INLICHTINGENBROCHURE. De stad Harelbeke gaat over tot het aanleggen van een werfreserve voor de functie van ADMINISTRATIEF MEDEWERKER (C1-C3) m/v/x.

Transcriptie

1 Selectieprocedure en aanleggen van een werfreserve voor Administratief medewerker (C1-C3) M/V/X INLICHTINGENBROCHURE De stad Harelbeke gaat over tot het aanleggen van een werfreserve voor de functie van ADMINISTRATIEF MEDEWERKER (C1-C3) m/v/x. 1. Inhoud 1. Inhoud Vacature Salaris Voorwaarden Selectieprogramma Wervingsreserve Solliciteren... 4 Bijlage 1: Functiebeschrijving

2 2. Vacature Harelbeke heeft als organisatie koers gezet richting extern gerichte, open, flexibele en innovatieve organisatie. Wij dragen waarden als vertrouwen, collegialiteit, klantgerichtheid en ondernemerschap dan ook uit in onze dienstverlening en onderlinge samenwerking. Ben je hulpvaardig en klantgericht? Geef je graag mee vorm aan een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening? Hou je van correcte administratieve verwerking van diensten/producten? Dan is de job administratief medewerker misschien wel iets voor jou! Binnen de stad hebben we diverse departementen en diensten waarbinnen een heel brede waaier van administratief werk wordt verricht. Soms in directe nauwe samenwerking met burgers, soms eerder vanop afstand. Aan variatie binnen het takenpakket administratief medewerker geen gebrek. 3. Salaris De bezoldiging gebeurt op basis van de salarisschaal C1-C3. Nuttige beroepservaring in de privé-sector kan voor max. 12 jaar meegerekend worden voor de vaststelling van de geldelijke anciënniteit. Diensten die gepresteerd werden bij een andere overheid komen onbeperkt in aanmerking voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Bruto aanvangsloon op maandbasis volgens de wettelijke barema s voor een voltijdse opdracht: Starter 1.978/maand Met ervaring: 2.457/maand (12 jr. anciënniteit) Extra legale voordelen maaltijdcheques aan 6 euro; hospitalisatieverzekering; fietsvergoeding aan 0,22 euro per km.; aansluiting tweede pensioenpijler; volledige terugbetaling in trein- en busabonnement; heel wat opleidingsmogelijkheden jaarlijkse vakantie: 31 dagen aansluiting bij de Gemeenschappelijke Sociale dienst die tal van voordelen biedt aan de personeelsleden van de stad. Korting bij deelname aan bepaalde vrijetijdsactiviteiten van de stad. Geïnteresseerden kunnen bij de personeelsdienst een gepersonaliseerde simulatie opvragen. We raden u aan dit bij twijfel zeker te doen. 2

3 4. Voorwaarden Aanwervingsvoorwaarden : 1. houder zijn van een diploma van het hoger secundair onderwijs of gelijkgesteld conform de hogere regelgeving; 2. slagen in een aanwervingsexamen. Bevorderingsvoorwaarden : 1. tenminste over een graad beschikken met functionele loopbaan D1-D3; 2. minimum over 4 jaar niveau-anciënniteit beschikken in niveau D; 3. over een gunstige evaluatie beschikken; 4. slagen in een bevorderingsexamen. 5. Selectieprogramma De selectieproeven bestaan uit een : 1. Preselectie multiple choise op maandagavond 14 oktober 2. Schriftelijke proef (op 40 pt) op zaterdagvoormiddag 19 oktober 3. Mondelinge proef (op 60 pt) op dinsdag 5 november De preselectie bestaat uit meerkeuzevragen. Hiervoor raden we aan om de functiebeschrijving goed door te nemen. De vragen zijn immers gebaseerd op de inhoud en competenties verbonden aan de functie. Daarnaast raden we ook aan om inzicht te krijgen op de werking van een lokaal bestuur. De schriftelijke proef bestaat uit twee delen: - Een schriftelijke deel op papier waarbij gepolst wordt naar de vaktechnische competenties eigen aan de functie. (Logisch redeneren, Nederlandse kennis, ) - Een deel op PC waarbij gepolst wordt naar de kennis van Word en Excel. In de mondelinge proef wordt gepeild naar de competenties vermeld in de functiebeschrijving. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 50 % van de punten behalen op elk deel van de proef, 60 % op elke proef afzonderlijk en 60 % op het geheel van de selectieproef. De kandidaten worden ten minste 10 kalenderdagen op voorhand in kennis gesteld van de datum van de eerste selectieproef. Kandidaten die zich niet of tijdig op één van de proeven aanmeldt, of die afziet van deelname aan één van de proeven verzaakt aan zijn/haar kandidatuur. Er is geen mogelijkheid om het examen op een andere dan de vastgestelde datum af te leggen. 3

4 Na het beëindigen van de volledige procedure kunnen de kandidaten op hun verzoek toegang krijgen tot hun eigen examenresultaten. Enkel de geslaagde kandidaten uit het schriftelijk gedeelte gaan door naar het mondeling gedeelte. 6. Wervingsreserve Alle geslaagde kandidaten die aan de aanwervings-/bevorderingsvereisten voldoen, worden in de wervingsreserve opgenomen en gerangschikt volgens het behaalde resultaat. De geldigheidsduur van een wervingsreserve bij aanwerving bedraagt 3 jaar en is met maximum 2 jaar verlengbaar. De geldigheidsduur van een wervingsreserve bij bevordering bedraagt maximum 10 jaar. Kandidaten die niet gekozen worden, behouden hun plaats op de wervingsreserve voor de volledige duur ervan, tenzij ze zelf schriftelijk te kennen geven van elke aanstelling af te zien. Bij een vacant verklaring van een gelijkaardige functie worden de kandidaten, opgenomen op de wervingsreserve, gecontacteerd. 7. Solliciteren De kandidaatstelling, vergezeld van een uitgebreid CV met motivatiebrief, kan digitaal doorgestuurd worden via Solliciteren kan tem 2 oktober Van iedere kandidaatstelling wordt telkens een ontvangstbewijs afgeleverd. 4

5 Bijlage 1: Functiebeschrijving Graad Administratief medewerker Functietitel Administratief medewerker Doelstelling van de functie Onthaal van de klanten (burgers/collega s) binnen de diverse departementen van de stadsorganisatie. Ondersteunen en uitvoeren van de administratieve processen zodat een efficiënte en effectieve afhandeling van de dossiers gerealiseerd wordt. Plaats in het organogram De administratief medewerkers werden binnen de diverse departementen van de stad. Men legt steeds verantwoording af aan de respectievelijke rechtstreeks leidinggevende binnen het departement waar men werkt. Gemeenteraad en College van Burgemeester en Schepenen Decretale graden: stadssecretaris en financieel beheerder Dienst Burger & Welzijn Dienst Communicatie Facilitaire dienst Dienst Financiën Dienst Grondgebiedszaken Dienst Management & Personeel Dienst Vrije Tijd & Toerisme Dienst Werken, Ondernemen en Leren Functie-inhoud Resultaatgebied 1: Klantgerichte adviesverlening: Als eerste contact binnen de dienst de vraag van de klant uitgebreid analyseren zodat optimale en efficiënte dienstverlening kan verleend worden. Dit houdt onder meer in dat je: inkomende vragen/ mededelingen vanuit de verschillende communicatiekanalen van de stad (telefonisch, loket, brief, mail, fax, e-loket, ) uitgebreid analyseert zodat de juiste producten worden aangeleverd, 5

6 indien nodig de klant (burger, raadsleden, aannemers, clubs, collega s, ) contacteert met bijkomende vragen zodat de behoefte duidelijk in kaart gebracht wordt, zo mogelijk de vraag beantwoordt, de procedure opstart, de klant informeert over de voor hem/haar meest efficiënte verder te volgen stappen. klanten informeert over de voorwaarden die moeten voldaan zijn om het gewenste product te kunnen verkrijgen en hem/haar doorverwijst naar de bevoegde collega s, bij moeilijke klanten of complexe vragen het advies of de ondersteuning van de leidinggevende inroept, Prestatie-indicatoren: duidelijk zicht op de behoefte van de klant efficiënte dienstverlening klant is volledig geïnformeerd en geadviseerd over de procedures en/of mogelijkheden Resultaatsgebied 2: Administratieve verwerking en finaliseren van informatie Uitvoeren en opvolgen van vastgelegde procedures om tot administratief volledige producten te komen. Dit houdt onder meer in dat je: diverse documenten nauwgezet opmaakt (vb. aktes, vergunningen, notulen, affiches, ) gegevens stipt bijwerkt en registreert in de daartoe bestemde databanken de wettelijke regels volgt doorheen lopende procedures en interne en externe deadlines binnen de diverse procedures bewaakt en respecteert. noodzakelijke informatie verzamelt bij de daartoe bevoegde interne of externe actoren om de dossiers te kunnen vervolledigen of de procedure te kunnen verderzetten. verschillende bronnen raadpleegt om een volledig dossier op te bouwen, lopende (soms langdurige) procedures blijft opvolgen en zo nodig heropstart, de noodzakelijke of gewenste producten aflevert aan de klant inkomende documenten controleert op volledigheid en formele vereisten en dit volgens interne afspraken afgewerkte dossiers op uniforme en toegankelijke wijze klasseert en archiveert en dit volgens gemaakte afspraken en/of verplichtingen Prestatie indicatoren: correct en tijdig opgestelde documenten gerespecteerde timing duidelijk geregistreerde informatie informatie over afgeronde dossiers wordt snel teruggevonden collega s kunnen zelfstandig informatie terugvinden 6

7 Resultaatsgebied 3: Administratieve ondersteuning Uitvoeren van algemene ondersteunende administratieve taken teneinde de afdeling te ondersteunen in de realisatie van haar doelstellingen Dit houdt onder meer in dat je: rapporten en statistieken opmaakt, de leidinggevende op hun vraag administratief ondersteunt bij onder andere de opbouw en samenstelling van college- en gemeenteraadsdossiers, waar nodig vergaderingen bijwoont en de verslaggeving ervan verzorgt, toelichting geeft over opgedane kennis na gevolgde vorming om maximale kennisdeling te komen, actief bijdraagt en voorstellen formuleert om bepaalde procedures, methodieken te actualiseren en te verbeteren of projecten te initiëren, Prestatie indicator: Correcte en stipte verslagen Contacten Intern/extern Wie Omschrijving Intern Departementshoofd & leidinggevende Rapportering, overleg, teamvergaderingen Collega s binnen de dienst Overleg, overdracht, samenwerking Collega s van andere Samenwerking bij dienstoverschrijdende dossiers diensten Burgemeester en Schepenen Extern De burgers Informatie verstrekking, Andere lokale of hogere overheden Inwinnen van diverse informatie, verwerken adviesverlening, samenwerking (gezamenlijke projecten, subsidiëring, ) Aannemers, notarissen, studiebureaus, landmeters, expertenbureaus, Informatie inwinnen/verstrekken, samenwerken en overleggen Competentie-profiel Organisatiecompetenties Initiatief 7

8 Klantgerichtheid Kwaliteitsvol werken Loyaal zijn Samenwerken Competenties vastgelegd voor deze functiefamilie Flexibiliteit Inlevingsvermogen Integriteit Mondeling communiceren Nauwgezetheid Schriftelijk communiceren Stressbestendigheid Zelfstandig werken Zelfvertrouwen Technische vaardigheden beheersen (eigen aan de dienst): kennis van de structuur en de wetgeving van het bestuur (vb. de bevoegdheidsverdeling in het gemeentedecreet, ) grondige kennis van Microsoft office (Outlook, Word, Excel) dossierbehandeling (notuleren).. Salarisschaal C1-C3 8