SELECTIEPROCEDURE VOOR DE AANWERVING VAN ÉÉN ADMINISTRATIEF MEDEWERK(ST)ER EN HET AANLEGGEN VAN EEN WERFRESERVE VOOR

Transcriptie

1 SELECTIEPROCEDURE VOOR DE AANWERVING VAN ÉÉN ADMINISTRATIEF MEDEWERK(ST)ER EN HET AANLEGGEN VAN EEN WERFRESERVE VOOR ADMINISTRATIEF MEDEWERK(ST)ER (C1-C3) M /V De stad Wervik gaat over tot het aanleggen van een werfreserve voor de functie van ADMINISTRATIEF MEDEWERK(ST) ER (C1-C3) m/v FUNCTIEBESCHRIJVING GRAAD Administratief medewerk(st)er FUNCTIETITEL Administratief medewerk(st)er DOELSTELLING VAN DE FUNCTIE Onthaal van de klanten (burgers/collega s) binnen de diverse afdelingen en diensten van de stadsorganisatie. Ondersteunen en uitvoeren van de administratieve processen zodat een efficiënte en effectieve afhandeling van de dossiers gerealiseerd wordt. Van de administratief medewerkers binnen de vrijetijdsdiensten (toeristische dienst, jeugddienst, cultuurdienst, sportdienst, dienst feestelijkheden) wordt tevens verwacht dat ze kunnen meewerken aan de organisatie en begeleiding van vrijetijdsactiviteiten, eventueel ook tijdens de weekends. PLAATS IN HET ORGANOGRAM De administratief medewerk(st)ers werken binnen de diverse afdelingen van de stad. Men legt steeds verantwoording af aan de rechtstreeks leidinggevenden binnen de dienst waar men werkt. FUNCTIE-INHOUD Resultaatgebied 1 : Klantgerichte adviesverlening Als eerste contact binnen de dienst de vraag van de klant uitgebreid analyseren zodat optimale en efficiënte dienstverlening kan verleend worden Inkomende vragen / mededelingen vanuit de verschillende communicatiekanalen van de stad (telefonisch, loket, brief, mail, fax, e-loket, ) uitgebreid analyseert zodat de juiste producten worden aangeleverd. Indien nodig de klant (burger, raadsleden, aannemers, clubs, collega s, ) contacteert met bijkomende vragen zodat de behoefte duidelijk in kaart gebracht wordt. Zo mogelijk de vraag beantwoordt. De procedure opstart. De klant informeert over de voor hem/haar meest efficiënte verder te volgen stappen. Klanten informeert over de voorwaarden die moeten voldaan zijn om het gewenste product te kunnen verkrijgen en hem/haar doorverwijst naar de bevoegde collega s. Bij moeilijke klanten of complexe vragen het advies of de ondersteuning van de leidinggevende inroept. pag. 1

2 Prestatie-indicatoren : Duidelijk zicht op de behoefte van de klant Efficiënte dienstverlening Klant is volledig geïnformeerd en geadviseerd over de procedures en/of mogelijkheden. Resultaatsgebied 2 : Administratieve verwerking en finaliseren van informatie Uitvoeren en opvolgen van vastgelegde procedures om tot administratief volledige producten te komen Diverse documenten nauwgezet opmaakt (vb. aktes, vergunningen, notulen, affiches, ) Gegevens stipt bijwerkt en registreert in de daartoe bestemde databanken De wettelijke regels volgt doorheen lopende procedures en interne en externe deadlines binnen de diverse procedures bewaakt en respecteert. Noodzakelijke informatie verzamelt bij de daartoe bevoegde interne of externe actoren om de dossiers te kunnen vervolledigen of de procedure te kunnen verderzetten. Verschillende bronnen raadpleegt om een volledig dossier op te bouwen. Lopende (soms langdurige) procedures blijft opvolgen en zo nodig heropstart. De noodzakelijke of gewenste producten aflevert aan de klant. Inkomende documenten controleert op volledigheid en formele vereisten en dit volgens interne afspraken. Afgewerkte dossiers op uniforme en toegankelijke wijze klasseert en archiveert en dit volgens gemaakte afspraken en/of verplichtingen. Prestatie-indicatoren : Correct en tijdig opgestelde documenten Gerespecteerde timing Duidelijk geregistreerde informatie Informatie over afgeronde dossiers wordt snel teruggevonden Collega s kunnen zelfstandig informatie terugvinden Resultaatsgebied 3 : Administratieve ondersteuning Uitvoeren van algemene ondersteunende administratieve taken teneinde de afdeling te ondersteunen in de realisatie van haar doelstellingen Rapporten en statistieken opmaakt, De leidinggevende op zijn/haar vraag administratief ondersteunt bij onder andere de opbouw en samenstelling van college- en gemeenteraadsdossiers, Waar nodig vergaderingen bijwoont en de verslaggeving ervan verzorgt, Toelichting geeft over opgedane kennis na gevolgde vorming om tot maximale kennisdeling te komen, Actief bijdraagt en voorstellen formuleert om bepaalde procedures, methodieken te actualiseren en te verbeteren of projecten te initiëren,.. pag. 2

3 Prestatie-indicator : Correcte en stipte verslagen Resultaatsgebied 4 (enkel van toepassing op de administratief medewerkers voor de cel vrije tijd) Mee instaan voor de voorbereiding, opvolging en begeleiding van activiteiten en evenementen binnen het vrijetijdsaanbod van de stad Wervik, en het onthaal van de bezoekers, ook tijdens weekends en vakantieperiodes. Bezoekers verwelkomt en ontvangt in de stadsgebouwen; Wordt ingeschakeld bij de organisatie van activiteiten in vrijetijdsgebouwen, zoals het tabaksmuseum, het Forum, Ter Linde, de Pionier,.. Je mee instaat voor de organisatie en het goede verloop van de door het stadsbestuur georganiseerde feesten en plechtigheden Je administratie verzorgt in verband met kermissen, circussen en markten Je instaat voor de uitnodigingen en de opvolging van diverse feesten, jubilea, uitreiking eretekens,. COMPETENTIES KENNIS : Technische vaardigheden : Grondige kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) VAARDIGHEDEN EN ATTITUDES : Kan zelfstandig werken : Kan met de nodige instructies aan de slag. Is stipt in het nakomen van afspraken. Kan werken zonder externe controle. Stuurt bij indien er fouten optreden. Werkt taken volledig en tijdig af. Besluitvaardigheid : Kan snel een doordacht standpunt innemen. Neemt beslissingen op tijd en stelt ze niet onnodig uit. Kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat. Kan alleen beslissen, zonder overleg met anderen. Informeert alle betrokkenen. Verdedigt een beslissing. Klantgerichtheid : Leeft zich in de situatie van klanten in. Stelt zich dienstverlenend op voor iedereen. Speelt in op de wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen. Neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten. pag. 3

4 Streeft naar klanttevredenheid. Schriftelijk communiceren : Schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw. Past taalgebruik aan de doelgroep aan. Hanteert een correct taalgebruik. Schrijft helder, beknopt en foutloos. Mondeling communiceren : Formuleert helder en duidelijk. Houdt een samenhangend betoog. Sluit de boodschap aan op de behoeften van de toehoorders en gaat in op reacties. Kan de aandacht vasthouden, zowel in groep als ten opzichte van één persoon. Vraagt door op gegeven informatie. Toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen. Brengt structuur en geeft houvast. Gaat strategisch om met argumenten. Inzet : Werkt met enthousiasme en gedrevenheid. Stelt zich positief op. Staat open voor vragen en taken die op zich afkomen. Gaat ervoor om de taken uit te voeren. Durft verantwoordelijkheid te nemen. Doet spontaan voorstellen om het werk te verbeteren. Start zelf een nieuwe taak op als het werk klaar is of vraagt naar een nieuwe opdracht. Ordelijk werken : Houdt de werkomgeving en het materiaal net. Voert het werk verzorgd uit en ruimt op. Bergt documenten en materialen logisch en op de juiste plaats op. Behandelt het materiaal met zorg. Samenwerken : Overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen. Leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na. Blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang. Helpt anderen. Stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang. Stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep. Zoekt meer naar oplossingen bij conflicten. Gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid. ALGEMENE TOELATINGS- EN AANWERVINGSVOORWAARDEN Toelatingsvoorwaarden Om toegang te hebben tot een functie bij het stadsbestuur, moeten de kandidaten : 1 een gedrag hebben in overeenstemming met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; 2 de burgerlijke en politieke rechten genieten pag. 4

5 Het passend gedrag wordt door de aanstellende overheid (het college van burgemeester en schepenen) getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. De kandidaten moeten voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli Het diploma moet m.a.w. in de Nederlandse taal behaald zijn. Aanwervingsvoorwaarden 1. Houder zijn van een diploma van het hoger secundair onderwijs of gelijkgesteld conform de hogere regelgeving; 2. Slagen in een aanwervingsexamen. 3. Laatstejaarsscholieren en studenten krijgen toegang tot de selectieprocedure, als ze met hun kandidatuur een studiebewijs voorleggen en een schriftelijke verklaring dat ze binnen een termijn van maximum vijf maanden zullen deelnemen aan de eindexamens voor het behalen van hun diploma. Ze leveren het bewijs dat ze aan de diplomavereiste voldoen uiterlijk op de datum van hun aanstelling bij de gemeente. Selectieproeven : Bij het overschrijden van 50 geldige kandidaatstellingen zal er een preselectie worden georganiseerd. Deze preselectie bestaat uit een proef die de geschiktheid van de kandidaten test op de algemene competenties nodig om een functie van die graad in te vullen. De resultaten van de preselectie tellen niet mee voor de rangschikking maar zijn wel eliminerend. Deze preselectie wordt via een selectiebureau georganiseerd. Na de preselecties worden maximum veertig geslaagde kandidaten (hoogste quoteringen) toegelaten tot de eerstvolgende proef. Schriftelijke proef (op 50 punten) De kandidaten werken één of meerdere schriftelijke cases uit, gerelateerd aan de functie. Mondelinge proef (op 50 punten) In de mondelinge proef wordt gepeild naar de competenties vermeld in de functiebeschrijving. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 50 % van de punten behalen op de schriftelijke proef, 50 % op de mondelinge proef en 50 % in het totaal. VERLOOP VAN DE SELECTIEPROEVEN Data selectieproeven : Preselectie (eventueel) : woensdag 12 april 2017 om uur in zaal Oosthove, Speiestraat te Wervik Schriftelijke proef : zaterdag 29 april 2017 van tot uur in het Sint-Jozefscollege, Koestraat 26 te Wervik (eventueel een groep s namiddags) Mondelinge proef : vrijdag 19 mei 2017 (eventuele reservedag : dinsdag 23 mei 2017 Kandidaten die zich niet tijdig op één van de proeven aanmelden, of die afzien aan deelname van één van de proeven, verzaken aan hun kandidatuur. Er is geen mogelijkheid om het examen op een andere dan de vastgestelde datum af te leggen. Na het beëindigen van de volledige procedure kunnen de kandidaten op hun verzoek toegang krijgen tot hun eigen examenresultaten. Enkel de geslaagden uit het schriftelijk gedeelte gaan over naar het mondeling gedeelte. pag. 5

6 SELECTIECOMMISSIE Voor de samenstelling van de selectiecommissie gelden de volgende algemene regels : De selectiecommissie bestaat uitsluitend uit deskundigen. Elke selectiecommissie bestaat uit ten minste drie leden. Ten minst twee derden van de leden zijn deskundigen die extern zijn aan het eigen gemeentebestuur. De selectiecommissie bestaat bij voorkeur uit leden van verschillend geslacht. De leden van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen lid zijn van een selectiecommissie in een selectieprocedure voor het eigen gemeentebestuur. Zij kunnen wel als waarnemer aanwezig zijn bij de selecties, wat ook geldt voor afgevaardigden van de representatieve vakorganisaties. Bij afloop van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecommissie voltallig over het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten. WERVINGSRESERVE Alle geslaagde kandidaten die aan de aanwervingsvoorwaarden voldoen, worden in de wervingsreserve opgenomen en gerangschikt volgens het behaalde resultaat. De geldigheidsduur van een wervingsreserve bij aanwerving bedraagt 3 jaar en is met maximum 2 jaar verlengbaar. Kandidaten die niet gekozen worden, behouden hun plaats op de wervingsreserve voor de volledige duur ervan, tenzij ze zelf schriftelijk te kennen geven van elke aanstelling af te zien. Bij een vacantverklaring van een gelijkaardige functie worden de kandidaten, opgenomen op de wervingsreserve, gecontacteerd. INDIENSTTREDING Als de aangestelde kandidaat wegens een opzeggingstermijn bij zijn huidige werkgever niet onmiddellijk in dienst kan treden, stelt het college van burgemeester en schepenen de uiterlijke datum van indiensttreding vast. De personeelsdienst stelt in onderling akkoord met de kandidaat de datum van indiensttreding vast. SALARIS De bezoldiging gebeurt op basis van de salarisschaal C1-C3. Nuttige beroepservaring in de privé-sector kan voor maximum 6 jaar meegerekend worden voor de vaststelling van de geldelijke anciënniteit. Diensten die gepresteerd werden bij een andere overheid komen onbeperkt in aanmerking voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Bruto aanvangsloon op maandbasis volgens de wettelijke barema s voor een voltijdse opdracht : 1.816,15. pag. 6

7 Brutoloon met 6 jaar anciënniteit : 2.050,71 Extra legale voordelen Maaltijdcheques aan 6 euro; Hospitalisatieverzekering; Fietsvergoeding aan 0,23 euro per km; Aansluiting tweede pensioenpijler; 90 % terugbetaling in trein- en busabonnement; Heel wat opleidingsmogelijkheden; Jaarlijkse vakantie : minimum 32 dagen (op het moment dat men het voorgaande volledige jaar heeft gewerkt bij de stad Wervik) Aansluiting bij de Gemeenschappelijke Sociale dienst die tal van voordelen biedt aan de personeelsleden van de stad. HOE SOLLICITEREN? De kandidatuur dient te gebeuren via een aangetekend schrijven of via afgifte tegen ontvangstbewijs bij de personeelsdienst en moet uiterlijk op 31 maart 2017 in het bezit zijn van het stadsbestuur. De poststempel van 31 maart 2017 wordt nog aanvaard. De kandidatuur wordt gericht aan het volgende adres : College van Burgemeester en Schepenen, Sint- Maartensplein 16 te 8940 Wervik en bevat de volgende stukken : Een sollicitatiebrief met motivatie waarom men zich kandidaat stelt; Een curriculum vitae Een afschrift van het diploma of voor laatstejaarsscholieren en studenten een studiebewijs en een schriftelijke verklaring dat ze binnen een termijn van maximum vijf maanden zullen deelnemen aan de eindexamens voor het behalen van hun diploma. Een uittreksel uit het strafregister. BEOORDELING VAN DE INGEKOMEN KANDIDATUREN Het college van burgemeester en schepenen beoordeelt onmiddellijk na de uiterste inschrijvingsdatum de geldigheid van de ingediende kandidaturen. De kandidaten die geweigerd worden, zijn uitgesloten van deelname aan de selectieproeven. De reden van uitsluiting wordt hen schriftelijk meegedeeld. Voor verdere bijkomende informatie kan je tijdens de kantooruren terecht bij de personeelsdienst van het Stadsbestuur Wervik, Sint-Martensplein 16 te 8940 Wervik, telefoons info@wervik.be. pag. 7