Selectieprocedure en aanleggen van een werfreserve voor Deskundige financiën-budget (B1-B3) M/V/X

Transcriptie

1 Selectieprocedure en aanleggen van een werfreserve voor Deskundige financiën-budget (B1-B3) M/V/X INLICHTINGENBROCHURE 1. Inhoud 1. Inhoud Vacature Salaris Voorwaarden... 3 Aanwervingsvoorwaarden... 3 Bevorderingsvoorwaarden... 3 Voorwaarden interne personeelsmobiliteit... 3 Aanvullende aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden Selectieprogramma Praktische data: Hoe solliciteren?... 4 Bijlage 1: Functiebeschrijving... 5 Bijlage 2: Algemene info over het verloop van een selectieprocedure bij de stad...10 Algemene toelatings-, aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden...10 Selectieprocedure...10 Selectiecommissie...10 Wervingsreserve...11 Indiensttreding...11 Beoordeling van de ingekomen kandidaturen

2 2. Vacature Harelbeke heeft als organisatie koers gezet richting extern gerichte, open, flexibele en innovatieve organisatie. Wij dragen waarden als vertrouwen, collegialiteit, klantgerichtheid en ondernemerschap dan ook uit in onze dienstverlening en onderlinge samenwerking. De stad Harelbeke wil dan ook bijdragen tot het welzijn van de burgers van Harelbeke en de duurzame ontwikkeling van het grondgebied. Het financiële departement staat garant voor een gezonde besteding van de financiële middelen van stad en OCMW. Het departement financiën is momenteel op zoek naar een boekhouder die specialist wil zijn in enkele specifieke topics, z n expertise kan vertalen naar andere medewerkers en vlot kan samenwerken met diverse diensten. Je bent de spilfiguur op vlak van het budget en diverse financiële processen. Je beheerst daarom het regelgevend en budgettaire kader en kan andere medewerkers sturen en begeleiden. Je werkt in team met de andere collega s van het departement financiën. 3. Salaris De verloning voor deze functie gebeurt op basis van de salarisschaal B1 B3. Aanvangswedde afhankelijk van de anciënniteit tussen / maand en /maand. Tot 12 jaar relevante beroepservaring in de privésector kan worden gevalideerd. Diensten die gepresteerd werden bij een andere overheid komen onbeperkt in aanmerking voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Extra legale voordelen maaltijdcheques aan 6 euro; hospitalisatieverzekering; fietsvergoeding aan 0,23 euro per km.; tussenkomst in trein- en busabonnement; heel wat opleidingsmogelijkheden jaarlijkse vakantie: 31 dagen aansluiting bij de Gemeenschappelijke Sociale Dienst die tal van voordelen biedt aan de personeelsleden van de stad. Korting bij deelname aan bepaalde vrijetijdsactiviteiten van de stad. Geïnteresseerden kunnen bij de personeelsdienst een gepersonaliseerde simulatie opvragen. We raden je aan dit bij twijfel zeker te doen. 2

3 4. Voorwaarden Aanwervingsvoorwaarden 1. Houder zijn van een bachelor-diploma of een diploma hoger onderwijs van 1 cyclus; 2. Slagen in een aanwervingsexamen. Bevorderingsvoorwaarden 1. Tenminste over een graad beschikken met functionele loopbaan C1-C3; 2. Minimum over 4 jaar niveauanciënniteit beschikken in niveau C ; 3. Over een gunstige evaluatie beschikken; 4. Slagen voor een bevorderingsexamen. Voorwaarden interne personeelsmobiliteit 1. Een minimale graadanciënniteit van een jaar hebben; 2. Een gunstig evaluatieresultaat gekregen hebben voor de laatste evaluatie; 3. Voldoen aan de competentievereisten die vastgesteld zijn in de functiebeschrijving; 4. Zo nodig, voldoen aan de diplomavereiste voor de functie. Aanvullende aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden Conform art. 10 van de rechtspositieregeling wordt afgeweken van de aanvullende aanwervings- of bevorderingsvoorwaarde namelijk : Houder zijn van een bachelordiploma of een diploma hoger onderwijs van 1 cyclus bedrijfsmanagement in de richting van accountancy. Het is voldoende om een bachelordiploma of een diploma hoger onderwijs van 1 cyclus te hebben. Er wordt wel gesteld dat de kandidaten bij indiensttreding specifieke boekhoudkundige opleidingen volgen. 5. Selectieprogramma De selectieproeven bestaan uit een: Eventueel: Vanaf een groot aantal kandidaten, zal gewerkt worden met een preselectie. 1. Een schriftelijke proef (op 40 punten) De kandidaten leggen een schriftelijke proef af waarbij gepeild wordt naar specifieke kennis en vaardigheden eigen aan de functie. 2. Een mondelinge proef (op 60 punten) De Kandidaten worden uitgenodigd naar een diepte-interview waarbij onder andere wordt gepeild naar de competenties vermeld in de functiebeschrijving. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 50 % van de punten behalen op elk deel van de proef, 60 % op elke proef afzonderlijk en 60 % op het geheel van de selectieproef. 6. Praktische data: Eventuele preselectie: nog te bepalen 3

4 Schriftelijke proef: 1 december 2018 Mondelinge proef: nog te bepalen 7. Hoe solliciteren? Solliciteren kan via de website Enkel volledige kandidaturen (met diploma, CV en motivatiebrief) komen in aanmerking. Opgelet! Stel je kandidaat uiterlijk op 4 november

5 Bijlage 1: Functiebeschrijving Graad Deskundige (v/m) Functietitel Deskundige Financiën - budget (v/m) Doelstelling van de functie Als deskundige financiën - budget staat u in voor de correcte toepassing van de financiële processen m.b.t. het budget, de aankopen en de subsidiestromen voor de sociale dienst. U volgt hierbij de werking van de interne diensten op en geeft praktisch gerichte adviezen met betrekking tot het budget en het boekhoudplan. Plaats in het organogram U maakt deel uit van het departement Financiën. Het departement Financiën wordt geleid door de financieel directeur. U legt rechtstreeks verantwoording aan hem/haar af. U werkt samen de diverse diensten van stad/ocmw. Schematisch: 5

6 Functie-inhoud 1. Ontwikkeling meerjarenplanning (budgetten) Het meerjarenplan is het belangrijkste instrument waarmee het lokaal bestuur het beleid vorm geeft, uitvoert en bijstuurt. De deskundige financiën-budget zorgt voor de boekhoud-technische en administratieve ondersteuning van de periodieke opmaak en aanpassingen van budgetten. Dit houdt onder meer in dat je: Meewerkt aan de beleidscyclus (het meerjarenplan): o De coördinatie doet van het periodieke proces dat voorgaat aan de goedkeuring van de budgetten. o De diensten bijstaat bij de opmaak van hun budgetvoorstellen. o De budgetvoorstellen boekhoudkundig vertaalt en ingeeft in het registratiesysteem. o De financiële rapportering opmaakt naar aanleiding van de opmaak en aanpassingen van budgetten. Inhoudelijk meedenkt over de financiële implicaties van beleidsvoorstellen: o De diensten ondersteunt bij de uitwerking van hun budgetvoorstellen. o Waakt over de implementeerbaarheid van beleidsvoorstellen. 2. Uitvoering meerjarenplanning De deskundige financiën-budget zorgt ervoor dat de diensten het budget dat voortvloeit uit het meerjarenplan correct toepassen zodat de boekhouding steeds een getrouw beeld vertoont. Dit houdt onder meer in dat je: Ervoor zorgt dat de medewerkers van financiën voldoende kennis hebben van het budget en het boekhoudplan zodat de registraties in de boekhouding correct gekoppeld zijn aan het budget. Waakt over de correcte toepassing van de budgetsleutels bij de opmaak van bestelbonnen door de diverse diensten. De budgetsituatie permanent opvolgt. o Op regelmatige basis rapporten trekt m.b.t. de stand van de budgetten. o De diensten bevraagt over de stand van zaken en hun vragen voor interne verschuivingen opvangt. 6

7 3. Organisatiebeheersing financiën Via de organisatiebeheersing wil het lokaal bestuur redelijke zekerheid verkrijgen over het bereiken van de doelstellingen, de naleving van de regelgeving, de (financiële) rapportering, de inzet van de juiste middelen en de bescherming van de activa. Als deskundige financiën-budget sta je, samen met de deskundige algemene boekhouding, in voor het geheel van maatregelen en procedures m.b.t. het budget, de aankopen en de subsidiestromen voor de sociale dienst. Dit houdt onder meer in dat je: Samen met de deskundige algemene boekhouding meewerkt aan de opmaak van en het up-to-date houden van het boekhoudplan. Instaat voor volgende aspecten in het boekhoudproces: o Aanmaken en wijzigen van nieuwe crediteuren in de boekhouding. o Plaatsen van de eerste handtekening bij betalingsopdrachten aan derden (bevestiging van de wettigheid en regelmatigheid van betalingsopdrachten bij delegatie door de algemeen directeur). o Opvolging van de kredietreservaties in de boekhouding d.m.v. bestelbonnen of vastleggingen na goedkeuring van contracten. Het werk van de administratieve medewerkers (aankoopcyclus) opvolgt, zodat een back-up functie gevormd wordt in periodes van ziekte of verlof. Meedenkt met de activiteiten in de algemene boekhouding zodat er in die zin ook een backup is voor de algemene boekhoudkundige taken. In samenwerking met de deskundige algemene boekhouding het regelgevend en boekhoudkundig kader opvolgt: o Het administratief handboek voor financiën up-to-date houdt. o Medewerkers informeert over de correcte toepassing van het regelgevend en boekhoudkundig kader. o Nieuwigheden binnen het regelgevend en boekhoudkundig kader vertaalt voor de medewerkers. 4. Financiële stromen sociale dienst Het huis van welzijn draagt met haar sociale dienstverlening bij tot een menswaardig leven voor elke inwoner van Harelbeke. De sociale dienstverlening wordt o.a. gewaarborgd door de uitbetaling van diverse vormen van sociale steun. Als deskundige financiën-budget zorg je er voor dat de uitbetalingen van steun en de terugvorderingen bij diverse instanties correct verwerkt worden in de boekhouding. Dit houdt onder meer in dat je: Kennis verwerft m.b.t. de vormen van maatschappelijke dienstverlening (o.a. steunverlening, huurwaarborgen, werking LOI) en begeleidingsmaatregelen (o.a. tewerkstellingsprojecten). 7

8 De financiële informatie m.b.t. steunverlening en terugvorderingen verwerkt in de boekhouding. De terugvordering bij diverse instanties (o.a. de POD maatschappelijke integratie en fedasil) permanent opvolgt: o Op regelmatige basis rapporten trekt m.b.t. de uitgaven en stand van zaken inzake terugvorderingen van steun. o De sociale dienst bevraagt over de stand van zaken en de terugvordering van steun mee opvolgt. 5. Innovatie en efficiënte werking Voorstellen, optimaliseren, implementeren van werkwijzen of nieuwe methodieken om de organisatie te ondersteunen in het bereiken van haar doelstellingen. Dit houdt in dat je onder meer: Initiatief neemt en ervoor zorgt dat de kennis steeds actueel is in functie van de behoeften van de organisatie. De huidige werkwijze kritisch bekijkt en voorstellen formuleert om naar meer efficiëntie te evolueren. Projectmatig meewerkt aan dossiers die tot het vakgebied behoren. Contacten U onderhoudt contacten met: Intern/extern Persoon/dienst Frequentie en omschrijving Intern Algemeen directeur frequente rapportering over eerste handtekening betalingsopdrachten Financieel directeur frequente rapportering, informatie-uitwisseling en overleg Medewerkers financiën Samenwerking, informatie-uitwisseling en overleg Budgethouders/medewerkers Samenwerking en informatie-uitwisseling met een financiële rol Medewerkers stad/ocmw informatie-uitwisseling extern Diverse organisaties, personen, besturen, enz. overleg, samenwerking en informatie-uitwisseling in functie van de behoefte 8

9 Organisatiecompetenties Initiatief Klantgerichtheid Kwaliteitsvol werken Loyaal zijn Samenwerken Competenties vastgelegd voor deze graad Flexibiliteit Inzet Integriteit Plannen en organiseren Probleemoplossend werken Resultaatgericht werken Stressbestendigheid Zelfstandig werken Technische vaardigheden beheersen (eigen aan de dienst) Kennis van specifieke software New Horizon, officetoepassingen, ; Kennis van de relevante wetgeving decreet over het lokaal bestuur, OCMW-wet, RMI-wet, KB 11 juli 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie en KB van 9 mei 1984; Kennis leidraad organisatiebeheersing; Kennis btw; Verder uitbouwen en ontwikkelen van de expertise binnen het vakdomein ten behoeve van de organisatie Salarisschaal B1-B3 Specifieke arbeidsomstandigheden U past zich binnen uw functie aan veranderingen in opdrachten en werkomstandigheden aan. Op deze manier komt u tegemoet aan wijzigende omstandigheden, opdrachten en doelstellingen binnen de dienst waar u bent tewerkgesteld. 9

10 Bijlage 2: Algemene info over het verloop van een selectieprocedure bij de stad Algemene toelatings-, aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden Om toegang te hebben tot een functie bij het stadsbestuur, moeten de kandidaten: 1. een bewijs van goed gedrag en zeden kunnen voorleggen; 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid wordt voorafgaand aan de indiensttreding of uiterlijk binnen de maand na de indiensttreding vastgesteld door de bedrijfsgeneeskundige dienst (d.i. de arbeidsgeneesheer). Personen met een arbeidshandicap komen eveneens in aanmerking indien zij in de mogelijkheid zijn de gevraagde betrekking op normale wijze uit te oefenen. 4. De volgende statutaire en/of contractuele functies zijn voorbehouden voor Belgen, omdat uit de functiebeschrijving blijkt dat ze een rechtstreekse of onrechtstreekse deelname aan de uitoefening van het openbaar gezag inhouden of werkzaamheden omvatten die strekken tot de bescherming van de belangen van het gemeentebestuur: a. m.b.t. de statutaire functies: algemeen directeur en financieel directeur; b. m.b.t. de statutaire en/of contractuele functies: stedenbouwambtenaar. 5. Voor de overige statutaire functies moeten de kandidaten onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Economische Ruimte. Selectieprocedure De kandidaten worden ten minste 10 kalenderdagen op voorhand per mail in kennis gesteld van de datum, het uur en de plaats waar de eerste selectieproef wordt afgenomen. Kandidaten die zich niet op één van de proeven aanmeldt, of die afziet van deelname aan één van de proeven verzaakt aan zijn/haar kandidatuur. Er is geen mogelijkheid om het examen op een andere dan de vastgestelde datum af te leggen. Na het beëindigen van de volledige procedure kunnen de kandidaten op hun verzoek toegang krijgen tot hun eigen examenresultaten. Enkel de geslaagde kandidaten uit het schriftelijk gedeelte gaan door naar het mondeling gedeelte. Selectiecommissie Voor de samenstelling van de selectiecommissie gelden de volgende algemene regels: 1. de algemeen directeur (of zijn afgevaardigde) en een medewerker van het stadsbestuur (met minstens een gelijke graad, indien niet invulbaar: een bijkomende externe deskundige); 2. minstens 1 extern deskundige [zowel externe personen als externe organisaties (selectiebureau) kunnen deel uitmaken van een selectiecommissie]. 10

11 De leden van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen lid zijn van een selectiecommissie in een selectieprocedure voor het eigen gemeentebestuur; zij mogen wel aanwezig zijn als waarnemer, net zoals de afgevaardigden van de representatieve vakorganisaties. Bij afloop van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecommissie voltallig over het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten. De aanstellende overheid stelt de kandidaat aan op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering. Wervingsreserve Alle geslaagde kandidaten die aan de aanwervings- bevorderingsvereisten en vereisten van de interne personeelsmobiliteit voldoen, worden in de wervingsreserve opgenomen en gerangschikt volgens het behaalde resultaat. De geldigheidsduur van een wervingsreserve bij aanwerving bedraagt 3 jaar en kan met 2 jaar verlengd worden. De geldigheidsduur van een wervingsreserve bij bevordering en interne personeelsmobiliteit bedraagt max. 10 jaar. Kandidaten die niet gekozen worden, behouden hun plaats op de wervingsreserve voor de volledige duur ervan, tenzij ze zelf schriftelijk te kennen geven van elke aanstelling af te zien. Bij een vacant verklaring van een gelijkaardige functie worden de kandidaten, opgenomen op de wervingsreserve, gecontacteerd. Indiensttreding Het college van burgemeester en schepenen stelt de uiterlijke datum van indiensttreding vast. Beoordeling van de ingekomen kandidaturen Het college van burgemeester en schepenen beoordeelt onmiddellijk na de uiterste inschrijvingsdatum de geldigheid van de ingekomen kandidaturen. De kandidaten die geweigerd worden, zijn uitgesloten van deelname aan de selectieproeven. De reden van uitsluiting wordt hen schriftelijk meegedeeld. Voor verdere bijkomende informatie kan je terecht bij de personeelsdienst, telefoonnummer (056) , personeel@harelbeke.be. 11