Digitale documenten in het klein-mkb: Handreiking voor compliance en toezicht. Seminar Open Document Lifecycle: van vorm naar inhoud.

Transcriptie

1 Digitale documenten in het klein-mkb: Handreiking voor compliance en toezicht Seminar Open Document Lifecycle: van vorm naar inhoud Patrick Frijns

2 Inhoud 1. Archiveren: wat en hoe lang? 2. Conversie en scannen 3. Juridische bewijskracht 4. Weigeren digitaal document 5. Formaten en opslagmedia 6. Fiscale requirements e- facturen 7. Administratieve lasten

3 Patrick Frijns Belastingdienst sinds 1988 Accountant/EDP-auditor E: M:

4 Archiveren: wat moet een ondernemer bewaren? Wat zijn de minimale eisen aan een goed archief? Voor de bewaarplicht geldt in het algemeen dat alles wat relevant is voor de bedrijfsvoering bewaard dient te blijven in de vorm waarin het onderdeel van de administratie is gaan uitmaken. Digitaal kan in een veelheid van formaten. Formaten zijn niet voorgeschreven. Wel dienen de gegevens in een redelijke termijn leesbaar gemaakt te worden. De gegevens op de ene gegevensdrager mogen worden geconverteerd naar een andere gegevensdrager. Echter stelregel: Wat digitaal is moet digitaal blijven. 4

5 Archiveren: hoe lang moet worden bewaard? Hoofdregel fiscale bewaarplicht is 7 jaren Deze termijn geldt voor de zogenaamde basisgegevens (grootboek, debiteuren, crediteuren etc.) Overige gegevens mogen korter. Hierover kunnen afspraken worden gemaakt Voor vastgoedtransacties geldt een bewaartermijn van 10 jaar Bewaarplicht gaat lopen vanaf het moment dat het document het nut voor de organisatie verloren heeft. (voorbeeld langdurende contracten) 5

6 Conversie/scannen en het origineel? Conversie is onder voorwaarden mogelijk: U zet alle gegevens over (volledigheid) U zet de gegevens inhoudelijk juist over (juistheid) U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd Indien de conversie onder deze voorwaarden plaatsvindt mogen de originele documenten na het converteren vernietigd worden. Met de Belastingdienst kunnen afspraken gemaakt worden. 6

7 Volledigheid Het begrip volledigheid kent een aantal aspecten, bijvoorbeeld bij het scannen van een document: alle bladzijden (voor- en achterzijde) en bijlagen van het document en alle informatie daarop de echtheidskenmerken die voorkomen op de drager van de informatie, zoals bijvoorbeeld de papiersoort, kleur en watermerk. Omdat deze laatsten niet geconverteerd kunnen worden, dienen deze door technische en/of organisatorische maatregelen gecompenseerd te worden. Beide zijn echter voor en klein MKBer (ZZP) lastig. 7

8 Wat is de juridische bewijskracht van (digitale) documenten? Hoe kan die worden geborgd of versterkt? Belangrijk is: Authenticiteit van de afzender Integriteit van de inhoud Er geldt een vrije bewijsleer Voor het kunnen aantonen van bijvoorbeeld kosten is niet alleen het document zelf van belang maar het hele spoor van vastleggingen, ook wel audit trail genoemd. (bijvoorbeeld, offerte, order, levering factuur, betaling ) 8

9 Kan een zakenpartner/klant weigeren elektronische documenten te accepteren? Ja, dit is het enige verschil in de Wet Omzetbelasting tussen een papieren en digitale factuur. Art 35b: voor elektronische factuur is toestemming nodig door de afnemer Toestemming kan expliciet of impliciet (betalen betekent accepteren) 9

10 Formaten en opslagmedia? Er zijn geen specifieke eisen voor de wijze waarop de gegevens worden opgeslagen dit is een vrije keuze van de ondernemer. 10

11 Fiscale requirements (e-)facturen Facturering mag vorm- en middelvrij. Factuur is een belangrijk document voor de Wet Omzetbelasting, waaraan specifieke eisen verbonden zijn. Belangrijk zijn waarborgen voor: Authenticiteit van de herkomst Integriteit van de inhoud Leesbaarheid van de factuur Controleerbaarheid binnen redelijke termijn 11

12 Fiscale requirements e-facturen Verzender kan relatief makkelijk aan de fiscale vereisten voldoen. De ontvanger zal echter het een en ander moeten regelen. Op hem rust de bewijslast het meest. 12

13 Administratieve lasten Belastingdienst wil graag de administratieve lasten zo veel mogelijk beperken, met name voor het MKB. De wetgever heeft de Wet aangepast door vereenvoudiging om de lasten te verlichten. Er ligt nu een taak voor de bedrijven door de wijze waarop ze hun bedrijfsprocessen en administratieve verwerking inrichten. Vraag is: hoe kan een (kleine) MKB ondernemer voldoen aan de verplichtingen jegens de Belastingdienst? 13

14 Bedankt voor de aandacht!