Koppeling Profit <> CRM Connectors

Transcriptie

1 Koppeling Profit <> CRM Connectors Documizers B.V. Amsterdam Documenttoelichting Dit is de technische beschrijving van deze geregistreerde partnerkoppeling. Dit document beschrijft de standaard van de koppeling op functioneel niveau en is bedoeld een inzicht te geven hoe de koppeling werkt. Autorisatie Versie beschrijving: V1.0 Datum: 24 december 2018 Naam koppeling: Koppeling Profit <> CRM Connectors Naam Partner: Documizers B.V. Pagina 1

2 Technische beschrijving Wordt de SubjectConnector gebruikt? Nee Wordt de ReportConnector gebruikt? Nee Is de koppeling geschikt voor AFAS Online? WordConnect is geschikt voor AFAS Online. - Er wordt gebruikt gemaakt voor Profit Connectoren - De Profit Connectoren worden aangeroepen via de WebServices - Er wordt rekening gehouden met NTLM authenticatie. Bij iedere WordConnect gebruiker worden AFAS loginnaam en password opgeslagen, zodat deze tijdens de opslag van het document niet meer hoeven te worden gevraagd. Tijdens iedere verbinding met Profit web services zijn de netwerk credentials voor NTLM authenticatie geschikt en worden deze loginnaam en password gebruikt. Hoe gaat de koppeling om met de foutafhandeling vanuit de webservices? WordConnect ontvangt alle foutmeldingen van de web services, analyseert deze en presenteert ze in een passende melding aan de gebruiker. In de meeste gevallen bevat de melding de originele foutmelding van AFAS Profit. Hierna krijgt de gebruiker de kans de gegevens aan te passen en de handeling opnieuw uit te voeren. Technisch volgt WordConnect de afspraken zoals beschreven in het document: Is er bij de implementatie van de koppeling ondersteuning vanuit AFAS nodig? Er is geen ondersteuning nodig van AFAS. Bij de klant kan de AFAS beheerder de instellingen zelfstandig uitvoeren, danwel onder begeleiding van de helpdesk van CRMconnectors. Pagina 2

3 Geef een functionele beschrijving van de koppeling WordConnect Documentcreatie en Output Software Is een applicatie speciaal ontwikkeld voor het efficiënt en foutloos verwerken van correspondentie. Door de documentprocessen vast te leggen in WordConnect -het centraal beheerd systeem- worden alle handelingen automatisch uitgevoerd en de uniformiteit bewaakt. WordConnect is een add-on (invoegtoepassing) binnen Microsoft Word en geïntegreerd met AFAS Profit (Online). Gecreëerde documentformaten zijn: - Microsoft Word.doc &.docx - PDF - Documenten worden automatisch opgeslagen in: - AFAS dossier - Insite - Outsite - Fileserver - Microsoft SharePoint - Andere Documentmanagement omgevingen De werking van WordConnect: 1. Creatieproces: a. Importeren van de gewenste gegevens uit AFAS in het document b. Toevoegen van de huisstijl elementen uit de huisstijlmanagement module in het document c. Automatisch samenstellen van tekst en plaatjes d. Toevoegen van de gekwalificeerde/ geavanceerde handtekening 2. Proces van versturen/ publiceren a. Handmatig/ automatisch verzamelen van de bijlagen b. Creëren van de - bij digitaal versturen als begeleidend schrijven - bij publiceren in portal als notificatie c. Versturen/ Publiceren (Outsite) 3. Proces van archiveren a. Samenstellen van meta data (documentkenmerken) b. Automatisch archiveren in het gewenst dossier NB. WordConnect werkt met AFAS Workflows. In plaats van het direct versturen kan het document ook ter controle en/ of ondertekening de Workflow worden ingeschoten. WordConnect werkt vanuit Microsoft Word en haalt de AFAS gegevens op. Documenten worden gecreëerd met Word sjablonen welke door WordConnect centraal worden beheert. Inhoud van de sjablonen kan worden opgesplitst in tekstblokken, zodat deze teksten in andere sjablonen en tekstblokken kunnen worden hergebruikt. Door het opnemen van diverse vraagsoorten in het proces worden documenten vraag gestuurd gecreëerd. WordConnect voegt diverse vraagsoorten toe aan het proces, zodat de degene die het document aanmaakt, vraag gestuurd het document verwerkt. WordConnect Online is een cloud applicatie. Functioneel is er geen verschil. Een bijzondere eigenschap van WordConnect Online is de integratie van AFAS Online met Office lokaal. Hierdoor hoeven er voor de Word gebruikers geen nieuwe Officie licenties te worden aangeschaft. WordConnect werkt met alle Officie versies vanaf Pagina 3

4 Welke stappen moet de klant uitvoeren voor de implementatie van de koppeling? Voor AFAS bij een lokale installatie: 1. Installatie WordConnect bestaat uit: - Centrale SQL database t.b.v. WordConnect - Centrale folder met sjablonen / tekstblokken en andere bestanden - Iedere client een add-on installatie binnen MS Word van WordConnect, inclusief een extra separaat Configuratie programma. 2. Inrichting AFAS Profit - Importeren GetConnectoren - Iedere gebruiker rechten geven voor het gebruik van GetConnectoren - DossierItemType(s) instellen met: o Bewerken: W (Bewerken buiten workflow altijd mogelijk) o Genereren document: Actief o Dossier bestemming Organisatie/persoon : Optioneel 3. Afstemming AFAS omgeving & login gegevens vanuit WordConnect 4. Bouwen van sjablonen Voor AFAS online: 1. Installatie van WordConnect Online is niet meer nodig, dit is reeds bij CRMconnectors op de cloud server gedaan. 2. Inrichting AFAS Online, bevat dezelfde stappen als lokale installatie. Met als extra mogelijkheid: - Bij AFAS gebruiker is Gebruik Office niet meer noodzakelijk, omdat WordConnect de lokale Office van de AFAS gebruiker gebruikt. 3. Afstemming AFAS omgeving & login gegevens vanuit WordConnect. 4. Bouwen sjablonen Welke UpdateConnectoren worden gebruikt? - KnSubject - KnSubjectWorkflowReaction Wat zijn de triggers voor de uitwisseling van data? WordConnect is een MS Word add-on welke zijn eigen buttons heeft. Connectie met Profit komt tot stand door deze buttons te gebruiken. Welke inrichting in Profit is nodig om met de koppeling te kunnen werken? - Aanwezigheid van de WordConnect Systeem GetConnectoren - Eventuele aanwezigheid van de GetConnectoren t.b.v. voorbeeld sjablonen (t.b.v. training en hergebruik) - Iedere gebruiker voldoende rechten voor het gebruik van de GetConnectoren. - DossierItemType met: o Bewerken: W (Bewerken buiten workflow altijd mogelijk) o Genereren document: Actief o Dossier bestemming Organisatie/persoon : Optioneel - Voor de opslag van wijzigingen van documenten welke zich in een AFAS workflow bevinden, is de AFAS Profit Office connector vereist. Hoe wordt er omgegaan met filteren van data? WordConnect kent zelf zogenaamde DataConnectoren. Deze DataConnectoren worden één-op-één gekoppeld aan een AFAS GetConnectoren. Bij de DataConnector is het mogelijk een extra filter te gebruiken, welke voldoet aan de beschrijving / syntax van de AFAS XML-filter. Verder is het mogelijk om, naast de koppeling naar andere GetConnectors, ook "on-the-fly" filters op te geven met deze Profit filter XML. Hiermee wordt het mogelijk om iedere WordConnect DataConnector verschillende datasets van dezelfde GetConnector te laten tonen. Pagina 4

5 Welke GetConnectoren worden gebruikt? GetConnectoren t.b.v. de werking van WordConnect (System-GetConnectoren): - WordConnect (DossierMail) - WordConnect (DossierMailContact) - WordConnect (Dossiers) - WordConnect (DossierTypes) - WordConnect (Kenmerkcombinaties) - WordConnect (Kenmerken) - WordConnect (Kenmerkwaarden) - WordConnect (Medewerkers) Systeem - WordConnect (Workflow) - WordConnect (WorkflowActions) GetConnectoren als voorbeeld t.b.v. de meegeleverde voorbeeld sjablonen: - WordConnect (Campagnes) - WordConnect (Contactpersonen) - WordConnect (Inkooprelaties) - WordConnect (Medewerkers arbeidscontracten) - WordConnect (Medewerkers) - WordConnect (Organisatie Persoon) - WordConnect (Organisaties) - WordConnect (Projecten) - WordConnect (Verkoopreltaties) - WordConnect (Voorcalculatie) Pagina 5