REGLEMENT VOOR DE ORGANISATIE VAN OPENBAAR TOEGANKELIJKE EVENEMENTEN

Transcriptie

1 REGLEMENT VOOR DE ORGANISATIE VAN OPENBAAR TOEGANKELIJKE EVENEMENTEN I. ALGEMENE VOORWAARDEN Artikel 1 Dit reglement heeft betrekking p alle penbare evenementen gerganiseerd p het grndgebied van de gemeente Zaventem, Sterrebeek, Nssegem en Sint-Stevens-Wluwe. De prmtie vr deze evenementen dient in het Nederlands te gebeuren. Indien gebruik gemaakt wrdt van gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur dienen de geldende retributie- en gebruikersreglementen van deze infrastructuur steeds gerespecteerd te wrden. Vr de vltte rganisatie van evenementen kan gebruik gemaakt wrden van materiaal van de uitleendienst. Dit wrdt geregeld via het gemeentelijk uitleenreglement van dd. Alle andere geldende wetten en besluiten zijn steeds van kracht. Artikel 2 : definities Vr de tepassing van dit reglement wrdt verstaan nder: 1. Evenement: een evenement is een activiteit vr het publiek tegankelijk, die plaats vindt in penlucht, tent f in een zaal, zwel p een penbare plaats als p privéterrein. 2. Openbaar evenement: niet-privé evenement waar iedereen welkm is met f znder betaling van tegangsgeld f waarvr prmtie geverd wrdt via gedrukte, digitale f andere kanalen. 3. Privé evenement: evenement dat alleen tegankelijk is na vrafgaande persnlijke uitndiging, waarbij er sprake is van een persnlijke band tussen rganisatr en aanwezigen en waarbij de rganisatr ver een gastenlijst beschikt. 4. Organisatr: de publieke f private rechtspersn f natuurlijke persn die een evenement rganiseert. 5. Publieke ruimte: de penbare weg met inbegrip van de bermen en vetpaden, de penbare pleinen en terreinen en de niet-penbare terreinen p het genblik dat zij vr één f meerdere persnen vrij tegankelijk kunnen zijn. 6. Fuif: dansfeest waar aan de mensen de mgelijkheid gegeven wrdt m samen te kmen en te dansen en waar een DJ, rkest f muziekgrep zrgt vr de ndige muziek. 7. Jeugdfuif: fuif waar minderjarigen en/f jngvlwassenen de vrnaamste delgrep vrmen. 8. Optreden: een uitvering van bepaalde vrstelling vr een publiek. 9. Tezichter: lid van de rganisatie die zich zichtbaar en p vrijwillige basis aan de tegang en in de nmiddellijke mgeving van de feestzaal f het terrein bevindt en die verhgd tezicht det p basis van sciale cntrle m z verlast tt een minimum te herleiden. Een fuiftezichter met nuchter zijn bij het uitefenen van deze taak. 10. Security: lid van de rganisatie f een prfessinele medewerker die zichtbaar tijdens een fuif f festival instaat vr de veiligheid van de bezekers. Een securitymedewerker met nuchter zijn bij het uitefenen van deze taak. 11. Seingever: is pgesteld p kruispunten m tijdens wielerwedstrijden f sprtieve evenementen het verkeer stil te leggen zdat de sprters vlt kunnen passeren. 1

2 12. Veiligheidsplan: geïntegreerd plan, gedragen dr verschillende partners zals rganisatie, accmmdatieverantwrdelijke, plitie, hulpdiensten, waarin alle maatregelen wrden pgenmen ter preventie van de veiligheid en in geval van nd. 13. Principe in-in / uit-uit: verplichting m te vrzien in een buitenruimte die hrt bij de afgeslten evenementlcatie en die gebruikt kan wrdt als rust- en/f rkruimte. Daarbij hrt tevens de verplichting m bezekers pnieuw tegang te laten betalen wanneer de afgeslten evenementlcatie wrdt verlaten. 14. Sterke drank: Alle alchlische dranken die meer dan 1,2 prcent gedistilleerde alchl bevatten en alle niet-gedistilleerde, met een alchlpercentage van meer dan 22% vl. Ok alchlpps zals breezers hren hiernder en alle dranken waarin sterke drank vermengd wrdt (zals.a. een ccktail, kffie met sterke drank, ). Deze dranken zijn verbden nder de 18 jaar. 15. Capaciteit van de zaal: Vr elke zaal is bepaald heveel het maximaal aantal bezekers is. Dit aantal mag nit verschreden wrden. Artikel 3 : categrieën Vr tepassing van dit reglement wrden de evenementen ingedeeld in vlgende categrieën: A. Indr evenement: evenement dat drgaat in een geslten zaal en dat wrdt nderverdeeld in vlgende categrieën: 1. Extra activiteiten van de jeugdhuizen: extra activiteiten gerganiseerd dr en in het jeugdhuis waarmee extra publiek wrdt aangetrkken znder dat het een fuif is. 2. Fuif, bal f ptreden: waarbij elektrnisch versterkte muziek wrdt geprduceerd 3. Andere indr evenementen waar p bepaalde mmenten meer dan 300 persnen gelijktijdig kunnen aanwezig zijn (vb. schlfeest) B. Openlucht evenement: evenement dat drgaat in pen lucht f tent en dat wrdt nderverdeeld in vlgende categrieën: 1. Fiets-, lp-, wandel- en grte sprtevenementen: 1. Op penbaar ruimte znder dat daarvr een plitiebesluit ndig is 2. Op penbare ruimte waarbij het gebruik geregeld dient te wrden dr een plitiebesluit 3. Op vaste lcatie al dan niet p een penbare plaats, waar p bepaalde mmenten meer dan 300 persnen gelijktijdig kunnen aanwezig zijn 2. Andere penlucht evenementen 1. Kleine penlucht evenementen: evenement waar p geen enkel mment meer dan 500 persnen gelijktijdig aanwezig zijn 2. Grt penlucht evenement: evenement waar p bepaalde mmenten meer dan 500 persnen gelijktijdig kunnen aanwezig zijn 3. Kampvuren, kerstbmverbrandingen en vuurwerk 1. Kampvuren en kerstbmverbrandingen p ccasinele lcaties 2. Activiteiten in de lucht 4. Circussen 2

3 Artikel 4 : melding van indr evenementen Vr indr evenementen geldt een meldingsplicht. Binnen vlgende termijnen dient de rganisatr zijn evenement te melden via mail f het digitaal frmulier (= evenementenfiche) p de gemeentelijke website: - A.1: extra activiteiten van jeugdhuizen dienen minimaal 3 weken vr het plaats vinden van de activiteit te wrden gemeld via mail aan de jeugddienst. - A.2: fuiven, bals f ptredens dienen minimaal 2 maanden vr het plaats vinden van de activiteit te wrden gemeld via het digitaal frmulier. - A.3: andere indr evenementen waar p bepaalde mmenten meer dan 300 persnen gelijktijdig kunnen aanwezig zijn dienen minimaal 1 maand vr het plaats vinden van de activiteit te wrden gemeld via het digitaal frmulier. De evenementenfiche met via mail verstuurd wrden naar één van de nderstaande diensten die qua inhud het beste aansluit bij het evenementen: Feestelijkheden: middenstand@zaventem.be Jeugd: jeugd@zaventem.be Cultuur: cultuur@zaventem.be Sprt: sprt@zaventem.be Onderwijs: nderwijs@zaventem.be Artikel 5 : vergunning van penlucht evenementen Mits schriftelijke telating van de burgemeester is het tegelaten m in pen lucht evenementen te rganiseren. Binnen vlgende termijnen dient de rganisatr telating te vragen vr zijn evenement via het digitaal frmulier (evenementenfiche) p de gemeentelijke website: - B.1.1 fiets-, lp- en grte sprtwedstrijden met nrmaal gebruik van de penbare ruimte, dienen minimaal 2 maand vr het plaats vinden van de activiteit te wrden aangevraagd - B.1.2 fiets-, lp- en grte sprtwedstrijden waarbij het gebruik van de penbare ruimte geregeld dient te wrden dr een plitiebesluit, dienen minimaal 2 maand vr het plaats vinden van de activiteit te wrden aangevraagd. Indien er gebruik gemaakt wrdt van een gewestweg dient de aanvraag 3 maanden vr aanvang te wrden in gediend. - B.1.3 fiets-, lp- en grte sprtwedstrijden p vaste lcatie, al dan niet p een penbare plaats, waar p bepaalde mmenten meer dan 300 persnen gelijktijdig kunnen aanwezig zijn, dienen minimaal 2 maanden vr het plaats vinden van de activiteit te wrden aangevraagd. - B.2.1 andere kleine penlucht evenementen dienen minimaal 1 maand vr het plaats vinden van de activiteit te wrden aangevraagd - B.2.2 andere grte penlucht evenementen dienen minimaal 2 maanden vr het plaats vinden van de activiteit te wrden aangevraagd - B.3 kampvuren, kerstbmverbrandingen en vuurwerk dienen minimaal 2 maand vr het plaats vinden van de activiteit te wrden aangevraagd - B.4. circussen dienen minimaal 2 maand vr het plaats vinden van de activiteit te wrden aangevraagd De evenementenfiche met via mail verstuurd wrden naar één van de in artikel 4 vermelde diensten die qua inhud het beste aansluit bij het evenementen. 3

4 Artikel 6 : afwijking van aanvraag- en meldingstermijnen Van de meldings- en aanvraagtermijnen waarvan sprake in artikels 4 en 5 kan wrden afgeweken mits gedkeuring dr het cllege van burgemeester en schepenen. Artikel 7 : basisvrwaarden per categrie evenement Vr alle evenementen in categrieën A en B waarvan sprake in artikel 3, gelden vlgende basisvrwaarden die steeds dienen gerespecteerd te wrden dr de rganisatren: INDOOR EVENEMENTEN: - A.1.: extra activiteiten in jeugdhuizen vlden aan de bestaande regel- en wetgeving rnd geluidsnrmen en milieuwetgeving alchl, drugs en rken de maximaal tegestane capaciteit van het jeugdhuis mag nit verschreden wrden verkp f aanbieden van sterke dranken is alleen tegelaten na gedkeuring dr het cllege - A.2: fuiven, bals f ptredens basisvrwaarden van A.1.1 beschikken ver een verantwrdelijke die het ganse evenement aanwezig is en die in het geval van een fuif verantwrdelijk is vr de cördinatie van de tezichters en als aanspreekpunt vr de plitie fungeert tijdens het evenement zijn steeds 4 tezichters actief in de zaal en in de nmiddellijke mgeving van de zaal security is niet standaard verplicht maar kan pgelegd wrden na een risicanalyse. tijdens het evenement is steeds een EHBO-kffer en een medewerker met vldende kennis en ervaring p vlak van EHBO aanwezig einduur is maximaal 4 uur indienen van vlgende dcumenten minimaal 1 maand vr het plaats vinden van de activiteit bewijs van afsluiting van een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid affiche van de fuif (verwijzing naar happy hur f andere prmties vr alchl zijn niet tegelaten) plan zaalpstelling vr jeugdfuiven: alle drank schenken in herbruikbare bekers vr jeugdfuiven: gebruik maken van een systeem m de wetgeving rnd alchlverkp aan -16 en -18 jarigen af te dwingen 4

5 - A.3: andere indr evenementen waar p bepaalde mmenten meer dan 300 persnen gelijktijdig kunnen aanwezig zijn de maximaal tegestane capaciteit van de zaal mag nit vertreden wrden verkp f aanbieden van sterke dranken is alleen tegelaten na gedkeuring dr het cllege indienen van vlgende dcumenten minimaal 1 maand vr het plaats vinden van de activiteit inrichtingsplan van de zaal affiche van het evenement bewijs van afsluiting van een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid OPENLUCHT EVENEMENTEN: - B.1.1 fiets-, lp- en grte sprtevenementen p penbare dmein znder dat daarvr een plitiebesluit ndig is signalisatie dient binnen 24 uur na het evenement verwijderd te zijn start- en aankmstplaats f centrale lcatie en nmiddellijke mgeving pruimen, reinigen en in zijn rsprnkelijke staat herstellen tijdens het evenement is steeds een EHBO-kffer en een medewerker met vldende kennis en ervaring p vlak van EHBO aanwezig verkp f aanbieden van sterke dranken is alleen tegelaten na gedkeuring dr het cllege pvlgen brandweerrichtlijnen tenten > 50m² (zie gemeentelijke website) indienen van vlgende dcumenten minimaal 2 maanden vr het plaats vinden van de activiteit plan van het parcurs inrichtingsplan van de site met aandacht vr de veiligheid - B.1.2 fiets-, lp- en grte sprtwedstrijden p penbare plaats waarbij het gebruik van penbare plaats geregeld dient te wrden dr een plitiebesluit basisvrwaarden van B.1.1 cmmunicatie naar mwnenden in verband met de inhud van het plitiebesluit - B.1.3 fiets-, lp- en grte sprtwedstrijden p vaste lcatie, al dan niet p penbare plaats, waar p bepaalde mmenten meer dan 300 persnen gelijktijdig kunnen aanwezig zijn. Basisvrwaarden van 1.1. site en nmiddellijke mgeving pruimen 5

6 - B.2.1 kleine penlucht evenementen (vb buurfeesten) vlden aan de bestaande regel- en wetgeving rnd geluidsnrmen en milieuwetgeving alchl, drugs en rken einduur elektrnisch versterkte muziek en activiteit 22u p een dag vrafgaand aan een werkdag 24u p een dag vrafgaand aan een weekenddag f feestdag verkp f aanbieden van sterke dranken is alleen tegelaten na gedkeuring dr het cllege cmmunicatie naar mwnenden in verband met het prgramma van de activiteit en einduur maximaal geluidsniveau dat geprduceerd mag wrden: 85 db(a)laeq,15min indienen van vlgende dcumenten minimaal 1 maand vr het plaats vinden van de activiteit inrichtingsplan van de site indien plitieverrdening ndig is site en nmiddellijke mgeving pruimen, reinigen en in zijn rsprnkelijke staat herstellen pvlgen brandweerrichtlijnen tenten > 50m² (zie gemeentelijke website) - B.2.2 grte penlucht evenementen basisvrwaarden van B.2.1 deelname aan vrverleg, met risicanalyse, en evaluatievergadering tussen rganisatr, de gemeentelijke administratie vr evenementenbeheer en de hulpdiensten beschikken ver een EHBO-hulppst einduur is maximaal 3 uur. indienen van vlgende dcumenten minimaal 2 maanden vr het plaats vinden van de activiteit veiligheidsplan bewijs van afsluiting van een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid affiche van het evenement - B.2.3 fuiven, festivals en versterkte ptredens tijdens het penlucht evenementen basisvrwaarden van B de veiligheidsverantwrdelijke cördineert de tezichters: tijdens het evenement zijn steeds 4 tezichters actief in de nmiddellijke mgeving van de site security is niet standaard verplicht maar kan pgelegd wrden na een risicanalyse. alle drank schenken in plastiek bekertjes vr jeugdfuiven: gebruik maken van een systeem m de wetgeving rnd alchlverkp aan -16 en -18 jarigen af te dwingen 6

7 - B 3.1 Kampvuren en kerstbmverbrandingen p ccasinele lcaties evenement kan wrden tegestaan na gedkeuring van de ccasinele lcatie dr het cllege en vrafgaandelijk brandweeradvies pvlgen van de brandweerrichtlijnen (zie gemeentelijke website) site en nmiddellijke mgeving pruimen, reinigen en in zijn rsprnkelijke staat herstellen - B 3.2 Activiteiten in de lucht Vuurwerk De aanvrager dient het standaardfrmulier Afschieten van vuurwerk van het Directraat-generaal Luchtvaart in te vullen. Het ingevulde en ndertekende frmulier wrdt minimaal 20 werkdagen vóór het vuurwerk (en ten vregste 60 werkdagen vóór de activiteit) pgestuurd naar de dienst Luchthavens van het Directraat-generaal Luchtvaart BCAA.Airprts@mbilit.fgv.be. Het standaardfrmulier kan afgehaald wrden p Bij een psitief advies van het Directraat-generaal Luchtvaart dient de aanvrager dit vr te leggen aan de burgemeester vr de finale telating. Lasers en zeklichten De aanvrager dient het standaardfrmulier Plaatsen van een laser f zeklicht van het Directraat-generaal Luchtvaart in te vullen. Het ingevulde en ndertekende frmulier wrdt minimaal 20 werkdagen vóór het vuurwerk (en ten vregste 60 werkdagen vóór de activiteit) pgestuurd naar de dienst Luchthavens van het Directraat-generaal Luchtvaart (BCAA.Airprts@mbilit.fgv.be). Het standaardfrmulier kan afgehaald wrden p Bij een psitief advies van het Directraat-generaal Luchtvaart dient de aanvrager dit vr te leggen aan de burgemeester vr de finale telating. Wensballnnen Het platen van wensballnnen is mwille van de luchtvaartveiligheid niet tegelaten. Het Directraat-generaal Luchtvaart zal geen testemming geven vr het platen van wensballnnen. Andere activiteiten Vr andere activiteiten in het luchtruim dient tijdig cntact p te nemen met het Directraat-generaal Luchtvaart vr de ndige telatingen. Vr meer inf kan u terecht p: - B 4. circussen vlden aan de bestaande regel- en wetgeving rnd geluidsnrmen en milieuwetgeving dierenwelzijn 7

8 Een circus kan slechts vergunning krijgen vr een vrstellingsreeks wanneer: binnen een peride van 2 maand vr en na de aangevraagde vrstellingsreeks geen ander circus reeds een telating heeft ntvangen vr een vrstellingsreeks in de gemeente Zaventem. er minder dan 2 andere vergunningen vr vrstellingreeksen van circussen binnen eenzelfde kalenderjaar in de gemeente Zaventem werden verleend Bij het wegtrekken met het circus f bedrijf dr eigen zrgen en p eigen ksten alle afval verwijderen alsk het terrein reinigen en in zijn rsprnkelijke staat herstellen. De keuringsattesten dienen vr de aanvang van de eerste vrstelling te wrden vergemaakt aan de gemeentelijke administratie vr evenementenbeheer. Het circus f bedrijf met, tenzij er penbare tiletten in de nabijheid zijn, vldende tiletten permanent beschikbaar stellen van het publiek en de eigen werknemers. De tiletten meten ged nderhuden zijn. De signalisatie dient binnen 24 uur na de laatste vrstelling verwijderd te zijn. Er dient cmmunicatie naar de mwnenden, in verband met het prgramma van de vrstellingen en einduren, vrzien te wrden. Vr aansluiting p nutsvrzieningen meten alle richtlijnen van het gemeentebestuur wrden pgevlgd. Indienen van vlgende dcumenten minimaal 1 maand vr het plaats vinden van de activiteit inrichtingsplan met aandacht vr veiligheid (evacuatie, tegang hulpdiensten ndernemingsnummer recent gunstig keuringsattest elektriciteit bewijs van afsluiting van een geldige brandverzekering, verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en verzekering bjectieve aansprakelijkheid Indien dieren meereizen meten bij tepassing van de mzendbrief van de federale verheidsdienst vlksgezndheid, veiligheid van de vedselketen en leefmilieu betreffende het huden van dieren in circussen en rndreizende tentnstellingen minimaal 1 maand vr het plaats vinden van de activiteit vlgende dcumenten wrden gevegd: een kpie van het cntract met de erkende dierenarts een kpie van het meldingsfrmulier vr de dieren die niet vrkmen p de lijst A een afschrift van de cmbinatieplis een technische beschrijving van de installaties (verblijven van dieren, tenten, ); 8

9 Artikel 8 : bijkmende vrwaarden Vr alle evenementen kan dr de gemeentelijke administratie samen met de hulpdiensten een startvergadering en/f evaluatievergadering met rganisatr wrden belegd waarbij eventueel bijkmende maatregelen wrden pgelegd. Artikel 9 : Bepalingen betreffende verkp en aanbieden van alchlische dranken Het cllege kan, nder bepaalde vrwaarden, en eventueel na advies f risicanalyse dr de gemeentelijke administratie vr evenementenbeheer, testemming geven tt de verkp f het aanbieden van sterke dranken. De burgemeester kan cnfrm het plitiereglement een tijdelijk en plaatselijk verbd p de verkp en het gebruik van alchlische dranken in de mgeving van risicdragende evenementen instellen. De burgemeester kan cnfrm het plitiereglement een tijdelijk verbd p de verkp van alchlische dranken naar aanleiding van risicdragende evenementen instellen. Artikel 10 : afwijkingen betreffende de geluidsnrmen Vr alle evenementen in categrieën A en B waarvan sprake in artikel 3, kan het cllege van burgemeester en schepenen vlgende afwijkingen p de basisvrwaarden testaan: - A indr evenementen Het cllege kan testemming geven tt afwijking van de standaard geluidsnrmen. Het maximaal tegestane geluidsniveau mag nit meer bedragen dan 95dB(A)LAeq.15 min. En steeds dienen vlgende maatregelen genmen te wrden: Het geluidsvlume wrdt gedurende het vlledige evenement gemeten te wrden met een reglementair meettestel Het gemeten geluidsvlume is permanent zichtbaar vr de persn die het geluidsvlume bedient - B penlucht evenementen Het cllege kan in zeer uitznderlijke mstandigheden testemming geven tt afwijking van de standaard geluidsnrmen Steeds dienen vlgende maatregelen genmen te wrden: Het geluidsvlume dient gedurende het vlledige evenement gemeten te wrden met een reglementair meettestel. Indien het geluidsvlume maximaal 100dB(A)LAeq.60min bedraagt, dient het tevens geregistreerd te wrden gedurende het vlledige evenement. Het gemeten geluidsvlume is permanent zichtbaar vr de persn die het geluidsvlume bedient. Artikel 11: Afvalverwerking Vr de afvalverwerking van evenementen die binnen plaatsvinden in bepaalde infrastructuur verwijzen we naar de afvalregeling die geldt vr die infrastructuur. Vr de afvalverwerking van evenementen die buiten plaatsvinden is het ndzakelijk zelf te vrzien vr vldende punten waar bezekers hun afval kunnen depneren. De rganisatr is na het evenementen verantwrdelijk m alle afval zelf te verwijderen. Vr grte evenementen kan cntact pgenmen wrden met de milieudienst m een afvalregeling uit te werken in samenwerking met Interza. 9

10 De gemeentelijke duurzaamheidsambtenaar kan gevraagd wrden m advies te geven m de heveelheid afval p het evenement tt een minimum te beperken. Artikel 12 : afwijkingen betreffende de einduren vr evenementen Vr alle evenementen kan het cllege van burgemeester en schepenen afwijkingen p de basisvrwaarden testaan. IV. INWERKINGTREDING Artikel 13 De verschillende bepalingen van dit reglement treden in werking vanaf de gedkeuring van dit reglement dr de gemeenteraad zijnde 22 mei