Archiveren digitale bestemmingsplannen. Workshop

Transcriptie

1 Workshop

2 Tijdens deze sessie Aanleiding Vervolgens in de praktijk: Hans Dekker van de gemeente Houten Karola Czuj van de gemeente Almere Ysbrand Tromp van de provincie Overijssel Discussie

3 Ambitie en doel Digitale plannen opstellen beschikbaar stellen raadpleegbaar maken beheren Beheer planbestanden en versies

4 Handreiking Archiveren digitale ruimtelijke plannen Kaders wet- en regelgeving Waar op te letten Open punten De praktijk

5 De praktijk Hans Dekker

6 - Inhoud presentatie - Wie ben ik Twee oplossingsrichtingen Samenwerken en archiveren onder SharePoint Compliancy in Nederland Mist standaard PDF/A omzetting Oplossing 1: via ESB naar het DMS publicatie van PDF/A bestanden Oplossing 2: GML viewer voor ons DMS e-depot

7 Wie ben ik Hans Dekker Telefoon: Sinds 1991 werkzaam bij de gemeente Houten, als: Archiefverzorger tot 2000 Applicatiebeheer: Corsa (EIM bestuurlijk) Perfectview (administratief zaaksysteem met DMS sen van SharePoint) SmartDocuments (documentcreatie) DSP/ZTC van Split~Vision DigEplan/AutoVue (werken met tekeningen, GML viewer, e.a.) Enable-U (ESB: connectie e-formulieren, met Crotec naar RMA/DMS) Adviseur Document Management Spaar u vragen niet op, stel ze direct

8 - Inhoud presentatie - Wie ben ik Twee oplossingsrichtingen Samenwerken en archiveren onder SharePoint Compliancy in Nederland Mist standaard PDF/A omzetting Oplossing 1: via ESB naar het DMS publicatie van PDF/A bestanden Oplossing 2: GML viewer voor ons DMS e-depot

9 - Twee oplossingsrichtingen - In deze presentatie twee oplossingen om de set met verschillende bestanden en bestandsextensies te archiveren in een centrale en archiefwaardig RMA/DMS. Te bewerken en te bekijken met Crotec software via een ESB en/of te bekijken met een GML viewer vanuit ons RMA/DMS. Ten behoeve van synchronisatie naar een e-depot.

10 - Inhoud presentatie - Wie ben ik Twee oplossingsrichtingen Samenwerken en archiveren onder SharePoint Compliancy in Nederland Mist standaard PDF/A omzetting Oplossing 1: via ESB naar het DMS publicatie van PDF/A bestanden Oplossing 2: GML viewer voor ons DMS e-depot

11 - Samenwerken en archiveren onder SP - Met SharePoint kunnen we prima samenwerken (video van 5.45) Vraag is hoe archiefwaardig zijn onze DMS sen van SharePoint en hoe zorgen we ervoor dat de ruimtelijke documenten met bewijskracht worden opgeslagen in een archiefwaardig DMS. 2 van 10 redenen waarom SharePoint minder geschikt is voor duurzame archivering 1. Compliancy in Nederland 2. Opname van een duurzaam PDF/A bestanden

12 - SP en Compliancy in Nederland - SharePoint voldoet het op het gebied van Compliancy (voldoen aan wet- en regelgeving) niet aan Nederlandse maatstaven. Het voldoen aan de archiefwet en ISO- en NEN2082 certificeringen zijn een vereiste voor menige organisatie.

13 - SP mist standaard PDF/A omzetting - SharePoint voorziet standaard niet in de functionaliteit om naast het originele bestand tevens een archiefbestand te genereren in duurzaam PDF/A formaat.

14 - Inhoud presentatie - Wie ben ik Twee oplossingsrichtingen Samenwerken en archiveren onder SharePoint Compliancy in Nederland Mist standaard PDF/A omzetting Oplossing 1: via ESB naar het DMS publicatie van PDF/A bestanden Oplossing 2: GML viewer voor ons DMS e-depot

15 - Oplossing 1: via ESB naar het DMS - Enable-U 2Orchestrate is een ESB tussen RoBeheer Crotec en ons RMA/DMS en onze keten partners via de RGBZ Vanuit RoBeheer wordt met de icontroler een DSP/ZTC documentcode de TMLO metadata gekoppeld aan het RMA De permanent te bewaren documenten worden in een archiefwaardig DMS opgeslagen, volgens CMIS (=SQL 4 ECM) De SP bibliotheken met alle bestanden worden vernietigd

16 - publicatie van PDF/A bestanden - Via ons RMA/DMS worden bestemmingsplan documenten, het raadsvoorstel met bijlagen, gepubliceerd worden in ons Bis via een xml export t.b.v. een agenda op de ipad via de Goodreader app Met onze webarchiveringstool zorgen we voor bewijs dat het bestemmingsplan is gepubliceerd c.q. heeft gestaan op Houten.nl

17 - Inhoud presentatie - Wie ben ik Twee oplossingsrichtingen Samenwerken en archiveren onder SharePoint Compliancy in Nederland Mist standaard PDF/A omzetting Oplossing 1: via ESB naar het DMS publicatie van PDF/A bestanden Oplossing 2: GML viewer voor ons DMS e-depot

18 - Oplossing 2: GML viewer voor ons DMS - Ons DMS leest geen GML bestanden Van de diverse bestandextensies wordt een ZIP bestand gemaakt (conform art. 26, lid 3 Archiefregeling) Bij het pakket DigEplan is een aparte module GML viewer beschikbaar Het ZIP bestand hangen we aan ons RMA/DMS Met de GML viewer van DigEplan kunnen o.a. raadsleden, burgers bestanden uit ons DMS bekijken (schermafdrukken)

19 - Inhoud presentatie - Wie ben ik Twee oplossingsrichtingen Samenwerken en archiveren onder SharePoint Compliancy in Nederland Mist standaard PDF/A omzetting Oplossing 1: via ESB naar het DMS publicatie van PDF/A bestanden Oplossing 2: GML viewer voor ons DMS e-depot

20 - e-depot - Bestanden in het bestemmingsplan proces hebben en de juiste TMLO data Nog kiezen voor: Directe overdracht of Overdracht na afsluiten van de zaak of Overdracht na twintig jaar. Wat doen met oude (digitale/papieren) bestemmingsplannen: Archiefbeschrijvingen maken niet op basis van de TMLO maar op basis van ISAD(G) en ISAAR(CPF), voorbeeld ISAD beschrijving met MyCorsa/Abis Afspraken met e-depot beheerder o.a.: Wie vernietigd Is het e-depot in staat om GML bestanden te openen Zo niet, dan kan men gebruik maken van onze Enterprise versie van DigEplan

21 De praktijk Karola Czuj

22

23 De praktijk Ysbrand Tromp

24 Ervaringen Overijssel Deskundige? Meer vragen dan antwoorden. Wat betekent: beschikbaar stellen? Moet ik een eigen e-depot ontwikkelen, of passen de oude plannen sowieso in een e-depot? Mag ik dit uitbesteden? Wat gebeurt er als ik niets doe? Zelf het wiel uitvinden of samen? Wachten op de toekomst? Wat brengt de Omgevingswet ons?

25 Wat doen we tot nu toe? Opslag op netwerkschijf. Project gestart: met de bestaande middelen een (tijdelijke) oplossing te vinden voor het archiveren van digitale ruimtelijke plannen. Gezocht naar projectleider, maar juiste man of vrouw niet kunnen vinden. Pas op de plaats

26 Opgevangen uitspraken Ik kopieer het spul naar een netwerkschijf. Authentieke handtekening is niet interessant want die verloopt toch om de zoveel jaar. Opslaan is voldoende. Geen verplichting voor kunnen tonen. Manifest kopiëren na elke publicatie is vooralsnog voldoende. Taken uitbesteden of beleggen buiten de organisatie mag.

27 Discussie