Professional services organisaties Altijd en overal grip op uw projecten, van verkoop tot factuur

Transcriptie

1 Professional services organisaties Altijd en overal grip op uw projecten, van verkoop tot factuur

2 Kritische opdrachtgever verwacht meer De opdrachtgever van vandaag is kritisch, verlangt toegevoegde waarde en is minder meegaand wanneer projecten uitlopen in tijd of budget. Dat maakt uw noodzaak om opdrachten naar tevredenheid uit te voeren steeds groter. Duidelijke communicatie naar uw klanten en actief verwachtingsmanagement zijn essentieel. Dat is lastig als uw interne processen nog niet zijn geïntegreerd. Denk aan de financiële- en projectadministratie. Grip op de planning en budgetten ontbreekt, waardoor vaak winst verloren gaat. Exact levert een geïntegreerde projectmanagement oplossing. Hiermee kunt u alle onderdelen van een project optimaal op elkaar afstemmen. Van offerte tot factuur. Ervaar zelf dat een betere afstemming resulteert in een hoge mate van betrouwbaarheid. U kunt uw projecten scherper aansturen en wint tijd. Dat biedt u de kans om de kwaliteit van uw dienstverlening sterk te verbeteren.

3 v Optimale ondersteuning in elke stap van offerte tot factuur Een geïntegreerde projectadministratie is essentieel. Eén die gebruiksvriendelijk is en u op elk moment inzicht geeft in de status van het project en de flexibiliteit biedt om wijzigingen eenvoudig door te voeren. Eén die u snel in uw organisatie implementeert, zonder de dagelijkse werkzaamheden te hinderen. Exact PSA levert een groot aantal voordelen op: 1 Scherper aansturen van projecten 2 Processen onder controle 3 Eenvoudig in gebruik Snel schakelen is één van de belangrijkste eigenschappen van een succesvolle projectorganisatie. Dat kan alleen als u op elk moment beschikt over actuele informatie rond de verkoop, planning en uitvoering van het project. Door de integratie van informatie en processen kunnen projectmanagers hun projecten scherper aansturen. Alle projectgegevens worden op één centrale plek opgeslagen. Het helpt projectmanagers en consultants om beter samen te werken en snel de juiste beslissingen te nemen op basis van actuele informatie. Vlot en correct factureren is van groot belang voor uw bedrijfsvoering. Hoe sneller uw facturen de deur uit gaan, hoe eerder u betaald krijgt. Een efficiënte urenregistratie maakt dit makkelijker voor u. U stelt facturen snel en correct op als de gerealiseerde uren centraal zijn vastgelegd en gekoppeld zijn met het facturatieproces. Uw administratieve proces wordt weer beheersbaar. Medewerkers schrijven hun tijd eenvoudig vanaf hun eigen PC, laptop of Smartphone. Zo heeft u altijd een nauwkeurige urenregistratie. Het is uw basis om eenvoudig facturen te maken en verzenden. Wij realiseren ons dat uw tijd kostbaar is. Het is daarom belangrijk dat u zo snel mogelijk vertrouwd raakt met nieuwe oplossingen. Zo kunt u focus houden op dat waar het echt om gaat: uw klanten. De oplossingen van Exact zijn getoetst door kleine en middelgrote dienstverleners. Door hun best practices profiteert u van maximale gebruikersvriendelijkheid. Exact biedt u standaardoplossingen op maat.

4 Professionaliseer uw organisatie met Exact Exact biedt een solide basis voor de financiële en projectadministratie van uw onderneming. In Exact PSA kunt u binnen een geïntegreerd platform online informatie met elkaar delen. Op elk moment heeft u inzicht in de status van het project. Van opstartfase tot evaluatie. Het resultaat? U wint kostbare tijd en kunt precies op het juiste moment factureren. 1. Succesvol verkopen - Leg essentiële klantinformatie vast in de verkoopfase - Inzicht in de kosten en baten van eerdere projecten - Offerte management - Naadloze samenwerking tussen uw verkoopafdeling en projectorganisatie Geïntegreerde verkopen van projecten Project acquisitie Offertebeheer Overdracht van verkoop naar projectorganisatie 2. Scherp zicht op de kosten, opbrengsten en winstgevendheid - Beheers de kosten en winstmarges, ook als u concurrerende prijzen aanbiedt - Speel snel in op plotselinge projectwijzigingen - Duidelijke communicatie met uw klanten over geboekte uren, kostenoverschrijdingen en beschikbare budgetten door automatische signaleringen Inzicht in projecten Medewerkers plannen op vaardigheden Project uitvoering Project controle Urenverantwoording Facturabele uren Samenwerken met derden Voortgangsrapportage Budget versus realisatie Bezettingsgraad 3. Nauwkeurige facturen, snellere betalingen - Nauw contact met uw projectteams, waar ze ook werken - Alle uren op tijd en correct geregistreerd door eenvoudige online ureninvoer - Sneller factureren waardoor u sneller betaald wordt - Inzicht in de status van uw projecten en de declarabele uren - Grip op facturen en openstaande posten, zodat u klanten direct kunt attenderen bij achterstanden Grip op facturatie en betalingen Werkzaamheden factureren en betaald krijgen Projectresultaat boeken Boek winst door één geïntegreerde projectadministratie

5 Uit de praktijk Goede projectadministratie zorgt voor evenwicht Dagelijks heeft u te maken met veeleisende opdrachtgevers, spoedklussen en onvoorspelbare tussentijdse projectwijzigingen. Ook is er de druk om kosten te beheersen en productieve uren te draaien om zodoende de marge op een project te behouden. Een goede projectadministratie is onmisbaar om van uw kritische opdrachtgevers tevreden klanten te maken. Exact ziet drie grote uitdagingen voor dienstverlenende bedrijven: Grip op lopende projecten Uw projectmanagers en controllers moeten precies weten hoe projecten ervoor staan. Altijd en overal. Vaak is het lastig snel inzicht te krijgen in actuele projectinformatie. Het kost veel tijd om administratieve processen in goede banen te leiden. Projectinformatie moet daarom gestandaardiseerd en centraal beheerd worden. Goed inzicht begint met één centrale informatiebron. Eén die projectgegevens direct beschikbaar stelt en zo het samenwerken en nemen van beslissingen ondersteunt. Duidelijke communicatie naar uw klanten Uw opdrachtgever verwacht een klantgerichte adviseur. Dat is logisch. Met een proactieve houding en duidelijke communicatie kunt u klanten verrassen. Bijvoorbeeld door klanten tijdig te betrekken wanneer u extra uren of kosten moet maken. Heldere communicatie voorkomt escalatie en discussie achteraf. Co-maker maakt software oplossingen voor zowel Nederlandse als internationale leasebedrijven. Een belangrijk doel van Co-maker is om op een innovatieve manier hun klanten te helpen bij het faciliteren van IT. Zodat zij op hun beurt weer sneller producten op de markt kunnen brengen en betere service kunnen bieden. Co-Maker wilde zijn internationale groeidoelstelling realiseren door meer grip te krijgen op processen binnen de organisatie. Om dat te verwezenlijken heeft Co-maker ervoor gekozen om Exact PSA te gaan gebruiken. Met Exact PSA worden diverse processen geïntegreerd. Het verkopen van projecten, projectplanning, urenregistratie en -facturatie en financiële afhandeling, alles is ondergebracht in één oplossing. De projectplanning is door het gebruik van Exact PSA veel transparanter geworden. Iedereen kan een reservering maken in het systeem, van projectmanager tot verkoper. Ook rapportages zijn veel gemakkelijker te maken. Aan het einde van de maand is een druk op de knop voldoende om op te vragen wat er nu eigenlijk verdiend is op een project. Zo wordt ook snel zichtbaar waar eventueel bijgestuurd moet worden. Bij Co-Maker moet de investering in de Exact oplossing zich terugverdienen op twee manieren. Ten eerste door tijdbesparing: sinds Exact PSA wordt gebruikt is de tijd die nodig is om te factureren met vijf dagen per maand verkort. Als tweede is de communicatie naar de klant verbeterd doordat de informatie correct en eenduidig is. Facturen zijn foutloos en roepen geen vragen meer op. Dat scheelt tijd en draagt bij aan de klanttevredenheid. Correct en snel factureren Een factuur moet op tijd verstuurd worden en moet bovendien correct en begrijpelijk zijn. De basis hiervoor is een actuele urenregistratie. U heeft binnen projecten echter vaak te maken met tussentijdse wijzigingen, zoals meerwerk of de inzet van andere professionals. Leg wijzigingen eenmalig centraal vast. Dat is efficiënt en het helpt u om het factureringsproces beheersbaar te houden. Een correcte urenregistratie mag geen tijdrovende klus zijn. Heeft u interesse? Neem dan contact op met Exact. Of kijk voor meer informatie op

6 Het ondersteunen van ondernemers over de gehele wereld, dat vinden wij belangrijk. Terwijl we een wereldwijde speler werden, zijn we altijd blijven denken aan onze eigen start in Daarom kunnen we ons inbeelden in uw situatie, begrijpen we hoe u samenwerkt binnen het bedrijfsleven en welke structuur ervoor nodig is om resultaten te bereiken. Door onze ervaring te koppelen aan uw wensen, kunnen we softwareoplossingen bieden die iedere zakelijke activiteit ondersteunen en die real-time inzicht geven in de gehele onderneming. Met Exact heeft u de vrijheid om met succes uitdagingen en kansen te grijpen, en daarmee waarde voor uw klanten en uiteindelijk uzelf te creëren. Van productie, groothandel en distributie tot zakelijke dienstverlening, in welke business u ook zit, wij helpen u groeien. Hoewel Exact zich voortdurend inspant om er zeker van te zijn dat de informatie in dit document zo compleet en volledig mogelijk is, kan Exact noch de juistheid, noch volledigheid, noch een speciefieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Exact Group B.V., Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merk- en handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren. *MCL765383NL001* MCL765383NL001.3