Financiële Administratie Het kloppend hart

Transcriptie

1 Financiële Administratie Het kloppend hart KRAAN Financieel bevat zowel uw grootboek als uw administratie van debiteuren en crediteuren. Doelstelling van KRAAN Financieel is doelmatigheid in: Beheer van uw gegevens Toegang tot uw informatie (Dagelijkse) vastlegging van gegevens De dagelijkse vastlegging vindt plaats met op maat gesneden dagboeken. Van daaruit worden de vastgelegde gegevens als informatie zichtbaar in: Grootboek Debiteuren-/crediteurenadministratie Projectbewaking KRAAN Financieel bevat de financiële vastlegging van al uw bedrijfsactiviteiten en neemt in de KRAAN productlijn een centrale plaats in. Automatisch betalen aan crediteuren (Clieop03) Aanmanen Voor het proces van aanmanen wordt gebruik gemaakt van de Word-koppelingen in: Project Acquisitie Systeem Relatiebeheer Grootboek Grootboek is het hart van KRAAN Financieel. Vanuit de vastlegging van gegevens in het grootboek door middel van boekingen wordt informatie beschikbaar gesteld aan: Debiteuren/crediteurenadministratie Projectbewaking Debiteuren/Crediteuren (Relaties) In de financiële administratie kunnen relatiegegevens uit de KRAAN database worden gebruikt. Debiteur en/ of crediteur door aan die relaties de debiteur- en/of crediteureigen informatie toe te voegen. Debiteur-/ crediteurrelaties kunnen ook direct in KRAAN Financieel worden ingevoerd. Debiteuren/crediteuren geeft u direct toegang tot: Openstaande posten Historische informatie Omzetinformatie Saldi Consolidatie en automatische rekeningcourant verhoudingen Telebankieren inclusief WKA gegevens Integratie met projectadministratie en onderhoudsopdrachten Digitale verwerking van inkoopfacturen (o.a. S@les in de Bouw)

2 Handmatige invoer van boekingen doet u in op maat te snijden boekingsschermen. Ingevoerde boekingen zijn direct beschikbaar als onderdeel van de beschikbaar gestelde informatie. Voor het maken van handmatige boekingen zijn de volgende vormen beschikbaar: register en fiattering Verkoop Kas en Bank Memoriaal in diverse vormen Voorafgaande journaalposten Tariefboekingen Invoer van boekingen geschiedt handmatig of kan worden ingelezen vanuit andere modules. Binnen KRAAN leveren de volgende modules boekingen aan: Burgerwerk (kostenregels) Facturering Voorraadbeheer in Productiemiddelen Ingelezen, automatisch aangemaakt en ingevoerde boekingen worden altijd direct voorzien van: BTW boekingen AK boekingen Rekening-courant boekingen Vanuit het grootboek is de volgende uitvoer mogelijk: Saldibalans Periodeoverzicht Kolommenbalans Historisch grootboek BTW aangifte Vanuit alle overzichten in KRAAN Financieel kunnen de gegevens naar Excel worden geëxporteerd. Middels een Excel interface kunnen ook boekingen uit software van derden worden ingelezen. Boekingen worden altijd gecodeerd met een grootboekrekeningnummer. Aanvullend kan worden gecodeerd op: Project Burgerwerkopdracht en werkbon Mamocode Bewakingscode en kostensoort contract Maximaal 5 dimensies (vrije extra coderingen) Relatie (Debiteur of Crediteur)

3 e-factuur Optimale factuurverwerking Het lijkt een vreemde combinatie, maar het is zeker mogelijk. De kosten voor het op de traditionele wijze behandelen van een inkoopfactuur bedragen circa 8 euro per document. Door het automatiseren van dit proces kunt u 50% op de verwerkingskosten besparen. Voor het digitaliseren van het inkoopproces heeft Kraan een tweetal modules ontwikkeld. Met een scanprogramma van derden kunt u inkoopfacturen scannen, optisch herkennen en digitaal archiveren. Met de koppeling KRAAN e-factuur kunt u vanuit het scanprogramma de inkoopfacturen direct boeken in uw financiële administratie. De module KRAAN Procesbewaking zorgt ervoor dat binnengekomen digitale facturen binnen de organisatie worden verdeeld volgens een tevoren afgesproken workflow (procuratiemodel). Snelle terugverdientijd Het handmatig verwerken van facturen is tijdrovend en niet altijd overzichtelijk. KRAAN e-factuur verbetert dit administratieve proces en levert u daarom al snel voordeel op. Door het scannen en het automatisch boeken in uw financiële administratie komt een groot deel van deze tijdrovende werkzaamheden te vervallen en wordt het maken van boekingsfouten praktisch geheel voorkomen. Daarnaast is de gescande factuur binnen de financiële administratie van KRAAN als digitale factuur op het beeldscherm op te vragen. Dit betekent dat de projectleider of op de bouwplaats bij het raadplegen van de projectadministratie de bijbehorende digitale facturen direct op het beeldscherm te zien krijgt. Hierdoor vervalt het geloop naar de administratie, veel zoekwerk en het vele kopiëren van facturen. Kraan heeft verstand van het automatiseren van bouwgerelateerde bedrijven en heeft een eigen kijk op inkoopmanagement. Middels KRAAN e-factuur en Procesbewaking, die aan de KRAAN Financiële Administratie zijn gekoppeld, is het mogelijk de complete workflow van facturen vast te leggen. Digitaal archief van facturen Snel en eenvoudig registeren van inkoopfacturen Snellere invoer van facturen Facturen digitaal overal beschikbaar Geen zoek geraakte facturen meer.

4 Ook bij het crediteurenbeheer en het raadplegen van het grootboek beschikt u direct over de factuur op het scherm. Daarnaast is het mogelijk om, na goedkeuring door de belastingdienst, uw papieren archief van de inkoopfacturen te laten vervallen. In plaats van het papieren archief beschikt u dan over een digitaal archief. Hierdoor kunt u besparen op archiefruimte. Vele organisaties kunnen het gebruiksgemak en de snelle terugverdientijd inmiddels beamen. De investering voor het verwerken van bijvoorbeeld 3000 facturen per jaar laat zich al met 6 tot 9 maanden volledig terugverdienen. De verwerkingssnelheid van inkoopfacturen kan aanzienlijk worden verhoogd, de transparantie wordt verbeterd en er kan vele malen efficiënter worden gewerkt. Probeer het en u vraagt zich af hoe u ooit zonder hebt kunnen werken.

5 Procesbewaking Wanneer inzicht belangrijk is Als uitbreiding op KRAAN e-factuur heeft Kraan een Workflow-lite toepassing ontwikkeld, genaamd Procesbewaking. Procesbewaking is een uitbreiding op bestaande functionaliteit, zoals geboden in Activiteiten en Rollen in Project. Hiermee kunnen inkomende digitale facturen of andere documenten met inzet van een workflow door de organisatie worden gefiatteerd. De digitale factuur kan zowel digitaal ontvangen worden (PDF, XML) of via een scantoepassing digitaal gemaakt zijn. Een Proces is een verzameling Activiteiten die zoveel mogelijk in een vooraf bepaalde volgorde worden afgehandeld. Het proces met de bijbehorende activiteiten wordt vastgelegd in een Procesdefinitie. In deze Procesdefinitie wordt ook de volgorde van afhandelen vastgelegd. Bij elke activiteit wordt vastgelegd welke Rol de activiteit moet uitvoeren. Een Rol in Procesbewaking is de definitie van de functie in een proces. Bij het project wordt geregistreerd welke medewerker de betreffende rol vervult. Medewerkers die dezelfde rol voor alle projecten vervullen kunnen centraal worden vastgelegd. Het inboeken van de facturen start vanuit een soort Inbox met de digitaal binnengekomen of gescande facturen. Van daaruit worden digitale factuur en boeking aan elkaar gekoppeld. Aan de hand van de gekozen procesdefinitie wordt de eerste beoordelings -activiteit aangemaakt. De beoordelaar kan de boeking verrijken, de boeking accorderen, afwijzen of terugsturen naar de vorige beoordelaar. Alle acties worden vastgelegd in een proceslog waarmee een audittrail van de beoordeling wordt vastgelegd. Het resultaat van een fiatteringsronde wordt, als de laatste activiteit uit de procesdefinitie is goedgekeurd, ingelezen in de Financiële Administratie (van KRAAN) in een fiatteringsbatch. Voor medewerkers die deelnemen aan de fiattering is de signaleringsfunctionaliteit beschikbaar binnen de KRAAN Sidebar. Procesbewaking is voorlopig alleen beschikbaar voor inkomende digitale facturen. Later zal dit worden toegepast bij andere KRAAN toepassingen waar een workflow kan worden ingezet. Digitale verwerking van inkoopfacturen (o.a. in de Bouw), pak- & werkbonnen en foto s Efficiënt hulpmiddel om doorlooptijden kort te houden Integratie met Scansoftware Digitale archivering en verwerking in inkoop register Fiatteurs verrijken facturen (bewakingscodes)