Onderzoeksbureau GBNED Cloud computing en pakketselectie. Door Gerard Bottemanne, GBNED ICT Financials

Transcriptie

1 Door Gerard Bottemanne, GBNED ICT Financials

2 Soort pakket Stand alone > Best of Breed Losstaand (beste) financieel administratiesysteem Attentiepunten: - Meer leveranciers (systeembeheer) - Uitwisselen journaalposten - Uitwisselen basisgegevens Geïntegreerd > ERP systeem Éen leverancier Éen database > Big data > audittrail Attentiepunten: - Functionaliteit op alle fronten voldoende - boekhouden zal wel goed zijn - Gebonden aan één leverancier Branchegericht Verdient in principe de voorkeur Attentiepunten: - Niet gemaakt voor alle organisaties - boekhouden zal wel goed zijn Lokaal of Cloud computing Twee uitersten: Software en gegevens lokaal Software en gegevens via SAAS model

3 Begrippen Cloud computing Enkele begrippen voor de beeldvorming Internetboekhouden Meer dan boekhouden (salaris online, ledenadm, uren, etc.). ASP Applicatie Service Provider of hosting provider. Zorgt dat u een applicatie, ergens op een computer, via internet kunt gebruiken. Kan aanbieder van software zijn of een derde. SAAS Software as a Service: software als dienst aanbieden via internet. Denk aan online boekhouden of Virtueel kantoor met Office365. (wie gebruikt dit al?)

4 Begrippen Cloud computing Webbased (puur SAAS) Applicaties die specifiek voor gebruik via internet zijn ontworpen. In principe voldoet PC met webbrowser en internetverbinding. Belangrijk kenmerk is One to Many. Web enabled Applicaties die via Terminal Server Technologie werken. Met name ontworpen om lokaal via Windows te gebruiken. Hybride toepassing Combinatie van Lokaal en SAAS, bijvoorbeeld lokaal salarispakket en app voor opvragen loonstroken. SBC (Server Based Computing) Voor organisaties met meerdere vestigingen of telewerkers. Applicaties op centrale server, toegang via Terminal Server Technologie. Zelf hosten of uitbesteden aan ASP. Beveiligde verbinding via VPN (Virtual Private Network) door hosting provider.

5 Lokaal of SAAS: beveiliging gegevens en geheimhouding SAAS In beveiligd datacenter. Wie hebben toegang tot de gegevens en hebben externe medewerkers een geheimhoudingsverklaring getekend? Hackers? Lokaal Op eigen kantoor of in beveiligd datacenter (SBC). Wie hebben toegang tot de gegevens en hebben externe medewerkers een geheimhoudingsverklaring getekend?

6 Lokaal of SAAS: systeembeheer SAAS Geen intern systeembeheer - backups - Updates - Servermonitoring - Installatie hardware - Virusscanner Lokaal Wel intern systeembeheer -Systeembeheer kan uitbesteed worden aan derde partij. Wie hebben systeembeheer uitbesteed?

7 Lokaal of SAAS: investering bij groei SAAS Geen investering bij groei. (servers, software, backup, etc.) Voordeel: geen direct kapitaalbeslag. Maar wel duurdere abonnementen! Lokaal Wel investering bij groei. (servers, software, backup, etc.) Nadeel kapitaalbeslag. Wel mogelijkheid van lease of andere financiëringsvormen waarbij geen direct kapitaalbeslag. Dan wel rente betalen!

8 Lokaal of SAAS: continuïteit en exitstrategie SAAS Welke garantie dat applicatie blijft draaien bij datacenter? Wat als internet er uit ligt? (mijnpostbank.nl?) Exitstrategie: In welk formaat gegevens? Bewaarplicht? Lokaal Applicatie blijft draaien op eigen webserver/computer. Wat als de server defect is? Exitstrategie: In welk formaat gegevens? Bewaarplicht?

9 Pakketselectie Enkele algemene tips: 1. Eerst proberen, dan beslissen. Bij SAAS meestal standaard; 2. Vraag naar referenties in uw branche; 3. Neem contact op met referentie (zonder leverancier) - aanloopfase, helpdesk, onvoorziene kosten, openstaande punten; 4. Houdt rekening met implementatiekosten; 5. Demo en workshop op basis van uw boekingsdocumenten; 6. Harde eisen (die mogelijk baten opleveren) versus nice to have; 7. Via Knock-out criteria van longlist naar shortlist; 8. Verwacht is NIET AANWEZIG. Zien is geloven!

10 Gratis Leidraad selectie administratieve software (300 pagina s) - Leverancier - Doelgroep pakket - Beveiliging en audit - Bediening - Uitvoer - Installatie- en techniek - Implementatie - Support- en updates - Aanschaf- en kosten - SAAS model - Financiële administratie (boekhouding) - Loon- en salarisadministratie - Personeelsadministratie - Urenregistratie en declaraties - Inkoopadministratie - Voorraadadministratie - Verkoopadministratie - Point of Sale administratie (POS) - Webwinkel administratie - Relatiebeheer administratie (CRM) - Ledenadministratie - Projectenadministratie - Verhuuradministratie - Onderhoud- / Service administratie - Werkorderadministratie - Materieeladministratie - Marketingadministratie

11 Vragen? Bronnen: