Op weg naar e-facturatie

Transcriptie

1 Op weg naar e-facturatie Nationale Administrateursdag 2013 Johan D. Schaeffer Founder en CTO

2 Op weg naar e-facturatie Waar hebben we het over? Wat is een e-factuur? Wat is e-facturatie? De voordelen van e-facturatie Waar gaat dit naar toe? Waar wachten we op? Geschiedenis Uitdagingen Simplerinvoicing Wanneer zijn we er?

3 Vereisten: digitaal is gelijk aan papier COUNCIL DIRECTIVE 2010/45/EU of 13 July 2010 effective form 1 January 2013 Article The authenticity of the origin, the integrity of the content and the legibility of an invoice, whether on paper or in electronic form, shall be ensured from the point in time of issue until the end of the period for storage of the invoice. Each taxable person shall determine the way to ensure the authenticity of the origin, the integrity of the content and the legibility of the invoice. This may be achieved by any business controls which create a reliable audit trail between an invoice and a supply of goods or services. Authenticity of the origin means the assurance of the identity of the supplier or the issuer of the invoice. Integrity of the content means that the content required according to this Directive has not been altered. 1. De factuur bevat wettelijk verplichte gegevens 2. Je moeten kunnen aantonen dat de factuur door de afzender is verstuurd en niet is veranderd 3. De belastingdienst moet de factuur kunnen controleren Extra eis: Ontvanger mag elektronische factuur theoretisch weigeren, maar geeft indirecte toestemming door het betalen van de factuur. Toestemming hoeft niet expliciet te worden gevraagd.

4 Wat is een elektronische factuur? Is er verschil tussen een elektronische- en een digitale factuur? Is een PDF ook een elektronische factuur? Een échte elektronische factuur kan zonder tussenkomst van menselijk handelen worden verwerkt. Ofwel: Machine to Machine (M2M)

5 Archief Huidige manier van (PDF)-factureren Boekhoudpakket Boekhoudpakket PDF Printen Boeken Inlezen Printen Post Registratie Coderen Herkennen Procuratie Scannen Betwist Archief

6 Archief Huidige manier van (PDF)-factureren Boekhoudpakket Boekhoudpakket PDF Printen Boeken Inlezen Printen Post Registratie Coderen Herkennen Procuratie Scannen Betwist Archief

7 Optimale elektronische facturatie Boekhoudpakket Boekhoudpakket Archief Procuratie Status uitwisseling

8 Het is tijd voor échte efacturatie Iedereen doet het al of zegt elektronisch te gaan factureren. Maar het komt in de praktijk neer op het via verzenden van PDFfacturen. Resultaat: Alleen wat besparing in drukwerk- en portokosten voor de verzender. Facturatie is toe aan de volgende fase; het van begin tot eind automatiseren van de financiële keten

9 Even terug 1987: UN/EDIFACT (factuurstandaard ISO9735) 1993: Internet maakt uitwisseling goedkoop 1996: XML standaard gepubliceerd 1999: Webservices en internetbeveiliging op niveau 2001: e-factuur toegestaan (Gerrit Zalm) Even stil 2009: Factuur vormvrij (Jan Kees de Jager) 2010: Advies College Standaardisatie over formaten 2011: e-factuur B2G is een recht (Verhoeven) 2013: Gelijke behandeling e-factuur in Europa 2013: SimplerInvoicing start in Nederland 2014: Verplichting overheid: 80% adoptie 2016: e-procurement verplicht voor alle publieke organisaties in Europa (voorstel) 2020: Één volledig digitale Europese markt

10 Opdracht Nederlandse overheid Waarom willen we e-facturatie? Verlaging administratieve lasten Innovatie aanwakkeren Concurrentievoordeel Nederland EU directive Efficiency Milieu Snelheid Samenwerking Betrouwbaarheid Automatisch boekhouden

11 Opdracht Nederlandse overheid Waarom willen we e-facturatie? Verlaging administratieve lasten Innovatie aanwakkeren Concurrentievoordeel Nederland EU directive Efficiency Milieu Snelheid Samenwerking Betrouwbaarheid Automatisch boekhouden

12 Niet meer coderen en handmatig inboeken Waarom willen we e-facturatie? EU directive Efficiency Milieu Snelheid Samenwerking Betrouwbaarheid Automatisch boekhouden Niet meer inscannen en archiveren Minder correcties (namelijk geen typfouten meer) Minder foutieve betalingen Automatische matching (met order of contract)

13 Niet meer printen (Meer dan 95% print de ) Waarom willen we e-facturatie? EU directive Efficiency Milieu Snelheid Samenwerking Betrouwbaarheid Automatisch boekhouden Geen enveloppen meer Geen transport (post) meer Geen archiefruimte meer nodig Bottomline: minder CO2 uitstoot

14 Afgeleverd binnen enkele seconden Waarom willen we e-facturatie? EU directive Efficiency Milieu Snelheid Samenwerking Betrouwbaarheid Automatisch boekhouden Direct opgenomen in de procuratieworkflow Statusterugkoppeling van disputen en akkoord (Sneller oplossen van vragen of problemen) Juiste vervaldatum staat automatisch in het systeem van ontvanger Je krijgt sneller betaald Uitbesteden incasso kan geautomatiseerd

15 Het procuratieproces doet de juiste Waarom willen we e-facturatie? EU directive Efficiency Milieu Snelheid Samenwerking Betrouwbaarheid Automatisch boekhouden verantwoordelijke online of via een app (zonder toegang tot de boekhoudsoftware) Het proces is makkelijker overdraagbaar Facturen raken niet meer kwijt Er is inzicht in de status van de factuur Het administratiekantoor krijgt automatisch een kopie van de factuur in de administratie en kan hierdoor snel inspelen op adviespunten

16 Betrouwbare ontvangst, doordat : Waarom willen we e-facturatie? EU directive Efficiency Milieu Snelheid Samenwerking Betrouwbaarheid Automatisch boekhouden 1. de afzender is geïdentificeerd en geverifieerd 2. transport gaat via een beveiligd netwerk Spookfacturen worden teruggebracht Het elektronisch archief bevat een audit-trail Terugkoppeling ontvangst en verwerking Minder kans op fraude

17 Écht e-facturatie maakt automatisch boekouden Waarom willen we e-facturatie? EU directive Efficiency Milieu Snelheid Samenwerking Betrouwbaarheid Automatisch boekhouden mogelijk. Administratie is altijd bij; dus de managementinfo is ook altijd up-to-date Echter administratiekantoren moeten hun verdienmodel aanpassen Naast de e-factuur worden straks ook andere financiële documenten uitgewisseld. Denk dan aan orders, opdrachtbevestigingen, algemene voorwaarden, kassa-afsluitingen, loonjournaalposten, etc

18 Optimale elektronische facturatie Boekhoudpakket Boekhoudpakket Archief Procuratie Status uitwisseling

19 Archief Huidige manier van (PDF)-factureren Boekhoudpakket Boekhoudpakket PDF Printen Boeken Inlezen Printen Post Registratie Coderen Herkennen Procuratie Scannen Betwist Archief

20 Archief Huidige manier van (PDF)-factureren Boekhoudpakket Boekhoudpakket PDF Printen Boeken Inlezen Printen Post Registratie Coderen Herkennen Procuratie Scannen Betwist Archief

21 De belangrijkste partijen werken hier aan mee SimplerInvoicing (4-partijen stelsel) Dit afsprakenstelsel lost het bestandsprobleem op én zorgt voor uitwisseling tussen de netwerken Simplerinvoicing LITE is de vereenvoudigde implementatie die alleen XML formaat ondersteund Simplerinvoicing FULL biedt daarnaast de uitgebreide real time zoekfunctie, beveiligde uitwisseling van facturen en een authenticiteit en integriteit garantie.

22 Verschillende landen kiezen verschillende formaten Nederland heeft gekozen voor UBL én HR-XML Uitdagingen Bestandsformaat Veilige uitwisseling Interoperabiliteit Softwarepakketten Het MKB Kritische massa Het MKB kan niets met de HR-XML Verschillende branches interpreteren de UBL anders Belangrijke velden worden door pakketten verschillend gebruikt (voorbeeld referentie) XML

23 Bij onveilige uitwisseling (bv ) ben je niet zeker van de afzender (je moet dit dan dus controleren op Uitdagingen Bestandsformaat Veilige uitwisseling Interoperabiliteit Softwarepakketten Het MKB Kritische massa basis van je interne organisatie) Niet alle documenten kunnen via de interne organisatie gecontroleerd worden (orders) Spookfacturen beperken de mogelijkheden van automatische verwerking van facturen

24 Bestaande initiatieven bij grote bedrijven, branches en de Billing Service Providers werken weinig samen Uitdagingen Bestandsformaat Veilige uitwisseling Interoperabiliteit Softwarepakketten Het MKB Kritische massa Een klant kan niet van het ene netwerk naar het andere netwerk versturen. Regulering op uitwisseling tussen deze netwerken is noodzakelijk (vergelijkbaar met de telefonie markt)

25 Uitdagingen Bestandsformaat Veilige uitwisseling Interoperabiliteit Softwarepakketten Het MKB Kritische massa

26 De softwarepakketten zijn de bron van het grootste deel van de financiële transacties; Uitdagingen Bestandsformaat Veilige uitwisseling Interoperabiliteit Softwarepakketten Het MKB Kritische massa zij moeten mee innoveren in deze ontwikkelingen! Er zijn in Nederland zo n 600 softwarepakketten die (een deel van) de financiële administratie verzorgen everbinding is een BSP die softwareleveranciers helpt te ontsluiten aan het netwerk van Simplerinvoicing Als er een paar schapen over de dam zijn

27 Uitdagingen Bestandsformaat Veilige uitwisseling Interoperabiliteit Softwarepakketten Het MKB Kritische massa

28 Tot nu toe was een geen BSP met een propositie voor het MKB, het MKB deed nog niet mee Uitdagingen Aparte applicaties installeren, consultants inhuren Bestandsformaat Veilige uitwisseling Interoperabiliteit Softwarepakketten Het MKB Kritische massa Veranderingen: Integratie van SimplerInvoicing in bestaande standaard software komt op gang Vriendelijke prijzen voor alleen toegevoegde waarde dwingen de markt te innoveren

29 Nederland loopt niet bepaald voorop Uitdagingen Bestandsformaat Veilige uitwisseling Interoperabiliteit Softwarepakketten Het MKB Kritische massa

30 Het MKB is aan zet Uitdagingen Bestandsformaat Veilige uitwisseling Interoperabiliteit Softwarepakketten Het MKB Kritische massa 1/1/2014

31 Nederland moet een inhaalslag maken Het MKB is aan zet, daar is de meeste winst te halen Uitdagingen Bestandsformaat Veilige uitwisseling Interoperabiliteit Softwarepakketten Het MKB Kritische massa Administratie- en accountantskantoren zijn belangrijk om adoptie in het MKB van de grond te krijgen

32 Ambitie van Simplerinvoicing Uitdagingen # Trading Entities Reachable 850k 950k Bestandsformaat Veilige uitwisseling Interoperabiliteit Softwarepakketten Het MKB Kritische massa 480k 700k

33 Ambitie van Simplerinvoicing Uitdagingen Bestandsformaat Veilige uitwisseling Interoperabiliteit Softwarepakketten Het MKB Kritische massa

34 Archief Boekhoudpakket Boekhoudpakket PDF Printen Boeken Inlezen Printen Post Registratie Coderen Herkennen Procuratie Scannen Betwist Archief

35 Archief Huidige manier van (PDF)-factureren Boekhoudpakket Boekhoudpakket PDF Printen Boeken Inlezen Printen Post Registratie Coderen Herkennen Procuratie Scannen Betwist Archief

36 Optimale elektronische facturatie Boekhoudpakket Boekhoudpakket Archief Procuratie Status uitwisseling

37 Vragen?

38