van deelname aan één van de preven verzaakt aan zijn/haar kandidatuur. Er is geen mgelijkheid m het examen p een andere dan de vastgestelde datum af te leggen. Na het beëindigen van de vlledige prcedure kunnen de kandidaten p hun verzek tegang krijgen tt hun eigen examenresultaten. Enkel de geslaagde kandidaten uit het schriftelijk gedeelte gaan dr naar het mndeling gedeelte. 5. Selectiecmmissie Vr de samenstelling van de selectiecmmissie gelden de vlgende algemene regels: 1. de stadssecretaris (f zijn afgevaardigde) en een medewerker van het stadsbestuur (met minstens een gelijke graad, indien niet invulbaar : een bijkmende externe deskundige); 2. minstens 1 extern deskundige [zwel externe persnen als externe rganisaties (selectiebureau) kunnen deel uitmaken van een selectiecmmissie]. De leden van de gemeenteraad en van het cllege van burgemeester en schepenen kunnen geen lid zijn van een selectiecmmissie in een selectieprcedure vr het eigen gemeentebestuur; zij mgen wel aanwezig zijn als waarnemer, net zals de afgevaardigden van de representatieve vakrganisaties. 7

8 Bij aflp van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecmmissie vltallig ver het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten. De aanstellende verheid stelt de kandidaat aan p basis van een vlledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke mtivering. 6. Wervingsreserve Alle geslaagde kandidaten die aan de aanwervings-/bevrderingsvereisten vlden, wrden in de wervingsreserve pgenmen en gerangschikt vlgens het behaalde resultaat. De geldigheidsduur van een wervingsreserve bij aanwerving bedraagt 3 jaar en is met maximum 2 jaar verlengbaar. De geldigheidsduur van een wervingsreserve bij bevrdering bedraagt maximum 10 jaar. Kandidaten die niet gekzen wrden, behuden hun plaats p de wervingsreserve vr de vlledige duur ervan, tenzij ze zelf schriftelijk te kennen geven van elke aanstelling af te zien. Bij een vacant verklaring van een gelijkaardige functie wrden de kandidaten, pgenmen p de wervingsreserve, gecntacteerd 7. Indiensttreding Als de aangestelde kandidaat wegens een pzeggingstermijn bij zijn huidige werkgever niet nmiddellijk in dienst kan treden, stelt het cllege van burgemeester en schepenen de uiterlijke datum van indiensttreding vast. De persneelsdienst stelt in nderling akkrd met de kandidaat de datum van indiensttreding vast. 8. Salaris De bezldiging gebeurt p basis van de salarisschaal C1-C3. Nuttige berepservaring in de privé-sectr kan vr max. 12 jaar meegerekend wrden vr de vaststelling van de geldelijke anciënniteit. Diensten die gepresteerd werden bij een andere verheid kmen nbeperkt in aanmerking vr de berekening van de geldelijke anciënniteit. Brut aanvangsln p maandbasis vlgens de wettelijke barema s vr een vltijdse pdracht : 1.816,15. Ln met 12 jaar anciënniteit : 2.291,97. 8

9 Extra legale vrdelen - maaltijdcheques aan 6 eur; - hspitalisatieverzekering; - fietsvergeding aan 0,22 eur per km.; - aansluiting tweede pensienpijler; - vlledige terugbetaling in trein- en busabnnement; - heel wat pleidingsmgelijkheden - jaarlijkse vakantie: 31 dagen - aansluiting bij de Gemeenschappelijke Sciale dienst die tal van vrdelen biedt aan de persneelsleden van de stad. - Krting bij deelname aan bepaalde vrijetijdsactiviteiten van de stad. 9. He slliciteren? De kandidaatstelling dient vlledig ingevuld en ndertekend, samen met een uitgebreid CV, een mtivatiebrief en een kpie van het diplma pgestuurd naar, fwel afgegeven bij het Stadsbestuur Harelbeke, ter attentie van de dienst Management & Persneel, Marktstraat 29 te 8530 Harelbeke. De kandidaatstelling, vergezeld van een uitgebreid CV met mtivatiebrief en kpie van het diplma, kan k via verstuurd wrden naar kathleen.vercruysse@harelbeke.be fwel via het daarte bestemde invulfrmulier p ingediend wrden. Van iedere kandidaatstelling wrdt telkens een ntvangstbewijs afgeleverd. Opgelet! Je kandidatuur met ten laatste p 18 mei 2016 tekmen. De pststempel f het afgeleverde ntvangstbewijs f bevestigingsmail geldt als bewijs van kandidaatstelling. 10. Berdeling van de ingekmen kandidaturen Het cllege van burgemeester en schepenen berdeelt nmiddellijk na de uiterste inschrijvingsdatum de geldigheid van de ingekmen kandidaturen. De kandidaten die geweigerd wrden, zijn uitgeslten van deelname aan de selectiepreven. De reden van uitsluiting wrdt hen schriftelijk meegedeeld. Vr verdere bijkmende infrmatie kan je tijdens de kantruren terecht bij de persneelsdienst van het Stadsbestuur Harelbeke, Marktstraat 29 te Harelbeke, telefnnummer (056) , kathleen.vercruysse@harelbeke.be 9

10 11. Kandidaatstelling Stadsbestuur Harelbeke Dienst Management & Persneel Marktstraat 29 te 8530 Harelbeke Tel (056) Fax (056) Selectieprcedure & Aanleggen van een wervingsreserve : Administratief medewerker (C1-C3) (m/v) Naam & Vrnaam Adres Pstnummer & Gemeente/Stad Telefn Natinaliteit Rijksregisternr. Geslacht Gebrteplaats en - datum Diplma Specialiteit van het diplma Huidig berep Categrie rijbewijs Datum & Handtekening. 10

11 Overzicht van vrige en/f lpende tewerkstellingen & Opgave van relevante werkervaring (f veg uw CV te) Werkgever Peride van de tewerkstelling Omschrijving van de tewerkstelling 1. De graad/graden aangestipt waarvr u een kandidaatstelling indient? 2. Uw uitgebreid CV bijgevegd? 3. Uw relevante werkervaring pgegeven? 11