SDP - ActaLibra Financiële pvlging van Hyptheekksten via ActaLibra Dcument laatst gewijzigd p maandag 1 maart 2010 17:50 Dit nline dcument wrdt mgelijks ng bijgewerkt en aangevuld. Gebruik daarm bij vrkeur deze nline editie, en geen afgedrukt exemplaar. Inhud 1 Intrductie... 2 2 Vrbereidingen dr SDP... 3 3 Vrwaarden vr een crrecte en vltte verwerking... 5 4 Werkwijzen en prcedures... 6 4.1 Schematisch... 6 4.2 Stand van uw lpende rekening(en) instellen... 7 4.2.1 Openingssald in HYP-bekje(s) instellen... 7 4.2.2 Achterliggende bekhudrekening crrect instellen... 8 4.3 Opmaken van het dssier... 9 4.4 Hypthecaire staat aanvragen... 10 4.5 Hypthecaire staat kmt binnen Administratieve verwerking... 11 4.5.1 Het expeditievenster gebruiken... 11 4.5.2 De administratieve verwerking... 13 4.6 Hypthecaire staat Financiële verwerking... 13 4.6.1 Situering... 14 4.6.2 Werkwijze... 14 4.6.3 Wat levert dit nu p?... 21 4.7 De akte wrdt verleden... 23 4.8 Het aktekstenblad wrdt drgebekt (p de cliënt)... 24 4.9 Afschrift / Grsse naar het hyptheekkantr verzenden... 24 4.10 Aanvullende staat aanvragen... 25 4.11 Ontvangst van de hyptheekstukken ná akte... 26 5 Speciale gevallen... 28 5.1 Stukken ntbreken in Expeditie... 28 5.1.1 Taak ntbreekt in het dssier... 28 5.1.2 De taak dateert van vóór de expeditie-pvlging... 28 5.1.3 De expeditiekenmerken van de taak ntbreken f zijn nvlledig... 29 5.1.4 De taak vlgt p een vrgaande taak die ng niet is vltid... 31 5.2 Onbepaald kantr? Zelf bepalen... 32 5.2.1 Het ged ntbreekt... 32 5.2.2 Het kantr kn niet wrden bepaald... 33 5.2.3 Het adres ntbreekt... 33 5.3 Hyptheekksten beken vr ude akten waar de prvisie via een ander blkje werd gebekt... 34 5.4 Aanvullende staat nà 1 jan 2010 beken, terwijl andere hyptheekksten ng p ude wijze werden gebekt... 35 5.5 Hyptheekblkje tevegen/kpiëren in het aktekstenblad... 37 5.6 Reeds uitgeverde betalingen cmpenseren... 37 5.6.1 Betaling beken via HYP-bekje met een prvisierekening.... 38 5.6.2 Betaling beken via HYP-bekje znder een prvisierekening (HYPAND).... 38 5.6.3 Cmpenseer de eerder gebekte betaling... 39 Bladzijde 1 van 39
1 Intrductie Op 1 januari 2010 werden nieuwe regels van kracht vr het gedetailleerd beken van hyptheekksten in uw ntariële bekhuding. Met ActaLibra beschikt u ver de juiste tl m dit crrect p te vlgen. Het ActaLibra team heeft er in de krte tijdspanne sedert de fficiële aankndiging van deze nieuwe verplichtingen vr gezrgd dat alle kantren p een crrecte wijze kunnen beken. Z werden vr ieder kantr de ndige bekhudrekeningen vrzien, de akteberekeningsmdellen p maat aangepast, en kreeg ieder alvast de ndige individuele begeleiding m alvast de akteksten p crrecte wijze te beken. Ok werd n-line dcumentatie betreffende de nieuwe bekhudregels ter beschikking gesteld p nze website. In dit dcument wrdt de vlledige wrkflw vanaf het pmaken van een nieuw dssier tt het beken van de ksten vr het laatste stuk verlpen, met de fcus p het crrect beken van de hyptheekksten. De cherente samenhang van de verschillende mdules in ActaLibra zrgt er mede vr dat deze gedetailleerde pvlging z autmatisch mgelijk verlpt. Een crrect en vlledig gebruik van ActaLibra (zwel de mdules dssierbeheer als de mdule bekhuding) zijn dan k een vrwaarde m de in dit dcument aangegeven werkwijze te kunnen hanteren. Gezien het steeds tenemend belang van de naadlze integratie van het ActaLibra Dssierbeheer en een crrecte ActaLibra bekhuding, willen we kantren die ng geen gebruik maken van de beide ActaLibra mdules, uitndigen m dit pnieuw te verwegen. Wees gerust! Ondanks deze uitgebreide gebruiksaanwijzing is het gebruik in de praktijk eenvudig en zelfsturend. Hyptheekksten vr akten die werden verleden na 1 jan 2010, met een aktekstenblad dat al werd (her)pgemaakt vlgens de vernieuwde berekeningsmdellen, kunnen znder enig prbleem al wrden gebekt in 2010. Vlg hiervr de werkwijze zals beschreven in dit dcument. Speciale aandacht vr gevallen in de vergangssituatie Bepaalde gevallen in de vergangsfase vragen bijzndere aandacht en eventuele bijsturing. Zie 5. Speciale gevallen. Tijdens de vrbereiding dr SDP, werden alle hyptheekblkjes in ude aktekstenbladen (die met een aktekstenblad dat ng de vregere aanpak vlgde) ls gekppeld van elk HYP-bekje. Daarm zal u bij het beken van effectieve hyptheekksten vr dergelijke ude akten, de kstenplaats [het passende blkje in het kstenblad] zelf meten aanduiden. Onder speciale gevallen vind je instructies he de hyptheekksten te beken vr ude akten waar de prvisie via een ander blkje werd gebekt. Verder vind je daar k de werkwijze vr het beken van de aanvullende staat nà 1 jan 2010, terwijl andere hyptheekksten ng p ude wijze werden gebekt. Bladzijde 2 van 39
2 Vrbereidingen dr SDP Het ActaLibra team zrgt vr nderstaande aanpassingen. U heft zich hierver zelf niet te bekmmeren. Wat hudt dit allemaal in? Nieuwe rekeningen wrden vrzien in uw bekhudplan Vr elk hyptheekkantr waar u een lpende rekening heeft, een 458* en 416* rekening. Ng een extra 458* en 416* rekening vr alle andere hyptheekkantren, waar u geen lpende rekening heeft, samen Vr elk hyptheekkantr wrdt een HYP-bekje vrzien Via mdule Externe Administraties wrdt vr elk kantr waar u een lpende rekening heeft, een bekje vrzien Eén extra bekje vr alle andere hyptheekkantren, waar u geen lpende rekening heeft, samen. Aanpassing van alle akteberekingsmdellen waar sprake is van hyptheekstukken per HYP-bekje wrdt een afznderlijk berekeningsblkje vrzien met de passende rekenlijnen. In de berekeningsmdellen Krediet en Pandwissel wrden per HYP-bekje twee aparte blkjes vrzien. Immers, wanneer u afrekeningen pmaakt via Wrd wrden ksten gegrepeerd per afdrukitem. Dr de hyptheekksten in deze berekeningsmdellen z p te splitsen, kmen de ksten vr de hypthecaire staat en eventuele pzekingen nder het Bladzijde 3 van 39
afdruk-item AKTEKOSTEN te staan. De inschrijving- en drhalingsksten kmen dan nder het afdruk-item HYPOTHEEKKOSTEN te staan. Instellingen Expeditiekenmerken Z ndig wrdt Expeditie-pvlging vr Hyptheken in gebruik genmen Ok wrdt aangegeven dat het aspect Financiële pvlging vr HyptheekExpeditie start vanaf../../. (uiterlijk 1 jan 2010) Alle taken mbt hyptheken wrden in de taaklijsten ingesteld vr expeditiepvlging Alle hyptheek-gerelateerde mdeltaken wrden gecntrleerd / aangepast Autmatisch wrden alle betrkken dssiertaken in ng lpende dssiers bijgewerkt, en wrdt het expeditiesysteem instapklaar gemaakt. In alle ude aktekstenbladen werden de HYP-blkjes ls gekppeld van enig HYP-bekje Indien u vrheen ng geen hyptheekksten pvlgde, werden te prvisineren hyptheekksten dikwijls in eenderwelk hyptheekblkje gezet. Dat maakte immers niet echt uit, aangezien elk hyptheekblkje werd gebekt via rekening 703000. Om ervr te zrgen dat we nu steeds met het juiste blkje verder werken, meten we bij het beken van de Bladzijde 4 van 39
effectieve hyptheekksten vr dergelijke ude akten, de kstenplaats [het passende blkje in het kstenblad] zelf aanduiden. De hierbij te vlgen werkwijze staat beschreven nder Speciale gevallen. 3 Vrwaarden vr een crrecte en vltte verwerking Aktekstenblad met bestaan. Vr elk dssier dat wrdt pgestart, en waar hyptheekstukken aan te pas kmen, dient z gauw mgelijk een passend aktekstenblad pgemaakt te wrden. Aangezien k de ksten vr vrafgaandelijke staten meten kunnen gebekt wrden (ng vóór de akte), met dan reeds een passend aktekstenblad bestaan! Om bekingsfuten te vermijden is het is k belangrijk dat nmiddellijk de crrecte cliënt wrdt ingesteld in het aktekstenblad. Zrg er dus vr dat die k als partij is gekppeld aan het dssier. De dssierbeheerder heft ng niet direct alle ksten te specifiëren. Dat kan later ng gebeuren wanneer de prvisie aan de cliënt wrdt gevraagd. Alle hyptheekstukken meten via taken wrden aangevraagd en/f pgemaakt. Vr een vltte verwerking van de hyptheekstukken en de bijhrende ksten dient alles via expeditie te verlpen. Aangezien de expeditiegegevens autmatisch vrtvleien uit taken, met iedere dssierbeheerder en medewerker alle hyptheekstukken via de ndige dssiertaken aanvragen. Het ActaLibra team zrgt ervr dat alle bestaande hyptheek-gerelateerde mdeltaken zijn ingesteld vr de ndige expeditie- en kstenpvlging, klaar vr gebruik. Gederenfiche(s) meten crrect wrden ingevuld Op basis van de ligging van het ged [crrecte (adres)gegevens], kan ActaLibra de bevegde hyptheekkantren autmatisch bepalen. Wanneer het ged ntbreekt f de gegevens van het ged nvlledig zijn, zal (iemand) manueel meten aangeven welk hyptheekkantr bevegd is. Bladzijde 5 van 39
4 Werkwijzen en prcedures 4.1 Schematisch Maak een nieuwe dssierfiche Veg alle betrkken gederen te (tabblad Gederen) met vlledige adresgegevens Zrg ervr dat er een aktekstenblad wrdt gemaakt bv een passend berekeningsmdel. Neem bij creatie van de dssierfiche de standaardtaken (ten minste de expeditietaken) ver uit de passende mdel-takenlijst, f veg ze achteraf te aan het dssier Maak de aanvragen hypthecaire staat p via de dcumenttaak. Bevegde kantren wrden autmatisch bepaald bv ligging van ged(eren) Zdra deze dcumenten bestaan, vegt ActaLibra deze autmatisch te in de Expeditie-pvlging Via het expeditievenster wrden stukken als verznden / ntvangen gebekt. Wanneer alle stukken ntvangen zijn, wrdt de taak autmatisch als vltid beschuwd. Bladzijde 6 van 39
Vanuit expeditie, wrdt na ntvangst van de stukken de effectieve kst gebekt via de knp Ksten beken a) De effectieve kst wrdt autmatisch in het crrecte HYP-bekje ingeschreven b) Het vlstaat de kst te te wijzen aan de betrkken kst uit het aktekstenblad (bv. hyp.staat; inschrijving; ) c) De effectieve kst wrdt autmatisch in het kstenblad vermeld (klm Effectief) d) Eventuele verschillen in de aktekstenberekening wrden in één beweging gebekt p de cliënt e) De ndige verbeking (van de 458* rekening naar de 416* rekening) wrdt autmatisch gebekt via dagbek DIVADM f) De ksten te betalen aan andere hyptheekkantren wrden ineens gebekt via een uitgaande cheque f banklijst (betalingspdracht) Ok de expeditietaken znder dcument (T-taken) geven aanleiding tt autmatisch expeditiepvlging (bv.afschrift neerleggen p hyp-kantr ), zdra de taak uitverbaar wrdt. De verdere expeditiepvlging (zwel administratief als financieel) vr deze taken is verder gelijklpend (vanaf Stap 5.) 4.2 Stand van uw lpende rekening(en) instellen Vr elke lpende rekening bij een hyptheekkantr meten we de stand van de rekening (eenmalig) instellen. We den dit ten laatste vr de stand p 1 januari 2010, p basis van het bedrag dat we bij de hyptheekkant()r(en) pvragen. Vr de kantren waar we geen lpende rekening hebben, heft dit niet te gebeuren. De stand instellen verlpt in 2 stappen. Eerst wrdt het lpend sald in het HYP-bekje ingesteld, en vervlgens wrdt de achterliggende bekhudrekening crrect ingesteld. We vlgen hierbij nderstaande werkwijze : 4.2.1 Openingssald in HYP-bekje(s) instellen Open telkens het betreffende HYP-bekje via de mdule Bekhuding Financieel Betalingen aan externe administraties Kies HYP1, HYP2, en klik links nder p Bekingen. Merk p dat vr HYPAND (Andere hyptheekkantren) dit niet met gebeuren. Druk F7 (f de + knp) ) en kies vr ptie 3. Openingssald instellen, en klik Vlgende. Bladzijde 7 van 39
Stel de datum, het bedrag en een mschrijving in, en klik p Vlti. Indien het een mali betreft, geven we het bedrag negatief in. Deze bewerking heeft geen enkele beking tt gevlg. Enkel het lpend sald binnen het betreffende HYP-bekje wrdt hierdr ingesteld en herrekend vr alle verrichtingen vanaf deze datum. In de vlgende stap gaan we ervr zrgen dat het sald van de achterliggende bekhudrekening(en) gelijklpt met het lpend sald in de HYP-bekjes (behalve HYPAND). 4.2.2 Achterliggende bekhudrekening crrect instellen Achter elk HYP-bekje schuilt een bekhudrekening die de stand van uw lpende rekening weerspiegelt. Dit is een 416 rekening die dr het ActaLibra team vr u werd klaargezet (f al bestnd). U dient ervr te zrgen dat deze rekening p de zelfde peningsdatum (hier 01/01/2010) een zelfde stand vertnd als het hierbven ingestelde peningssald. Hiervr maken we een diversen beking, waarmee we ervr zrgen dat deze rekening een crrect sald vertnd p de eerder vermelde peningsdatum. Een eventueel verschil beken we ver naar een resultatenrekening, bv. 703000, gerecupereerde akteksten. Deze kwestie bespreekt u met uw externe acuntant, f u neemt cntact met uw cntrlecmmissie. Deze beking beïnvledt immers uw resultaat. De ActaLibra helpdesk kan u hierver geen verder advies verlenen. Klik f menu Diversen Bekingen diversen Een mgelijke beking zu er dus als vlgt uit zien : Opgelet : Indien deze 416-rekening vóór deze beking reeds een niet-nul-sald heeft p deze datum (in dit vb. 01/01/2010), dan meten we zelf becijferen welke crrectiebeking er ng dient te gebeuren. Stel dat er p 01/01/2010 al een sald was van 500,00, dan hadden we ng 790,00 meten Bladzijde 8 van 39
(bij)beken. Raadpleeg eerst de histriek van deze algemene rekening 416 m de ude stand te kennen. Wanneer we de 416-rekening kiezen, krijgen we nderstaande verwittiging. ActaLibra wijst ns erp dat deze rekening in principe enkel via het bewuste HYP-bekje mag wrden beïnvled, en dat we er dus beter niet rechtstreeks p beken. Vr deze ene peningsbeking maken we echter een uitzndering, en gaan we tch verder met deze diversen-beking. Ventileer tt slt deze beking. We herhalen deze twee stappen vr elk HYP-bekje, behalve vr het bekje HYPAND (Andere hyptheekkantren). 4.3 Opmaken van het dssier Bij het penen van het dssier kunnen we best z gauw mgelijk een passend aktekstenblad pmaken. Dit is de verantwrdelijkheid van de dssierbeheerder. Znder aktekstenblad kan er geen kstenpvlging gebeuren, en kan de medewerker die de hyptheekksten met beken niet verder. Bij het pmaken van het dssier meten minstens de expeditietaken tegevegd wrden. Bij snelle creatie van een dssier kan dat via de ptie Expeditietaken (f Standaardtaken) Ok achteraf kan je steeds expeditietaken tevegen aan een dssier via de knp Taken vernemen nderaan het tabblad Taken p de dssierfiche. In het daarp gepende venster Overnemen taken kan je via de knp Expeditietaken vernemen in één handeling alle ng ntbrekende (standaard)expeditie-taken tevegen aan het dssier. Je kan uiteraard k zelf eenderwelke taak in het dssier tevegen dr een mdeltaak (links) te dubbelklikken. Bladzijde 9 van 39
Ok vr alle betrkken gederen met een fiche wrden gemaakt. U kan steeds een bestaande gederenfiche vernemen uit een ander dssier. Gebruik hiervr menuptie Ged vernemen in het menu Extra Uiteraard dient u k de betrkken partijen met een passende hedanigheid in te stellen. 4.4 Hypthecaire staat aanvragen Vr het aanvragen van een (vrafgaandelijke) hypthecaire staat, is de dcumenttaak Aanvraag hypthecaire staat f pzeking vrzien. Gebruik desnds de knp Taken vernemen m de ndige expeditietaken te te vegen. Selecteer de taak, en klik p de knp Dcumenten pmaken. Vlg de gekende werkwijze m dit dcument p te maken. Het bevegde kantr (f kantren) wrdt autmatisch bepaald bv de ligging van het ged (f gederen). Bladzijde 10 van 39
Zdra het(de) dcument(en) zijn pgemaakt, vindt u nderaan de dssierfiche een tabblad Expeditie waarmee u naar de vereenkmstige expeditiegegevens kan. Ok via de knp Ontvangst (vanp de taak Aanvraag hypthecaire staat ) pent u dit zelfde expeditievenster. Omdat het hier gaat ver een dcument-taak (D-taak) is het de crrespndent van elk dcument dat als kantr in het expeditiebek wrdt vermeld. Zie vrbeeld : Hypthecaire staat kmt binnen Administratieve verwerking. De twee kantren die in dit vrbeeld wrden vermeld (Gent1 en Antwerpen1), zijn de bevegde hyptheekkantren die via de dcumentpmaak (autmatisch) als crrespndent werden gelinkt aan deze dcumenten.. LET OP: Indien deze aanvraag werd pgemaakt vóór de startdatum van hyptheekpvlging, wrdt GEEN expeditiepvlging aan deze taak gekppeld. Zie Dcument f akte ntbreekt in Expeditie vr de ndige stappen m alsng de gepaste expeditiepvlging in te stellen vr deze taak 4.5 Hypthecaire staat kmt binnen Administratieve verwerking Omdat het invullen van de administratieve gegevens (datums en referentie) en het beken van de ksten sms dr een verschillende medewerk(st)er gebeurt, leggen we dit hier afznderlijk uit. De financiële verwerking wrdt verderp uitgelegd. Hier leggen we krt uit he de ntvangst p administratieve wijze verlpt. 4.5.1 Het expeditievenster gebruiken De pvlging van stukken gebeurt in ActaLibra via het Expeditievenster. Daarin kmen autmatisch (via de taken) alle p te vlgen stukken terecht. Je kan dit venster p verschillende manieren penen. Bladzijde 11 van 39
Via het ActaLibra menu (Dssierbeheer Expeditiebek) Via het icn-menu van de mdule Studie Via het icn-menu van de mdule Bekhuding Bvenaan het expeditievenster kan je aangeven welke infrmatie je wenst te selecteren f te filteren. Pas de filter te via de Grene pijl. Onder Type expeditie kies je in deze cntext vr Hyptheekkantren. Maar evenged vind je alle expeditiegegevens ivm Registratiekantren (f andere kantren zals Ovam, etc ). Je kan k pteren vr een selectie via dssiercde f repertriumnummer. Z kan je bijvrbeeld alle stukken selecteren die ng te ntvangen zijn van hyptheekkantr Antwerpen 1 : Evenged selecteer je alle ng te verzenden f te ntvangen stukken van alle hyptheekkantren. Bekijk de mgelijke statussen waarp je kan selecteren. Bladzijde 12 van 39
Afhankelijk van de wijze waarp je het expeditievenster pent, wrdt standaard een andere filter/selectie tegepast. Wanneer de gederenfiches niet f nvldende zijn ingevuld (bv. adres ntbreekt), kan ActaLibra zelf het bevegde hyptheekkantr niet bepalen. In het expeditievenster wrden de p te vlgen stukken dan vermeld nder Onbepaald kantr. Om een verdere crrecte afhandeling te te laten met vr elk z n stuk (lijn) het bevegde kantr wrden ingesteld via de knp Kantr bepalen. 4.5.2 De administratieve verwerking Via het tabblad Expeditie (nderaan de dssierfiche) wrdt het expeditievenster gepend. Ok de knp Ontvangst vr de betreffende taak pent het zelfde expeditievenster. Selecteer de gepaste expeditielijn, en vul nderaan de expeditiegegevens aan. Vr de administratieve verwerking vlstaat het nderaan de ndige datums en de eventuele referentie in te geven. Bewaar met F9 f de -knp. Zdra er een ntvangstdatum is gekend, wrdt het stuk als ntvangen beschuwd (fase = Ontvangen ) 4.6 Hypthecaire staat Financiële verwerking De financiële verwerking verlpt via de knp Ksten inbeken. Merk p dat deze knp enkel beschikbaar is in de mdule Bekhuding. OPGELET : Tenzij u vrdien reeds de effectieve ksten vr hyptheken via HYP-bekjes bekte, vlgt u nderstaande kstenverwerking enkel vr stukken die vanaf 1 januari 2010 dr de hyptheekkantren werden verrekend (= van uw lpende rekening afgebekt werden, f via een verschrijving werden betaald wanneer u er geen lpende rekening heeft). Ksten vr stukken die vóór 1 jan 2010 werden verrekend (f van vóór uw startdatum van financiële pvlging hyptheekksten) wrden niet gebekt. Eventueel kan u vr die stukken de kst dcumentair bijhuden bij de expeditie-infrmatie. Bladzijde 13 van 39
4.6.1 Situering De ndige hyptheekbekjes werden dr het ActaLibra team vrzien. Vr elk hyptheekkantr waar u een lpende rekening heeft is er een apart hyptheekbekje. Bv. HYP1, HYP2, etc Vr de ksten die wrden gemaakt bij andere hyptheekkantren (dus de kantren waar u geen lpende rekening heeft) wrdt één extra hyptheekbekje vrzien, nl. HYPAND ( Andere hyptheekkantren ) Z n hyptheekbekje bevat een gedetailleerd verzicht van alle verrekende ksten en gestrte prvisies (f betalingen) bij hyptheekkantren. In ActaLibra vallen deze hyptheekbekjes nder de mdule Betalingen aan externe administraties (menu Financieel). De werkingsprincipes vr hyptheekbekjes zijn gelijklpend aan die vr de verwerking van betaalde registratierechten. Via de knp Ksten inbeken wrdt de betreffende kst snel en efficiënt verwerkt binnen één handeling, terwijl ActaLibra er achter de schermen vr zrgt dat alle vlgende peraties autmatisch wrden uitgeverd : 1. De effectieve kst wrden ingeschreven in het juiste hyptheekbekje. 2. Tezelfdertijd wrdt deze als effectieve kst ingeschreven in het aktekstenblad van dit dssier (in de klm Effectief). 3. Deze ene kst wrdt drgebekt p de cliënt (slechts deze ene lijn uit het aktekstenblad wrdt als vrafgaandelijke kst drgebekt) 4. Via een interne verbeking (via dagbek DIVADM) wrden de aangerekende hyptheekksten (458*) vergebekt naar de betaalde hyptheekksten (146*). 4.6.2 Werkwijze Stap 1 : Selecteer de gewenste expeditielijn Dat kan p verschillende manieren : Open de dssierfiche in kwestie, klik p het tabblad expeditie, en klik in het expeditievenster de passende lijn aan. Open het expeditievenster via het menu, en gebruik de filter bvenaan m de gewenste expeditielijnen te selecteren, en klik p de grene pijl. Selectie via de dssiercde : Selectie via hyptheekkantr kantr en expeditiestatus (fase) : Indien de administratieve verwerking afznderlijk gebeurde, kan enkel de ng financieel te verwerken stukken selecteren Bladzijde 14 van 39
Stap 2 : Verifieer (p het zicht) het gekppelde hyptheekbekje. Op basis van de ligging van de gederen bepaalt ActaLibra autmatisch het passende hyptheekbekje. Rechts nderaan het expeditievenster ziet u steeds via welk HYP-bekje de ksten wrden f werden gebekt. Vr de kantren waar u een lpende rekening heeft, zal HYP1, HYP2, enz staan. Vr elk ander hyptheekkantr wrdt gewerkt met HYPAND. Alvrens u verder gaat, dient u te verifiëren f het vermelde hyptheekbekje crrect is. Zniet, schrt er iets met de gegevens van het ged, en mag u NIET verdergaan met beken. Neem cntact met de helpdesk m dit alsng te crrigeren [een vlgende ActaLibra versie zal u telaten dit zelf te wijzigen]. Stap 3 : Klik p Ksten inbeken Zdra u de knp Ksten inbeken aanklikt (rechts nderaan het expeditievenster), wrdt u naar het passende hyptheekbekje geleid. Stap 4 : Het vereenstemmend hyptheekbekje wrdt gepend (in dit vb. HYPAND ). ActaLibra selecteert autmatisch het aktekstenblad van dit dssier. Bestaan er meerdere aktekstenbladen vr dit dssier, dan met u zelf kiezen in welk aktekstenblad deze betaalde hyptheekksten meten terechtkmen. ActaLibra selecteert autmatisch het vereenkmstige akteksten-blkje (de zgn kstenplaats), (HYP1, HYP2,, HYPAndere) [= de grene lijn uit het aktekstenblad] OPGELET : Indien het een ud aktekstenblad betreft (van vr de pvlging hyptheekksten) kan het gebeuren dat ActaLibra niet autmatisch een passende kstenplaats (=blkje uit het kstenblad) kan bepalen. U krijgt in dat geval de vraag zelf een kstenplaats aan te duiden. Vlg in dat geval de instructies nder speciale gevallen - Inschrijvingen en drhalingen beken vr ude akten f speciale gevallen aanvullende staat beken via nieuwe kstenpvlging. U krijgt vlgende keuze uit de verschillende kstensrten [= de witte lijnen uit het aktekstenblad die bij het vereenkmstige akteksten-blkje hren] Bladzijde 15 van 39
In dit vrbeeld zijn dit de witte lijnen die hren bij het blkje Hyptheekksten van het aktekstenblad dat is gekppeld aan het hyptheekbekje HYPAND. Merk p het gebekte bedrag dan k in de klm Effectief van die gekzen lijn in het aktekstenblad (hier kstensrt genemd) terecht kmt (zie verder : Wat levert dit p - Punt 2). Merk p dat de aanduiding (f) naast de mschrijving van de kstensrten aangeeft dat deze kst valt nder de frfaitaire akteksten. Wanneer u z n kstensrt aanduidt, zal de effectieve kst dus eerst wrden gecmpenseerd met de (ng resterende) frfaitaire akteksten. Zdra het resterend frfait lager is dan de extra ksten, f wanneer een extra kst buiten het frfait valt, met wrden aangegeven wat te den met het verschil. Stap 5 : Geef de effectieve kst in Vul de effectieve kst in via het veld Betaald. OPGELET : U dient hier steeds het werkelijk betaalde bedrag in te vullen. Ok wanneer u een eerder (futief) bedrag wenst te crrigeren, met u niet de meer- f minkst ingeven. U geeft aan wat er werkelijk betaald is, en ActaLibra zrgt er vr dat de juiste cijfers (desnds een crrectie t..v. een eerder gebekt bedrag) wrden verwerkt. Wanneer u een kstensrt aangaf die nder de frfaitaire akteksten valt, zal de effectieve kst dus eerst wrden gecmpenseerd met de (ng resterende) frfaitaire akteksten. Zdra het resterend frfait lager is dan de extra ksten, f wanneer een extra kst buiten het frfait valt, met wrden aangegeven wat te den met het verschil. Bladzijde 16 van 39
Aan cliënt hudt in dat het verschil wrdt drgerekend aan de cliënt. Vr eigen rekening hudt in dat u het verschil zelf zal cmpenseren via een andere kstenplaats (standaard ingesteld p Akteksten, bij vrkeur niet te wijzigen!). Achter de schermen wrdt in dit geval een extra lijn tegevegd in het kstenblad (nder de gekzen kstenplaats) die het aangegeven verschil cmpenseert. In dit vrbeeld wrdt de kst van een aanvullende staat gecmpenseerd vr eigen rekening. ActaLibra zrgt er autmatisch vr dat in het blkje Akteksten een lijn wrdt tegevegd met een bedrag van -40,12. Hierdr blijft het ttaalbedrag van dit aktekstenblad ngewijzigd. Stap 6 : Vul de datum gebekt p in Deze zgn. betalingsdatum (rechts van het bedrag) wrdt standaard vergenmen van de administratieve verwerkingsdatum uit expeditie. OPGELET : Merk p dat de betalingsdatum best vereenstemt met de datum waarp het hyptheekkantr het bedrag van uw lpende rekening afbekte. Enkel p die manier kunnen verzichtslijsten van het hyptheekkantr p een vltte manier wrden gecntrleerd. Wanneer u en uw hyptheekkantr met afwijkende datums werken, wrdt het vergelijken en cntrleren achteraf nbegnnen werk. Niet alle hyptheekkantren hanteren echter de zelfde werkwijze. Om bij het maken van deze beking de crrecte verrekendatum bij het hyptheekkantr te kennen, met de dr elk hyptheekkantr gehanteerde bekingsdatum p elk stuk wrden aangegeven, zdat u die hier kan vernemen. [*] Bladzijde 17 van 39
[*] SDP heeft alle hyptheekkantren alsk de centrale administratie te Brussel (FOD Financiën, die zrgen vr de HypCmptabi sftware van hyptheekkantren) gecntacteerd, en deze prblematiek vrgelegd. Ls van smmige cnstructieve suggesties en enkele individuele cntacten heeft dit niets cncreet pgeleverd. Daarm meten we u vragen zelf cntact te nemen met uw hyptheekkant()r(en) m deze kwestie aan te kaarten. OPGELET : De betalingsdatum valt binnen een reeds afgeslten kwartaal Smmige hyptheekkantren leveren stukken af, weken f maanden nà de verwerkingsdatum. Indien hun bekingsdatum binnen een afgeslten kwartaal valt, kan u die datum ng nmgelijk in uw eigen bekhuding hanteren. De betrkken perides zijn immers reeds afgeslten, en het retractief inbeken van dergelijke ksten zu een gewijzigde situatie pleveren vr wat uw slvabiliteit betreft p het einde van de afgeslten kwartalen. In z n geval (de perides zijn reeds afgeslten) zal ActaLibra geen betalingsdatum vrstellen. U dient zelf een passende datum in te geven. U kan pteren m hier de eerste dag van het lpende kwartaal in te stellen. Z lang u geen betalingsdatum aangeeft, blijft de Vlti -knp uitgeschakeld. Stap 7 : Bek gelijk de betaling van deze ksten aan het hyptheekkantr Indien het een hyptheekkantr betreft waar u een lpende rekening heeft, vlstaat het m Vlti te klikken. De ptie Betaling k beken staat in dit geval standaard AF (laat dat best ngemeid). Betalingen van prvisies wrden immers apart gebekt. Ga verder met Stap 8. Bladzijde 18 van 39
Betreft het een hyptheekkantr betreft waar u geen lpende rekening heeft, staat het vinkje betaling k beken standaard AAN (laat dat best ngemeid), en kan je de knp Vlgende klikken. [Laat het vinkje Betaling k beken best altijd ngewijzigd. De standaardinstelling is steeds de meest geschikte vr het betreffende hyptheekbekje] Via dit venster kan u de betaling beken. Kies vr betaling via banklijst f uitgaande cheque en vul de verdere betalingsgegevens aan. Wanneer u kiest vr een banklijst dient u de begunstigde (het betrkken hyptheekkantr) zelf aan te geven. Typ HYP, eventueel gevlgd dr de eerste letter(s) van de gemeente (bv. HYPGEN vr Gent), gevlgd dr de TAB-tets. Z kan u snel het passende kantr kiezen uit en lijst. Cntrleer zeker het rekeningnummer! Nadien zal u deze banklijst (= lijst met betalingspdrachten) ng meten exprteren en verwerken met uw bank-sftware. Bij ntvangst van het betreffende bankuittreksel, zal het vlstaan m de banklijst af te punten. Wanneer u kiest vr een uitgaande cheque, vlstaat het het cheque-dagbek (UITGAAND!) aan te duiden. Autmatisch wrdt een uitgaande cheque gebekt. Wanneer die betaling van de rekening gaat vlstaat het deze af te punten bij het beken van het betreffende bankuittreksel. Bladzijde 19 van 39
OPGELET : Aangezien u nu pas van start gaat met het financieel pvlgen van betalingen aan hyptheekkantren, zal u wellicht al een aantal betalingen gebekt hebben (via uw bankuittreksels), ls van deze financiële pvlging via de hyptheekbekjes. Aangezien u er met vr zrgen dat elke betaling aan een hyptheekkantr (individuele strting f een peridieke prvisie) die is gebeurd sedert de pstartdatum van de hyptheekbekjes, k in die hyptheekbekjes terug te vinden is, met u de reeds eerder uitgeverde betalingen via bvenvermelde werkwijze [4.6.2] beken als uitgaande cheque, en vervlgens deze cheque wegbeken via een cmpensatiebekinging. Vr extra telichting rnd deze cmpensatiebeking, zie Reeds uitgeverde betalingen cmpenseren. Stap 8 : Klik Vlti m alle ndige verwerking dr te veren In geval van vrafgaandelijke ksten (zals vr een vrafgaandelijke hypthecaire staat), wrden die znder verdere tussenkmst p de cliënt gebekt. Wanneer het gaat ver stukken nà de akte, kan het gebeuren dat dr het inschrijven van de werkelijke kst het aktekstenblad danig is gewijzigd [*], dat dit aktekstenblad pnieuw met wrden gebekt. In z n geval wrdt autmatisch het venster Bekingskenmerken gepresenteerd. [*] : - Het verschil tussen de werkelijke hyptheekksten (klm Effectief ) tv hetgeen eerder berekend werd (klm Prvisie ) - Een eventuele gewijzigd bedrag akteksten Bladzijde 20 van 39
Klik p Beken m de wijzigingen die via deze beking in het aktekstenblad werden drgeschreven, met de ndige verschil-beking p de cliënt te beken. In dit vrbeeld wrden extra hyptheekksten gebekt (vr een aanvullende staat), maar wrden die gecmpenseerd via akteksten (de frfaitaire akteksten wrden verlaagd). Vr de cliënt is dat een nul-peratie, maar nu wrden de werkelijke hyptheekksten crrect gebekt p de 458010 rekening (Aangerekende hyptheekksten). Indien de effectieve ksten geen betrekking hebben p de frfaitaire akteksten, f bvenp de frfaitaire akteksten wrden gerekend, zal hier wel een ttaal te beken bedrag staan. In z n geval zal dat een gewijzigd cliëntsald (f dssiersald) tt gevlg hebben. 4.6.3 Wat levert dit nu p? Na het vltien van de hierbven beschreven stappen, wrden de vlgende peraties (grtendeels autmatisch achter de schermen) uitgeverd. : 1. Deze ksten werden ingeschreven in het betrkken hyptheekbekje. Bladzijde 21 van 39
De A-lijn spreekt p de ksten die zijn ingeschreven in het Aktekstenblad. De B-lijn spreekt p de Betaling aan het hyptheekkantr (cheque f banklijst). Zie k telkens de telichting nderaan dit venster. Merk p : Vr het bekje Andere hyptheekkantren wrdt de betaling (standaard) steeds samen met de te verrekenen akteksten (hyptheekksten) gebekt. Er staat dus steeds een A-lijn gevlgd dr een B-lijn vr het zelfde bedrag, hetgeen steeds een nulsald geeft. Via de knppen Dssier en AKB kan u direct de vereenkmstige dssierfiche f aktekstenblad penen. 2. Het bedrag Betaald werd in het betrkken kstenblad ingeschreven in de klm Effectief p de lijn die hier als kstenplaats werd gekzen. 3. Het gewijzigde kstenblad werd drgebekt p de cliënt. Indien het een vrafgaandelijke kst betreft, zal enkel deze ene kst wrden drgebekt. Zijn het ksten nà de akte, zal u zelf (via het venster Bekingskenmerken zie Financiële verwerking Stap 8) kunnen aangeven welke ksten u wenst te beken. 4. Autmatisch werd een autmatisch verbeking tussen de schuld en prvisierekening (458* en 416*) uitgeverd. Deze bekingen wrden dr ActaLibra in het daarte vrziene dagbek DIVADM geplaatst. Bladzijde 22 van 39
4.7 De akte wrdt verleden Zdra de akte werd verleden, wrdt dit best z gauw mgelijk aangegeven in het betreffende dssier f aktekstenblad. (via het vinkje Akte verleden ). Hierdr wrdt de ndige expeditietaken klaar gezet vr de stukken ná de akte. In dit vrbeeld werd de taak Grsse & brderel autmatisch tegevegd in expeditie. De expeditiefase is nu Te verzenden. Z er expeditietaken ná de akte ntbreken, krijgt u vlgende melding : Het hierp gepende venster stelt autmatisch de te te vegen taken vr. Hierdr wrden de ndige expeditielijnen vr de frmaliteiten na de akte alvast klaar gezet. Z vermijdt u dat de medewerk(st)er die de expeditie naar registratie en/f hyptheken met afhandelen te kampen krijgt met ntbrekende akten f stukken. Klik dus steeds OK m te bevestigen. Bladzijde 23 van 39
4.8 Het aktekstenblad wrdt drgebekt (p de cliënt) Nu kan het aktekstenblad wrden drgebekt. Daarvr gebruik je de knp Beken, links nderaan het aktekstenblad. Via het venster Bekingskenmerken kan wrden beslist welke ksten nu reeds en welke ksten later meten wrden gebekt. Op de dag van de akte wrden bij het drbeken van het aktekstenblad de erelnen via klasse 7 en het recht p geschriften via de rekening 4587* van de cliëntrekening gedebiteerd. Ok de aangerekende registratierechten en aangerekende hyptheekksten wrden van de cliënt naar de vereenkmstige 458* rekeningen gedebiteerd. Het nieuwe reglement geeft aan dat de frfaitaire akteksten p dit mment ng niet drgebekt wrden. In het ActaLibra bekingsverzicht kan u vrij beslissen m de akteksten al dan niet later te beken dr het vinkje in klm Beken UIT te vinken. Het vereenkmstig bedrag wrdt als Later te beken vermeld. 4.9 Afschrift / Grsse naar het hyptheekkantr verzenden Omdat alle te verzenden stukken autmatisch in expeditie wrden pgenmen (bij het aanstippen dat de akte verleden is), verlpt de verdere pvlging van stukken zwel de verzending, de ntvangst als de financiële verwerking p de zelfde eenvudige wijze als het verzenden van de akte naar de registratie. Deze expeditie wrdt autmatisch als Te verzenden in het expeditiebek pgenmen zdra de taak aan de rde is. Vr deze taken-na-akte, is dat meestal zdra de akte als verleden werd aangestipt. Vr deze expeditiepvlging valt ActaLibra terug p de gederen en ligging van die gederen m de bevegde kantren te bepalen. Bladzijde 24 van 39
Bij het verzenden vlstaat het de stukken aan te stippen met het vinkje links van elke lijn, en via de knp x verzendingen bevestigen een verzendingslijst te maken. Je kan natuurlijk k vr elk individueel stuk een verzendingsdatum inveren (links nderaan), en bewaar met F9 f de -knp. Merk p : Om vandaag in te stellen, vlstaat het te dubbelklikken in de datum-velden (nderaan). 4.10 Aanvullende staat aanvragen Aangezien deze expeditie gebaseerd is p een dcumenttaak, dient u eerst deze taak uit te veren, ttz. de dcument(en) ervr p te maken. Het zijn immers de dr het dcumentsysteem bepaalde bevegde kantren die we terugvinden in expeditie. Selecteer de taak, en klik p Dcumenten pmaken. Vlg de gekende werkwijze vr het pmaken van dit dcument. Het bevegde kantr wrdt autmatisch bepaald bv de ligging van het ged f gederen. Bladzijde 25 van 39
4.11 Ontvangst van de hyptheekstukken ná akte Vr de te vlgen werkwijze van de administratieve en de financiële afhandeling referen we naar resp. 4.4 Administratieve verwerking en 4.5 Financiële verwerking. Samengevat zet u vlgende stappen : 1. Open het betreffende dssier, en pen (via het tabblad Expeditie) het Expeditie-venster. 2. Selecteer de gewenste expeditielijn 3. Nteer de ntvangstdatum, de administrieve verwerkingsdatum (zals aangegeven p de stukken) en een (eventuele) referentie. 4. Klik (rechts nderaan het expeditievenster) p Ksten inbeken 5. ActaLibra pent nu autmatisch het vereenstemmende HYP-bekje, en selecteert autmatisch het aktekstenblad waarp de ksten mgen ingeschreven wrden 6. Kies de kstenplaats waarver het gaat (Hypthecaire Staat / Aanvullende staat / Inschrijving /?) OPGELET : Bij het inbeken van de inschrijving f drhaling met u erp letten dat de gekzen kstenplaats steeds een bedrag prvisie aangeeft. Z niet bent u dat fwel vergeten aanrekenen, f hebt u de prvisie via een ander hyptheekkantr (een ander blkje in het aktekstenblad) geprvisineerd. Dus, ziet u een prvisie 0, dan kunt u deze peratie beter afbreken (Annuleer) Klik het aktekstenblad pen (via Expeditie knp AKB nderaan), en verplaats de prvisie naar het crrecte blkje hyptheken, bv. Andere hyptheekkantren Bladzijde 26 van 39
En herneem dan de kstenbeking vanaf het expeditievenster. Indien in het gekzen aktekstenblad geen kstenblkje wrdt gevnden dat betrekking heeft p het huidige hyptheekbekje, dan kan u alsng het blkje aanduiden dat hiervr met wrden gebruikt. De hierbij te vlgen prcedures staan verderp beschreven nder : 5.2 Inschrijvingen en drhalingen beken vr ude akten, 5.3 Aanvullende staat beken via nieuwe kstenpvlging 7. Geef de effectieve kst in 8. Indien er een verschil is, geef dan aan wat ermee met gebeuren: Vr eigen rekening f à cliënt 9. Bek dit alles met een klik p de Vlti knp 10. Wanneer er hierdr ng verschillen te beken zijn, krijg je het bekingsvenster van het aktekstenblad te zien. Zdra het laatste stuk terug is van het hyptheekkantr kan je nu k de resterende akteksten beken, z dat ng niet was gebeurd. Hiervr vlstaat het de ptie Beken AAN te vinken. Klik p Beken m deze laatste ksten p de cliënt te beken. Bladzijde 27 van 39
5 Speciale gevallen 5.1 Stukken ntbreken in Expeditie Wanneer u vaststelt dat bepaalde dcumenten f verzendingen in het hyptheek-expeditiebek ntbreken, dan kan dat verschillende rzaken hebben. 5.1.1 Taak ntbreekt in het dssier Dcumenten f stukken kmen enkel terecht in expeditie, wanneer de vereenkmstige taak bestaat. Je kan als vlgt de ntbrekende taak aan het dssier tevegen : Open de dssierfiche Open het taakverzicht via het tabblad taken Veg taken te via de knp Taken vernemen, selecteer de te te vegen mdeltaak en klik OK Indien het een dcumenttaak betreft, ver deze uit via de knp Dcumenten pmaken, en vlg de dcumentassistent De ndige expeditielijnen zijn nu tegevegd. Open het expeditievenster bv. via het tabblad Expeditie. DEMO : 5.1.2 De taak dateert van vóór de expeditie-pvlging Vr elk expeditiebek (zals Registratie en Hyptheken) staat ingesteld vanaf welke datum u hiermee werkt. Taken die dateren van vóór de datum van ingebruikname, meten een zetje in de rug krijgen. Z kan je bv. een staat hebben aangevraagd p 5 december, terwijl de HYP-expeditiepvlging pas is gestart p 1 jan 2010. Deze taak heeft als fase in uitvering, terwijl deze als expeditietaak te verzenden f te ntvangen als fase zu meten hebben. Het vlstaat de datum (GestartOp) manueel in te stellen p 01/01/2010 (f later) m er de expeditiepvlging aan te kppelen. Bladzijde 28 van 39
Zdra de datum is aangepast, wrdt de bijhrende expeditiepvlging autmatisch tegevegd. De taak staat nu in fase Te ntvangen. Een vereenkmstige lijn (f lijnen igv meerdere HYPkantren) zijn nu wel beschikbaar in het HYP-expeditiebek. 5.1.3 De expeditiekenmerken van de taak ntbreken f zijn nvlledig Smmige udere taken zijn ng niet vrzien p een passende expeditie-pvlging. Indien er (ng) geen expeditie-pvlging is ingesteld vr een taak zal die k niet in het expeditievenster verschijnen. Het kmt k vr dat stukken die werden aangevraagd vóór de financiële pvlging van hyptheekksten, wel in expeditie vermeld staan, maar de knp Ksten inbeken niet actief is. Vr dergelijke ude gevallen wrden de ksten enkel dcumentair bijgehuden. De ksten kunnen niet wrden gebekt in het HYP-bekje. Bladzijde 29 van 39
In z n gevallen met je de expeditiekenmerken (via de gerelateerde taak) crrect instellen. Vanaf versie 5.21.07 kan via de knp Kenmerken (links nderaan) de expeditiekenmerken direct aanpassen. Ontbreekt de expeditie, f heb je versie 5.21.07 ng nietn dan klik je eerst linksnder p de knp Taak. Dat brengt u naar de betreffende taak in het dssier (tabblad Taken ). Klik daar vervlgens p de knp Expeditiekenmerken vr deze taak. Hiermee wrdt nderstaand venster gepend waarin u de expeditiekenmerken van de individuele taak alsng kan instellen. Kies als type vr Hyptheekkantren Wilt u de datum bijhuden waarp u zelf de stukken verstuurt? (Vr een hypthecaire staat wrdt dat meestal niet bijgehuden, vr andere stukken wel) Wilt u de datum bijhuden waarp stukken terug wrden ntvangen? Meestal Ja. Via Relaas type geven we aard van de telichting die we willen bij te huden. 1. Vr de staten gebruik je best Vrije tekst. 2. Vr de andere stukken kies je In- f verschrijvingsrelaas. Hiermee wrdt een vast frmaat gevlgd vr bv. 55-T-01-03-2007-00234 Bladzijde 30 van 39
Ksten pvlgen via de HYP-bekjes in de bekhuding? Vanaf 1 jan 2010 steeds Ja. 5.1.4 De taak vlgt p een vrgaande taak die ng niet is vltid Het kmt vr dat de taak Afschrift neerleggen p het hyptheekkantr vlgt p de taak Afschrift akte maken. Dat hudt in dat de taak Afschrift neerleggen pas uitverbaar wrdt, zdra de vrafgaande taak als vltid wrdt aangeduid. Z lang dat niet het geval is, blijft de taak Afschrift neerleggen in fase (nbepaald), en wrdt vr deze taak ng geen expeditie vrzien. Om het neerleggen van het afschrift alsng in expeditie te krijgen, vlstaat het aan te geven dat de vrafgaande taak is vltid dr daar een datum VltidOp in te stellen. Je krijgt dan vlgende situatie : De vrafgaande taak is nu vltid, en de taak Afschrift neerleggen wrdt als uitverbaar beschuwd. En mdat deze taak gevlgd wrdt via expeditie, zien we direct de expeditiestatus Te verzenden verschijnen. Merk p dat k znder een VltidOp datum in te stellen, je via de knp Verzenden (nderaan dit taakverzicht venster) ervr kan zrgen dat deze taak tch in expeditie wrdt gezet. Je krijgt dan wel nderstaande vraag ter bevestiging : Zdra u Ja klikt, kmt u in expeditie terecht. Bladzijde 31 van 39
5.2 Onbepaald kantr? Zelf bepalen. Wanneer de gederenfiches niet f nvldende zijn ingevuld (bv. adres ntbreekt), kan ActaLibra zelf het bevegde hyptheekkantr niet bepalen. In het expeditievenster wrden de p te vlgen stukken dan vermeld nder Onbepaald kantr. Om een verdere crrecte afhandeling te te laten met vr elk z n stuk (lijn) het bevegde kantr wrden ingesteld via de knp Kantr bepalen. Vr een vlt gebruik van deze z ged als autmatische expeditiepvlging, is het ndig dat u met vlledige en crrecte gegevens werkt. Zlang er wrdt geaccepteerd dat gederenfiches niet f nvlledig wrden ingevuld (nder de verantwrdelijkheid van de dssierbeheerder), zal de verdere pvlging van stukken meilijk blijven. De nduidelijkheid die hierdr bij andere medewerkers terecht kmt kan best wrden vermeden. De vlgende 3 redenen vr het niet kennen van het bevegde kantr kunnen wrden aangegeven : 5.2.1 Het ged ntbreekt Dit geval wrdt aangegeven via Status Ged?. Wanneer je rechts nderaan klikt p Kantr bepalen krijg je vlgende pties : Kies vr ptie 1. m alsng de ged-fiche te te vegen aan het dssier Bladzijde 32 van 39
Kies vr ptie 2. m hier handmatig aan te geven (p te smmen) welk(e) hyptheekkant()r(en) betrkken zijn. Gebruik de knp m kantren te te vegen. Gebruik de knp m kantren uit dit verzicht te wissen. Kantren tevegen verlpt via de zeker, waarbij je het gewenste HYP-kantr kan selecteren. Standaard zeker-selectie is cde begint met HYP. Je kan deze zekerselectie best zelf uitbreiden met de beginletters van de gemeente. Bv. HYPGEN vr Gent, HYPBRX vr Brussel, etc Kies vr ptie 3. wanneer dit stuk (deze lijn) ten nrechte in expeditie zit, en de gelinkte taak ten nrechte in het dssier werd pgenmen. De taak en de expeditie wrden z geschrapt. 5.2.2 Het kantr kn niet wrden bepaald Deze status Kantr? wrdt aangegeven wanneer er wel een ged (f gederen) zijn ingeschreven vr dit dssier, maar ActaLibra niet in staat was het bevegde hyptheekkantr vlledig autmatisch te bepalen, mdat er vr die betrkken stad/gemeente f straat meerdere mgelijke kantren bevegd zijn (bv. afhankelijk van het huisnummer). Wanneer je de knp Kantr bepalen aanklikt, kan je alsng kiezen uit de mgelijke kantren. 5.2.3 Het adres ntbreekt Deze status Adres? wrdt aangegeven wanneer njuiste f nvlledige adresgegevens vr het ged zijn ingesteld. Klik nderaan rechts p Kantr bepalen m de gederenfiche te penen, en daar alsng het adres crrect in te stellen. Bewaar met F9 f de -knp. Bladzijde 33 van 39
5.3 Hyptheekksten beken vr ude akten waar de prvisie via een ander blkje werd gebekt Tijdens de vrbereiding (dr SDP), werden alle hyptheekblkjes in ude aktekstenbladen (met een aktekstenblad dat ng de vregere aanpak vlgde) ls gekppeld van elk HYP-bekje. Daarm zal u bij het beken van effectieve hyptheekksten vr dergelijke ude akten, de kstenplaats [het passende blkje in het kstenblad] zelf meten aanduiden. Bij het beken van inschrijvings- f drhalingskst vr akten die reeds verleden en gebekt waren vóór de bekhudkundige pvlging van hyptheken, met u speciale aandacht schenken wanneer u een kstenplaats [kstenblkje uit het aktekstenblad] dient aan te duiden. Stel, u met de effectieve kst van een inschrijving f drhaling beken vr een Ander hyptheekkantr, en die kst beken en betalen nà de datum van pstart van de bekhudkundige hyptheekpvlging. Zdra u vanuit expeditie p Ksten inbeken klikt, krijgt u nderstaand keuzevenster : Merk p : - De lijnen (kstenplaatsen) in dit verzicht zijn de grene (subttaal)-lijnen van het betreffende aktekstenblad. - Dit keuzemment det zich hfdzakelijk vr bij akten en aktekstenbladen van vóór de bekhudkundige pvlging van hyptheken. In bvenstaand vrbeeld zijn we p zek naar een kstenblkje m de inschrijvingskst te beken vr een Ander hyptheekkantr. Men zu hier lgischerwijze kiezen vr het blkje Andere hyptheekkantren, maar dat zu NIET CORRECT zijn. We zien hier immers dat de inschrijvingskst (521.87 ) vrheen via het blkje 1 ste hyptheekkantr werd geprvisineerd en gebekt (via de vreger gebruikte prvisierekening 703000). Mcht u hier kiezen vr het blkje Andere hyptheekkantren, dan zuden we de inschrijvingskst een tweede maal in het aktekstenblad plaatsen. De cliënthistriek zu hierdr ten nrechte een dubbel aangerekende hyptheekkst vertnen. Een juiste keuze in dit geval is het blkje 1ste hyptheekkantr te kiezen. Z kan bij het beken van de effectief betaalde kst rekening gehuden wrden met hetgeen (vrheen) al als prvisie werd gebekt. Tezelfdertijd zrgt ActaLibra ervr dat het gekzen blkje in dit vrbeeld autmatisch wrdt herdpt tt Andere hyptheekkantren, met de juiste rekening. Het kmt er dus p aan dat blkje te kiezen waarp deze zelfde kst vrdien geprvisineerd werd. Indien de dssierbeheerder die prvisie (ten nrechte) p een ander hyptheekblkje plaatste, vlg hem hierin, en kies dat zelfde blkje m k daarp de effectieve ksten te beken. ActaLibra zal zelf de ndige aanpassingen den. De mschrijving en de achterliggende rekeningen wrden autmatisch bijgewerkt. Bladzijde 34 van 39
5.4 Aanvullende staat nà 1 jan 2010 beken, terwijl andere hyptheekksten ng p ude wijze werden gebekt In het geval de inschrijving reeds ntvangen en verwerkt werd vóór de bekhudkundige hyptheekpvlging, en de aanvullende staat pas verrekend/betaald wrdt ná de pstartdatum van bekhudkundige hyptheekpvlging, met u als vlgt tewerk gaan. Bij het klikken p de knp Ksten inbeken (Expeditie), zal ActaLibra vr z n ude akte (met een aktekstenblad dat ng de vregere aanpak vlgde) geen passend blkje in het kstenblad vinden. Daarm krijgt u eerst nderstaand venster te zien, waarin u zelf met aangeven welk blkje (=subttaallijn) met wrden gekppeld aan dit HYP-bekje. We hernemen het zelfde vrbeeld als hierbven : Indien je vaststelt dat het hyptheekkantr niet vereenstemt met het kstenblkje waarp je eerder de prvisie bekte, dan met je deze peratie afbreken (via Annuleer, 2x OK en pnieuw Annuleer), en in het kstenblad de prvisie eerst naar het juiste hyptheekblkje verplaatsen. Indien het hier wel degelijk het 1 ste hyptheekkantr betreft, dan zien we dat er vrdien reeds 521,87 werd gebekt p de ude rekening 703000, zeer waarschijnlijk vr de inschrijving. In dit geval meten we het eerder geprvisineerde en gebekte bedrag ngemeid laten. Dat was immers een crrecte beking vlgens de ude werkwijze. We mgen met andere wrden dat blkje niet recupereren m er deze bijkmende kst (van de aanvullende staat) p te beken. We meten een nieuw blkje tevegen, f een bestaand ngebruikt blkje recupereren. De te te vegen beking vr de aanvullende staat met immers vlgens de nieuwe werkwijze verlpen aangezien deze kst verrekend/betaald wrdt ná de pstartdatum van bekhudkundige hyptheekpvlging. Het kmt er dus p aan een blkje te kiezen waarp ng geen ksten geprvisineerd f gebekt werden. Een gede kandidaat is hier het blkje Andere hyptheekkantren. ActaLibra zrgt ervr dat het gekzen blkje autmatisch wrdt herdpt tt Andere hyptheekkantren, en de juiste rekening krijgt tegewezen. Bladzijde 35 van 39
Geen geschikt blkje gevnden? Is er geen ander ngebruikt hyptheek-blkje beschikbaar, dan met u de huidige peratie afbreken (via Annuleer, 2x OK en pnieuw Annuleer) en een blkje tevegen aan het aktekstenblad. Ga hiervr tewerk als beschreven nder Hyptheekblkje tevegen/kpiëren in het aktekstenblad. Na het kpiëren van een blkje, herneemt u deze kstenbeking (via expeditie). U kan nu wel een ngebruikt hyptheekblkje kiezen. Bladzijde 36 van 39
5.5 Hyptheekblkje tevegen/kpiëren in het aktekstenblad Open het kstenblad in kwestie. Klik ergens in het (eerste) Hyptheek-blkje, en klik nderaan p de knp Blk kpiëren Nu krijgt u twee maal het zelfde blkje. Het nieuwe blkje wrdt ONDER het riginele blkje tegevegd. Laat het riginele blkje ngemeid! Zrg ervr dat in het nieuwe blkje geen bedragen meer staan. Zet aantallen en eventueel de prvisiebedragen p 0 (nul). Wanneer u nu pnieuw effectieve ksten gaat inbeken (via expeditie), zal dit extra kstenblkje beschikbaar zijn vr gebruik. Zie Aanvullende staat beken via nieuwe kstenpvlging. 5.6 Reeds uitgeverde betalingen cmpenseren In afwachting van deze financiële pvlging van hyptheken via ActaLibra HYP-bekjes, diende u uiteraard reeds betalingen aan hyptheekkantren uit te veren. Zwel strtingen van prvisies als individuele verschrijvingen aan andere hyptheekkantren. Deze bedragen zijn k al van uw bankrekening afgebekt (wellicht via de dr SDP vrziene wachtrekening). Vr elke strting/verschrijving die is gebeurd nà de pstartdatum van de hyptheekbekjes (zeker vanaf 1/1/2010), met u in het passende hyptheekbekje een betalingslijn hebben, en desnds met terugwerkende kracht tevegen. Omdat u de feitelijke betaling al eerder had gebekt, meten we elke dergelijke dubbele beking via cmpensatie tegenbeken. Dat geldt enkel vr HYP-bekjes waar u een lpende rekening heeft. Zie verderp Cmpenseer de eerder gebekte betaling. Bladzijde 37 van 39
5.6.1 Betaling beken via HYP-bekje met een prvisierekening. Een betaling/strting van een prvisie aan een hyptheekkantr waar we een lpende rekening hebben, verlpt als vlgt : Open het venster Betalingen aan externe administraties (via het menu) Kies het juiste HYP-bekje (HYP1, HYP2, ), en klik p Bekingen (f druk Enter) Veg een nieuw lijn te (F7 f de + knp), en kies vr ptie 2, en klik Vlgende Kies vr betaling via cheque. (die we straks gaan afpunten in een cmpensatiebekstuk) OPGELET : Indien we de (echte) betaling al hadden uitgeverd, is het belangrijk dat we in deze herneming van de beking : 1. kiezen vr een betaling via UITGAANDE CHEQUE (die we uiteraard NIET UITSCHRIJVEN) 2. die we vervlgens wegbeken via een cmpensatiebekstuk (zie Cmpenseer de eerder gebekte betaling) 5.6.2 Betaling beken via HYP-bekje znder een prvisierekening (HYPAND). Een betaling van effectieve hyptheekksten aan een hyptheekkantren waar we geen lpende rekening hebben, verlpt best via Expeditie. Bladzijde 38 van 39
De prcedure staat bescheven nder Financiële verwerking Werkwijze Stap 7, waar u pteert vr betaling via cheque, die we vervlgens gaan afpunten in een cmpensatiebekstuk. 5.6.3 Cmpenseer de eerder gebekte betaling Aangezien de betaling nu twee maal is gebekt, meten we de hierbven gemaakte betaling ng tegenbeken. Indien u nze aanbevelingen vlgde, gebruikte u een dr ns vrziene wachtrekening 499500 Wachtrekening pstart hyptheken, m alvast uw betalingen p te beken. De cmpensatiebeking die u in dat geval met beken is de vlgende : Open het cmpensatie-jurnaal en druk Enter m het laatste bekstuk te krijgen. Druk F7 (f de + -knp) m een nieuw cmpensatie-bekstuk te te vegen. Geef als bekingsdatum de datum van de betaling, en bewaar met F9 f de -knp. Als eerste lijn in dit bekstuk dien je de hierbven gebekte cheque (zie Betaling beken via HYPbekje znder een prvisierekening (HYPAND)) af te punten. Kies dus vr ptie 6. afpunting cheque Als tweede lijn kies je vr de rekening waarp je de vrheen uitgeverde betaling bekte. Indien u de daarte vrziene wachtrekening gebruikte, kiest u ptie 5. Beking p algemene rekening en kies wachtrekening 499500). Dat geeft vlgende beking : Klik Ventileer m deze cmpensatie te ventileren. Bladzijde 39 van 39