De Eindhovense wijze van digitaal archiefbeheer in de praktijk Digitaal Archiefbeheer in de praktijk Antwerpen, 25 juni 2003

Transcriptie

1 De Eindhovense wijze van digitaal archiefbeheer in de praktijk Digitaal Archiefbeheer in de praktijk Antwerpen, 25 juni 2003 RHC-Eindhoven (c) 1

2 Opzet presentatie Omgeving Uitgangspunten Aanpak: de Eindhovense wijze RHC-Eindhoven (c) 2

3 Aard van het toezicht Toezichthoudende taak (Auditing): - Voornaamste kenmerk: - pro-actief mededenkend RHC-Eindhoven (c) 3

4 Wat is een archief? Onze benaderingswijze: EEN BEDRIJFSMIDDEL Cultuurhistorische waarde RHC-Eindhoven (c) 4

5 Wat was ons probleem? functies kwaliteitseisen documentbeheer Verantwoording: bewijs rechtmatigheid Informatie Cultuur historisch erfgoed RHC-Eindhoven (c) 5

6 Wat was ons probleem? functies kwaliteitseisen documentbeheer Document: integriteit (authenticiteit, historiciteit en controleerbaarheid) Proces/organisatie: primaire procesondersteuning performance Q-informatievoorziening Q-besluitvorming RHC-Eindhoven (c) 6

7 Wat was ons probleem? functies kwaliteitseisen documentbeheer Levensloop: gebruikersprofiel zoekprofielen (OL2000) organisatie doelstellingen Beheersprocessen: creatie/ontvangst waardering beheer RHC-Eindhoven (c) 7

8 Verschillen in benadering Bedrijfsmiddel cultuurhistorie In-proces out-proces Informatiestromen informatieresidu Bedrijfslogistiek - historisch RHC-Eindhoven (c) 8

9 Elementen Bedrijfsmiddel Activiteiten Actoren Producten Kennis Documenten Datamodellen Metadata Applicaties RHC-Eindhoven (c) 9

10 Model van een archiveringssysteem Record keeping system Context Kwaliteit Waardering Warehousing Performance Logistiek RHC-Eindhoven (c) 10

11 Kwaliteitseisen zijn volledig onafhankelijk van de gebruikte informatiesystemen zijn noodzakelijk voor het realiseren van accountability (en dus performance) en raadpleging op termijn dienen te worden vervuld ongeacht medium, conversie, compressie of andere documentaire handelingen archiveringssystemen dienen voortdurend te worden getoetst op systeem- en contentkwaliteit RHC-Eindhoven (c) 11

12 Kwaliteitseisen integriteit (het moet onmogelijk zijn om data te wijzigen of toe te voegen) authenticiteit (de documenten moeten de juiste vorm vertonen, ongeacht de gebruikte compressie) controleerbaarheid (het document en de gegevens daarin moeten kunnen worden getest op betrouwbaarheid) historiciteit (de gegevens gebruikt op het moment dat het document wordt samengesteld dienen in dezelfde samenstelling bewaard te blijven, zolang als nodig is) RHC-Eindhoven (c) 12

13 Model van een archiveringssysteem Record keeping system Context Kwaliteit Waardering Warehousing Performance Logistiek RHC-Eindhoven (c) 13

14 Context Context informatie over de omstandigheden waaronder archiefdocumenten tot stand komen binnen de processen informatie over de organisatie en het proces dat de archiefdocumenten heeft gecreëerd Archiefdocumenten kunnen slechts informatie- en bewijswaarde krijgen als de context bekend is. RHC-Eindhoven (c) 14

15 Context omgeving van de organisatie en omgevingsinvloeden beschrijving van de organisatie beschrijvingen van processen en activiteiten documentdefinities autorisaties de rol die het document speelt in het proces audit trail RHC-Eindhoven (c) 15

16 Model van een archiveringssysteem Record keeping system Context Kwaliteit Waardering Warehousing Performance Logistiek RHC-Eindhoven (c) 16

17 Waardering Waardering (appraisal) opstellen van bewaartermijnen (document- of procesgericht) bepaald door wet- en regelgeving op grond van wettelijk bewijs, fiscale redenen, evidence en cultuurhistorische overwegingen verplichting tot vernietiging gegevens of documenten (representatie van gegevens)? databases of records in databases? RHC-Eindhoven (c) 17

18 Model van een archiveringssysteem Record keeping system Context Kwaliteit Waardering Warehousing Performance Logistiek RHC-Eindhoven (c) 18

19 Warehousing Warehousing Twee doelstellingen dienen gerealiseerd te worden: kort- en langdurige bewaring, gevolgd door fysieke vernietiging accessability and retrieval Enkele aspecten: duurzaamheid (zowel van documenten als van metadata) ordenings- en zoeksystemen standaardisatie RHC-Eindhoven (c) 19

20 Model van een archiveringssysteem Record keeping system Context Kwaliteit Waardering Warehousing Performance Logistiek RHC-Eindhoven (c) 20

21 Logistiek Logistiek probeert de distributiewijze van de archiefdocumenten in het proces te beïnvloeden twee doelstellingen: vereenvoudiging van de documentstromen en van het proces management van de documentenstromen RHC-Eindhoven (c) 21

22 *Aard van het toezicht * Toezichthoudende taak (Auditing): - Voornaamste kenmerk: - pro-actief mededenkend RHC-Eindhoven (c) 22

23 Theorie en praktijk Geen eenduidig begrippenkader Onvoldoende vaardigheden en kennis Geen instrument RHC-Eindhoven (c) 23

24 De aanpak Integrale benadering van DIV/DM/RM vanuit organisatiekunde, informatiekunde en archiefkunde ten einde praktische tools voor de inrichting van de informatiehuishiuding te realiseren RHC-Eindhoven (c) 24

25 Wat betekent dit? Kennisdeling Uniformeren begrippenkader Standaardisatie en beschrijving procedures Ontwikkeling instrumentarium Standaardisatie data en archiefdocumenten RHC-Eindhoven (c) 25

26 Hoe doen we dat? Cursussen: Werken in een digitale omgeving Waarderen en selecteren Procesanalyse Gebruikers- en documentprofielen Metadata en metadatastructuren Implementatie DSP VBE -cursussen Modellen:VBE -modellen (prototypes) RHC-Eindhoven (c) 26

27 Milieu Melding Produktenstamboom Milieu Vergunning Verlening vergunning Intrekking vergunning Intrekking ex art 8.25 Intrekking RHC-Eindhoven (c) ex art

28 Burgerproces Om informatie MV verzocht Referentie-procesmodel Melding Wet Milieubeheer. Houden vooroverleg MV Informatie MV verstrekt Melding i.g.v. art 8.41 Melding i.g.v. art 8.19 Melding i.g.v. art 8.44 MV niet vereist Aanvraag MV Beschikking melding i.g.v. art 8.41 Beschikking melding i.g.v. art Beschikking melding i.g.v. art 8.44 RHC-Eindhoven (c) 28

29 Processtap, met expliciete en impliciete kennis Beoordeel advies melding 8.44 Juridisch medewerker Milieu Wet Milieubeheer Regelgeving Positief advies melding 8.44 Registratievolgsysteem Registreer melding 8.44 Registratie volgsysteem Juridisch medewerker Milieu RHC-Eindhoven (c) 29

30 Het proces Verlenen sloopvergunning, onderdeel toetsen compleetheid aanvraag (kwaliteit) Toets wettelijke termijn Medewerker Bouw- en woningtoezicht A Binnen wettelijke termijn Buiten wettelijke termijn Brief aanvraag niet ontvankelijk Deel niet ontvankelijkheid aan aanvrager mee Juridisch medewerker Bouwzaken Leges Vervaardig leges Financien Medewerker Bouw- en woningtoezicht A Aanvraag niet ontvankelijk Leges berekend RHC-Eindhoven (c) 30

31 WVG aanvraag ontvankelijk WVGapplicatie Word WVG-applicatie WVG-gegevens verzameling Formulier medisch verzoek Begeleidend schrijven Verzoek om medisch advies Medisch advies verzocht Word Werkinstructie WVG-wet Medewerker wvg Referentieprocesmodel, inclusief impliciete en expliciete kennis RHC-Eindhoven (c) 31

32 Document-inventarissen en waarderingslijsten, gecombineerd met actor- en systeemrelaties. Activiteit Actor Systeem Document uit Waardering Opmerkingen Ontvang advies Juridisch medewerker Aanvraag B melding 8.44 Milieu Melding 8.44 Tekstverwerkingssysteem Advies melding Na vaststelling Vervaardig advies RMDE Advies melding Na vervallen melding 8.44 Verzoek om advies Juridisch medewerker Opdrachtregistratie 1 Na vaststelling melding 8.44 Milieu Melding 8.44 Aanvraag Melding 8.44 (k) B Zend ontvangst Juridisch medewerker Tekstverwerkingssysteem Ontvangstbevestiging 1 Na vaststelling bevestiging Milieu Melding 8.44 Ontvang melding 8.44 Juridisch medewerker Melding 8.44 B Milieu Stel melding 8.44 op Aanvrager Aanvraag B Melding art Beoordeel advies melding 8.44 Juridisch medewerker Milieu Publiceer melding Juridisch medewerker Publicatie beschikking 1 Na vervallen 8.44 Milieu Melding 8.44 Registreer melding 8.44 Juridisch medewerker Milieu Registratievolgsysteem RHC-Eindhoven (c) 32

33 Datamodel, entiteiten Aanvraag MV Formulier melding gegevens NAW aanvrager Naam aanvrager MV Adres aanvrager MV Soort inrichting Gegevens inrichting Adres inrichting Aanvraag gegevens Aanvraag MV metadata RHC-Eindhoven (c) 33

34 Naam aanvrager MV Geslachtsnaam Datamodel, datamodel van de entiteit Naam aanvrager MV Voorletters Voorvoegsel Adelijke titel predicaat RHC-Eindhoven (c) 34

35 Op Weg: RHC-Eindhoven Toezichthoudende taak (Auditing): - Voornaamste kenmerk: - pro-actief mededenkend - Controlerend - Adviserend -Monitor -Audit -Vernietigingslijsten -servicebezoeken - Adviezen RHC-Eindhoven (c) 35

36 Contactadressen Drs. F.F.M. Ector, Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, Partner voor ontwikkeling model en cursussen: Van Bussel Document Services, Helmond RHC-Eindhoven (c) 36