Volledig grip op uw projecten met. Dynamics InTime

Transcriptie

1 Volledig grip op uw projecten met Dynamics InTime

2 en zijn mensenwerk Het uitvoeren van projecten is mensenwerk. De juiste persoon op het juiste project, daar gaat het om. Die krijgt te maken met zaken als planning, urenregistratie, projectmanagement, consultancy en advies, rapportages en het delen van informatie. Allemaal zaken die van belang zijn voor de samenwerkingen en het vertrouwen tussen uw opdrachtgever en uw eigen organisatie. Vertrouwen In het huidige economische klimaat is het winnen van het vertrouwen van uw opdrachtgevers van groot belang. Hoe sterker de band met uw klanten, des te sterker u staat ten opzichte van uw concurrenten. Een essentieel onderdeel voor het bereiken van dit doel is een goed informatiesysteem. Dat optimaliseert uw interne processen, waardoor uw medewerkers efficiënter kunnen werken en zij uw klanten kunnen HBSoftware Dynamics InTime is een product van HBSoftware. Al 20 jaar is HBSoftware een bewezen, gedegen en betrouwbare partner, die innovatie combineert met eenvoud en gebruikersvriendelijkheid. Met ruim 30 ervaren medewerkers zijn wij gespecialiseerd in Microsoft Dynamics NAV. voorzien van goede rapportages en duidelijke informatie. Zo wint u hun vertrouwen. Dynamics InTime Ons softwarepakket Dynamics InTime is speciaal ontwikkeld om bedrijven zoals dat van u te helpen bij deze missie. Dynamics InTime is gemaakt met het flexibele en krachtige Dynamics NAV van Microsoft. Het voorziet bij uitstek in de behoefte van projectmatig werkende bedrijven als organisatie- en adviesbureaus en zakelijke dienstverleners. InTime HBSoftware heeft verstand van projectmatig werkende bedrijven en zakelijke dienstverlening. Wij spreken uw taal en begrijpen uw problematiek. Dat maakt ons een prettig bedrijf om mee te werken. HBSoftware B.V. Hanzeweg MC Gouda KvK Gouda Tel office@hbsoftware.nl Speciaal voor bedrijven zoals dat van u Microsoft hebben wij vanuit de praktijk extra Dynamcis functionaliteit ontwikkeld en toegevoegd aan de standaard modules van Dynamics. Hierdoor is nu een geïntegreerde totaaloplossing beschikbaar waarmee u al uw interne processen verder kunt optimaliseren. Bovendien beschikken uw medewerkers op elk gewenst moment over de benodigde klanten projectgegevens. Dynamics InTime is snel geïmplementeerd en eenvoudig in het gebruik. Daarnaast is het flexibel opgezet, dus het groeit mee met uw organisatie. Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics wordt wereldwijd gebruikt, om precies te zijn door meer dan medewerkers in bedrijven.

3 Efficiënter werken InTime voor Microsoft Dynamics Rolgebaseerd Dynamics InTime is gebaseerd op de nieuwste ontwikkelingen op software gebied. Niet de software staat daarbij centraal, maar uw medewerkers. Op hun eigen dashboard vinden zij direct alle informatie die is afgestemd op hun rol in uw organisatie. Dat scheelt niet alleen veel tijd, maar het maakt het gebruik van Dynamics InTime ook een stuk eenvoudiger. Op deze en volgende pagina s worden de Dynamics InTime rollen voor projectmedewerkers, projectmanagement en uw eigen bedrijfsvoering nader toegelicht. Zo krijgt u een beter inzicht in het rolgebaseerd werken en wat het voor uw bedrijf kan betekenen. medewerkers Uw projectmedewerkers, of dit nu consultants, adviseurs of projectleiders zijn, krijgen via het centrale dashboard direct toegang tot de voor hen benodigde informatie. Voorbeeld Dashboard Middels het Dashboard heeft de gebruiker direct inzicht in zijn of haar relevante informatie. Het dashboard is het vertrekpunt voor de uit te voeren werkzaamheden. Klantinformatie en projectbeheer Voorbeeld Klantinformatie Beheer van agenda en medewerker Documentbeheer In één oogopslag is alle relevante klantinformatie beschikbaar. Zo ziet u direct wat het openstaande saldo is, maar ook hoeveel lopende orders, facturen enz. Beheer van agenda en Via dashboard direct inzicht in agenda, taken en Integratie met Outlook Klantinformatie & projectbeheer Documentbeheer Inzicht in eigen klanten en projecten Direct opstarten acties Registratie (project)uren en kosten Eenvoudig rapporteren via Excel Standaard en ad hoc rapportages Directe koppeling rapportages en de database Beheer van projectdocumenten Correspondentie via sjablonen Centraal te benaderen Voorbeeld Grafische projectplanning Het aanmaken van projecten kan eenvoudig direct in het planscherm gedaan worden. Tevens kunt u direct de projectmedewerkers aan de projectfases koppelen en heeft u inzicht in de beschikbare capaciteit van uw medewerkers.

4 management Een snel, goed en actueel inzicht in de stand van zaken op een project is cruciaal voor goed projectmanagement. Op elk willekeurig moment wilt u weten hoe de realisatie zich verhoudt tot bijvoorbeeld het afgesproken budget. Daarbij wilt u tijdig inzicht hebben in mogelijke afwijkingen en Rolgebaseerd werken middels InTime van Microsoft Dynamics de consequenties daarvan voor de rest van het project. Dynamics InTime maakt dit inzichtelijk met heldere en overzichtelijke projectrapportages zodat u te allen tijde de touwtjes stevig in handen hebt. uren en -kosten planning Aanmaken en plannen van projecten structuur zelf te definiëren budgettering planning management correspondentie uren en -kosten Urenregistratie Controle op projecturen Controle op projectkosten Vanuit de projectmagementrol toont het Dashboard alleen die informatie die deze rol moet ondersteunen. Dus geen overtolllige ballast, maar to the point. correspondentie Beheren standaard projectrapportages Opstellen van adhoc rapportages Snel en flexibel te realiseren via Excel Centraal beheer Direct toegangkelijk Correspondentie via standaard sjablonen Inzicht in uw bedrijfsvoering Voor een betrouwbaar inzicht in uw bedrijfsvoering, moet u een goed beeld hebben van uw actuele prospects en klanten, te factureren projecturen en uw financiële positie. Gegevens moeten in het systeem snel en eenvoudig te vinden zijn. Middels één druk op de knop wilt u rapportages kunnen genereren die u snel voorzien van actuele informatie. Dat is nu juist een van de sterkste punten van Dynamics InTime. Facturatie en financiële administratie uren Eenvoudig te registreren & controleren Direct inzichtelijk per project/activiteit Zelf projectstructuur te definiëren uren Bedrijfsvoering Management rapportage Facturatie & financiële administratie Snelle facturatie van uren & kosten Gefactureerde activiteiten in bijlage Geïntegreerd met financiële administratie Het management, de financiële administratie en het secretariaat hebben elk zo hun eigen invalshoek. Ook deze rollen hebben weer een eigen dashboard en bijbehorende autorisaties, welke voor een duidelijke functiescheiding zorgen. Management rapportages Klanten & prospects direct inzichtelijk Bijhouden van activiteiten en contacten Opportunity management Opstellen van ad-hoc rapportages Beheren van standaard rapportages Doeltreffend via koppeling met Excel

5 Overzicht Functionaliteit planning en urenverantwoording gegevens als omschrijving, gebudgetteerde uren, wijze van facturatie, klantgegevens, projectleider, wel of geen reiskosten doorberekenen e.d. kunnen eenduidig worden vastgelegd. Per project kunnen meerdere activiteiten worden benoemd. Het boeken van de uren door de medewerkers is gemakkelijk middels een speciaal invoerscherm. Verkoopadministratie en Facturatie Alle klantgegevens, incl. afspraken over betalings- en kortingscondities, worden eenmalig vastgelegd. Door gebruik te maken van zowel deze klant- als de aanwezig projectgegevens, kan eenvoudig een factuur worden samengesteld. Met de module kunt u de gegevens van uw relaties beheren. Door zogenaamde profielen kunnen bepaalde kenmerken van de relaties flexibel worden weergegeven. Ook het beheer van uw opportunities behoort tot de mogelijkheden. Inkoopadministratie Gelijk aan het vastleggen van klantgegevens kunnen ook de gegevens van uw leveranciers worden geregistreerd. Uw inkoopfacturen kunnen hierdoor snel en eenvoudig verwerkt worden. Financiële administratie Omdat Dynamics InTime een geïntegreerd systeem is, worden alle financiële mutaties automatisch in het grootboek verwerkt. Daarbij zijn standaard functionaliteiten voor K/B/G en memoriaal dagboeken aanwezig, evenals mogelijkheden voor o.a. telebankieren, budgetten en vaste activa. Tevens biedt deze module uitgebreide analyse mogelijkheden, al dan niet gebaseerd op verschillende dimensies. Personeelsregistratie Deze module biedt u de mogelijkheid om gegevens van uw personeel vast te leggen. NAW gegevens, contractgegevens, kwalificaties, verlof zijn voorbeelden van informatie die centraal beheerd kan worden. Flexibele rapportages Naast de rapportage mogelijkheden van Dynamics biedt DYNAMICS INTIME de mogelijkheid om in Excel rapportages te maken. Daar gebruiken wij het standaard rapportage tool ExSION Reporting voor. ExSION koppelt Excel rechtstreeks aan de Microsoft Dynamics database. Gegevens gaan op die manier direct naar Excel en de rapportages kunnen realtime worden ververst. Integratie met Microsoft Office Dynamics InTime is geïntegreerd met Microsoft Office. Gegevens kunnen eenvoudig worden uitgewisseld met Word, Excel of andere Office applicaties. Kenmerken Rolgebaseerd Snel te implementeren Makkelijk in gebruik Aanpasbaar aan specifieke wensen Goedkoop in onderhoud Snelle ROI Functionaliteit en Urenregistratie Outlookintegratie Integratie Word en Excel Klanten en relaties Verkoopoffertes en -orders Verkoopfacturen en -creditnota s Uitgebreide verkoopprijs- en kortingsstructuren Opportunity beheer Taakmanagement Aanmaningen Meerdere dimensies Grootboekrekeningschema Budgetten K/B/G dagboeken Memoriaal Rapportageschema s Analyse per dimensie Telebankieren Bankrekeningen Liquiditeit Vaste activa BTW aangifte Leveranciers Inkoopfacturen en -creditnota s Uitgebreide inkoopprijs- en kortingsstructuren Artikel- en voorraadbeheer Personeelsbeheer Verlofregistratie Telefoon- en postregistratie Meerdere documenttalen Managementrapportages Business Intelligence Electronisch archiveren en fiatteren van inkoopfacturen