Archiveren. Digitaal vertaald. Han Pieterse

Transcriptie

1 Archiveren Digitaal vertaald Han Pieterse

2 Nieuwe wetgeving en oude gewoontes Archiefwet voor overheidsinstellingen, Wet elektronisch bestuurlijk verkeer is van kracht, Code Tabaksblat en Sarbanes Oxley voor bedrijfsleven, en de Wet Bescherming Persoonsgegevens is van toepassing. Vroeger hadden we een archivaris! 2

3 Verschillen tussen de ICT-er en de Archivaris De ICT-er back-uped, stored, retrieved en restored; o Continuïteit van de lopende bedrijfsprocessen; De Archivaris selecteert en vernietigt; o Vastlegging van gebeurtenissen en ontwikkelingen en deze plaatsen in een historisch perspectief. 3

4 Kerntaken de ICT-er en de Archivaris De ICT-er bewaart en herstelt; De Archivaris waardeert en selecteert. 4

5 Risico s bij ontbreken van digitale archivering Documenten en informatie raakt voortijdig verloren door misverstanden, bewuste en onbewuste opschoonacties; documenten zijn niet terug te vinden omdat iedereen ze naar eigen inzicht heeft opgeborgen; documenten zijn niet juist meer te interpreteren doordat de juiste contextinformatie ontbreekt; gegevens worden langer bewaard dan op grond van de privacy- en archiefwetgeving is toegestaan; documenten raken onbedoeld in de openbaarheid. 5

6 Archiveringsaspecten Elke informatie of document dat een functie vervult bij de taakuitoefening van een organisatie is in beginsel een archiefstuk; Voor bedrijfsvoering, verantwoording of kennis moet informatie authentiek en betrouwbaar zijn; Corporate Memory is door de toepassing van informatie- en communicatietechnologie aan het veranderen; Archivering van kan veranderingsprocessen in de organisatie zichtbaar maken. 6

7 Juridische aspecten Mate van bewijskracht wordt bepaald door de mate van betrouwbaarheid; Archiefbeheer met toegang en autorisatiebevoegdheden dienen dus ook voor digitale archivering toegepast te worden. 7

8 Juridische aspecten Archiefwet voor overheidsinstellingen; Wet elektronisch bestuurlijk verkeer is van kracht; Wet Openbaarheid van Bestuur ; Comptabiliteitswet de financiële administratie bij de overheid; Wet Bescherming Persoonsgegevens ; Burgerlijk Wetboek met bewaartermijn financiële stukken, verjaringstermijnen, elektronische handtekening en medische dossiers; Code Tabaksblat en Sarbonnes Oxley ; Wet op de ondernemingsraden ; Postwet met het briefgeheim; 8

9 Technische aspecten Bewaring bij de individuele gebruikers, ontvangers en verzenders; Archiveren binnen het systeem; Opslaan en vernietigen in een document management systeem; Opslaan en vernietigen in een archiefbeheer applicatie. 9

10 Digitale archivering Personal Productivity Tools Tools & Unified Unified Communication Systems Business Process Applications Local Local Personal Files Files Personal Files Files & Application Files Files Relational Databases Metadata Dossiernummers Bewaarperiode Inventarisatie en archiveringsafspraken Inventarisatie en archiveringsafspraken 10

11 SLA met de Archivaris Maak digitale inventarisaties voor het Archief- structuurplan; Toets applicaties en applicatiebeheer op archiefeisen; Voeg metadata en bewaartermijnen toe; Gebruik XML en TIFF als open data standaard; Creëer waar mogelijk XML Databases en een Digitaal Depot. 11

12 SLA met de archivaris, archiveringsoplossingen en storage. Personal Productivity Files Collaboration s Business Applications Databases Metadata HP OpenView Radia / Liquid Machines HP OpenView Radia / Liquid Machines Symantec Enterprise Vault StorageWorks RISS RISSvan HP HP Storage & Back Up Solutions Storage & Back Up Solutions Lumigent Entegra Lumigent Entegra 12

13 The big picture 13

14 Summery Nieuwe wetgeving vraagt om een integrale aanpak van papieren en digitale wereld, Creëer een op de werkelijkheid afgestemde archiefstructuur, Breng deze in relatie tot de storage architectuur, Zorg voor de juiste dossiervorming, integrale metadata, goede vindbaarheid en toekomstveilige opslag. 14