INFOBUNDEL voor vacature Administratief medewerker vrije tijd (m/v) Vervangingscontract 38/38 e. Socio-culturele zaken en vrije tijd

Transcriptie

1 Interne zaken Personeel Heuvelstraat Boechout Telefoon ax INOBUNDEL voor vacature unctie Niveau en graad Afdeling Administratief medewerker vrije tijd (m/v) C1 C3 Vervangingscontract 38/38 e Socio-culturele zaken en vrije tijd Aanleiding van deze vacature en vooruitzichten : Vervangingscontract van eind april tot eind september Aanleg wervingsreserve voor administratief medewerker (algemeen) voor 1 jaar unctie- en competentieprofiel Pagina 1 van 5

2 Plaats in het organogram Deze functie situeert zich in de afdeling socio-culturele zaken en vrije tijd, meer bepaald onder de dienst vrije tijd. De leidinggevende is de coördinator socio-culturele zaken en vrije tijd. Jobinhoud G= generiek S= specifiek De administratief medewerker staat in voor de administratieve ondersteuning van de vrije tijdsdienst op het vlak van jeugd, sport en cultuur ten behoeve van een kwalitatieve dienstverlening naar de burgers Meewerken aan en opvolgen van specifieke taken en projecten binnen de vrijetijdsdienst met het oog op goede verloop ervan (S) Administratieve ondersteuning van de speelpleinwerking/vakantiewerking voor jeugd (inschrijvingen, toegangscontrole, medische gegevens, ) Administratieve ondersteuning van de sportweken en andere sportieve evenementen (inschrijvingen, uitnodigingen, ). Afhandelen van infrastructuurvragen gemeenschapscentrum en sportinfrastructuur Opvolgen en uitbreiden materialenbank Opvolgen en inventariseren materiaalmagazijn. Administratieve ondersteuning van de cultuurdienst (brochures, ticketing, kassa s). Administratieve ondersteuning domeinoverschrijdende projecten. Instaan voor allerlei administratieve, praktische of logistieke taken zodat de werking van de dienst optimaal ondersteund wordt (G) Verzorgen van allerlei schriftelijke communicatie (brieven, mailing ) en mondelinge communicatie (telefonie) Bestellen van materiaal Nazien, bv. van documenten, formulieren, facturen Werken met de meest courante softwarepakketten Informeren, helpen en begeleiden van de (interne/externe) klant met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening (G) Onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier Geven van inlichtingen Doorverwijzen van de klant indien nodig Geven van uitleg met betrekking tot procedures Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures Afleveren van de vereiste documenten Opvolgen van de informatie die de klant opvraagt Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening (G) Constructief deelnemen aan het werkoverleg unctie- en competentieprofiel Pagina 2 van 5

3 Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van een project of opdracht ormuleren van suggesties of verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben Bijwerken en actualiseren van de digitale communicatiekanalen met het oog op een optimale informatieverstrekking aan inwoners, verenigingen en andere geïnteresseerden (S) Updaten van informatie op de website Toevoegen van allerlei documenten op de website Invoeren van activiteiten in de UiTdatabank Toevoegen van berichten op sociale media Instaan voor het autonoom afhandelen van dossiers in het kader van een efficiënte en effectieve werking van de dienst (G) Uitvoeren van onderzoek op basis van de reglementering Opvolgen van alle procedures in het kader van het dossier Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten Bewaken van de voortgang van dossiers Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen (mondeling of schriftelijk) Controleren en klasseren van afgewerkte dossiers Profiel Je stelt de klant centraal in de dienstverlening (klantgerichtheid) Je stelt hoge eisen aan de kwaliteit, efficiëntie en deskundigheid (kwaliteitsvol werken) Je toont betrokkenheid naar zowel de organisatie als naar de klanten toe (betrokkenheid) Je communiceert op een eerlijke, respectvolle en correcte manier, zowel naar collega s als naar klanten (integriteit) Je overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen (samenwerken) Je hanteert een correct taalgebruik, zowel mondeling als schriftelijk Je verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken (flexibiliteit) Je blijft resultaat- en kwaliteitsgericht werken onder tijdsdruk of in moeilijke omstandigheden (stressbestendigheid) Je komt uit eigen beweging in actie (initiatief) Je kan met de nodige instructies aan de slag en kan werken zonder externe controle (zelfstandig werken) unctie- en competentieprofiel Pagina 3 van 5

4 Vaktechnische competenties A = nodig bij aanwerving = te verwerven tijdens de uitoefening van de functie Kennisniveau Grondig Goed Basis Kennis (wetgeving, procedures, instrumenten, technieken, ) Administratieve regels en procedures van toepassing binnen de dienst en organisatie Gemeentedecreet specifiek voor de functie Computerkennis MS Office toepassingen Software eigen aan de organisatie Software eigen aan de dienst A A Aanwervingsvoorwaarden houder zijn van een diploma secundair onderwijs of gelijkwaardig slagen in een selectieprocedure in het bezit van een rijbewijs B een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie (wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister) medisch geschikt zijn voor de functie Met deze aanwervingsronde willen we tijdelijke vervanging voorzien voor de administratief medewerkster op de vrijetijdsdienst voor de periode van eind april tot ongeveer eind september. Dit is voor onze vrijetijdsdienst een drukke periode. In de maanden juli en augustus organiseren wij immers een uitgebreide sport- en jeugdwerking. In de aanloop hiernaartoe heeft de dienst haar handen vol met inschrijvingen, voorbereidingen, enz. Eén van de voorwaarden voor aanwerving is dan ook dat je beschikbaar bent in die volledige periode. Er kunnen hooguit enkele snipperdagen worden toegestaan. Hoe solliciteren? Solliciteren kan tot en met 7 maart 2018 met vermelding van vacaturenummer Je bezorgt je kandidatuur (met CV en diploma) via een brief (poststempel bepaalt de datum van je sollicitatie) aan Gemeente Boechout, Heuvelstraat 91, 2530 BOECHOUT, ofwel via mail aan unctie- en competentieprofiel Pagina 4 van 5

5 De selectieprocedure Na afloop van de sollicitatietermijn ontvang je een uitnodiging voor de selectieproef. Deze gaat door op 2 verschillende data en bestaat uit volgende onderdelen : schriftelijk gedeelte: een proef waarbij de vakkennis, algemene kennis en vaardigheden van de kandidaten worden getest (35 punten) technisch gedeelte: een informaticaproef of een proef over vakkennis, uitgevoerd op PC (35 punten) mondeling gedeelte: peiling naar de interesse van de kandidaten voor het werkterrein en toetsing van het profiel aan de vereisten van de functie. (30 punten). Om te slagen moeten de kandidaten op elk gedeelte, op elke proef en op elk onderdeel van elke proef tenminste 50 % van de punten en in totaal minimum 60% behalen. De kandidaten die slagen voor de schriftelijke test worden uitgenodigd voor de volgende onderdelen. Wedde en andere voordelen - brutomaandloon vanaf 1.939,75 euro (niveau C1-C3), ervaring kan meetellen voor de anciënniteit, bij 6 jaar anciënniteit bedraagt het brutomaandloon tussen 2.183,79 en 2.281,40 euro (voor meer gedetailleerde info, neem best contact op) - zomertijdregeling, dit houdt in dat er kan gewerkt worden vanaf 07:00 uur - maaltijdcheques (maximale bijdrage) - hospitalisatieverzekering - fietsvergoeding of terugbetaling abonnement openbaar vervoer voor woon-werkverkeer Werktijden De vrijetijdsdienst werkt volgens een systeem van glijtijd. De werktijden zijn afgestemd op de openingsuren voor het publiek, afgestemd. Dit betekent dat de maandagavond in de uurregeling begrepen is; ter compensatie is er geen werktijd op vrijdagnamiddag. Er wordt met deze aanwervingsprocedure ook een wervingsreserve aangelegd voor administratief medewerker voor andere gemeentelijke diensten. In dat geval zijn er mogelijk andere uurregelingen. Toch nog vragen? Heb je toch nog vragen? Neem dan contact op met de personeelsdienst (03/ ) of via mail unctie- en competentieprofiel Pagina 5 van 5