dé online facturenservice

Transcriptie

1 dé online facturenservice Digitaal factureren is niet alleen goedkoper dan papieren facturatie, het legt ook minder beslag op uw organisatie, kent een hogere service gerichtheid naar uw klanten en het is veiliger. Echter, digitaal factureren wordt pas echt een succes als uw klant er ook voordeel en gemak van heeft. Het versturen van een PDF factuur per is bijvoorbeeld wel handig voor u als factuurverzender, maar levert de factuurontvanger alleen maar meer werk op. Z factuur biedt zowel u als uw klant voordeel en gemak! Z factuur is dé online facturenservice waarmee u facturen eenvoudig online verwerkt en beheert. Z factuur is een open platform waar verzenders en ontvangers eenvoudig op kunnen aansluiten. Verzenders van facturen kunnen met Z factuur hun facturen digitaal verzenden. U kiest daarbij zelf voor de verzendoplossing die bij u past. Z factuur biedt factuurontvangers 1 loket waarin zij van verschillende bedrijven en organisaties digitaal de facturen kunnen ontvangen, beheren en archiveren. Hoe meer bedrijven zich aansluiten bij Z factuur, hoe interessanter het is voor factuurontvangers. Dat betekent dus ook een hogere acceptatiegraad bij uw klanten voor het digitaal ontvangen van uw factuur! De verhoogde service voor uw klanten blijkt uit het feit dat het Z factuur ontvangstloket gekoppeld is aan betaalsoftware van de meeste gangbare banken. Uw facturen komen bijvoorbeeld ook via het ontvangstloket van uw klant automatisch in de digitale nota omgeving van het internetbankiersysteem van de Rabobank, de Notabox. Tevens kunnen de facturen digitaalgestructureerd gekoppeld worden aan verschillende boekhoudsystemen en met de back office van de accountant van uw klant. De Belastingdienst heeft een goedkeurende verklaring voor Z factuur afgegeven. Dit betekent dat u en uw klanten de facturen niet meer hoeven te printen en zorgt er bovendien voor dat ze 7 jaar online beschikbaar zijn. Z factuur is een initiatief van:

2 Wat biedt Z factuur u als factuurverzender Z factuur is een online dienst die de elektronische afhandeling van facturenstromen tussen verzenders en ontvangers naadloos, veilig en tegen lagere kosten verzorgt. Dit betekent dat u als factuurverzender aanzienlijk kunt besparen op uw facturering. Bovendien is het mogelijk om via Z factuur zowel digitale facturen te verzenden als facturen op papier. Klanten die nog niet over een Z factuur abonnement beschikken, kunnen de factuur gewoon op papier blijven ontvangen. Indien u dit wenst, is het mogelijk om dit allemaal via Z factuur af te handelen. U hoeft dus zelf geen papieren facturen meer te versturen! Er worden uitgebreide mogelijkheden aangeboden voor de opmaak en distributie van uw facturen. Het factureren legt zo veel minder beslag op uw organisatie. Het archief van Z factuur voldoet voor de Belastingdienst aan de eisen die voor de bewaarplicht gesteld zijn. Printen en in mappen bewaren is dus niet meer nodig. Het Z factuur archief biedt u bovendien eenvoudig de mogelijkheid om snel een factuurzending of een individuele factuur in het archief terug te vinden. Indien u dit wenst, is het mogelijk uw klanten via Z factuur te laten reageren op uw factuur. U krijgt dan de feedback van uw klant en de betreffende factuur digitaal in uw mailbox en kunt deze zo eenvoudig afhandelen. Dit kunt u doen op het moment dat het u het best uitkomt en kan geheel via de mail plaatsvinden. Z factuur werkt op basis van de bancaire standaarden voor de elektronische betaalcheck. Dit betekent dat een betaling die bij u binnenkomt altijd direct gekoppeld is aan de factuur. Afletteren is dan niet meer nodig en kan u veel uitzoekwerk besparen! Als u selfbiller bent voor uw leveranciers, dan kunt u deze facturen standaard via Z factuur aan uw leveranciers aanbieden. Voordeel voor uw leveranciers is dat zij deze facturen direct gekoppeld hebben aan de betaalsystemen van de banken en optioneel aan hun boekhoudpakket. Uw voordeel Aansluiten bij Z factuur biedt u het voordeel van kostenbesparing, een volledige ondersteuning bij de aansluiting van uw systeem op Z factuur en een hoge acceptatiegraad bij uw klanten, omdat niet alleen uw factuur maar ook de facturen van veel andere bedrijven via Z factuur ontvangen kunnen worden.

3 De verzendmogelijkheden van Z factuur Z factuur onderscheidt verschillende soorten van verzenders en biedt voor elke verzender de juiste oplossing om digitaal te gaan factureren. Grote verzenders rs Op basis van een uitgebreide dienstencatalogus kan de verzender modulair diensten afnemen van Z factuur. Dit houdt in dat u in met de basisdienst de facturen digitaal verstuurt naar Z factuur ontvangers. Wanneer u dat wilt, kan Z factuur ook de opmaak van de PDF-factuur verzorgen evenals de distributie van uw papieren facturen naar de niet-z factuur ontvangers. U kiest zelf de aanvullende diensten die bij u en uw dienstverlening passen. Om aan de slag te gaan met Z factuur kunt u kiezen uit de sftp koppeling of de Webservice koppeling. Deze koppeling verzorgt vervolgens de uitwisseling van twee verschillende soorten gegevens: U legt één koppeling waarmee klantgegevens kunnen worden uitgewisseld zodat de match tussen uw klanten en de Z factuurdeelnemers kan worden gemaakt. Daarnaast legt u ook een koppeling waarmee u uw facturen naar Z factuur kunt sturen. Deze facturen verstuurt u in een EAV xml formaat, waarbij u ervoor kunt kiezen om ook direct de volledig opgemaakte factuur aan te leveren. Eventueel kunt u de opmaak van de factuur ook uitbesteden aan Z factuur. Wij zorgen dan voor een digitale factuur die indentiek is aan uw huidige papieren facturen. Kleine en grote verzenders die werken met een softwarepartner van Z factuur Z factuur heeft met verschillende leveranciers van financiële software samenwerking gezocht. Hierdoor is het mogelijk om standaardkoppelingen met Z factuur als module aan u als verzender van facturen te kunnen aanbieden. Uw voordeel is dat aansluiting bij Z factuur sneller en goedkoper kan dan via een maatwerkkoppeling. Het enige dat u hoeft te doen is het installeren van de Z factuurmodule in uw softwaresysteem. Na een eenvoudige registratie en configuratie kunt u vervolgens al aan de slag. Verzender is ook ontvanger van facturen Als verzender heeft u ook te maken met binnenkomende facturen. Als u interesse hebt om ook de binnenkomende facturen digitaal te ontvangen en te verwerken, neem dat contact op met de accountmanager. Accountantskantoren Accountants hebben de voordelen van Z factuur inmiddels ook ontdekt. Zij kunnen niet alleen kosten besparen met het digitaal verzenden van de eigen facturen, zij kunnen de service naar hun klanten verhogen, maar vooral ook de efficiency verhogen inzake het boeken en verwerken van de factuurinformatie van hun klanten.

4 Hoe werkt Z factuur voor uw klanten? Factuurontvangers kunnen hun facturen digitaal ontvangen, beheren en archiveren met Z factuur. Het facturenarchief in Z factuur blijft 7 jaar digitaal beschikbaar en voldoet daarmee aan de eisen die de Belastingdienst stelt. Het printen van de digitaal ontvangen facturen is hierdoor niet meer nodig. Daarnaast wordt de factuurverwerking voor uw klanten ook gemakkelijker, sneller en goedkoper. Doordat Z factuur factuurontvangers 1 loket biedt waarin zij de facturen van verschillende bedrijven kunnen ontvangen, wordt uw digitale factuur sneller en makkelijker door uw klanten geaccepteerd. Na inloggen komt uw klant in het tabblad mijn facturen en vindt daar een overzicht van alle gedigitaliseerde facturen. De goedgekeurde facturen kunnen met één muisklik doorgestuurd worden naar de Notabox van de Rabobank (internetbankieren) of het telebankierpakket van Rabobank, ABN AMRO, Fortis, en andere banken. Uw klanten hoeven daarbij geen gegevens meer handmatig in te voeren, wat de kans op fouten vermindert en (ook u) tijd bespaart. Om Z factuur nog gemakkelijker te maken worden er koppelingen gebouwd met verschillende financiële programma s. Voor factuurontvangers wordt het gebruik van Z factuur nog interessanter wanneer ook de digitale factuurinformatie uit Z factuur ingelezen kan gaan worden in hun boekhoudprogramma. Digitaal factureren Al vele bedrijven hebben geïnvesteerd in Z factuur. Wilt u weten welke bedrijven hun facturen versturen via Z factuur of hun intentie hebben uitgesproken om binnenkort via Z factuur te factureren, kijk dan in de rubriek factuurverzenders op onze website

5 dé online facturenservice De voordelen van Z factuur Verlaging kosten factureren - Z factuur verlaagt uw factureringskosten. Uw verzendkosten zijn lager, u heeft geen opslag meer van facturen en kunt eenvoudig en snel zoeken in het archief. Hoger serviceniveau naar uw klanten - Z factuur verhoogt de service naar uw klanten. Klanten kunnen sneller en eenvoudiger facturen betalen via de koppeling met tele- en internetbankieren, met minder kans op fouten en besparing in tijd voor uw klant en voor u. Koppelingen met bancaire standaarden - Z factuur biedt koppelingen met bancaire standaarden van de meest gangbare banken. Afletteren is met deze koppeling niet meer nodig wat u tijd bespaart. Billing Service Provider - Z factuur is een Billing Service Provider. Het gehele traject van factureren kan door Z factuur geregeld worden waardoor factureren binnen uw organisatie veel minder tijd en aandacht vraagt. Z factuur is veilig - Z factuur maakt gebruik van een beveiligde omgeving waarin u met een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord toegang krijgt. Uw gegevens worden redundant opgeslagen en zijn altijd en overal online toegankelijk. Meer weten? Voor meer informatie en het aanvragen van een geheel vrijblijvende presentatie van de mogelijkheden van Z factuur kunt u contact opnemen met de Sales afdeling van ZET solutions B.V. Telefoonnummer: ZET solutions, Pascallaan 70, binnendienst@zfactuur.nl Postbus 18, 8200 AA Lelystad