E-Factureren en boekhoudsoftware

Transcriptie

1 Door: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED September 2009

2 Elektronisch factureren B2C, B2B, Buyer direct, Consolidator, Direct processing, our corner, Invoice processing, Self billing, Seller direct, ebxml, UBL, Un/Cfact.

3 Elektronisch factureren B2C, B2B, Buyer direct, Consolidator, Direct processing, our corner, Invoice processing, Self billing, Seller direct, ebxml, UBL, UN/Cfact.

4 Elektronisch factureren "Het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer".

5 Geen E-Factureren, maar voorloper Uitgaande facturen Versturen factuur per met bijlage (in PDF) Ondersteuning > 50% boekhoudpakketten (bron: Readiness Monitor e-factureren: april 2009). Wordt door veel softwareleveranciers als E-Factureren gezien. Maar is dus GEEN volledig E-factureren. Aandachtspunten: - PDF bestand beveiligen, voorkomt discussie originaliteit - Factuurnummer en datum in omschrijving . - Controle dat ontvanger binnenkrijgt (SPAM filter)

6 Geen E-Factureren, maar voorloper Inkomende facturen Per post ontvangen facturen scannen en opslaan in OCR formaat. Vervolgens via tekstherkenning de facturen boeken in de administratie, al dan niet met handmatige aanvullingen. Hier is vaak sprake van een zelflerend systeem. Aandachtspunten: - De workflow (met name goedkeuringsproces) - Wijze van herkenning

7 Elektronisch factureren "Het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer". Wat betekent dit voor boekhoudsoftware?

8 Aandachtspunten binnen boekhoudsoftware Algemeen: Ondersteuning standaard formaten (UBL, GS1 ecom) In elk geval formaat afstemmen leverancier-afnemer Uitgaande facturen: Wijze van verzenden ( , webservices, bank, BSP) Herinnering/aanmaning per Koppeling met incassosystemen Goedkeuring/weigering debiteur vastleggen Adres ontvanger vastleggen ( , ip-adres) Leesbevestiging ontvanger Bewaarplicht Voorwaarden die ook gelden voor papieren factuur (zie

9 Aandachtspunten binnen boekhoudsoftware Inkomende facturen: Wijze van ontvangen ( , scan, webservices, bank, BSP) Herkennen en matchen van ontvangen facturen Voorlopig boeken factuur en BTW direct verrekenen Beoordelen van facturen (goedkeuren of afkeuren) Afgekeurde facturen verwerken Inkoopfacturen matchen met inkooporders en (goederen)ontvangst (dit laatste behoort al standaard deel uit te maken van een ERP systeem) Archiveren, bewaarplicht originele factuur. Workflow is belangrijk: Voorlopig boeken, beoordelen, goedkeuren, afkeuren en archiveren. Attentiepunt: facturen ontvangen via meerdere kanalen (post/ ).

10 Ontwikkeling boekhoudsoftware Voor grote(re) ondernemingen veelal koppeling/integratie met losse modules op gebied van E-Factureren. Veel boekhoudpakketten binnen MKB kennen E-Factureren alleen als voorloper via uitgaande factuur per in PDF. Leveranciers van SAAS oplossingen zullen standaards als UBL en uitwisseling via webservices naar verwachting als eerste realiseren voor het MKB. Over twee jaar zal blijken welke standaards geaccepteerd zijn en op welke wijze de factuurgegevens uitgewisseld worden.

11 Online factuuroplossingen voor het MKB Oplossingen om online facturen aan te maken en te verzenden (via ) schieten als paddestoelen uit de grond. Moneybird.nl FactuurManager.nl Factureer.nu Factuurdesk.nl factuursturen.nl Digitalefactuur.nl Aandachtspunten

12 Online factuuroplossingen voor het MKB Aandachtspunten 1. Continuïteit aanbieder en bewaarplicht uitgaande facturen 2. Koppeling met boekhouding en dubbel vastleggen 3. Alleen uitgaande facturen 4. Wijze van verzenden (post, , XML) 5. Beoordeling van de toepassingen 6. Steeds meer aanbieders van (online) boekhouden zullen deze functie ook gaan leveren.

13 Voorbeelden

14 Voorbeelden Facturen invoeren en versturen (per post of ). Gratis proberen (niet werkelijk verzenden!)

15 Voorbeelden E-Factureren via online boekhouden (ook elektronische bankafschriften automatisch verwerken in boekhoudsysteem) Systeem: Reeleezee Administratie (Reeleezee) Zowel uitgaand als inkomend met o.a. ondersteuning van UBL. Aflevermechanisme: , import/export of webservices. (zowel inkomend als uitgaand). Formaten: PDF, XML, UBL, OCR, etc.

16 Voorbeeld: uitgaand - HTML - PDF - UBL

17 Voorbeeld: inkomend OCR en XML - Data van papieren factuur naar XML - Scan direct op te vragen - Automatische boeking in administratie

18 Voorbeeld: inkomend import of Web Service - UBL - Reeleezee Taxonomie

19 Belangrijk issue bij imports: automatisch gegevens in administratie synchroniseren

20 Voorbeelden E-Factureren via bankportalen ABN AMRO, ING en Rabobank aan consumenten en zakelijke ontvangers via BSP Bluem Systeem: CS-DigiNota (Condor Solutions) Ten behoeve Microsoft Dynamics NAV (boekhoudpakket) gebruikers die digitale nota s willen zenden aan consumenten en/of zakelijke ontvangers. BSP Bluem levert deze nota s af in het bankportaal van de consument. Via het bankportaal kunnen consumenten zich vooraf abonneren op een bepaalde factuurstroom. Via BSP Bluem wordt deze informatie aan het CS-Diginota systeem geleverd.

21 Abonneren op bepaalde factuurstroom

22 Twee te exporteren facturen, bestemd voor de portal van de Rabobank.

23 Voorbeelden Elektronisch factureren Systeem: E-facturatie module (IBS Nederland) Proces waarbij facturen niet (meer alleen) in fysieke vorm maar als elektronisch document worden verstuurd (Desktop delivery) of gepresenteerd (Bill presentment) via portaal.

24 Factuur per verzonden in PDF en XML formaat.

25 Facturen ophalen via portaal

26 Factuur details

27 Voorbeelden Elektronische factuurverwerking Systeem: ISP-Invoice (ISProjects) Verwerkingsproces van binnenkomende, al dan niet gescande, facturen. Integratie of koppeling met o.a. de volgende boekhoudsystemen: - Exact Globe - Decade Financials - Fis Microsoft Dynamics NAV - Pantheon - SAP R/3 - Multivers Extended

28 Gescande factuur matchen met boekhouding

29 Voorbeelden Koppeling online boekhouden met incassosysteem Systeem: e-boekhouden (SkillSource) Inzicht in voortgang incasso binnen online boekhoudsysteem.

30 Maak deze keuze

31 Dossier in behandeling bij incassobureau Maak deze keuze

32 Vanuit online boekhouden direct het dossier volgen Maak deze keuze

33 Vragen? Meer informatie: (met gratis nieuwsbrief) Specifiek voor accountants- en administratiekantoren: (met gratis nieuwsbrief) 30 sep a.s. Jaarcongres ICT Accountancy 2009