Nieuwsbrief Nieuw! PerfectView 8 * basisprogramma * ontwerpprogramma * financieelprogramma * internetprogramma juni 2001 - nr 1
Software voor Voorwoord Wij zijn verheugd te melden dat u in de tweede helft van 2001 de nieuwe versie van PerfectView, namelijk PerfectView 8, kunt verwachten. In deze nieuwe versie komen wij tegemoet aan veel van uw gebruikerswensen waaronder de wens om PerfectView geheel onder Windows te laten werken. Met deze stap nemen wij afscheid van de versies voor DOS en Windows 3.11. Daarnaast zijn er diverse uitbreidingen doorgevoerd op o.a. het gebied van relatiebeheer, internetlinks en integratiemogelijkheden. Ondanks alle aanpassingen staat echter één ding vast: PerfectView blijft eenvoudig, gebruiksvriendelijk en flexibel aanpasbaar! Relatiebeheergegevens vormen de basis van ieder bedrijf. Werken vanuit de gedachte van de klant is hierbij essentieel. PerfectView komt u hierin tegemoet! Volledig aanpasbaar door middel van het Windows georiënteerde programma PV Designer is het nog eenvoudiger om velden aan te passen of toe te voegen vanuit uw eigen behoefte. Op deze wijze kunt u uw klanten naar eigen inzicht van dienst zijn. Ook op het gebied van internet hebben we gehoor gegeven aan veel van uw wensen. Uw PerfectView database kan straks bijvoorbeeld op het internet gepubliceerd worden. Zaken als E-mailen, E-mail beheer, en koppelingen naar financiële programma s zijn met PerfectView 8 eenvoudig te realiseren. Bovenstaande is natuurlijk slechts een tipje van de sluier. Deze nieuwsbrief informeert u over alle nieuwe aspecten van PerfectView 8. Laat u verrassen en lees snel verder! Met vriendelijke groet, Ronald van Klooster Directeur PerfectView 2
relatiebeheer Wat heeft PerfectView 8 u te bieden? Bij de ontwikkeling van PerfectView 8 hebben wij ons gericht op aanpassingen en verbeteringen op diverse gebieden. Dankzij de input van onze gebruikers en de ervaring van onze maatwerkspecialisten is de relatiebeheerfunctie van PerfectView uitgegroeid tot een volwassen product dat een toonaangevende plaats inneemt in de relatiebeheermarkt. Het beheren van uw zakelijke contacten wordt nu nog makkelijker en beter inzichtelijk met behulp van de volgende functies: Uitgebreide E-mail mogelijkheden Tegenwoordig kunt u niet meer om E-mail heen, zeker als het gaat om efficiënt contact met uw relaties onderhouden. PerfectView 8 biedt daarom nu de mogelijkheid om uw E-mail te beheren en eenvoudig gepersonaliseerde E-mailings via het internet te versturen. Sneller en eenvoudiger zoeken en selecteren In PerfectView 8 vindt u nu nog sneller en eenvoudiger de gegevens die u zoekt. Binnen selecties kunt u de selectiecriteria gewoon voor de volgende keer bewaren. Dat werkt efficiënt én levert tijdwinst op! Krachtige samenvoegfunctionaliteit PerfectView kenmerkt zich reeds door de uitgebreide en toch eenvoudige samenvoegmogelijkheden met diverse tekstverwerkers. In de nieuwe versie kunt u simpele sjablonen aanmaken die het Voorbeeld adressering, inclusief KIX op uw scherm samenvoegen tot slechts een aantal korte handelingen terugbrengt. Meer exportmogelijkheden Perfectview 8 kan uw gegevensbestand in nog meer verschillende formaten opslaan zodat ze in andere programma s gebruikt kunnen worden. Nieuw is de optie HTML zodat u gegevens op Internet kunt plaatsen. Meer rapportagemogelijkheden PerfectView 8 biedt u een nieuwe, Windows georiënteerde, rapporten generator. U kunt een uitgebreid rapport maken, zonder eerst met uw tekstverwerker aan de slag te moeten over opmaak. Met één druk op de knop kunt u de gegevens samenvoegen, waarbij van te voren al een opmaak is bepaald die in het rapport verwerkt zit. U kunt uw etiketten, offertes of orders direct zien en meteen printen vanuit PerfectView! Afbeelding in memoveld Uniek aan het memoveld in PerfectView 8 is de mogelijkheid om teksten, afbeeldingen, bestanden en documenten erin te plaatsen. Tabbladen In PerfectView 8 is het mogelijk om meerdere tabbladen in één kaart te maken. Op de tabbladen kunt u nieuwe velden plaatsen. Met één klik wisselt u van tabblad en kunt u alle informatie snel zien. Nieuwsbrief juni 2001 3
Software voor Relatiebeheer dat werkt! De constant veranderende markt en de toenemende concurrentie vragen van u een intensieve vorm van relatiebeheer waarin uw klant centraal staat. Onze software ondersteunt u hierbij volledig. Daarom hebben wij twee relatiebeheermodulen ontwikkeld waarmee u direct mee aan de slag kunt. Alle eerder genoemde vernieuwingen vindt u terug in deze modulen. 1. Relatiebeheer Algemeen: Relatiebeheer Algemeen biedt u standaard toepassingen zoals documentbeheer en adresgegevens en daaraan gekoppeld contactpersonen. Met deze oplossing kunt u van uw relaties alle contactpersonen beheren (afbeelding 1)waarbij u bovendien een koppeling heeft met alle documenten zoals brieven, offertes, faxen en E-mail. Met deze modulen kunt u onbeperkt gegevens: Invoeren Zoeken Muteren Selecteren Samenvoegen 2. Relatiebeheer Verkoop en Marketing: Deze module is een toepassing waarin u specifieke verkoop en marketinggegevens kunt verwerken. U kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld: Uit te voeren acties Omzetgegevens Scoringspercentages E-mailbeheer Deze module is meer gericht op organisaties met een verkoopafdeling. Nieuw! Met de basismodule is het nu mogelijk uw E-mail perfect te beheren. Door middel van een standaard koppeling met Documentbeheer wordt al uw uitgaande en inkomende mail overzichtelijk opgeslagen. Indien u een kaart van uw contactpersoon wilt bekijken, ziet u tevens snel en efficiënt de E-mail correspondentie tussen u en uw klant. afbeelding 1 Schermopmaak contactpersonen 4
Slimmer en sneller adressen invoeren relatiebeheer Wat biedt relatiebeheer in PerfectView 8 Slimmer en sneller adressen invoeren PerfectView 8 Relatiebeheer kent nieuwe slimme toevoegingen die de gebruiker helpt. Zo heeft PerfectView 8 naast het veld organisatienaam een veld zoeknaam. Deze zoeknaam is gemaakt om het zoeken van bepaalde bedrijfsnamen die met dezelfde aanduiding beginnen makkelijker te vinden. Bijvoorbeeld: Organisatienaam: Zoeknaam: Gemeente Amsterdam Amsterdam Er bestaan immers veel gemeentes. Zoeken op gemeentes maakt het zoeken onnodig ingewikkeld. Daarom krijgt u met PerfectView 8 de mogelijkheid om via zoeknaam op een snellere manier te zoeken. PerfectView past dit ook toe bij: Stichting, St.,Vereniging, Ver., Gemeente en Gem. Een Landentabel Ieder land kent een eigen opmaak wat adressering betreft. De postcode, huisnummer of straat staan op andere posities in een adresblok dan in Nederlandse adressen. In de nieuwe relatiebeheertoepassing van PerfectView 8 bevindt zich een landentabel. Indien u een bepaald land kiest uit het keuzelijstje van deze tabel, zorgt PerfectView ervoor dat de schrijfwijze van het adres aangepast wordt aan het betreffende land. Het correct adresseren van mensen met een buitenlands adres is met PerfectView 8 een feit. afbeelding 2 Per land een aangepaste aanhef Ook de persoonlijke aanhef per land is verschillend. (afbeelding 2) De landentabel zorgt daarom tevens voor een aanhef in desbetreffende taal. Of u nu een Duitse, Engelse of Franse brief stuurt, met PerfectView wordt automatisch de juiste aanhef gekozen. Telefoon fax - en E-mail veld Dit veld wordt automatisch gevuld met het netnummer uit het postcodegebied dat u invoert. Indien u geen nummer invoert en het veld verlaat, zal ook het netnummer weer verdwijnen. Dit geldt tevens voor het faxveld. Het voorkomt onnodige vervuiling van uw database. E-mailvelden worden voorzien van een E-mail adres. Hiermee is het mogelijk om direct vanuit PerfectView Relatiebeheer een mail te versturen. Nieuwsbrief juni 2001 5
Direct en snel een E-mail ver Software voo Tabbladen In PerfectView 8 is het mogelijk om meerdere tabbladen in een kaart te maken. Op de tabbladen kunt u nieuwe velden plaatsen. Met één klik wisselt u van tabblad en kunt u alle informatie snel zien. Velden die niet direct van toepassing zijn voor dagelijkse werkzaamheden kunnen dus onder een ander tabblad gezet worden. Hierdoor blijft de hoofdkaart in het beeldscherm overzichtelijk en heeft u toch direct andere gegevens paraat. Een formele en informele aanhef Met PerfectView 8 is het mogelijk om uw contactpersonen in uw correspondentie zowel formeel als informeel aan te spreken. U kunt kiezen welke schrijfwijze uw voorkeur heeft. Bijvoorbeeld: Geachte heer van Tol wordt nu: Beste Ronald Deze functie is ook toepasbaar bij het E-mailen. Koppelingen tussen Adressen - Personen - en Documentbeheer Nieuw is ook de mogelijkheid om via afbeeldingen te schakelen tussen adresgegevens, contactpersonen of documenten die bij deze contactpersonen horen. In bijgevoegde afbeelding ziet u links op het scherm een drietal afbeeldingen Als u hierop klikt, gaat u automatisch naar de bijbehorende bestanden. Nieuw: Uitgebreide toepasbaarheid met E-mail Direct en snel een E-mail versturen is in PerfectView eenvoudig. Door de knop van het E-mailveld aan te klikken zal PerfectView een E-mail maken in de meest voorkomende programma's zoals Microsoft Outlook. Het is mogelijk om: één E-mail aan één persoon uit PerfectView te verzenden een E-mailing aan een geselecteerde groep adressen te verzenden een gepersonaliseerde E-mailing aan een geselecteerde groep te verzenden Met deze versie kunt u uw contacten persoonlijk aanspreken, ook bij mailingen in grote getale. Navigatiebalk Door middel van een balk aan de rechterkant van het scherm is het mogelijk om direct naar de juiste kaart terug te gaan. De navigatiebalk kan op een alfabetische en een numerieke manier getoond worden. Op de navigatiebalk kunt u zien in welke tab de huidige kaart hoort, de tab licht namelijk op. afbeelding 3 Met één klik naar bijbehorend bestand Snel schakelen tussen adressen, contactpersonen of correspondentie 6
sturen is in PerfectView 8 eenvoudig r relatiebeheer E-mailbeheer Uw E-mail perfect beheren met PerfectView 8! U kunt nu op eenvoudige wijze al uw uitgaande en inkomende mail overzichtelijk inzien. Door middel van een standaard koppeling met Documentbeheer wordt uw mailverkeer opgeslagen. Indien u een kaart van uw contactpersoon wilt bekijken, kunt u onder het tabblad aanwezige documenten (afbeelding 4) heel efficiënt alle correspondentie tussen u en de desbetreffende persoon zien. afbeelding 4 Met één klik alle correspondentie in beeld Integratie De onderdelen PV Installatie en PV Paint zijn in de nieuwe versie geïntegreerd in PV Designer, dat onder Windows draait. Hier gaan wij verderop in deze nieuwsbrief uitgebreid op in. Ook de integratiemogelijkheden met andere pakketten zijn in PerfectView 8 sterk verbeterd. U kunt PerfectView nu koppelen aan bijvoorbeeld Exact of AccountView. Het synchroniseren van gegevens biedt veel perspectieven. Ontwikkelomgeving Voor de doorgewinterde ontwikkelaars is er in PerfectView 8 een grote wens in vervulling gegaan. De software is geheel herschreven en fungeert als COM server. Met name de technologische wijzigingen maken PerfectView 8 breder inzetbaar. De formuletaal is omgezet naar PV script. Er is een legio aan formulefuncties toegevoegd. Verder zijn de mogelijkheden per veld verbreed. Ook koppelingen zijn krachtiger en eenvoudiger van opzet. Bij al deze aanpassingen hebben wij één belangrijk aspect van ontwikkelingen met PerfectView niet uit het oog verloren: U moet snel een applicatie kunnen bouwen. En dat kan, het kan zelfs nog sneller! Nieuwsbrief juni 2001 7
Ontwerpen en aanmaken v Software voo Zelf aanpassen met PV Designer! In PerfectView 8 is het programma PVI en PV Paint geheel vervangen door een nieuw programma genaamd PV Designer. U heeft geen uitgebreide programmeerkennis nodig om met PV Designer een toepassing te wijzigen of te bouwen. In een helder en overzichtelijk scherm kunt u velden toevoegen waarbij PerfectView alvast wat logische standaard instellingen heeft aangemaakt. Op deze wijze kunt u sneller aanpassingen doorvoeren. Een kleine greep uit de belangrijkste nieuwe mogelijkheden: ontwerpen en aanmaken van toepassingen geheel onder Windows eenvoudig velden of eigenschappen aanmaken of wijzigen gebruik maken van tabbladen in de kaartopmaak afbeeldingsvelden aanmaken aanzienlijk uitgebreide formule mogelijkheden zelf E-mail en Internetvelden aanmaken meer velden en koppelingen mogelijk opzoeklijst met meerdere keuzemogelijkheden per veld Nieuw: Eenvoudig veldeigenschappen aanmaken of wijzigen Met PV Designer is een veld aanmaken kinderspel. Met één druk op de knop wordt er automatisch een veldnaam aangemaakt. De velden hebben een vaste lengte (max 254 karakters) die altijd te wijzigen zijn. Zowel de naam als lengte is aanpasbaar zelfs nadat u de toepassing heeft gemaakt. In PerfectView kunnen maximaal 254 velden per tabel worden aangemaakt. (afbeelding 5) Nieuw zijn onder andere afbeeldings-, datum- en tijd velden waarbij er verschillende hulpmiddelen bestaan bij het invoeren. afbeelding 5 Gebruik van tabbladen Veld aanmaken of wijzigen zelf een veld maken en een naam geven eenvoudig veldlengte aanpassen naam van het veld in de kaartopmaak Nieuw: Gebruik van tabbladen snel wisselen tussen tabbladen afbeelding 6 In PV Designer is het mogelijk meerdere tabbladen per tabel aan te maken. Op de tabbladen kunt u gegevensvelden plaatsen. Met één klik wisselt u van tabblad en kunt u alle informatie zien. (afbeelding 6) 8
an toepassingen geheel onder Windows r relatiebeheer Velden die niet direct van toepassing zijn voor dagelijkse werkzaamheden kunnen dus onder een ander tabblad gezet worden. Hierdoor is de hoofdkaart in het beeldscherm nog rustgevender. U kunt ieder tabblad een naam geven en gegevens kunnen beschikbaar gemaakt worden voor afdruk- of samenvoegfuncties naar MS Word of Excel. met één klik naar de juiste plaats in de index Nieuw: Afbeeldingsvelden Een grote wens is in vervulling gegaan door afbeeldingsvelden mogelijk te maken. In deze velden kunnen afbeeldingen opgenomen worden in de database. (afbeelding 7) U kunt afbeeldingen direct in beeld brengen in uw kaartopmaak, bijvoorbeeld een foto van een contactpersoon. U kunt het ook als onderdeel van de gehele kaartopmaak gebruiken, bijvoorbeeld uw bedrijfslogo boven in de kaart. Afbeeldingen kunnen veel ruimte in beslag nemen en een aanslag doen op de snelheid van uw computer. Daarom biedt PerfectView ook de mogelijkheid om afbeeldingen te koppelen zodat de snelheid van uw database niet wordt aangetast. Nieuw: E-Mail - internet - en adresvelden Een welkome uitbreiding in PerfectView 8 zijn de E-mail en internetvelden. Deze standaardvelden kunnen worden gekoppeld met de voor u ingestelde mailcliënt. Ook internetvelden zijn standaard aangemaakt en verwijzen direct naar het juiste internetadres; de URL. Adresvelden zijn nu ook standaard. Bij adresvelden kunt u kiezen uit postcode-, straat-, huisnummer- en plaatsvelden. (afbeelding 9) Na deze keuze maakt PerfectView door middel van één druk op de knop de koppeling met het PTT Post Postcodeboek. afbeelding 7 foto van collega of contactpersoon opnemeneenvoudig afbeelding 8 afbeelding 9 Afbeeldingen opnemen in uw database Eenvoudig verschillende velden aanmaken Standaard adres en E-mail velden Nieuwsbrief juni 2001 9
PerfectVie Software voor Nieuw: Uitgebreide formulefuncties De formules zijn eenduidiger, eenvoudiger in gebruik en kennen meer mogelijkheden dan voorheen. De nieuwe formuletaal, PV Script, is een superset van de Visual Basic script taal. Er bestaan tekst-, adres-, datum- en tijd-, systeem-, rekenkundige-, status-, logische-, gegevensverschaffende- en invoerfuncties. De mogelijkheden van de formules zijn wederom verwerkt in heldere helpbestanden. Formules kunnen op verschillende momenten toegekend worden aan andere velden. Men kan bijvoorbeeld bij het verlaten, ingaan en wijzigen van een veld formules laten evalueren. Nieuw: Aantal velden en koppelingen Het is mogelijk om 254 velden per tabel aan te maken waarbij de lengtes van de velden ook 254 karakters mogen bevatten. Ook kan er een onbeperkt aantal koppelingen per tabel worden aangemaakt. Nieuw: Meerkeuze opzoeklijstjes In de nieuwe versie is het mogelijk om meerdere keuzen in een veld tegelijkertijd aan te vinken. (afbeelding 10) Bijvoorbeeld in het veld "soort relatie". Iemand kan nu én klant én leverancier én prive zijn. Uiteraard kunnen selecties op deze velden worden gemaakt. PerfectView filtert de waarden eruit, een prachtige toevoeging! Meerkeuze opzoeklijstjes Modulen Niet alleen de software is flexibel, maar ook ons leveringsprogramma. Wij bieden u graag de gelegenheid exact dátgene aan te schaffen waar u behoefte aan heeft. PerfectView 8 is dan ook in diverse modulen verkrijgbaar. 1. Basisprogramma De basismodule bestaat uit PerfectView 8 met oplossingen voor Relatiebeheer Algemeen en Relatiebeheer voor Verkoop en Marketing. Hierin worden voorbeeldtoepassingen Adressen, Contactpersonen en Documentbeheer standaard meegeleverd. Tevens bevat het een aantal andere praktische oplossingen waaronder Project registratie. U kunt hiermee direct aan de slag, bovendien kunt u met dit programma ook gepersonaliseerde E-mail versturen. 2. Ontwerpprogramma Met behulp van deze module kunt u uw database aanpassen aan uw werkomgeving. Het bestaat uit PV Designer en PV Import. Hier mee kunt u eenvoudig: Velden aanmaken Velden wijzigen Nieuwe configuraties maken Nieuwe databases maken Koppelingen tussen configuraties maken Data importeren of exporteren Rapporten aanmaken Selecties definiëren Kaartopmaak aanpassen 10
w 8 is in diverse modulen verkrijgbaar relatiebeheer 3. Financieel programma* Met deze module is het mogelijk om gegevens van PerfectView te koppelen aan financiële gegevens. Hiermee kunt u onbeperkt gegevens: van PerfectView naar Exact koppelen van Exact naar PerfectView koppelen van PerfectView naar AccountView koppelen van AccountView naar PerfectView koppelen 4. Internet programma* De internetmodule opent PerfectView databases via het web. Hiermee kunt u: Raadplegen en muteren via het web E-mailen naar een persoon of naar een geselecteerde groep Gepersonaliseerde E-mailing verzenden (* levering begin 2002) Perfectview is zeer gebruiksvriendelijk! Onafhankelijk onderzoek in het usability-lab van de TU Delft levert het bewijs Trainingen PerfectView 8 biedt u veel nieuwe mogelijkheden. Uiteraard hebben wij onze trainingen daarop ingericht. Tijdens de basis- en updatecursus komen standaardonderwerpen in de nieuwe PerfectView 8 omgeving aan bod zoals gegevens invoeren, muteren, zoeken en afdrukken. Er wordt aandacht besteed aan het maken van selecties, samenvoegen en het maken van hoofddocumenten. Bij sommigen cursussen is het mogelijk om de training op locatie te volgen. Dit zijn de verschillende cursussen die gegeven worden: Basiscursus Update cursus PV Designer cursus Zelf in te vullen modulen training Maatwerk training Nieuw! Trainingen per module U kunt nu voor aparte modulen een training volgen. Werknemer A kan bijvoorbeeld de module E-mailingen en E-mailbeheer volgen en werknemer B de module E-mail- en document- beheer. U kiest zelf welke module u wilt volgen. Meer info over deze persoonlijke training is op aanvraag verkrijgbaar. Tijdens de ontwikkelingen van PerfectView 8 is veelvuldig gebruik gemaakt van het usabilty-laboratorium van de TU Delft. Dit instituut heeft als doelstelling het verbeteren van gebruikersgemak bij het ontwikkelen van software. In een actuele werkomgeving worden de handelingen en acties van gebruikers geobserveerd terwijl zij opdrachten uitvoeren in een PerfectView database. De resultaten worden door de ontwikkelafdeling van PerfectView en een specialist van het usability laboratorium besproken en verwerkt in de ontwikkeling van de software. We zeggen niet alleen dat we gebruiksvriendelijk zijn, we onderzoeken het ook! Nieuwsbrief juni 2001 11
Software voor Conversie van uw PerfectView database Bij de ontwikkeling van de nieuwe versie PerfectView 8 willen we u als gebruiker zo min mogelijk belasten met de overgang naar nieuwere technologie. Na het opstarten van PerfectView 8 zal een speciaal conversieprogramma uw bestaande toepassing automatisch converteren. De kracht van PerfectView blijft naast het gebruikersgemak de aanpasbaarheid. Dit betekent in de praktijk dat er gebruikers complete PerfectView toepassingen zelf hebben opgebouwd of aangepast. Koppelingen, velden en formules zijn door de gebruiker zelf toegevoegd. Indien u zelf aanpassingen heeft gemaakt in PerfectView kan het zijn dat conversie niet geheel vlekkeloos verloopt. Het conversieprogramma levert u in de proefconversie een overzichtelijk technisch rapport waarin staat welke onderdelen niet geconverteerd kunnen worden. U krijgt ook direct een advies in de vorm van een helpbestand wat u kunt doen om een conversie wel te laten slagen. Indien u daarbij tegen problemen aanloopt of u wenst graag geholpen te worden dan kunt u indien u in het bezit bent van een ondersteuningscontract telefonisch advies krijgen van onze medewerkers. Ook staan onze service medewerkers klaar om u op locatie te ondersteunen. Wat gebeurt er met PerfectView 7? PerfectView 7.1 zal in principe als basislicentie niet meer verkocht worden na introductie van PerfectView 8. Als gebruiker heeft u de tijd nodig om over te schakelen naar PerfectView 8. Uiteraard bieden wij u hiervoor mogelijkheden. Bent u abonneehouder? U ontvangt bij het uitkomen van PerfectView 8 een gratis update naar PerfectView 8 voor al uw licenties. Het Ontwerpprogramma, dus ook PV Designer en PV Import vallen onder het Software Abonnement, zolang het lopende abonnement voortduurt. Zodra uw lopende abonnement afloopt, kunt u een nieuw, apart abonnement aanschaffen voor het Ontwerpprogramma. U ontvangt dan ieder kwartaal een update. U bent geen abonneehouder? U kunt een update naar PerfectView 8 aanschaffen. In deze update zit automatisch het Software Abonnement voor 1 jaar. Het Ontwerpprogramma, dus ook PV Designer en PV Import vallen onder het Software Abonnement, zolang het lopende abonnement voortduurt. U wilt nog niet overgaan op PerfectView 8? Wilt u nog niet overgaan naar PerfectView 8 dan bieden wij u, alleen binnen het Software Abonnement, de mogelijkheid om nog een half jaar nieuwe versies van PerfectView 7.1, inclusief nieuwe postcode data te ontvangen. Na deze periode komen er geen nieuwe updates voor 7.1 meer uit. Cyco Software B.V. Handelskade 49 2288 BA RIJSWIJK ZH Tel.: (070) 413 37 77 Fax: (070) 413 37 78 E-mail: info@pv.nl Homepage: www.pv.nl 12