Snel te implementeren. Inpasbaar in uw situatie

Transcriptie

1 Everything4Office ProjectManager Software voor Project Management Snel te implementeren Inpasbaar in uw situatie Economisch zeer verantwoord Everything4Office Software, Tolnasingel 1, 2411 PV Bodegraven (T): Everything4Office Software

2 Everything4Office ProjectManager geeft controle over uw projecten Opdrachten binnen organisaties worden steeds vaker in teamverband uitgevoerd als project. Hierdoor is het noodzakelijk dat alle leden van het team toegang hebben tot de informatie rondom het project. Het is dan van belang inzicht te hebben in doelstellingen, planningen, deadlines, taken, historie, mensen communicatie en overige resources. Everything4Office ProjectManager is projectsoftware gericht op het MKB. Een van de belangrijke kenmerken van onze oplossing is dat informatie altijd maar 1 keer hoeft te worden opgeslagen en toch beschikbaar is vanuit verschillende invalshoeken. Een projectdocument wilt u uiteraard kunnen vinden via het project, maar het moet geen noodzaak zijn. Hetzelfde document kunt u ook vinden via de projectrelatie of via een snelle zoekactie in de documentbeheer module. Meerdere ingangen, 1 document, altijd resultaat. Project software moet ook ondersteunend zijn in uw werkzaamheden. Met ProjectManager streven we naar een uitgekiende balans in functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid. ProjectManager is zo gemaakt dat iedere medewerker met basis computer/windows vaardigheden met de software kan werken. U hoeft dus geen volleerd projectmanager te zijn die de hele dag gebruik maakt van de software om met ProjectManager resultaat te behalen. Kracht en eenvoud zijn de kernbegrippen. Everything4Office Software

3 Het Project Met de Everything4Office ProjectManager begint u allereerst het project te registreren aan de hand van de basisgegevens als projectnaam, projectnummer, projecttype, verantwoordelijke, eventuele opmerkingen etc.. In het projectscherm heeft u meteen een duidelijk overzicht van het project, welke projectrelaties er zijn, welke projectdocumenten, s, uitgevoerde en uit te voeren acties en in welke fase het project zich bevindt. U kunt een beschrijving van het project invullen met daarin de belangrijkste doelstellingen, de scope en andere van belang zijnde zaken. Zo ziet iedereen in één oogopslag waar het project om draait. Een project kan bestaan uit meerdere subprojecten en deze subprojecten kunnen ook weer onderverdeeld zijn in aparte projecten. ProjectManager biedt de mogelijkheden uw projecten in te delen zoals het voor u wenselijk is. Projectrelaties Door de integratie van de verschillende Everything4Office modules kunt u op basis van de Everything4Office RelationManager projectrelaties aan het project verbinden zonder de relaties nog een keer in te hoeven voeren. U kunt personen, organisaties en/of contactpersonen bij organisaties toevoegen aan het project. U kunt dus naar keuze eerst relaties invoeren en dan een project aanmaken of vice versa, net wat voor u het makkelijkst is. Everything4Office Software

4 De projectrelaties kunnen verschillende, vrij te definieren, rollen hebben. Voorbeelden van rollen zijn opdrachtgever, projectleider, leverancier, etc.. Op het projectoverzicht kunt u zien wie er bij het projecten betrokken zijn en in welke rol. Op de relatiekaart kunt u zien bij welke projecten de relatie betrokken is. Projectdocumenten Vanuit het projectscherm kunt u meteen een document (brief, contract, berekening, etc.) genereren in de door u opgestelde layout en huisstijl. Samenwerking met onze module Documents4Office zorgt dat deze actie vlekkeloos verloopt. Het document kan naar wens oa. voorzien worden van een referentienummer en wordt automatisch opgeslagen in het projectdossier. Zo heeft u alle documenten van het project bij elkaar. Everything4Office Software

5 Projectdossier In het projectenscherm heeft u meteen een overzicht van de correspondentie en communicatie van dat project. Al uw inkomende en uitgaande correspondentie, , foto s, geluiden, tekeningen, berekeningen etc. worden opgeslagen in het projectdossier zodat de projectmedewerkers een compleet overzicht hebben en nooit hoeven te zoeken. Via de integratie met MS-Outlook kunt u snel en efficiënt, uw relevante, inkomende en uitgaande s opslaan in het projectdossier. Status en fase Binnen ProjectManager is een project van een bepaald type en aan dit type hangen voorgedefinieerde statussen en fasen. Zo ontstaat een vooraf bepaalde werkstroom voor het bewuste projecttype. Hiermee borgt u o.a. de kwaliteit van het project. De overgang naar een nieuwe status of fase kan gekoppeld zijn aan rechten die verleend zijn aan een gebruikersrol. De nieuwe status/fase kan een to-do opleveren voor een andere medewerker of kan naar keuze een document genereren. Overgangen worden geregistreerd zodat er altijd een historie beschikbaar is wat er in het project gebeurd is. Everything4Office Software

6 Deelprojecten Binnen ProjectManager kunt u op een hoofdproject ook subprojecten aanmaken en zelfs sub-sub projecten of sub-sub-sub projecten. Via kleurcodering ziet u meteen of een (sub) project nog binnen de tijdsplanning loopt. Taken en agenda De taken en agenda functie zorgt ervoor dat de projectmedewerkers een volledig overzicht hebben van de uitstaande taken en de daarbij behorende deadline en dat in de agenda gezien kan worden wie of wat (projectresources) wanneer en hoelang staan ingeplanned. Urenregistratie Met de urenregistratie module kunnen medewerkers uren schrijven op het project of projecten. Via de beheerdersmodule bepaalt u wie op welk project uren mag schrijven. En via de verschillende overzichten heeft u inzicht in de hoeveelheid uren op een project, het soort uren, wie de uren heeft gemaakt etc. Facturatie Er zijn hier meerdere mogelijkheden. U kunt vanuit het project eenvoudig een factuur aanmaken waarin de factuurbedragen handmatig worden ingevoerd. Maar u kunt ook werken vanuit een complete artikelendatabase waardoor een factuur automatisch voor u gegenereerd wordt en waarvan de gegevens door te boeken zijn naar uw financiële administratie. Contacthistorie Aan het project kunt u ook zgn. contacthistorie koppelen. Hierbij valt te denken aan telefoonnotities, to-do reminders (bijv. sturen), korte gespreksverslagen etc.. Deze contacthistorie wordt centraal opgeslagen en is zowel bij het project als via de relatie, als bij de desbetreffende medewerker te bekijken. Zo heeft u ook overzicht van de nog uitstaande acties op een project. Everything4Office Software

7 Budgetten Naar wens kunt u werken met budgetten, begrootte projectomzet, gerealiseerde opbrengsten en/of kosten, budgetplaatsen etc. Afhankelijk van uw werkzaamheden kan dit volledig naar wens worden ingericht. Extra Velden Via de user defined fields functie kunt snel extra velden toevoegen aan uw projectenscherm. Zo kunt uspecifieke informatie vastleggen die voor uw projecten van belang zijn. Koppelingen Via koppelingen kunnen gegevens uit de projectenadministratie meteen verwerkt worden in de boekhouding als daar behoefte aan bestaat. Koppelingen met andere projectensystemen, MS-Outlookcontacten, CRM pakketten behoren zondermeer tot de mogelijkheden. Everything4Office Software

8 Implementatie en ondersteuning Natuurlijk ondersteunen wij u bij de implementatie van onze software. Samen maken we een plan en brengen dat tot uitvoer zodat u succesvol gebruik kunt maken van onze oplossing. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie, gewenste functionaliteit en additionele wensen zal dit plan van aanpak minder of meer uitgebreid zijn. Wij streven er naar om in korte tijd een kleinere groep gebruikers met de oplossing aan het werk te laten gaan om zo snel te kunnen beoordelen of het gemaakte plan ook strookt met de werkelijkheid. Zo kan de toegevoegde waarde van de oplossing snel beoordeeld worden en dit draagt weer bij aan een goede acceptatie van het nieuwe systeem. Is dit laatste het geval, dan kan worden overgegaan tot een bredere implementatie, eventueel aangevuld met opleiding cq. workshops. Ook na de implementatie staan wij natuurlijk nog steeds voor u klaar om u van dienst te zijn bij gewenste aanpassingen en/of uitbreidingen. Customer Support & Software Renewal Een onderhoudsovereenkomst voor telefonische support en recht op gratis updates & upgrades garandeert u continuïteit. U kunt met vragen, tijdens kantooruren, terecht bij de supportdesk. Via internet kunt u de laatste informatie en software ophalen. Systeemvereisten ProjectManager maakt gebruik van 1 centrale database. Hiervoor installeren wij een Microsoft SQL-Server database. Gebruiker: Software: Microsoft Windows 95 of hoger. MS-Office 97 of hoger. Hardware: minimum Pentium III, 233 MhZ, 128 Mb. De footprint van de totale applicatie is 40Mb. ProjectManager werkt ook uitstekend binnen Citrix of Terminal Server omgevingen. Everything4Office Software