Digitaal zakendoen met Isala Handsfree inkooporders ontvangen en facturen verzenden naar Isala

Transcriptie

1 Digitaal zakendoen met Isala Handsfree inkooporders ontvangen en facturen verzenden naar Isala

2 Inhoudsopgave 1 Wat houdt dat in? 3 2 Wat is het Ariba Netwerk 5 3 Catalogus 7 4 Wat kost het 8 5 Contact Wat houdt dat in? Isala kijkt voortdurend naar kansen om de dienstverlening te verbeteren. Één daarvan is de mogelijkheid om digitale inkooporders en facturen te ontvangen en verzenden. Op deze manier gaat de verwerking van onze inkooporder en uw factuur sneller, besparen we kosten en ontlasten wij het milieu. Digitale ordering en facturatie Onze orders versturen we digitaal en onze facturen ontvangen we grotendeels digitaal. Echter, in het huidige proces voeren zowel Isala als de leverancier nog veel handmatige handelingen uit. Deze handmatige handelingen willen we samen met onze leveranciers de komende maanden tot een minimum gaan beperken. Om dit te realiseren hebben we gekozen voor het platform van SAP Ariba: het Ariba Netwerk. E-ordering en E-invoicing Dit platform stelt Isala middels een online portal in staat elektronische orders, ook wel E-orders genoemd, te sturen en elektronische facturen, aangeduid als E-invoices, te ontvangen. E-invoicing is de automatische uitwisseling van facturen. Een E-invoice is een gestructureerd, digitaal bestand (in XML of EDI, geen PDF) waarbij alle gegevens op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben Waarom? Isala heeft gekozen voor deze oplossing omdat dit de meest efficiënte manier is voor het verwerken van orders en facturen. Bovendien brengt het een hogere kwaliteit met zich mee en zorgt ervoor dat orders en facturen sneller verwerkt kunnen worden. Daarnaast biedt het Ariba netwerk ook de mogelijkheid om digitale catalogi beschikbaar te maken. Hiermee kunnen kosten worden bespaard door het wegvallen van papier, afdruk en verzendkosten. Ook wordt er tijd bespaart doordat er minder fysieke handelingen uitgevoerd hoeven te worden. 2 Digitaal zaken doen met Isala Digitaal zaken doen met Isala 3

3 Voordelen voor uw organisatie Voorkeurstoegang als leverancier tot Isala inkopers. Potentieel verlaagde orderverwerkingskosten. Eén kanaal voor inkoopordertransacties. Leveranciersconsolidatie en minder ongestructureerde inkopen betekent meer omzet voor uw organisatie als mogelijke voorkeursleverancier. Minder fouten door afname van handmatige handelingen Catalogusgegevens worden in elektronische vorm gepresenteerd aan Ariba-aanvragers. Potentiële uitbanning van papieren catalogi. Mogelijkheid tot integratie met Ieveranciersorderbeheer en factuursystemen tegen lagere kosten. Kennis van en ervaring met de e-procurementoplossing. Zichtbaarheid van orders, orderstatus, facturen en factuurstatus. Ariba Netwerk In onderstaande afbeelding is te zien hoe Isala via het Ariba Netwerk orders, orderbevestigingen, en facturen uitwisselt met uw organisatie 2 Wat is het Ariba netwerk? Het Ariba Netwerk is de grootste web gebaseerde handelsgemeenschap ter wereld. Het brengt wereldwijd toonaangevende organisaties in contact met hun handelspartners en biedt hen een breed platform voor alles wat nodig is voor samenwerking op zakelijk gebied. Het platform ondersteunt elk facet: van het zoeken naar handelspartners en e-procurement tot elektronisch factureren en werkkapitaalbeheer, zodat de deelnemers efficiënter en doeltreffender kunnen aankopen, verkopen en hun cashflow beheren. 4 Digitaal zaken doen met Isala Digitaal zaken doen met Isala 5

4 Verschillende wijze van aansluiting Voor het aansluiten van leveranciers kan er voor verschillende opties gekozen worden. Voor leveranciers die meer dan 75 facturen per jaar versturen, hebben de varianten met maximale digitalisering de voorkeur. De vorm waarin u digitaal zakendoet met Isala is dus afhankelijk van het aantal facturen dat uw organisatie jaarlijks verstuurt naar Isala. Beperkt account Volwaardig account Volledig account met volledige integratie 2. PunchOut Catalogi Isala kan via het Ariba Netwerk toegang krijgen tot uw website en hier artikelen bestellen Leverancier beheert en onderhoudt catalogi op eigen website Artikelen leverancier zijn niet zichtbaar voor Isala middels de zoekfunctie in Ariba, hiervoor dient de medewerker de Punchout catalogus te selecteren. Leverancier dient mogelijk technische aanpassingen te doen omdat Ariba cxml data verstuurd en dit terugverwacht Stappenplan aansluiten catalogi Online portal (kosteloos) < 75 Online portal EDI of cxml > Catalogus Eén van de grote voordelen van het Ariba Netwerk is dat u als leverancier de mogelijkheid krijgt uw assortiment middels catalogi aan te bieden aan Isala. Hierin kent Ariba een tweetal varianten te weten Externe Catalogi en PunchOut Catalogi. 1. Externe Catalogi Leverancier biedt assortiment middels het Ariba Netwerk aan en wordt door leverancier onderhouden. Ariba Netwerk ondersteunt CIF en cxml bestanden Artikelen zijn direct zichtbaar voor Isala medewerkers middels de zoekfunctie in Ariba Mutaties kunnen snel beoordeeld worden door Isala 6 Digitaal zaken doen met Isala Digitaal zaken doen met Isala 7

5 4. Wat kost het? Per aansluitingsvorm gelden verschillende kostenstructuren. Het lidmaatschapsniveau van elke leverancier is afge stemd op het financiële volume en aantal documenten dat hij verzendt op het Ariba Netwerk, en of hij cxml of EDI technologie gebruikt. Voor de verschillende wijze waarop digitaal zaken gedaan kan worden zijn verschillende wijzen van tarifering: Kosteloos Supplier Membership program Ariba Netwerk, beperkt account Ariba Netwerk, volwaardig account Beperkt account (kosteloos) Leverancier heeft toegang tot online portal (Ariba Netwerk). Hierin heeft de leverancier een totaal overzicht van de ontvangen orders en de factuurstatus (gelimiteerde historie zichtbaar tot maximum 50 orders). Voor een volledig overzicht van de functionaliteit zie volgende link: com/ariba-network-light-account. Wanneer de leverancier behoefte heeft aan meer functionaliteiten binnen dit portaal zoals rapportages, catalogi en integratie met het eigen ERP systeem kan men kiezen voor een volwaardig account. Zie voor een vergelijking van functionaliteiten van het beperkt account en het volwaardig account. Volwaardig account (betaalde versie): Het Supplier Membership Program bestaat uit twee elementen: de netwerk transactie bijdrage en de abonnementskosten. Als leverancier kunt u het volwaardig account binnen het Ariba Netwerk kosteloos gebruiken tenzij u: 1. vijf of meer documenten verhandelt (inkooporders [PO s], facturen, service-invoerbladen en reacties op serviceinvoerblad) en 2. de drempel voor transactievolume overschrijdt ( ) in ten minste één klantrelatie per jaar. Zolang u deze drempels niet allebei overschrijdt in ten minste één klantrelatie, worden er geen kosten in rekening gebracht. Kosten schema voor een volwaardig Meer dan 5 documenten Transactievolume > Nee Nee Ja Ja Nee Ja Nee Ja Ja Ja Ja Nee Kosteloos Netwerk Transactie Bijdrage (elk kwartaal in rekening gebracht) Jaarlijks volume per klantrelatie Bijdrage < 44,6K of < 5 documenten* Geen > 44,6K en 5+ documenten 0,155% van totale volume (max van p.j.) * Het jaarlijks aantal documenten is het aantal inkooporders, alle facturen (al dan niet op basis van inkooporders) en service-invoerbladen en reacties op service-invoerbladen van de afgelopen 12 maanden Er zijn vier betaalde abonnementsniveaus die elk een reeks kenmerken bieden die in waarde toenemen naarmate u op een hoger niveau komt. 8 Digitaal zaken doen met Isala Digitaal zaken doen met Isala 9

6 Abonnementskosten ( jaarlijks in rekening gebracht) Niveau # Documenten bij alle klantrelaties Tarief per jaar Standard 0 t/m 4 0 Bronze 5 t/m 24 of < 185k 45 Silver 25 t/m 99 en > 185k of gebruik van EDI, cxml 670 Gold 100 t/m 499 en > 185k Platinum 500 of meer en > 185k Zie voor de actuele tarieven. 5. Contact Ook overstappen op het Ariba Netwerk? E-Ordering en E-Invoicing is de volgende stap in de alsmaar verder gaande digitalisering en automatisering van processen. Het elektronisch uitwisselen van documenten maakt de samen werking tussen leveranciers en Isala makkelijker, sneller en effectiever. Isala helpt u graag met het maken van de over stap naar het Ariba netwerk Voor vragen over digitale facturering, E-Ordering en E-Invoicing en wat dit voor u als leverancier betekent, kunt u contact opnemen via: U kunt ons per benaderen via inkoop@isala.nl. Telefoon Telefonisch zijn wij van maandag tot en met vrijdag van 9.00 uur tot uur bereikbaar via (038) Website 10 Digitaal zaken doen met Isala Digitaal zaken doen met Isala 11

7 3543 / 0817 Isala Bestel.Snel Gebouw Mondriaan Dr. Van Deenweg BP Zwolle Postbus GK Zwolle (038) inkoop@isala.nl Isala. Meelevend.