Gebruikersgids HUBI

Transcriptie

1 Gebruikersgids HUBI Huijser Software Solutions Pagina 1 van 15

2 Bedankt dat u gekozen heeft voor HUBI! U heeft een softwaresysteem in huis gehaald dat u veel tijd zal gaan schelen, en tijd is geld. HUBI is een modulair systeem, dit betekent dat u de functionaliteit zo ver kunt uitbreiden als u zelf wilt. Met deze gebruikergids laten wij u snel kennismaken met HUBI. HUBI is zo ontworpen dat de meeste functies intuïtief te vinden zijn, Mocht u nog vragen/opmerkingen hebben kunt u contact opnemen met de onderstaande gegevens. Eigenaar van dit document HUSS Tel. +31 (0) Huijser Software Solutions Fax. +31 (0) Newtonweg 2 [email protected] 2952 BH Alblasserdam Internet Pagina 2 van 15

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 3 Instellingen... 4 Relatie-instellingen... 5 Projecten ureninstellingen... 5 Factureninstellingen... 5 Relaties aanmaken... 5 Projecten aanmaken en beheren... 6 Subproject aanmaken... 6 Uren schrijven... 7 Kilometers registreren... 8 Kilometer tarief wijzigen... 8 Facturen maken... 9 Facturen maken vanuit contracten... 9 Handmatig factureren Facturatie op project basis PDF factuur Contracten/abonnementen Gebruikers & Rechten Weergave Gadgets Outlook Synchronisator Veldkiezer Filteren FAQ Pagina 3 van 15

4 Instellingen Om de instellingen te wijzigen kunt u via de HUBI-knop op Instellingen klikken. Een instelling heeft één waarde, dit geeft aan of de stelling van toepassing is of niet. U vindt hier de volgende opties: - Gebruikers instellingen Het kan gebeuren dat u de lay-out hebt gewijzigd en hier toch niet tevreden mee bent. Hier kunt u deze terugzetten naar de fabrieksinstellingen. - Globale instellingen Deze instellingen zijn alleen toegankelijk voor de Administrator. U kunt de door u aangeschafte module-instellingen hier wijzigen. LET OP! De instellingen gelden ook voor andere gebruikers en kan de werkwijze beïnvloeden. - Licentie Hier vind u uw licentie-informatie. Tevens kunt u hier uw modules activeren en deactiveren. - HUBI Update Hier kunt zoeken naar updates. Dit wordt aangeraden omdat er regelmatig updates verschijnen om HUBI verder te optimaliseren. Pagina 4 van 15

5 U gaat via instellingen naar globale instellingen om de volgende wijzigingen te verrichten: Relatie-instellingen Hier kunt uw Outlook Synchronisator activeren/deactiveren. Wanneer u het uurtarief per klant invult betekent dit dat er tijdens het aanmaken van een nieuw bedrijf een algemeen tarief kan worden ingevoerd. Wilt u zelf de debiteurennummers invullen omdat u bijvoorbeeld uw boekhouding leidend wil laten zijn. Projecten ureninstellingen U vindt hier de algemene instellingen en de basiswaarden. Bij de algemene instellingen kunt u sommige waardes op true/ false (ja/nee) zetten. Dit betekent of de instellingen wel/niet word toegepast. Wanneer u uren inboekt op een project komen die in een bepaalde omzet groep terecht. In de Basiswaarden kunt u een nieuwe omzetgroep aanmaken of wijzigen. Voor de koppeling naar een boekhoudpakket geeft u hier ook het grootboeknummer op. Factureninstellingen Hier kunt u uw facturatie aanpassen. Mocht u gebruik maken van het boekhoudprogramma SnelStart kunt deze hier als standaard boekhoudpakket instellen. Mocht u gebruik maken van een ander boekhoudpakket kunt u contact met ons opnemen voor maatwerk. Uw betalingstermijn staat standaard op 30, uitgedrukt in dagen. U kunt enkele standaard factuurregels hier wijzigen. Deze wijzigingen worden ook toegepast op de (concept)factuur. Daarnaast kunt u de Btw tarieven aanpassen. Relaties aanmaken Om een nieuwe relatie aan te maken kunt u kiezen voor een bedrijf of een contact persoon. Wanneer u eerst een bedrijf aanmaakt kunt u direct daarna een contactpersoon aan het desbetreffende bedrijf koppelen. Klik op nieuw bedrijf Er opent zich een nieuw venster, hierin vult u de gegevens in van het bedrijf. Hier kunt u een algemeen uurtarief invullen die van toepassing is op het desbetreffende bedrijf. Het uurtarief kunt u ook per gebruiker wijzigen. Wanneer u uw gewenste gegevens hebt ingevuld klikt u op Toepassen om de gegevens op te slaan. LET OP! Het postadres word automatisch overgenomen in factuuradres als er een factuur word gemaakt. Vul daarom het postadres altijd in. Daarna kunt u door gaan naar het volgende tabblad in het zelfde venster: Contactpersonen. Vul de gegevens in en klik op Ok. Ga naar het tabblad Factuuradressen. Er word nu automatisch een factuuradres aangemaakt. Mocht u meerdere factuuradressen aan willen maken voor één klant kunt u dat hier doen. Pagina 5 van 15

6 Projecten aanmaken en beheren Hier kunt u uw projecten aanmaken en beheren. Voordat u een project aanmaakt dient het desbetreffende bedrijf al in HUBI te staan. Om een nieuw project aan te maken klikt u op nieuw project. U selecteert de naam voor het project en vervolgens de klant. U vult het project type (omzetgroep) in en vervolgens de offerte nummer die op de factuur komt te staan. Daarnaast is het mogelijk om een start & einddatum in te vullen. Klik op toepassen om het project op te slaan. De laatste stap is het aanmaken van een subproject. Subproject aanmaken Nu het project is opgeslagen kunt u een subproject aanmaken om daar vervolgens de uren op te boeken. Ga met uw muis naar het lege project venster en klik met uw rechtermuisknop zoals de afbeelding linksonder weergeeft. Er opent zich een nieuw venster waarin u de naam en beschrijving kunt opgeven. Naast het tabblad subproject vind u het urenoverzicht. Aangezien er nog geen zijn ingeboekt is dit veld leeg. Onder het kopje actieve personen kunt u de gebruikers selecteren die toestemming hebben om uren op het desbetreffende subproject te boeken. Onder Financieel kunt u de wijze van facturatie instellen. Tevens kunt u hier een urenlimiet selecteren door het hokje aan te vinken. Direct word de regel Aantal Uren zichtbaar en kunt u daar uw max. aantal uren instellen. HUBI berekent automatisch het urenlimiet dus u hoeft niet het max. aantal uren in te stellen. Pagina 6 van 15

7 Uren schrijven Uren schrijven kan op twee manieren: via Projecten en Uren en Via Uren. Het verschil met de twee manieren waarop u kunt uren schrijven is dat de laatste vorm direct inzicht geeft op het urenoverzicht. - Via projecten en uren U selecteert het blad projecten en uren. Vervolgens klikt u op uren schrijven. Er opent zich het volgende venster: U selecteert de klant, vervolgens het project en subproject waarop u de uren wilt schrijven. In de datum regel staat automatisch de datum van vandaag. U kunt deze wijzigen als u uren op een andere datum wilt inboeken. U vult in hoeveel uren u op het project wilt schrijven en vervolgens het tarief. LET OP! Het tarief word automatisch ingevuld. Mocht u een hoger/lager tarief hebben dan u bij het aanmaken van het project hebt ingevuld kunt u deze hier wijzigen. Hiermee wijzigt u het uurtarief voor de klant. U kunt een korte beschrijving opgeven en toelichten met een memo. - Via uren U klikt op uren. Er word direct een kalendervorm in HUBI geopend waar u vervolgens de datum kunt selecteren waarop u uren wilt schrijven. U kunt op dezelfde manier uren schrijven via uren als via projecten en uren. Pagina 7 van 15

8 Kilometers registreren U gaat naar de administratiemap Kilometerregistratie, vervolgens klikt u op Kilometers Schrijven. Er opent zich het volgende venster: Er is geen project nodig om kilometers te schrijven. U selecteert de klant en eventueel het project/subproject. Om de geschreven kilometers te bekijken gaat u naar de submap Kilometers. Hier kunt u de kilometers zien in overzichtelijk kalendervorm. U kunt uw kilometers ook registreren via Uren schrijven. U selecteert de map Projecten en Uren, vervolgens klikt u op Uren schrijven. Er opent zich het volgende venster: Onderin vind het veld: Kilometers. Vul hier het aantal gereden kilometers en het daarbij horende tarief. Kilometer tarief wijzigen Er is een standaard kilometer tarief ingesteld. Op de afbeelding hierboven is het kilometer tarief 0,25. U kunt het kilometer tarief wijzigen door via de HUBI-knop naar Instellingen te gaan. In het tabblad Globale instellingen vindt u de KilometerRegistratie. Door op de waarde te klikken kunt u het tarief wijzigen. Pagina 8 van 15

9 Facturen maken Ga naar facturen en klik linksboven in op nieuw De volgende opties zijn mogelijk: Facturen maken vanuit contracten U neemt als factuurbron Contracten. Vervolgens selecteert u het contract dat u wilt factureren en klik op facturen maken. U kunt meerdere contracten tegelijkertijd facturen. Na dat u de facturen heeft gemaakt kunt u het venster sluiten. De facturen worden automatisch opgeslagen in de map facturen (zie hieronder). LET OP! De zichtbare contracten zijn alleen de contracten die nog gefactureerd moeten worden. De factuur wordt opgeslagen in de facturenmap. Er is nu een concept factuur gemaakt, opgeslagen onder Concept Facturen. Ga naar de facturenmap en klik rechtsboven op Concept Doorboeken om de facturen door te boeken. De factuur staat nu onder de Openstaande Facturen Pagina 9 van 15

10 Handmatig factureren U selecteert handmatig factureren als uw factuurbron, klik vervolgens op ok. Selecteer de klant en vervolgens het factuuradres. Dit factuuradres word automatisch gegenereerd vanaf het postadres. De factuur wordt automatisch gericht aan de Crediteurenadministratie. Net als de betalingstermijn kunt u de standaard t.a.v. wijzigen door via de HUBI-knop naar de instellingen te gaan en vervolgens de facturenmodule. Voeg een nieuwe factuurregel door op de rechtermuisknop te drukken zoals de afbeelding hierboven weergeeft. De factuur wordt opgeslagen in de facturenmap. Er is nu een concept factuur gemaakt, opgeslagen onder Concept Facturen. Ga naar de facturenmap en klik rechtsboven op Concept Doorboeken om de facturen door te boeken. De factuur staat nu onder de Openstaande Facturen Hier kunt u uw product/dienst beschrijven. Tevens kunt u de omzetgroep selecteren voor uw eigen administratie. Klik op ok om uw factuur op te slaan. De factuur wordt opgeslagen in de facturenmap. Er is nu een concept factuur gemaakt, opgeslagen onder Concept Facturen. Ga naar de facturenmap en klik rechtsboven op Concept Doorboeken om de facturen door te boeken. De factuur staat nu onder de Openstaande Facturen Facturatie op project basis Selecteer project als uw factuurbron. Selecteer vervolgens de klant en het project wat u wilt factureren en vervolgens het subproject. U kunt er voor kiezen de subprojecten als één factuurregel weer te geven. Daarnaast is er ook een mogelijkheid de factuur samen te voegen met een eerder gemaakte concept. De factuur wordt opgeslagen in de facturenmap. Er is nu een concept factuur gemaakt, opgeslagen onder Concept Facturen. Ga naar de facturenmap en klik rechtsboven op Concept Doorboeken om de facturen door te boeken. De factuur staat nu onder de Openstaande Facturen Pagina 10 van 15

11 PDF factuur Voor snelle elektronische facturatie kunt u van uw factuur een pdf bestand maken. U gaat naar de submap facturen via de administratie map facturatie. U selecteert de factuur en maakt er een printvoorbeeld van, zoals de afbeelding hieronder weergeeft. Er opent zich een venster waarin u factuur kunt selecteren. De factuur wordt direct weergegeven.. In de werkbalk bovenin bevinden zich enkele opties. Door op de export functie te klikken kunt u het type bestand aangeven. U kunt er ook voor kiezen slechts enkele pagina s te exporteren. Hiervoor dient u de pagina nummers invoeren, gescheiden door een komma. Klik op ok om het bestand op te slaan en de handeling af te ronden. Pagina 11 van 15

12 Contracten/abonnementen Ga naar Contracten/Abonnementen en klik op Nieuw Contract. Er opent zich een nieuw venster. Selecteer de klant waarvoor u een contract/abonnement wilt aanmaken. U selecteert als type : abonnement. U geeft een omschrijving op. U voert de prijs per termijn in en kiest de wijze van factureren. De startdatum wordt automatisch ingevuld, de einddatum hoeft niet perse ingevuld te worden. Echter dient het veld Volgende factuur wel ingevuld te worden. Gebruikers & Rechten Gebruikers wijzigen/toevoegen U gaat naar gebruikers onder gebruikers en rechten. Hier vind u een overzicht van alle huidige gebruikers en hun gegevens. De bovenste regel is standaard leeg, door deze in te vullen maakt u een nieuwe gebruiker aan. Zodra u deze heeft ingevuld drukt u op enter. Nu komt de nieuwe gebruiker in de lijst met de andere gebruikers. Door dubbel te klikken op een tekstvak kunt u deze bewerken. Rollen wijzigen/toevoegen U kunt de rollen op dezelfde manier wijzigen/toevoegen als de gebruikers. Ga naar rollen onder gebruikers en rechten. Selecteer de bovenste regel en bewerk deze. Nu u de rol heeft aangemaakt kunt u rechten toevoegen. Rechten U gaat naar Rechten onder Gebruikers en rechten. Hier vind u een overzicht van alle rollen. Voor meer informatie over de rol kunt u deze map uitvouwen door op het plusteken te klikken. U vult vervolgens de rol in die u wilt bewerken. U kunt nu rechten toevoegen of verwijderen. Als u een nieuwe rol heeft aangemaakt heeft deze standaard geen rechten. Pagina 12 van 15

13 Weergave In HUBI kunt u uw eigen weergave instellen op uw gewenste werkwijze. Naast het tabblad Home staat een kleurenschema klaar. Door deze te selecteren en vervolgens op uw gewenste kleur te klikken wijzigt u de kleur van uw gehele interface. Onder de knop huidige weergave-instellingen kunt u zeer uitgebreid uw weergave wijzigen. - Velden weergeven Hier kunt u de nieuwe namen van de kolommen invoeren. Hiermee kunt u dan geavanceerder filteren. - Sorteren Hier kunt u uw bestand sorteren op verschillende criteria. - Groeperen op U kunt hier uw bestand splitsen en groeperen. U klikt op de knop nieuwe groep en kiest een kolom waarop u wilt groeperen. Voorbeeld: Als u de kolom voornaam heeft geselecteerd worden alle relaties die de v oornaam André hebben bij elkaar gezet. - Weergave opmaak Hier kunt de lettertype wijzigen en de grid lijnen. Pagina 13 van 15

14 Gadgets Outlook Synchronisator Controleer of de Outlook Synchronisator is geactiveerd. U doet dit door naar instellingen te gaan via de HUBIknop. Ga naar globale instellingen Als er bij de regel Outlook synchronisatie toestaan de waarde Nee kunt u deze wijzigen door erop te klikken en vervolgens Ja te kiezen. Ga naar Contactpersonen onder Relaties rechtsboven in de werkbalk ziet u een groene Sync Contactpersonen knop staan. Er opent zich een venster. U hoeft slechts op start te drukken en alle contactpersonen worden gesynchroniseerd met Microsoft Outlook. U kunt direct in een overzicht zien hoeveel contactpersonen zijn geüpdate. Klik op close om de Synchronisator af te sluiten Veldkiezer Om in uw archief nog uitgebreider en specifieker te zoeken kunt uw de veld kiezer selecteren. U kunt dan een uw selectiekolom aanpassen in de map waarin u de veldzoeker heeft geopend. U verplaatst het gewenste veld door deze naar de kolom te slepen. Om uw kolom verder te bewerken klikt u de betreffende kolom met uw rechter muisknop. Filteren In de werkbalk staat de optie filteren onder de veldkiezer. Door hierop de klikken ziet u direct een regel waarin u de criteria kunt invoeren. Om nog een criteria in te voeren kunt op de knop klikken hieronder staat aangegeven. U kunt de criteria verwijderen door op de volgende knop te drukken: LET OP! HUBI onthoud de criteria. Dus de volgende keer als u uw bedrijven of contactpersonen opent geeft HUBI alleen de relatie weer die aan de criteria voldoet. Pagina 14 van 15

15 FAQ Wat zijn de minimale systeemeisen? Client: Windows XP of Vista Server: Windows 2000 / 2003 / 2008 of een Windows XP / Vista hoofdcomputer Intern geheugen minimaal 512 MB Vrije schijfruimte minimaal 75 MB (op de server / hoofdcomputer) Aanbevolen is een beeldschermresolutie van minmaal 1024 x 768 Kan ik zelf een update installeren? Ja, HUBI beschikt over een automatische update mogelijkheid waarbij het progamma zoekt naar de beschikbare updates en u vraagt deze te installeren. U vindt deze door via instellingen naar HUBI Update te gaan. Klik op de knop controleren op nieuwe updates. Hoe kan ik back-up maken van de database? U kunt een back-up maken van de database door het hulpprogramma dbbackup.exe uit te voeren. U kunt dit programma vinden in de installatie directory van HUBI. Als ik HUBI opstart ben ik automatisch ingelogd, kan ik ook handmatig inloggen? Ja, u kunt handmatig inloggen door HUBI te starten met de parameter /login of via het hulpprogramma "manuallogin". U kunt dit programma vinden in de installatie directory van HUBI. Is er een overzicht van de wijzigingen tussen de verschillende versies? Ja, u kunt een recente versie historie opvragen. U kunt hiervoor mailen naar [email protected] of kijk op Pagina 15 van 15