Taakmschrijving Administratief medewerker
1. Functie-infrmatie 1.1 Functietitel Administratief medewerker 1.2 Lnniveau C1-C3 1.3 Diplmavereisten Huder zijn van een diplma van het secundair nderwijs f daarmee gelijkgesteld nderwijs. 2.1 Hfddel van de functie Je staat in vr de dagelijkse afhandeling van dssiers. Je bereidt dssiers vr en je werkt ze eigenhandig af. Je bent klantvriendelijk en nderhudt het cntact met cllega s, klanten f burgers van de gemeente. Je staat in vr de dagelijkse werking van het gemeentebestuur. 2.2 Resultaatsgebieden 2. Jbmschrijving Administratieve afhandeling van dssiers Je staat in vr een crrecte, administratieve afhandeling van dssiers die binnen je dienst behandeld wrden. Discretie is hierbij van grt belang. Onder administratieve afhandeling van dssiers wrdt verstaan: beslissingen en besluiten pmaken. Brieven pmaken en verzenden. De persnen die belang hebben bij het dssier verwittigen en infrmeren. Cllega s, burgers, inlichten ver de uitslag f de beslissing die genmen is. Wijzigingen die zich kunnen vrden bijhuden en aanpassen in het dssier. Dssiers pvlgen en crrect kunnen ingeven in dssierbeheer, dssiers archiveren en klasseren. Inhudelijke vrbereiding van dssiers - dssierbeheerder Je met dssiers inhudelijk kunnen vrbereiden en kunnen begeleiden van begin tt einde. Hierbij is het belangrijk dat je pzekingwerk en nderzek verricht en je de juiste dcumenten pvraagt die van belang zijn vr het dssier. Je zrgt vr een crrecte samenstelling van het dssier waarin meteen duidelijk wrdt welke beslissingen er in het verleden genmen zijn die betrekking hebben p het dssier. Je nderhudt cntact met alle betrkken partijen die belang hebben bij het dssier. Deelnemen aan bijeenkmsten f vergaderingen is hierbij een zeer belangrijke pdracht. Verslag schrijven en achteraf drbrieven aan cllega s hrt er k bij. Je rapprteert p gepaste wijze je leidinggevende ver de stand van zaken. Een nauwgezette pvlging en behandeling van de verschillende stappen binnen het nderzek is van grt belang. Jij bent verantwrdelijk vr het dssier, je bent met andere wrden de dssierbeheerder. Je neemt de juiste beslissingen en kan deze k verantwrden. Je beschikt ver de juiste vaardigheden (cmmunicatieve vaardigheden en technisch inzicht).
Baliewerk, cntacten met klanten nderhuden Onder baliewerk wrdt verstaan: burgers f klanten infrmeren via het lket f andere cmmunicatiemiddelen. Je bent een belangrijke schakel in het binnenkmend telefnverkeer: je beantwrdt telefns, geeft infrmatie, verbindt dr naar andere persnen f diensten. Je biedt burgers, cllega s f klanten hulp bij het invullen van frmulieren. Je verzrgt het eerste cntact met burgers f klanten en je helpt hen p een gepaste wijze f stuurt ze juist dr naar een andere dienst. Aanvragen van burgers verwerken en p de vet pvlgen behrt k tt de nemer van baliewerk. In bepaalde gevallen is infrmatie en gegevens pvragen en verwerken je hfdtaak. Je infrmeert burgers van de gemeente ver belangrijke gemeentelijke beslissingen f besluiten. Onder baliewerk wrdt k pzekingwerk f nderzek verstaan. Het is de bedeling dat de burger klantvriendelijk wrdt gehlpen en kan genieten van een snelle dienstverlening. Prjectmatig werk Prjectmatig werk vrmt k een nderdeel van je takenpakket. Je helpt jaarlijkse gemeentelijke acties mee pbuwen, ndersteunen en begeleiden. Je vert mee campagne en je neemt deel aan vergaderingen. Daarnaast is het van belang dat je steeds de gedkpste maar meest efficiënte weg kiest. Onder prjectmatig werken wrdt k verstaan beleidsbeslissingen mee vrm geven dr kritisch na te denken en te explreren. 3. Cmpetentieprfiel 3.1 Waardegebnden cmpetenties Waardegebnden cmpetenties zijn die cmpetenties die rechtstreeks afgeleid zijn van de waarden die gelden vr de hele rganisatie. Klantgericht: Al nze aandacht gaat naar nze klanten, zwel interne als externe klanten. Dus k nze cllega s. Je met inspelen p en tegemet kmen aan hun vragen, wensen, beheften en hun belangen. Ze verdienen een hulpvaardig, respectvl en een luisterend r. Je garandeert hen een kwaliteitsvlle, aangepaste en geïntegreerde dienstverlening. Niveau II: nderneemt acties m vr de klant de meest geschikte plssing te bieden bij vragen en prblemen die minder vr de hand liggen: Past binnen de bestaande prcedures en planning de dienstverlening f het prduct aan m de klant verder te helpen Geeft de klant waar hij recht p heeft p de best mgelijke wijze Levert, rekening hudend met bestaande prcedures, sneller f meer dan afgesprken is aan de klant Gaat expliciet na f de klant tevreden is met de aangebden plssing en dienstverlening Prbeert zelf een antwrd te geven p een vraag f klacht. Verwijst z ndig dr f zekt hulp Biedt een z ptimaal mgelijke plssing vr de klant Integriteit f respect, eerlijkheid, betruwbaarheid, verantwrdelijkheidsperspectief: Je handelt vanuit de cdes van integriteit, zrgvuldigheid, bjectiviteit, gelijke behandeling, crrectheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sciale en ethische nrmen. Je kmt afspraken na en neemt je verantwrdelijkheid p. Niveau II: brengt sciale en ethische nrmen in de praktijk: Neemt de verantwrdelijkheid p zich vr zijn eigen handelen (past geen parapluplitiek te) Leeft de dentlgie na die eigen is aan de functie f het functieniveau
Spreekt anderen erp aan als ze niet cnfrm bestaande regels en afspraken handelen Handelt cnsequent: neemt in srtgelijke mstandigheden srtgelijke standpunten in f een srtgelijke huding aan Kan inschatten f infrmatie al dan niet verder kan f mag verspreid wrden Vertnt vrbeeldgedrag rnd basisregels en afspraken Oplssingsgericht: Denken in termen van plssingen in plaats van in termen van prblemen. Vertrekkend van verwachtingen van (interne en externe) klanten alternatieven afwegen met respect vr regelgeving en dentlgie. Ndels prblematiseren vermijden en crrect hulp zeken in het realiseren van plssingen. Niveau I: slaagt erin mee te denken vanuit de verwachtingen van de klant: Merkt prblemen/knelpunten tijdig p Brengt prblemen helder nder wrden en draagt plssingen aan Zekt p het juiste mment hulp van cllega s Kadert de vraag, het prbleem, de verwachtingen binnen de grenzen van de eigen dienst Samenwerken f werken in team, cllegialiteit: Je levert, met het g p het algemeen belang, een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat p het niveau van een team, entiteit f de rganisatie, k als dat niet meteen van persnlijk belang is. Niveau I: werkt mee en infrmeert anderen: Hudt rekening met de mening van anderen Behandelt anderen met respect, ngeacht hun psitie, achtergrnd f pvattingen Geeft infrmatie en kennis dr die vr anderen nuttig f belangrijk kan zijn Aanvaardt grepsbeslissingen Tnt respect vr de verscheidenheid van mensen Kstenbewust: Kstenbewust handelen hudt in dat je in je denken en in je den gericht bent p een ptimaal gebruik van tijd, geld en andere middelen. Je bent je bewust van het budget f de (prject)begrting en hudt in de gaten dat er geen kstenverschrijding ntstaat. Je hebt g vr financiële cnsequenties en prbeert daar waar mgelijk ksten te beperken. Niveau I: weegt ksten en pbrengsten ged tegen elkaar af: Overziet de ksten en pbrengsten van eigen werkzaamheden Gaat zuinig m met middelen als tijd en geld en brengt eventuele kstenverschrijdingen in beeld 3.2 Gedragscmpetenties Gedragscmpetenties mvatten je gedrag, huding, drijfveren, nrmen en waarden. Het zijn je relatief stabiele persnlijkheidskenmerken en bepalen grtendeels f en he je juw kennis en vaardigheden inzet. Nauwgezetheid: taken nauwgezet en met zin vr detail vlbrengen. Gepast mgaan met materialen. Niveau II: levert met g vr detail crrect werk af: Vert repetitieve administratieve technische taken futls uit Vult dcumenten en frmulieren crrect en zrgvuldig in Blijft aandachtig bij rutineuze taken Cntrleert het eigen werk Merkt futen en nnauwkeurigheden in de beschikbare infrmatie p, met het g p het aanbrengen van crrecties Initiatief: kansen nderkennen en uit eigen beweging acties vrstellen f ndernemen. Niveau I: neemt het initiatief m binnen het eigen takendmein acties te initiëren (reactief en ad hc):
Det eerst zelf al het mgelijke m een prbleem p te lssen alvrens de hulp van anderen in te repen Gaat uit zichzelf achter infrmatie aan Ziet werk liggen en gaat ver tt actie Kan prblemen die zich vrden zelf afwerken Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties m het cncrete prbleem p te lssen Mndelinge uitdrukkingsvaardigheid: spreken in een taal zdat het publiek tt wie u zich richt u begrijpt. Niveau II: zrgt vr een heldere cmmunicatie in twee richtingen: Richt zich tt zijn gesprekspartner Gaat regelmatig na f de bdschap vr de andere duidelijk is Biedt zijn gesprekpartner(s) de mgelijkheid m vragen te stellen Geeft de gesprekspartner de ruimte m zich te uiten en ntbreekt hem niet Past de cmmunicatiewijze aan de mgelijkheden f de eigenheden van de gesprekspartner aan Plannen: structuur aanbrengen in tijd, ruimte en pririteit bij het aanpakken van taken f prblemen. Niveau I: plant eigen werk effectief: Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, t-dlijstjes, elektrnische agenda ) Pakt eerst de belangrijkste f dringendste pdrachten aan Hudt rekening met de ndige uitveringstijd Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan wrden Hudt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Omgaan met stressfactren: efficiënt gedrag vertnen in situaties met hge cmplexiteit, tijdsf werkdruk f bij tegenslag, teleurstelling f kritiek. Niveau I: blijft kalm en rustig bij incidenteel verhgde druk die eigen is aan de functie: Reageert kalm bij wijzigingen in de planning, bij wijzigende pririteiten, bij nieuwe gegevens e.d. Blijft delmatig en effectief handelen in situaties van verhgde tijdsdruk f sciale druk Vertnt geen uiterlijke tekenen van stress bij tijdelijke verhging van de druk Reageert rustig bij tegenstand f persnlijke verwijten, negatieve feedback Bewaakt zijn eigen grenzen van kennen en kunnen
4.3 Vaktechnische cmpetenties Vaktechnische cmpetenties zijn die cmpetenties waarbij kennis en inzicht de ndzakelijke basis zijn vr succesvlle praktijk. Algemene cmputervaardigheid bezitten: kunnen werken met een cmputer, klaviervaardigheid hebben, pmaken en aanpassen van teksten, dcumenten, brieven met specifieke sftware vr tekstverwerking zals Wrd, efficiënte pzekingen p inter- en intranet maken. Telefn- en nthaaltechnieken tepassen: mensen p weg helpen/verder helpen Gegevens verzamelen, registreren, klasseren en beheren: dssiers beheren en afwerken, pzekingwerk verrichten, binnenkmende pst registreren, cllegebeslissingen maken, dssiers klasseren, Agenda beheren: afspraken, reservaties, pdrachten juist inplannen en pvlgen. De regels van de ambtelijke dentlgie tepassen: het gemeentedecreet, de ambtelijke plichtenleer en de rechtspsitieregeling respecteren, kennen en crrect tepassen en pvlgen. Databankpakket praktisch tepassen: tepassen van specifieke sftware (Acces, Wrd, dssierbeheer ) vr het verzamelen en beheren van gegevens. namens het cllege van burgemeester en schepenen Flr Bven gemeentesecretaris Js Engelen burgemeester