SHAREPOINT TRAININGEN

Transcriptie

1 SHAREPOINT TRAININGEN SAMENWERKING MET DE IT-AFDELING Om de implementatie van Sharepint te laten slagen heeft de IT afdeling behefte aan gebruikersinfrmatie. Daarm willen wij precies weten wat het beleid is betreffende archivering én sitebeheer, krtm wat het gvernanceplan inhudt. Hier plannen wij een dagdeel vr OnSite. Tijdens en na de trainingen willen wij graag verleg met afdeling IT m bruikbare inf uit de trainingen dr te spelen. Wij raden k aan dat er mensen van de helpdesk aansluiten bij de training zdat duidelijk wrdt waar de eindgebruikers tegenaan lpen en welke infrmatie zij meekrijgen van de trainer. TRAINING EINDGEBRUIKERS SharePint is geïmplementeerd. Van medewerkers wrdt verwacht dat zij steeds meer gebruik gaan maken van SharePint dr brnnen te raadplegen p intranet, dcumenten te beheren p MySite (f OneDrive) en digitaal samen te werken. Vr de eindgebruiker is een eerste stap in dit nieuwe werken: inzicht en gebruik van MySite. Vr medewerkers die geen f weinig kennis hebben van deze mgeving wrdt deze wrkshp ingezet. Inhud Inzicht in del en mtivatie tt gebruik Krte intrductie van de SharePintmgeving (sms Intranet). Navigeren in een SharePintmgeving (// brwsermgeving) Delen van dcumenten binnen en ver afdelingen De werking van biblitheken en lijsten De samenwerking tussen Micrsft Office en SharePint De sciale kant van SharePint: vinden van mensen en expertise en samenwerken Zeken van dcumenten

2 De sciale kant Persnlijke prfiel invullen. Inzicht in cnsequenties van prfielgegevens. Prfielft (en kppeling met Outlk) Cntactpersnen (cllega`s) tevegen Werking en gebruik van de Newsfeed pagina De dcumenten kant WERKEN MET MYSITE (OF ONEDRIVE) De lay-ut van een site en de navigatie Machtigingen: verschil tussen de standaard MySite biblitheken: persnlijke en gedeelde dcumenten Zeken binnen een SharePint site: brnnen én persnen WERKEN MET BIBLIOTHEKEN Bestanden tevegen aan een dcumentbiblitheek Dcumenten in- en uitchecken Versiegeschiedenis Waarschuwingen (alerts) Een nieuwe dcumentbiblitheek maken Maken en gebruiken van metadata Zeken/filteren/srteren binnen een biblitheek WERKEN MET LIJSTEN Maken en invullen van Agenda Takenlijst Adreslijst Zeken/filteren/srteren binnen een lijst WERKEN MET DOCUMENTEN IN SHAREPOINT Dcumenten publiceren: verschil tussen maken en upladen Dcumenten wijzigen 2/6

3 In- en uitchecken Alerts instellen vr wijzigingen INTEGRATIE MET OFFICE Outlk SharePint agenda`s en Outlk agenda's SharePint biblitheken f lijsten weergeven in Outlk. Bijlages tevegen vanuit en pslaan in een Sharepintbiblitheek Officedcumenten: Kppelen van SharePint aan Windws Explrer Kppelen van SharePint aan Office desktp apllicaties Dcument vanuit Office-prgramma pslaan in Sharepintbiblitheek SharePint dcument penen in een Officeprgramma Praktisch 2 dagdelen Hands-n in de eigen mgeving van de deelnemers Gast-lgin vr trainer met dezelfde rechten als de deelnemers 3/6

4 TRAINING SITEBEHEERDERS / CONTENTBEHEERDERS SharePint is geïmplementeerd. Van medewerkers wrdt verwacht dat zij steeds meer gebruik gaan maken van SharePint dr brnnen te raadplegen p intranet, dcumenten te beheren p MySite (OneDrive) en digitaal samen te werken. Op iedere afdeling zijn een f meer medewerkers verantwrdelijk vr de afdeling site (sitebeheerders). De grte lijn wrdt hierin beheerd dr IT en/f de afdeling Cmmunicatie; de sitemanagers maken en beheren subsites en maken en beheren de biblitheken en lijsten binnen de afdeling. In de wrkshp wrdt uitgegaan van het beheersen van de basiskennis vr eindgebruikers(zie vrgaand). Inhud Een antwrd bieden p vlgende grte vragen: He kan ik als sitebeheerder mijn afdeling/prject bedienen m het werk z ged mgelijk te rganiseren? Welke tepassingen zijn beschikbaar binnen een Standaard SharePint Site die ik kan inzetten als sitebeheerder vr het bevrderen van samenwerking en kennisdeling binnen mijn afdeling/prject? He mtiveer ik mijn cllega`s tt het gebruik van SharePint? Gvernance plan Uitleg rl sitebeheerder (Wat centraal/wat decentraal beheerd?) Uitleg incidentprces (pvang eerste vragen gebruikers/evt. vragen aanmelden bij helpdesk/functineel beheerder SharePint) Opzet afdelingssite (penbaar/beslten) en prjectsite (penbaar/beslten) 4/6

5 Functineel beheer Overzicht en functinaliteit van beschikbare standaard sitetemplates/werkruimtes die sitebeheerders kunnen tepassen. Biblitheken: de meest gebruikte biblitheken bespreken metadata maken en tepassen verschillende weergaves maken Lijsten: de meest gebruikte lijsten bespreken metadata maken en tepassen verschillende weergaves maken Webparts: gebruik maken van interessante webparts p landingspagina`s Integratie SharePint/Office Machtigingen p siteniveau, biblitheken en lijsten. Verschil tussen unieke machtigingen en vererven Nieuws tevegen en weergave instellingen van een webpart hiervr. Actualiseren ledengrep afdeling Publieke dcumenten beheren De navigatie instellen Optineel Labels en ntities Cntenttypes Dcumentensets gebruik van delgrepen (standaard) werkstrmen frmulieren 5/6

6 Praktisch 2 dagdelen Hands-n in de eigen mgeving van de deelnemers Gast-lgin vr trainer met dezelfde rechten als de deelnemers 6/6