IT Gvernance Studietaak 1 (A en B)
Open Universiteit faculteit Managementwetenschappen Cursusteam ir. H.B.F. Hfstee, cursusteamleider en auteur Open Universiteit prf. dr. R.J. Kusters, auteur, Open Universiteit Prgrammaleiding prf. dr. R.J. Kusters, Open Universiteit Disciplineleiding prf. dr. R.J. Kusters, Open Universiteit 2
IT Gvernance Werkbeknderdeel Studietaak 1 (A en B) Intrductie, selectie auditrganisatie, samenstellen auditteam en planning werkzaamheden 3
Prductie Open Universiteit, Heerlen 2012 Open Universiteit, Heerlen Behudens uitznderingen dr de Wet gesteld mag znder schriftelijke testemming van de rechthebbende(n) p het auteursrecht niets uit deze uitgave wrden verveelvudigd en/f penbaar gemaakt dr middel van druk, ftcpie, micrfilm f anderszins, hetgeen k van tepassing is p gehele f gedeeltelijke bewerking. Save exceptins stated by the law n part f this publicatin may be reprduced in any frm, by print, phtprint, micrfilm r ther means, including a cmplete r partial transcriptin, withut the prir written permissin f the publisher. Eerste druk september 2012 Cursuscde B.70.3.3.2 4
Ten geleide Dit is studietaak 1 (nderdeel A en B) met de taakpdrachten die hren bij de cursus IT Gvernance (B70332). Iedere taakpdracht heeft een eigen verplicht te gebruiken uitwerkingssjabln. Elk uitwerkingssjabln bestaat uit één f meer in te vullen tabellen. De studietaken zijn genummerd van 1 t/m 5. De taakpdrachten kunnen een nummering p drie niveaus hebben. Bijvrbeeld: taakpdracht x.y.z hrt bij studietaak x, heeft betrekking p taakpdracht y van die studietaak en heeft daarbinnen vlgnummer z. Bij een aantal pdrachten kunt u kiezen uit vrgedefinieerde antwrden. U kunt uw keuze daar maken dr te kiezen uit een vervlgkeuzelijst (zie Figuur 1). Figuur 1 Vrbeeld vervlgkeuzelijst Onderstaand schema geeft de psitie aan van studietaak 1 ten pzichte van de verige studietaken van de cursus. Studietaak 1A Individuele uitwerking ten beheve van het vaststellen van de geschiktheid van de rganisatie waar u werkt (f die u ged kent) als te auditten rganisatie. Is de rganisatie waar ik werk f die ik ged ken geschikt m te fungeren als te auditten rganisatie? Studietaak 1B Teamgewijze uitwerking: taakstellende prjectplanning: mijlpalen en activiteiten binnen de drlptijd van maximaal zes maanden, tijdsbesteding binnen budget (studielast van 240 uur). Wat gaan we wanneer den? Heveel tijd gaan we eraan besteden? Studietaak 2 Identificatie van kansen en bedreigingen (in teamverband) Stappenplan ten beheve van een gestructureerde aanpak van het auditprces in studietaak 2 en 3. Welke kansen en bedreigingen hebben we geïdentificeerd? B70332-Studietaak 1 (A en B) 5
Studietaak 3 Identificatie van sterkten en zwakten (in teamverband). Welke sterkten en zwakten hebben we geïdentificeerd? Studietaak 4 SWOT-analyse, managementrapprtage (in teamverband). Gaat de rganisatie structureel ged m met haar IT, gezien het belang vr de rganisatie? Welke aanbevelingen gericht p verbetering stelt u vr? Studietaak 5 Individuele uitwerking: persnlijk reflectieverslag. Wat heeft de cursus u pgeleverd welke leerdelen zijn wel bereikt, wat niet en waarm? Suggesties vr verbetering van de cursus. Schema 1 Schematisch verzicht cursus IT Gvernance B70332-Studietaak 1 (A en B) 6
Inhud TEN GELEIDE... 5 INLEIDING... 8 UIT TE VOEREN ACTIVITEITEN STUDIETAAK 1A EN 1B... 8 TAAKOPDRACHTEN VAN STUDIETAAK 1A... 10 TAAKOPDRACHT 1.1 TOEPASSEN VAN HET SELECTIECRITERIUM UITERLIJKE KENMERKEN VAN DE ORGANISATIE... 11 TAAKOPDRACHT 1.2 DE RELEVANTIE VAN HET UITVOEREN VAN EEN IT GOVERNANCE AUDIT EN DE BEREIDHEID TOT MEDEWERKING VAN UW ORGANISATIE... 13 AFSLUITING STUDIETAAK 1A... 15 INDIVIDUELE LEERDOELEN... 15 AFRONDING... 15 TAAKOPDRACHTEN VAN STUDIETAAK 1B... 15 TAAKOPDRACHT 1.3 ROLVERDELING AUDITTEAM... 15 TAAKOPDRACHT 1.4 PLANNING... 16 AFSLUITING STUDIETAAK 1B... 19 AFRONDING... 19 REFERENTIES... 20 B70332-Studietaak 1 (A en B) 7
Inleiding Studietaak 1 is verdeeld in twee nderdelen 1A en 1B, en bestaat uit vier taakpdrachten. De taakpdrachten 1.1.1, 1.1.2, 1.2.1 en 1.2.2 (van studietaak 1A) werkt u gebruikmakend van het bijbehrende uitwerkingssjabln individueel uit en levert u bij de dcent in. Zdra de dcent vldende individuele uitwerkingen heeft ntvangen en er minimaal één vr een IT Gvernance audit geschikte rganisatie is aangemeld, stelt de dcent een auditteam samen dat gezamenlijk gaat werken aan de studietaak 1B. Belangrijk: de cursus staat f valt bij de aanmelding van vldende rganisaties die geschikt zijn vr een IT Gvernance audit. Van u verwachten we een vldende investering in het ptentieel aanmelden van uw rganisatie. Dat betekent dat u vldende drlptijd met reserveren m uw rganisatie een beslissing te laten nemen. Begin dus direct na de start van de cursus met het werken aan studietaak 1A. De taakpdrachten 1.3 en 1.4 (van studietaak 1B) werkt u in teamverband uit. Deze uitwerking dient u, f degene binnen het team die daarvr verantwrdelijk is, in de week direct na de kickfbijeenkmst met uw auditteam bij de dcent in te leveren. Uit te veren activiteiten studietaak 1A en 1B In grte lijnen vert u in studietaak 1 activiteiten uit zals in Overzicht 1 is samengevat. Studietaak Vrm Activiteit(en) Del Studietaak 1 A Intrductie, bepaling geschiktheid van de rganisatie waar u werkt f die u ged kent 1 als te auditten rganisatie. Individuele studeer- en uitwerkactiviteit. 1. Lees de brief die u hebt ntvangen bij uw cursusmateriaal en bewaar deze zrgvuldig. 2. Bezek de cursussite p studienet met cursuscde B70332. Raadpleeg de infrmatie, maak uzelf wegwijs p de site. 3. Bestudeer de Intrductie tt de cursus (Hfstee, 2012a). 4. Dwnlad van de cursussite (knp Cursusmaterialen ) het cursusdcument The IT Gvernance Audit (IMA) (Hfstee & Kusters, 2012) en bestudeer de tekst. 5. Lees de artikelen waaraan in dit cursusdcument wrdt gerefereerd. Deze zijn pgenmen in het cursusnderdeel Intrductie tt de cursus (Hfstee, 2012a). 6. Lees het tekstbek van Applegate (Applegate, Austin, & Sule, 2009) en nteer nderwerpen die in aanmerking kmen m bij uw rganisatie nderzcht te wrden p Wegwijs wrden p de cursussite en in het elektrnische werkbek, kennismaken met IT Gvernance auditing en met het tekstbek van Applegate (2009), individuele vrbereiding p de kennismaking met het auditteam. 1 Dat wil k zeggen dat u geautriseerde tegang met hebben tt brnnen (persnen, schriftelijk). B70332-Studietaak 1 (A en B) 8
Studietaak Vrm Activiteit(en) Del kans/bedreiging dan wel sterkte/zwakte. 7. Bestudeer in Applegate (2009) de Intrductin en Chapter 1 Understanding Business Mdels (inclusief Appendix 1A en 1B). 8. Neem kennis van de inhud van studietaak 1 (p. 9 t/m 22). 9. Dwnlad van de cursussite (knp Cursusmaterialen ) het nderdeel Uitwerkingssjabln studietaak 1A. 10. Dwnlad van de cursussite (knp Brnnen ) het nderdeel Infrmatiebrchure vr rganisaties die als auditrganisatie willen fungeren. Gebruik dit m uw werkgever f het management van een rganisatie die u ged kent eventueel te infrmeren ver de IT Gvernance audit. 11. Werk de pdrachten 1.1.1 t/m 1.2.2 van studietaak 1A vlledig uit waarbij u het verplichte uitwerkingssjabln studietaak 1A gebruikt. 12. Sluit uw uitwerking af met een verzicht van de leerdelen die u persnlijk wilt hebben bereikt na afrnding van de cursus. 13. Stuur uw individuele uitwerking van studietaak 1A per email p aan de dcent. Studietaak 1B: cncrete werkafspraken ver rlverdeling, Individuele studeeractiviteit Teambijeenkmst, grepsgewijze activi- 14. Bestudeer het tekstbek van Applegate (Applegate et al., 2009) grndig en maak samenvattingen. 15. Direct nadat er dr de dcent een auditteam is samengesteld ntvangt u een e-mail met startinstructies. 16. Degene bij wiens aangemelde rganisatie de IT Gvernance audit gaat plaatsvinden (de infrmant) start met het rganiseren van een eerste teambijeenkmst als kickff van het auditprject. 17. Deze kickfbijeenkmst met plaatsvinden binnen twee werkweken na ntvangst van de e-mail van de dcent. 1. Dwnlad van de cursussite (knp Cursusmaterialen ) het nderdeel Uitwerkingssjabln studietaak 1B. 2. Bijwnen en actief deelnemen aan Beschikken ver vldende basiskennis van IT Gvernance nderwerpen. Kennismaking, werkafspraken vastleggen, prjectplanning maken. B70332-Studietaak 1 (A en B) 9
Studietaak Vrm Activiteit(en) Del mijlpaal- en activiteitenplanning vr studietaken 2, 3, 4 en 5, binnen de randvrwaarden van studielast (240 uur) en maximale drlptijd (6 maanden). teit. de kennismakingsbijeenkmst. 3. Uitwerken van studietaak 1B met uw auditteamleden, waarbij u het verplichte uitwerkingssjabln studietaak 1B gebruikt. 4. Stuur de teamuitwerking van studietaak 1B binnen één week na de kennismakingsbijeenkmst per e-mail p aan de dcent en c.c. naar de examinatr in Heerlen. Overzicht 1 Uit te veren activiteiten in studietaak 1 Taakpdrachten van studietaak 1A Alle studenten die zich net als u vr deze cursus hebben ingeschreven meten studietaak 1A vlledig en individueel uitwerken. De studietaak is erp gericht m u als vrbereiding p de kennismakingsbijeenkmst te laten vaststellen f de rganisatie waar u werkzaam bent, f die u ged kent 2 in beginsel geschikt is m als auditrganisatie te fungeren. In beginsel geschikt wil zeggen dat u een intentie van medewerking met verkrijgen als de rganisatie in aanmerking kmt m als auditrganisatie te fungeren. Het betekent echter niet autmatisch dat de IT Gvernance audit k daadwerkelijk in uw rganisatie zal wrden uitgeverd. Het kan namelijk zijn dat er een andere, (ng) beter geschikte rganisatie aangemeld is. Het is dus van belang ng geen harde tezeggingen te den bij de verwervingsactiviteiten van uw rganisatie als ptentiële auditrganisatie. U dient uw rganisatie hiervan expliciet p de hgte te stellen. De cnsequenties van deelname aan de IT Gvernance audit vr rganisaties staat beschreven in het dcument Infrmatiebrchure vr rganisaties die als auditrganisatie willen fungeren dat u dwnladt van studienet. Gebruik dit dcument m uw werkgever f het management van een rganisatie die u ged kent eventueel te infrmeren ver de IT Gvernance audit. We intrduceren in studietaak 1A een aantal criteria waarmee u de geschiktheid van uw rganisatie kunt berdelen. Deze criteria hebben we verdeeld in twee categrieën. Het gaat m criteria ver: De uiterlijke kenmerken van de rganisatie ( is de rganisatie geschikt wat betreft mvang, cmplexiteit, e.d.? ). De inhudelijke relevantie van het uitveren van een IT Gvernance audit en de bereidheid tt medewerking van de rganisatie en ( is de uitvering van een ict-managementaudit in uw rganisatie inhudelijk relevant, is men bereid mee te werken? ). Belangrijk: de cursus staat f valt bij de aanmelding van vldende rganisaties die geschikt zijn vr een IT Gvernance audit. Van u verwachten we een vldende investering in het ptentieel aanmelden van uw rganisatie. Dat betekent dat u vldende drlptijd met reserveren m 2 Dat wil k zeggen dat u geautriseerde tegang met hebben tt brnnen (persnen, schriftelijk). B70332-Studietaak 1 (A en B) 10
uw rganisatie een beslissing te laten nemen. Begin dus direct na de start van de cursus met het werken aan studietaak 1A. Taakpdracht 1.1 Tepassen van het selectiecriterium uiterlijke kenmerken van de rganisatie Na uitwerking van taakpdracht 1.1.1 en 1.1.2 vr uw rganisatie, kunt u de vlgende vraag beantwrden: Vldet uw rganisatie in vldende mate aan de uiterlijke kenmerken die gesteld meten wrden aan een geschikte auditrganisatie? Telichting Het is niet zinvl een uitgebreide IT Gvernance audit uit te veren vr een bedrijf met drie werknemers en een simpele bekhuding p de pc: het leereffect daarvan zal nvldende zijn. Aan de andere kant is het, gegeven de beperkingen van cursustijd en inspanning en gegeven het feit dat u in een leersituatie zit, niet zinvl een vlledige IT Gvernance audit van een grte multinatinale rganisatie te maken, u zult in dat geval p zek meten naar een sub f aspectsysteem binnen de grenzen van een dergelijk grte rganisatie. Een geschikte rganisatie (f zelfstandig nderdeel daarvan) zal ergens tussen deze twee extremen in meten zitten. De rganisatie mag niet te cmplex zijn vanwege de haalbaarheid binnen de randvrwaarden van deze cursus, maar de rganisatie mag k niet te simpel van pbuw zijn, mdat er in die laatste situatie nvldende leereffect zal ptreden. U vlgt de studeeraanwijzingen die in het uitwerkingssjabln van studietaak 1A zijn pgenmen. Om bvenstaande vraag te kunnen beantwrden met u eerst de vlgende taakpdrachten achtereenvlgens uitwerken. TAAKOPDRACHT 1.1.1 De achtergrnden van uw rganisatie Maak een beschrijving van het business mdel van uw rganisatie(nderdeel). Vat uw beschrijving samen in maximaal 1200 wrden, die u pneemt in Tabel 3 (tabblad Taakpdracht 1.1.1) van het verplichte uitwerkingssjabln studietaak 1A. Besteed in uw beschrijving aandacht aan: Algemene gegevens De naam van de rganisatie, verwijzing naar een infrmatieve website. De jaarmzet in eur s, het aantal persneelsleden, verige relevante kwantitatieve gegevens. Het business mdel van uw rganisatie De strategie van de rganisatie, d.w.z.: psitinering in de markt: delgrepen, beheften en verwachtingen van klanten, distributiekanalen m klanten te kunnen bereiken, belangrijkste cncurrenten. B70332-Studietaak 1 (A en B) 11
psitinering van prducten/diensten: het type aangebden prducten en diensten, de kenmerken van dit aanbd, de prijs die wrdt gevraagd, het verschil met alternatief aanbd van cncurrenten. psitinering in het netwerk: de rl van de rganisatie en de activiteiten binnen het netwerk van televeranciers, prducenten, distributeurs en partners, zie (Applegate et al., 2009, Appendix 1B). begrenzing: markten, prducten en zaken die niet wrden nagestreefd. welke kansen en bedreigingen ziet u, he kan de inzet van IT bijdragen (f draagt deze al bij) aan het benutten van de kansen en/f het afweren van bedreigingen, zie (Applegate et al., 2009, Appendix 1A)? De capabilities van de rganisatie, d.w.z.: bedrijfsprcessen en infrastructuur: beschrijf de primaire en ndersteunende prcessen en de rl van IT in een ndersteunende f mgelijk makende (enabling) rl. mensen en partners: beschrijf de expertise die aanwezig is f ingehuurd wrdt m de vereiste activiteiten en prcessen uit te kunnen veren en de rl die IT speelt bij het definiëren, rganiseren en pbuwen van kennis binnen uw rganisatie. rganisatiemdel en rganisatiecultuur: beschrijf de rganisatiestructuur (rgangram), beargumenteer f dit mdel bevrderend f belemmerend werkt p de besluitvrming en uitvering van het werk. Beargumenteer in heverre een infrmele rganisatiecultuur (geef een typering) bevrderend f belemmerend werkt p het vervullen van rllen en het dragen van verantwrdelijkheid. leiderschap en gvernance: karakteriseer het leiderschap binnen de rganisatie en de aanwezigheid en het gebruik van gvernance structuren, d.w.z. de aanwezigheid en inzet van strategische beheersinstrumenten, zals: mgevingsanalyse, definiëren van de strategische psitie, het stellen van delen, het pririteren van prjecten en investeringen. peratinele beheersinstrumenten, zals: het stellen van krte termijn delen, en de beheersing van lpende bedrijfsprcessen en prjecten. effectief risicmanagement, zals: identificatie en management van de belangrijkste risic s. effectieve ntwikkeling en management van gedeelde waarden en cultuur die als richtsner gelden vr het nemen van besluiten en het uitveren van acties. welke sterkten en zwakten ziet u, he kan de inzet van IT bijdragen aan het verder versterken van sterke nderdelen en/f het beperken van zwakke nderdelen, zie (Applegate et al., 2009, Appendix 1A)? B70332-Studietaak 1 (A en B) 12
De waardecreatie vr alle stakehlders, d.w.z.: stakehlders: beschrijf de belangrijkste stakehlders, hun belangen en he men daar p inspeelt. financiële cijfers: mzet, pbrengsten, winst, evt. ROE, jaarlijks IT-budget (verdeeld naar ntwikkeling en nderhud) en wat u verder van belang acht. De verdere evlutie van het business mdel, d.w.z. welke benadering(en) streeft men na, waarin (prducten, markten, businesses), waarm en wanneer: vergrten, verbreden, explreren, eruit stappen? Taakpdracht 1.1.2 uiterlijke kenmerken die gesteld (meten) wrden aan de practicumrganisatie U vlgt de studeeraanwijzingen die in het uitwerkingssjabln van studietaak 1A zijn pgenmen. Als u minimaal vier vragen ver de uiterlijke kenmerken van uw rganisatie met Ja hebt beantwrd dan vldet de rganisatie waar u werkt in vldende mate aan dit criterium. Dit resultaat wrdt autmatisch vergenmen in Tabel 1 p het eerste tabblad van het uitwerkingssjabln (tabblad Resultaat 1.1 en 1.2). Het veld Mtivatie in Tabel 1 met u zelf invullen. Taakpdracht 1.2 de relevantie van het uitveren van een IT Gvernance audit en de bereidheid tt medewerking van uw rganisatie Na uitwerking van deelpdracht 1.2.1 en 1.2.2 vr uw rganisatie kunt u de vlgende vraag beantwrden: Is de uitvering van een IT Gvernance audit bij uw rganisatie relevant en tnt uw rganisatie vldende bereidheid tt medewerking aan de uitvering ervan? Telichting Kern van deze pdracht is de vraag f het vr uw rganisatie de meite waard is m mee te werken aan de IT Gvernance audit. Dit heeft vral betrekking p de vraag f IT-prblematiek k als zdanig wrdt herkend en nderkend in de rganisatie: de relevantie van het uitveren van een audit. Is dat het geval dan kan dit een psitief effect hebben p de mtivatie tt medewerking van de rganisatie en haar medewerkers (taakpdracht 1.2.1). Daarnaast spelen een aantal praktische zaken die geregeld meten kunnen wrden (taakpdracht 1.2.2). Werk vr het beantwrden van bvenstaande vraag eerst de vlgende deelpdrachten achtereenvlgens uit. U vlgt de studeeraanwijzingen die in het uitwerkingssjabln van studietaak 1A zijn pgenmen. B70332-Studietaak 1 (A en B) 13
Taakpdracht 1.2.1 de relevantie van het uitveren van een IT Gvernance audit Meestal zit het (tp)management van een rganisatie al langere tijd met een aantal vragen f vraagpunten ver IT Gvernance. Het is verstandig m hier aan het begin van de audit direct bij aan te sluiten, mdat alleen dan het uitveren van een ict-managementaudit wenselijk, zinvl en dus vanuit het gezichtspunt van de rganisatie relevant is. Het gaat er m te achterhalen van welke IT Gvernance knelpunten f hfdprblemen het management als het ware wakker ligt. Ok is het van belang te achterhalen f men die knelpunten p dit mment wil verhelderen dan wel plssen, fwel: staan ze p de managementagenda? De knelpunten waar het management mee zit zijn meestal gebaseerd p halve en hele -, gekleurde en ngekleurde - percepties p allerlei gebied, p verschillende tijdstippen en p verschillend niveau. We spreken van een prbleemkluwen mdat de prblematiek in deze fase (ng) niet gestructureerd en systematisch verwrd is, maar eerder rafelig en intuïtief van aard is. De kunst van een verantwrde IT Gvernance audit is dat u vanuit een nrmenkader dat u zelf p basis van de aangebden literatuur ntwikkelt, nderbuwde antwrden geeft p systematisch gestelde auditvragen. Uiteraard is het de bedeling dat u daarmee tevens een antwrd geeft p de meer intuïtief gefrmuleerde vraagpunten van het management. Ons uitgangspunt vr de bepaling van de relevantie van het uitveren van een ict-managementaudit is, dat één f meer van IT Gvernance vraagpunten met spelen bij managers in de rganisatie waarin u werkzaam bent. Als dat z is, dan is de rganisatie (inhudelijk) vldende gekwalificeerd m te fungeren als auditrganisatie. Ga vr uw rganisatie na welke van de IT Gvernance vraagpunten spelen. Het zijn vragen die het algemeen management van een rganisatie kan stellen m zicht te krijgen p de gezndheid van de IT-activiteiten. Geef dit in het uitwerkingssjabln van studietaak 1A aan dr in Tabel 5 per vraag Ja f Nee te kiezen (tabblad Taakpdracht 1.2.1). U kunt zelf k vragen tevegen (16.1 t/m 16.5). Geef tevens expliciet aan p welke waarnemingen (en brnnen) u zich baseert. Deze brnnen kunnen bestaan uit gesprekken met (verantwrdelijke) managers uit de rganisatie(nderdelen), de IT-functie, eindgebruikersgrepen en (externe) partners. Ok schriftelijke brnnen kunnen relevant zijn. We nemen: jaarverslagen, afdelingsplannen, budgetten, ntulen van vergaderingen, bedrijfsperidieken, brancherapprten, etc. Uw antwrden wrden autmatisch vergenmen in Tabel 2 p het eerste tabblad van het uitwerkingssjabln (tabblad Resultaat 1.1 en 1.2). Taakpdracht 1.2.2 bereidheid bij uw rganisatie m praktisch ndzakelijke dingen te regelen U vlgt de studeeraanwijzingen die in het uitwerkingssjabln van studietaak 1A zijn pgenmen. Ga vr uw rganisatie na f een aantal praktische zaken vr het uitveren van het practicum te regelen zijn. Geef dit in het uitwerkingssjabln van studietaak 1A aan dr in Tabel 6 per vraag Ja f Nee te kiezen (tabblad Taakpdracht 1.2.2). Vul nu de nderste resterende cellen van Tabel 2 in p het eerste tabblad van het uitwerkingssjabln (tabblad Resultaat 1.1 en 1.2). B70332-Studietaak 1 (A en B) 14
Afsluiting studietaak 1A Individuele leerdelen Ga vr uzelf na welke leerdelen u na afrnding van deze cursus in termen van bereikte cmpetenties (zie hfdstuk 3 en 12 van de Intrductie tt de cursus) wilt hebben bereikt. Maak hiervan een krt verzicht, dat u pneemt in Tabel 7 van het verplichte uitwerkingssjabln studietaak 1A (tabblad Individuele leerdelen). In studietaak 5 reflecteert u p de mate van bereiken van deze individuele leerdelen en p de daadwerkelijk verwrven cmpetenties. Afrnding Het individuele gedeelte van studietaak 1 (nderdeel 1A) heeft u hiermee afgernd. U dient uw uitwerkingen nu aan de dcent te mailen. Zie de cursussite en/f de brief die u bij het cursusmateriaal hebt ntvangen vr de juiste manieren van verzenden en het juiste e-mailadres. NB. Ok indien uw rganisatie niet aan de gestelde criteria vldet, dan dient u uw uitwerkingen van taakpdrachten 1.1.1, 1.1.2, 1.2.1 en 1.2.2, de leerdelen en de samenvattende tabellen aan het begin van pdrachten 1.1 en 1.2 in te leveren. Belangrijk: De uitwerkingen van studietaak 1A zijn verplicht m aan het eind van de cursus vr berdeling in aanmerking te kmen Taakpdrachten van Studietaak 1B Dit nderdeel van studietaak 1 vert u in teamverband uit tijdens de kennismakingsbijeenkmst met uw auditteam en is erp gericht m een snelle drstart te bevrderen en afspraken vast te leggen. Daarnaast wrden in deze studietaak enkele ndzakelijke gegevens verzameld vr administratieve deleinden. Belangrijk: We raden u aan deze pdrachten (met name pdracht 1.3) al vóór de kennismakingsbijeenkmst met uw auditteam individueel vr te bereiden. Taakpdracht 1.3 Rlverdeling auditteam Vr administratieve deleinden willen wij een aantal gegevens vastleggen ver de gekzen rlverdeling in het auditteam. Vul deze gegevens in Tabel 2 van het verplichte uitwerkingssjabln studietaak 1B. Vr de vlledigheid is hiernder een krte beschrijving gegeven van de rllen van de diverse rllen. - De prjectleider is verantwrdelijk vr het uitveren van het prject vlgens de met de (schaduw-)pdrachtgever (= dcent) vereengekmen planning van werkzaamheden, zals vastgelegd in de uitwerking van studietaak 1B. De prjectleider is het eerste aanspreekpunt vr de (schaduw-) pdrachtgever en vertegenwrdigt het team naar buiten. De prjectleider bevrdert dat de verige teamleden hun taken prfessineel en in gede samenwerking kunnen uitveren en beslist in gevallen waar nderlinge vereenstemming niet tt stand kmt. De prjectleider rapprteert de mijlpalen naar de (schaduw-)pdrachtgever. B70332-Studietaak 1 (A en B) 15
- De prjectsecretaris draagt nder meer zrg vr een adequate verslaglegging en archivering van de prjectresultaten en besluitenlijsten van het team. Ok het inrichten en nderhuden van het teamprtfli is een taak van de prjectsecretaris. Het is belangrijk dat een van de functinarissen het bewaken van de verzending van de (juiste) eindversies van (deel)pdrachten aan de teamleden en de dcent als taak krijgt tebedeeld. - De verantwrdelijkheid van de infrmant wrdt (meestal) ingevuld dr het teamlid dat werkzaam is bij het bedrijf waar de audit wrdt uitgeverd. Deze is nder meer verantwrdelijk vr een adequate cmmunicatie in en met het bedrijf waar de audit wrdt uitgeverd. Dit kan een zware taak zijn. Het team dient er p te te zien dat deze functinaris niet wrdt verbelast. Het verdient aanbeveling m deze functie, als dat haalbaar is, ver twee persnen te verdelen. - De eindredacteur is nder meer verantwrdelijk vr de tekstuele inhud en vrm van de rapprtages. Taakpdracht 1.4 Planning Nadat de te auditten rganisatie dr de dcent is geselecteerd en het auditteam is samengesteld, met u gezamenlijk vr de resterende studietaken de rlverdeling vaststellen, werkafspraken maken en een eigen prjectplanning wat betreft mijlpalen en inspanning pstellen. Deze planning met dr de dcent wrden gedgekeurd en is vr uw auditteam taakstellend. Het gewenste niveau van planningsdetail ligt één stap dieper dan studietaakniveau, dat wil zeggen dat u nu gaat plannen p taakpdrachtniveau (vr studietaak 2 en 3 stappenplanniveau, zie verderp: Stramien in studietaak 2 en 3). Als indicatie geven we in Tabel 1 een schatting van de p studietaakniveau bendigde inspanning per teamlid. U kunt het verzicht van Tabel 1 gebruiken vr het pstellen van de gevraagde planning. De maximale drlptijd bedraagt zes maanden f 26 weken. Merk p dat een planning altijd gemaakt met wrden met nvldende infrmatie en dat het daarm ged mgelijk is dat u tussentijds de planning zult meten aanpassen. Denk er aan dat u alle betrkkenen van deze wijzigingen p de hgte brengt. Studietaak Hfdactiviteiten Geschatte studiebelasting per teamlid (uren) 1 Bestuderen cursusmateriaal (Intrductie, Applegate) 65 Uitwerken studietaak 1A Uitwerken studietaak 1B NB: deze uren neemt u niet in uw planning p, want die heeft u al besteed. 2 Externe analyse vlgens stappenplan: Rapprt Kansen en 70 bedreigingen van IT Impact p het business mdel bij <rganisatie X> 3 Interne analyse vlgens stappenplan: Rapprt Sterkten en 55 zwakten van de IT-business en het IT- leadership bij <rganisatie X> 4 SWOT-analyse: Rapprt IT Gvernance en IT management 40 bij <rganisatie X>: cnclusies en aanbevelingen 5 Individuele reflectie: individueel reflectierapprt 10 Ttaal 240 Tabel 1 Geschatte inspanning B70332-Studietaak 1 (A en B) 16
Neem uw planning p in Tabel 1 van het verplichte uitwerkingssjabln studietaak 1B. Telichting In deze cursus zult u in de taakpdrachten waarschijnlijk zeer veel nderzeksvragen (p)stellen en beantwrden. Het vlledig, genuanceerd en in vereenstemming met de meningen van alle betrkkenen uit de auditrganisatie beantwrden van al deze vragen zal beduidend meer tijd ksten dan vr deze cursus is uitgetrkken. Dat is uiteraard niet de bedeling. U met de ttale beschikbare inspanning per teamlid zien als taakstellend. Wij gaan ervan uit dat u de cursus binnen de beschikbare drlptijd van maximaal zes maanden afrndt. De planning van de werkzaamheden, evenals de keuze van de nauwkeurigheid waarmee u de vragen gaat beantwrden (met inschakeling van de relevante brnnen) dient u hierp af te stemmen. Om u te helpen tt een realistische planning te kmen, vertellen we hiernder ver het stramien dat u gaat vlgen in studietaak 2 en 3, en wat er van u verwacht wrdt in studietaak 4 en 5. Stramien in studietaak 2 en 3 Het del van studietaak 2 is het identificeren van kansen en bedreigingen die de inwerking van IT kan hebben f heeft p het verbeteren van de perfrmance van het business mdel van de rganisatie. Het mijlpaalprduct is het nderzeksrapprt Kansen en bedreigingen van IT Impact p het business mdel bij <rganisatie X>, waarin u antwrd geeft p de vraag naar het belang van IT vr de rganisatie. Vr het pstellen van referentiemdellen zult u in grte lijnen (Applegate et al., 2009, Ch. 2, 3 en 4) raadplegen. Wat zijn de kansen/bedreigingen vr IT Impact p de strategie, The Search fr Opprtunity aan de hand van Prter s 5-krachten mdel, The Management f Strategic and Prject Risk. IT Impact p de capabilities, in het bijznder p het rganisatientwerp m daarmee de gewenste strategie mgelijk te maken? IT Impact p waardecreatie vr alle stakehlders? Welke bedreigingen vrmt de zgenemde Legacy Mindset, en welke kansen biedt een IT Business Mindset? Geef antwrd p de vraag: wat is het belang van IT vr de rganisatie? Het del van studietaak 3 is de identificatie van sterkten en zwakten van de IT-business en het ITleadership (IT-gvernance en het leiderschap van de IT-functie). Het mijlpaalprduct is het nderzeksrapprt Sterkten en zwakten van de IT-business en het IT- leadership bij <rganisatie X>, waarin u antwrd geeft p de vraag naar het structureel al dan niet ged mgaan van de rgansatie met IT. Vr het pstellen van referentiemdellen zult u in grte lijnen (Applegate et al., 2009, Ch. 5 t/m 10) raadplegen. Wat zijn de sterkten/zwakten p het vlak van IT-infrastructuur, Veiligheid en betruwbaarheid, Inzet van nieuwe service mdellen, Outsurcing, B70332-Studietaak 1 (A en B) 17
IT-Implementatierisic, IT-prtfli risic, IT-prjectmanagement (uitvering en beheersing) IT-leiderschap Enterprise Gvernance, IT Gvernance, Kritieke succesfactren en Gd Practices. De rl van IT binnen de rganisatie aan de hand van de IT Strategic Impact Grid, rltransities binnen de grid, leiderschap binnen ieder kwadrant van de grid. Het stramien 3 van studietaak 2 en 3 bestaat uit een stappenplan (Hfstee, 2012b) dat u bij beide studietaken vlgt. Het stappenplan ziet er als vlgt uit: Stap 1. Het selecteren van relevante therieën, cncepten en raamwerken uit (Applegate et al., 2009) als buwstenen vr het ntwikkelen van referentiemdellen. Aanvullende literatuur kan p eigen initiatief geraadpleegd wrden. Stap 2. Het hieruit ntwikkelen van referentiemdellen f kijkmdellen als lens waarmee de situatie bij de auditrganisatie wrdt beschreven, geanalyseerd en berdeeld. Vr de berdeling frmuleert u een beslisregel. Een referentiemdel (kijkmdel) is het nrmenkader van de audit dat u zelf ntwikkelt. Het bestaat uit samenhangende uit de literatuur (Applegate et al., 2009) afgeleide uitspraken ver wat wijs f verstandig is m te beslissen (en/f aanwezig dient te zijn in een bepaalde mate f kwaliteit) in een bepaalde situatie. Vrbeeld van een referentiemdel Een mderne rganisatie det er verstandig aan haar IT-infrastructuur te baseren p internetwrking technlgies. Telichting IT-infrastructuur vrmt de basis vr de meeste peratinele capabilities van rganisaties. Internetwrking technlgies bieden een manier m vr lage ksten iedereen virtueel p het zelfde netwerk aan te sluiten (LAN, WAN). Deze nieuwe technlgieën vullen aan, verbeteren en verbinden udere systemen met mderne ITinfrastructuur. Dr deze nderlinge verbndenheid nemen de peratinele capabilities te. Brn: (Applegate et al., 2009, pp. 250-254). Beslisregel Als de rganisatie haar IT-infrastructuur baseert p internetwrking technlgies dan merken we dit aan als een sterkte, anders is als een zwakte. Stap 3. Het afleiden van nderzeksvragen uit het ntwikkelde referentiemdel. Stap 4. Het vaststellen welke gegevens bij de rganisatie meten wrden verzameld m een antwrd te kunnen geven p de ntwikkelde nderzeksvragen. 3 Dit stramien bespreken we uitgebreid in het cursusdcument Stappenplan IT Gvernance audit, de achtergrnden beschrijven we in het cursusdcument The IT Gvernance Audit (IMA). B70332-Studietaak 1 (A en B) 18
Stap 5. Het bepalen van de wijze waarp de gegevens meten wrden verzameld (waarnemingsinstrumenten, vr- en nadelen, betruwbaarheid en validiteit). Stap 6. Het vaststellen van de diepgang en de reikwijdte van de cnclusies die getrkken kunnen wrden p basis van mgelijke de antwrden p de nderzeksvragen. Kan het antwrd dienen als valide en betruwbare input vr de beslisregel? Stap 7. Het daadwerkelijk verzamelen van de nderzeksgegevens bij de auditrganisatie d.m.v. het inzetten van de waarnemingsinstrumenten (veren van gesprekken met sleutelfunctinarissen, het raadplegen van dcumenten, en het ntsluiten van andere relevante brnnen, etc). Stap 8. Het p basis van de verzamelde gegevens en de uit het referentiemdel afgeleide beslisregel trekken van gerechtvaardigde cnclusies betreffende kansen f bedreigingen, dan wel sterkten en zwakten. Studietaak 4 en 5 SWOT-analyse en rapprtage In studietaak 4 vert u p basis van uw identificatie van kansen, bedreigingen, sterke punten en zwakke punten, met uw team een SWOT-analyse uit. Hierp gebaseerd stelt u de adviezen p aan het management. Die adviezen vat u samen in een managementrapprtage van maximaal 10 pagina's, getiteld: IT Gvernance en IT management bij <rganisatie X>: cnclusies en aanbevelingen. Afsluitend schrijft u in studietaak 5 een individueel reflectieverslag. Afsluiting studietaak 1B Het teamgedeelte van studietaak 1 (nderdeel 1B) heeft u hiermee afgernd. Afrnding U dient uw uitwerkingen nu z snel mgelijk aan ns te mailen. Zie de cursussite vr de juiste manieren van verzenden, het juiste inlevermment en het emailadres. Studietaak 1B met in ieder geval binnen 1 week na de kennismakingsbijeenkmst bij de dcent binnen zijn. Op basis hiervan wrdt uw beslten teammgeving in studienet dr ns z spedig mgelijk na inlevering vlledig geactiveerd (bereikbaar nder de knp Grepen in Studienet). Belangrijk vr studenten van andere aanbieders dan de OU: tt enkele werkdagen nadat u studietaak 1B heeft ingeleverd is uw grep ng niet geactiveerd en kunt u geen gebruik maken van de studienetfuncties, zals beslten discussieruimte, bestandsuitwisseling vr grep (teamprtfli) en E- mail vr grep. Inleveren van studietaak 1B levert ns de infrmatie m de juiste gebruikers aan de juiste auditteams te kppelen en e.e.a. te activeren. B70332-Studietaak 1 (A en B) 19
Referenties Applegate, L. M., Austin, R. D., & Sule, D. L. (2009). Crprate Infrmatin Strategy and Management. Eighth Editin. Text and Cases. (8 ed.). New Yrk: McGraw-Hill Irwin. Hfstee, H. B. F. (2012a). IT Gvernance. Intrductie tt de cursus. Heerlen: Open Universiteit. Hfstee, H. B. F. (2012b). Stappenplan IT Gvernance audit. Unpublished Curse Material. Open Universiteit. Hfstee, H. B. F., & Kusters, R. J. (2012). IT Gvernance. The IT Gvernance Audit (IGA). Unpublished Curse Material. Open Universiteit. B70332-Studietaak 1 (A en B) 20