INFOBUNDEL voor vacature Administratief medewerker burgerzaken (m/v) Contract van onbepaalde duur 38/38 e of 19/38 e

Transcriptie

1 Interne zaken Personeel Heuvelstraat Boechout Telefoon ax INOBUNDEL voor vacature unctie Niveau en graad Afdeling Administratief medewerker burgerzaken (m/v) C1 C3 Contract van onbepaalde duur 38/38 e of 19/38 e Communicatie en burgerzaken Aanleiding van deze vacature en vooruitzichten : Aanleg wervingsreserve voor medewerker burgerzaken voor 1 jaar unctie- en competentieprofiel Pagina 1 van 5

2 Plaats in het organogram Deze functie situeert zich in de afdeling communicatie en burgerzaken, meer bepaald onder de dienst burgerzaken. De leidinggevende is het diensthoofd burgerzaken. Jobinhoud G= generiek S= specifiek De administratief medewerker burgerzaken staat via een efficiënte en klantgerichte loketwerking garant voor het afleveren van officiële documenten, een adequate doorverwijzing, informatieverstrekking en opvolging zodat een correcte en tijdige dienstverlening voor de burger gewaarborgd wordt. Informeren, helpen en begeleiden van de (interne/externe) klant met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening (G) Onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier Geven van inlichtingen Doorverwijzen van de klant indien nodig Geven van uitleg met betrekking tot procedures Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures Afleveren van de vereiste documenten Opvolgen van de informatie die de klant opvraagt Registreren en opvolgen van alle aanvragen van officiële documenten in het kader van een klantgerichte dienstverlening (S) Uitnodigen van burgers voor de aanvraag van een nieuw identiteitsdocument Registreren en doorsturen van de aanvragen van identiteitskaarten, rijbewijzen en Afhandelen en afleveren van de gevraagde identiteitskaarten, rijbewijzen en paspoorten Indien nodig de aanvragers helpen met spoedprocedures om tijdig een document te kunnen ontvangen Opmaken en afleveren van correcte akten van de Burgerlijke Stand Opvolgen van de recentste wetgeving met betrekking tot de vreemdelingenwetgeving, Burgerlijke Stand en het Rijksregister van natuurlijke personen om persoonlijke dossiers correct te kunnen beheren (S) Omzendbrieven lezen en opvolgen Documenten aanpassen en downloaden van de websites Dossiers binnen de correcte periode doorsturen en/of behandelen Contact onderhouden met betrokken diensten (Binnenlandse Zaken, Buitenlandse Zaken, Dienst Vreemdelingenzaken en het parket van de procureur des Konings) Aanpassingen in het software programma opvolgen Instaan voor het autonoom afhandelen van dossiers in het kader van een efficiënte en effectieve werking van de dienst (G) Uitvoeren van onderzoek op basis van de reglementering Opvolgen van alle procedures in het kader van het dossier unctie- en competentieprofiel Pagina 2 van 5

3 Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten Bewaken van de voortgang van dossiers Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen (mondeling of schriftelijk) Controleren en klasseren van afgewerkte dossiers Uitvoeren specifieke taken voor moeilijkere dossiers m.b.t. Burgerzaken (S) Dossiers voor vreemdelingen Naturalisatieaanvragen behandelen en doorsturen Administratie rond verkiezingen Dossiers voor Belgen in het buitenland Beheer begraafplaatsen Instaan voor allerlei administratieve, praktische of logistieke taken zodat de werking van de dienst optimaal ondersteund wordt (G) Verzorgen van allerlei schriftelijke communicatie (brieven, mailing ) en mondelinge communicatie (telefonie) Bestellen van materiaal Nazien, bv. van documenten, formulieren, facturen Werken met de meest courante softwarepakketten Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening (G) Constructief deelnemen aan het werkoverleg Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van een project of opdracht ormuleren van suggesties of verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben Deelnemen aan de organisatie van activiteiten buiten de werkuren om officiële gebeurtenissen te laten plaatsvinden (S) Verkiezingen organiseren en aanwezig zijn op de dag van de verkiezingen Organisatie van en aanwezig zijn bij huwelijken op weekdagen buiten de normale werkuren en op zaterdagvoormiddag Profiel Je stelt de klant centraal in de dienstverlening (klantgerichtheid) Je stelt hoge eisen aan de kwaliteit, efficiëntie en deskundigheid (kwaliteitsvol werken) Je toont betrokkenheid naar zowel de organisatie als naar de klanten toe (betrokkenheid) Je communiceert op een eerlijke, respectvolle en correcte manier, zowel naar collega s als naar klanten (integriteit) unctie- en competentieprofiel Pagina 3 van 5

4 Je overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen (samenwerken) Je hanteert een correct taalgebruik, zowel mondeling als schriftelijk Je verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken (flexibiliteit) Je blijft resultaat- en kwaliteitsgericht werken onder tijdsdruk of in moeilijke omstandigheden (stressbestendigheid) Je komt uit eigen beweging in actie (initiatief) Je kan met de nodige instructies aan de slag en kan werken zonder externe controle (zelfstandig werken) Vaktechnische competenties A = nodig bij aanwerving = te verwerven tijdens de uitoefening van de functie Kennis Kennisniveau Grondig Goed Basis Interne reglementen en afspraken A Gemeentelijke werking A Specifieke wetgeving/regelgeving A Specifieke vakkennis/technische bekwaamheid Computerkennis MS Office toepassingen Software eigen aan de organisatie Software eigen aan de dienst/functie A A Aanwervingsvoorwaarden houder zijn van een diploma secundair onderwijs of gelijkwaardig slagen in een selectieprocedure in het bezit van een rijbewijs B een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie (wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister) medisch geschikt zijn voor de functie Hoe solliciteren? Solliciteren kan tot en met 14 november 2018 met vermelding van vacaturenummer Je bezorgt je kandidatuur (met CV en diploma) via een brief (poststempel bepaalt de datum van je sollicitatie) aan Gemeente Boechout, Heuvelstraat 91, 2530 BOECHOUT, ofwel via mail aan personeel@boechout.be. unctie- en competentieprofiel Pagina 4 van 5

5 De selectieprocedure Na afloop van de sollicitatietermijn ontvang je een uitnodiging voor de selectieproef. Deze gaat door op 2 verschillende data en bestaat uit volgende onderdelen : schriftelijk gedeelte: een proef waarbij de kennis en vaardigheden van de kandidaten worden getest (35 punten) technisch gedeelte: een informaticaproef uitgevoerd op PC (35 punten) mondeling gedeelte: peiling naar de interesse van de kandidaten voor het werkterrein en toetsing van het profiel aan de vereisten van de functie. (30 punten). Om te slagen moeten de kandidaten op elk gedeelte, op elke proef en op elk onderdeel van elke proef tenminste 50 % van de punten en in totaal minimum 60% behalen. De kandidaten die slagen voor de schriftelijke test worden uitgenodigd voor de volgende onderdelen. De schriftelijke proef zal doorgaan op 1 december 2018; de mondelinge proef is gepland in de week van 5 december Wedde en andere voordelen - brutomaandloon vanaf 1.978,57 euro (niveau C1-C3), ervaring kan meetellen voor de anciënniteit, bij 8 jaar anciënniteit bedraagt het brutomaandloon tussen 2.312,84 euro en 2.387,07 euro (voor meer gedetailleerde info, neem best contact op) - zomertijdregeling, dit houdt in dat er kan gewerkt worden vanaf 07:00 uur - maaltijdcheques (maximale bijdrage) - hospitalisatieverzekering - fietsvergoeding of terugbetaling abonnement openbaar vervoer voor woon-werkverkeer Werktijden De dienst burgerzaken werkt volgens een systeem van glijtijd. De werktijden zijn afgestemd op de openingsuren voor het publiek. Dit betekent dat de maandagavond in de uurregeling begrepen is; ter compensatie is er geen werktijd op vrijdagnamiddag. Toch nog vragen? Heb je toch nog vragen? Neem dan contact op met de personeelsdienst (03/ ) of via mail personeel@boechout.be. unctie- en competentieprofiel Pagina 5 van 5