Elektronisch factureren in de logistiek. Wat levert het op?

Transcriptie

1 Elektronisch factureren in de logistiek. Wat levert het op? Al jaren wordt er gesproken over. Afhankelijk van de invalshoek die je kiest, variëren de ervaringen van een doorslaand succes tot een complete mislukking. In deze whitepaper gaan we in op de do s and don ts van e-facturatie en de voordelen hiervan binnen het marksegment logistiek. INHOUD Huidige situatie In februari 2009 zijn elektronische en papieren aan elkaar gelijkgesteld. U bepaalt zelf of u uw elektronisch of op papier verstuurt. De Belastingdienst stelt geen extra eisen meer als u elektronische wilt versturen. Natuurlijk moet uw klant de wel elektronisch willen ontvangen. Ook moet de e-factuur aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als de papieren factuur. Meer informatie: Wettelijke eisen aan elektronische Als u elektronisch wilt factureren hoeft u dat niet meer apart aan de Belastingdienst te laten weten. Uw factuur moet uiteraard wel voldoen aan de wettelijke eisen die ook voor papieren gelden: Op de factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan U moet kunnen laten zien dat de factuur door de afzender is verstuurd en niet is veranderd De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren De enige bijkomende voorwaarde is dat uw afnemer akkoord moet gaan met de digitale factuur. Dat betekent dat uw klant de elektronische factuur mag weigeren als hij de factuur niet in elektronische vorm wil ontvangen. Bron: Belastingdienst

2 Wel of geen toestemming Zoals hierboven aangegeven, hoeft uw debiteur een elektronische factuur niet te accepteren. Ook bent u niet verplicht om uw debiteur officieel toestemming te vragen om een e-factuur te sturen. Als uw klant een e-factuur zonder commentaar verwerkt en betaalt, kunt ervan uitgaan dat de klant akkoord gaat met een elektronische factuur en is dat voldoende bewijs dat u voortaan alle naar deze klant elektronisch mag versturen. Het is echter aan te raden om de klant wel vooraf om toestemming te vragen. U kunt dan meteen kortsluiten naar welk adres u de factuur voortaan verstuurt. Dan weet u zeker dat uw rekening op de juiste plek terecht komt. Geeft uw debiteur aan geen elektronische (meer) te willen ontvangen, dan dient u uiteraard direct (weer) over te gaan tot het aanbieden van papieren. Authentieke factuur U mag zelf weten of u uw beveiligt en hoe u dat doet. Wel moet u kunnen laten zien dat de factuur werkelijk door u is gestuurd (de factuur is authentiek) en niet is veranderd (de factuur is integer). Voor kleine organisaties is het veelal voldoende om naast de factuur ook andere documenten te bewaren. Bijvoorbeeld de offerte, de opdrachtbevestiging en het bewijs van betaling. Grotere organisaties kiezen vaak voor een technische oplossing, bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening. Het is belangrijk dat u deze bewijzen bewaart bij uw. Bij controle van uw administratie kan de Belastingdienst u hierom vragen. Meer informatie: Elektronisch factureren De EU-landen hebben afgesproken dat in alle lidstaten is toegestaan. Toch kan elk EU-land zelf bepalen aan welke voorwaarden elektronisch factureren moet voldoen. Zo stellen veel landen eisen aan de beveiliging van een factuur. Meer daarover leest u in de uitgave E-factureren voor het bedrijfsleven. Deze kunt u downloaden op

3 Twee euro besparing Door uw klanten een e-factuur in plaats van een papieren factuur te sturen, bespaart u tijd en geld. Onderzoek wijst uit dat u met minimaal twee euro bespaart. Werkt u al met, dan kunt u kiezen voor een e-invoicing module die aansluit op uw automatiseringsprogramma. Met deze module worden bestaande omgezet naar PDF-bestanden en automatisch naar het juiste adres verstuurd. Nog veel verder gaat het als uw software dezelfde taal spreekt als die van de ontvanger. In dat geval is een PDFbestand niet nodig en kan de elektronische factuur automatisch worden ingelezen en verwerkt door het facturatieprogramma van de ontvanger. Uiteraard is het daarbij belangrijk dat er heldere afspraken worden gemaakt over de standaard van. De overheid heeft onlangs besloten om hiervoor het in de EU gangbare UBL 2.0- en SETU (HR-XML) formaat te gebruiken. 15 miljoen minder Wanneer alle bedrijven in de Europese Unie elektronische zouden sturen, hoeven er jaarlijks 15 miljoen minder bomen gekapt te worden. Daarmee leveren we met z n allen een enorme bijdrage aan het terugdringen van het broeikaseffect, ofwel de opwarming van de aarde. Die opwarming wordt, zo wordt algemeen aangenomen, voor het grootste gedeelte veroorzaakt door de uitstoot van broeikasgassen als CO2. Deze gassen vormen een soort deken om de aarde, waardoor de warmte niet meer goed in de ruimte kan worden teruggekaatst en op aarde wordt vastgehouden met alle gevolgen van dien. Behalve de uitstoot van broeikasgassen is ook de ontbossing een belangrijke oorzaak van de opwarming van de aarde. Bossen nemen namelijk CO2 op en geven zuurstof af. Actieplan Elektronisch Om het versturen van e- te bevorderen, heeft het ministerie van Economische Zaken het Actieplan Elektronisch in het leven geroepen. Doel van dit actieplan is om de onzekerheden rondom e-facturering weg te nemen. Daarnaast wil de overheid een grotere stroom elektronische op gang brengen tussen

4 bedrijfsleven en de overheid. Bijvoorbeeld door makkelijkere regels op te stellen en overheden en ondernemers voor te lichten over de mogelijkheden van e-factureren. Maar ook door softwareleveranciers te stimuleren om hun software aan te passen voor e-factureren en aansluiting op Digipoort. Meer info: E-facturatie als onderdeel Steeds meer logistieke bedrijven kiezen voor een op basis van een ERP (Enterprise Resource Planning) systeem. Hiermee worden alle bedrijfsprocessen gebundeld in een bedrijfsbreed informatie- en managementsysteem. Specifiek voor logistieke dienstverleners die zich bezighouden met transport, warehousing, expeditie, etc. ontwikkelde GMT Logistic Solutions het Transport Management Systeem Parsis Logistics. Pijler van dit systeem is dat alle gegevens eenmalig worden ingegeven zodat het aantal handelingen tot het minimum wordt beperkt, wat de kans op fouten aanzienlijk vermindert. In het systeem zijn alle financiële, operationele- en warehouse-administraties geïntegreerd. Daarnaast zijn er interfaces met onder andere routeplanners, routeoptimalisatiesystemen en boordcomputers. Door middel van een e-invoicing module kunt u het elektronisch factureren eenvoudig onderdeel van de maken. Digitaliseren inkomende Ook als u van uw crediteuren nog papieren ontvangt, kunt u deze digitaliseren. Dit gebeurt aan de hand van een documentscanner en een softwareapplicatie. Elke factuur wordt direct na ontvangst gescand. Vervolgens wordt de factuur automatisch gekoppeld aan intelligente software die de factuur herkent en er alle relevante informatie uithaalt, waarna de factuur gecodeerd en opgeslagen wordt. Indien de factuur door meerdere personen geaccordeerd moet worden, volgt een accorderingstraject, waarbij elk van de verantwoordelijke personen een seintje krijgt dat de factuur aanwezig is om te worden nagekeken en geaccordeerd. Na de laatste accordering, wordt de factuur via uw Transport Management Systeem betaalbaar gesteld.

5 Belangstelling groeit De belangstelling voor groeit. Niet alleen bij de verzender maar ook bij de ontvanger. Er zijn al ondernemingen die papieren weigeren te ontvangen en hun leveranciers dwingen tot e-facturatie. Gelet op de vele voordelen van op het gebied van tijd-, geld- en milieubesparing, lijkt het een kwestie van tijd voordat bedrijven massaal overgaan tot elektronisch factureren en het digitaliseren van inkomende. Deze whitepaper wordt u aangeboden door GMT Logistic Solutions b.v. GMT Logistic Solutions is al meer dan 20 jaar nauw betrokken bij de actuele ontwikkelingen in de logistieke dienstverlening. De specialistische kennis wordt vertaald in het door GMT ontwikkelde softwareprogramma Parsis Logistics. In dit gebruiksvriendelijke Transport Management Systeem (TMS) zijn alle logistieke, financiële en administratieve processen samengevoegd tot één pakket. GMT Logistic Solutions B.V. Ratio RW Duiven