Supplier Kit verzenden elektronische facturen voor leveranciers van SITA Nederland

Transcriptie

1 Supplier Kit E-Facturatie Supplier Kit verzenden elektronische facturen voor leveranciers van SITA Nederland Introductie E-Facturatie Verschillende verzendopties E-Factuur vereisten en informatie

2 2 (5) Geachte leverancier, SITA Nederland werkt voortdurend aan de verdere professionalisering van haar administratieve organisatie. Wij streven er naar om onze administratieve processen zo efficiënt mogelijk in te richten met als doel het elimineren van fouten, het realiseren van tijd- en kostenbesparingen. Deze doelstelling vertaalt zich in het nastreven van een hoge mate van automatisering binnen onze organisatie. In dit kader heeft SITA besloten om haar inkomende facturenstroom op een elektronische wijze te gaan verwerken. Onze beweegredenen om te kiezen voor het elektronisch verwerken van uw facturen zijn evident, ook voor uw bedrijf: De techniek voor brede en grootschalige toepassing is nu beschikbaar. Door vereenvoudigde wetgeving is elektronisch factureren makkelijker geworden. De verwerking van uw facturen verloopt beduidend sneller en efficiënter. Het vergroten van traceerbaarheid en de mogelijkheid voor digitaal archiveren van facturen. Volgens een recentelijk uitgevoerde benchmark lopen de kostenbesparingen voor het verzenden van facturen uiteen van 0,80 tot 2.50 per factuur. Ook onze leveranciers kunnen een groot voordeel behalen bij het elektronisch versturen van facturen. SITA heeft Basware Business Transactions gekozen als partner voor de ontvangst van elektronisch factureren binnen ons bedrijf. Basware biedt een breed platform voor het aanbieden en verwerken van elektronische facturen, waarbij verschillende formaten, standaard of met minimale conversie worden ondersteund. Enkele voorbeelden zijn XML facturen (o.a. HR-XML/ TEAPPS XML), Facturen in CSV formaat, ICF formaat, UBL2.0 ( Nederlandse overheid), SAP IDOC, e2b, etc. Wij realiseren ons dat uw medewerking essentieel is voor het succesvol implementeren van elektronisch factureren binnen ons bedrijf. Vele leveranciers hebben inmiddels zelf ook al de voordelen van elektronisch factureren ontdekt en zullen snel de aansluiting vinden bij ons bedrijf. Voor een aantal van onze leveranciers is dit echter niet zo vanzelfsprekend. Daarom heeft SITA een aantal opties geïmplementeerd die haar leveranciers de mogelijkheid biedt om afhankelijk van hun IT mogelijkheden, facturen digitaal aan SITA te verzenden. We verzoeken u ons zo snel mogelijk uw facturen digitaal ter beschikking te stellen. Hiertoe heeft u verschillende opties voor verzending. Voor meer informatie hierover kunt U contact met ons opnemen. Indien u al bij een digitaal factuurplatform bent aangesloten zoals TNT, Anachron, Certipost etc dan kunt u blijven gebruik maken van deze partij en eenvoudig via deze intermediair E-Facturen voor SITA naar het Basware platform toe sturen. Wij hopen en vertrouwen op uw medewerking en zien graag uw reactie zo spoedig mogelijk tegemoet. Voor vragen kunt u zich richten tot ondergetekende. Hoogachtend, Nico Berntsen Hoofd Crediteurenadministratie SITA Nederland Voor vragen over formaten en aansluiting kunt U ook direct met Basware contact opnemen; Alef Burghouts, alef.burghouts@basware.com SITA Crediteurenadministratie Nico.Berntsen@sita.nl // +31 (0) Basware E-Facturatie SITA alef.burghouts@basware.com

3 3 (5) Mogelijkheden voor versturen e-facturen naar SITA Nederland SITA Nederland is klaar om e-facturen van haar leveranciers te ontvangen en maakt hiervoor gebruik van de Basware Business Transactions (BT) service. Dit document beschrijft de verschillende manieren waarop SITA Nederland e-facturen kan ontvangen. Overzicht E-Factuur verzendopties 1. U verzend al facturen via een e- factuurplatform 2. U verstuurt weinig facturen en kiest voor de Supplier Portal 3. U kunt geen XML factuur maken, maar wel een PDF factuur en kiest voor de Basware PDF conversie service 4. U wilt geïntegreerd elektronisch facturen gaan versturen via Basware BT U maakt gebruikt van Basware of een ander platform zoals Anachron, TNT of Certipost Voer U facturen in op de Supplier Portal en stuurt deze direct als E-Factuur naar SITA. Stuur uw PDF factuur naar Basware en laat deze converteren tot XML Connecteer direct met Basware en stuur XML facturen naar SITA Hieronder volgt een korte beschrijving van de verschillende opties voor het verzenden van E-Facturen aan SITA Nederland 1 U verzend al E-Facturen - Bent U al aangesloten op Basware BT? Indien U al facturen via Basware BT verstuurt, kunt U direct starten. Controleer of u alle gegevens meestuurt die voor SITA relevant zijn en stuur direct een test factuur. In geval van vragen contacteer uw account manager bij Basware - Bent U al aangesloten op een ander e-factuur platform? Maakt U reeds gebruik van andere e-factuurplatform dan Basware, zoals Anachron, Certipost of TNT, raadpleeg van tevoren of dit een platform een uitwisselingsovereenkomst met Basware heeft (interoperability, interconnect of roaming agreement). U kunt dit document en bijlagen doorsturen naar uw e-factuur platform operator. Basware heeft roaming agreements met e-invoice partners in Scandinavia, Europa en de US. Een kort overzicht van enkele partners is beschikbaar op Als u facturen stuurt vanuit Frankrijk, Duitsland of België, is een digitale handtekening vereist. Basware ondersteunt creatie en validatie van deze handtekening. Wanneer u geen digitale handtekening kunt creëren, kan deze door Basware worden gegenereerd. Controleer deze functionaliteit ook wanneer u gebruik maakt van een ander platform Voor meer informatie over digitale handtekening en connecties met Basware, kunt u contact opnemen via info@basware.nl 2 U kiest ervoor om facturen via de Supplier Portal aan te leveren

4 4 (5) Wanneer uw organisatie minder dan 100 facturen per jaar verstuurd naar SITA Nederland, biedt SITA Nederland de mogelijkheid om facturen elektronisch in te voeren via een leveranciersportaal, de Basware Supplier Portal. Het gebruik van de portal is kosteloos voor SITA Nederland leveranciers. Door te registreren op de Supplier Portal kunt u uw facturen versturen naar alle clusters van SITA Nederland. U kunt op de Supplier Portal ook uw verzonden facturen opvragen en inzien. Voor aanmelden voor de supplier portal gaat u naar 3 U kunt geen XML facturen maken, maar wel een PDF factuur: Basware PDF conversie service Voor leveranciers die niet een XML factuur kunnen genereren in 1 van de ondersteunde SITA formaten of niet rechtstreeks kunnen versturen, maar wel een PDF factuur kunnen genereren is er de PDF conversie service. Leveranciers van SITA kunnen een abonnement nemen van op de Basware PDF conversie service. Hierbij sturen SITA leveranciers een PDF factuur per naar een special adres voor SITA. Deze facturen worden door Basware herkend door middel van OCR software, uitgelezen en gevalideerd door A/P medewerkers. Hierna wordt een XML factuur gecreëerd voor SITA op basis van de PDF en wordt deze rechtstreeks het crediteurensysteem ingestuurd voor verwerking en betaling. Voor veel bedrijven is de PDF service ook een tussenstap totdat zij in staat zijn op een gemakkelijke manier XML formaten te produceren en rechtstreeks te sturen naar hun klanten. Bij de PDF service wordt het maken van de XML factuur als het ware uitbesteed aan Basware, maar profiteert de leverancier wel direct van lagere kosten per factuur. Zie voor meer informatie: 4 U kiest om facturen direct via Basware te verzenden Indien u meer dan 200 facturen per jaar verstuurt naar SITA Nederland, of als u in de toekomst naar meerdere klanten e-facturen wilt gaan versturen, dan is het aantrekkelijk om aan te sluiten op Basware BT en geïntegreerd e-facturen te versturen. Met Basware BT worden facturen elektronisch en veilig verstuurd vanaf uw billingsysteem geïntegreerd met de Accounts Payable omgeving van de ontvanger. U kunt tevens sturen naar andere Basware gebruikers zoals Strukton Worksphere, Total E&P, Van Gansewinkel, Ernst & Young, Sanoma, T-Mobile, etc. Om direct te kunnen aansluiten, is het nodig dat uw facturatie systeem een XML factuur of een andere gestructureerd formaat aanlevert. Basware ondersteunt al veel formaten out of the box en kan u helpen bij de gemakkelijkste manier om te connecteren. Met Basware s e-factuur oplossing kunt u de verzonden facturen volgen en bijsturen waar nodig. Zie ook voor meer informatie.

5 5 (5) Specifieke informatie over e-facturatie naar SITA A E-Factuur adres van SITA Nederland Bedrijfsnaam Adres Contact E-Factuur adres E-Factuur adres SITA Nederland BV Postbus / PO Box BE Nieuwegein The Netherlands Nico Berntsen nico.berntsen@sita.nl NL B01 NL B01@bt.basware.com B E-Factuur vereisten Wanneer U een PDF of HTML factuurafbeelding meestuurt met de XML factuur, hoeft in de meeste gevallen alleen factuurkopgegevens in de XML factuur te worden opgenomen Indien er geen afbeelding wordt meegestuurd, dienen zowel de factuurkop- als factuurregelinformatie in de XML factuur te worden opgenomen. Als algemene regel geldt dat er minimaal de informatie die nu op een papieren factuur aan SITA wordt meegegeven, ook in de digitale factuur moet worden opgenomen. Sita vereist het meesturen van de locatie code en het purchase order numme. Basware kan helpen bij het fine-tunen van de XML en het testen hiervan. C Ondersteunde formaten Afhankelijk van de wijze van verzenden worden er een aantal factuurformaten out of the box of met kleine conversiekost ondersteunt. 1. Wanneer U al op Basware BT bent aangesloten hoeft U niets te veranderen aan het XML formaat. 2. Wanneer U gebruik maakt van een ander E-Factuur platform hoeft U uw formaat niet aan te passen. Wel moet alle informatie worden meegestuurd de nu op een papieren factuur staat 3. Wanneer U voor het eerst een koppeling maakt met Basware BT,worden de volgende formaten ondersteund: Teapps XML, UBL NES 2.0, Finvoice, HR-XML. Andere formaten zoals CSV, ICF, SAP IDOC en andere XML layouts worden ook ondersteunt, met kleine conversie 4. Wanneer U gebruik maakt van de Basware PDF conversie service, is een PDF factuur genoeg. 5. Bij gebruik van de Supplier Portal is geen factuurformaat nodig. Een PDF factuur kan wel worden bijgevoegd als afbeelding.