Handleiding koppeling Afas Profit Versie 0.4

Transcriptie

1 Handleiding koppeling Afas Profit 2016 Versie

2 Inhoud Inleiding... 3 Doelgroep... 3 Proces op hoofdlijnen... 3 Voor u begint... 3 App Connector... 3 Afas Online... 3 WebServices... 4 WebServices testen... 4 Webservices testen:... 4 Connector-gebruiker toevoegen en autoriseren... 5 Connector-gebruiker toevoegen... 5 Connector-gebruiker autoriseren... 6 Connector-gebruiker mag alleen GetConnectoren uitvoeren... 7 GetConnector Overzicht Afas Online AppConnector App connector toevoegen: GetConnectoren en UpdateConnectoren toevoegen aan App Connector: Welke Connectoren moet ik toevoegen aan de AppConnector? Gebruikerstoken aanmaken TriFact Koppeling leggen met Afas Afas Online Afas Lokaal Administratie koppelen Appendix A: Migreren van NTLM naar AppConnector P a g i n a

3 Inleiding Deze handleiding beschrijft het proces en de stappen die noodzakelijk zijn om TriFact365 te koppelen met uw lokale installatie van Afas Profit U kunt deze handleiding ook gebruiken om te koppelen met Afas Profit Online, hiervoor hoeft u echter een aantal stappen niet uit te voeren. De installatie en configuratie van Afas (en de WebServices) vallen buiten de scope van deze handleiding Doelgroep Deze handleiding is bedoeld voor beheerders van Afas Profit 2016 met kennis van netwerkbeheer. Indien u weinig of geen kennis heeft van netwerkbeheer, zorg dan dat u uw netwerkbeheerder paraat hebt staan tijdens deze installatie. Proces op hoofdlijnen 1. Installatie en testen van de WebServices 2. Connector gebruiker toevoegen 3. Connector gebruiker autoriseren 4. GetConnectoren importeren 5. Koppeling leggen in TriFact365 Voor u begint Zorg dat u het IP adres (of CNAME) en het poortnummer weet waarop TriFact365 de WebServices kan benaderen. (zie ook de stap WebServices testen) Zorg dat u weet welke omgeving binnen Afas wilt koppelen. Zorg dat u een TriFact365 account hebt aangemaakt waarmee u kunt koppelen App Connector Per 1 januari 2017 stopt Afas met het ondersteunen voor NTLM authenticatie voor Afas Online. Dit betekent dat het vanaf 1 november 2016 niet meer mogelijk is om nieuwe koppelingen in TriFact365 te leggen via NTLM authenticatie. Alle nieuwe koppelingen dienen te worden ingericht met de AppConnector. Afas Online Bij gebruik van Afas Online zijn de web services al geïnstalleerd en kunt u deze stappen overslaan, ga verder met het toevoegen van de connector gebruiker. Mocht u vragen hebben of ergens niet uitkomen, neem dan contact op met de helpdesk van TriFact365 ([email protected]), zij helpen u graag verder. 3 P a g i n a

4 WebServices WebServices testen Voor het aanroepen van de Get- en UpdateConnectoren en het transport van gegevens van en naar de Profit-database is een verbinding nodig tussen de externe applicatie en de Profit Server (Backoffice). Deze verbinding wordt gevormd door de Profit Webservices. Voordat u start raden wij u aan om te testen of de webservices beschikbaar zijn. Zo niet, dan moet u de Profit Webservices alsnog installeren. De Webservices worden automatisch geïnstalleerd bij de installatie van Profit. Bij het gebruik van connectoren is het meestal nodig dat Webservices door applicaties buiten uw eigen netwerk/infrastructuur benaderd kunnen worden. Als dit nodig is, moet uw netwerkbeheerder dit mogelijk maken. Dit heeft te maken met de infrastructuur en de beveiliging van uw bedrijfsnetwerk, niet met Profit. Webservices testen: Start Internet Explorer op de Profit-applicatieserver. Ga naar het volgende adres: Deze manier van testen werkt alleen op de webserver. Als de volgende pagina verschijnt, zijn de webservices correct geïnstalleerd: Als deze pagina niet verschijnt, installeert u de webservices. 4 P a g i n a

5 Connector-gebruiker toevoegen en autoriseren Connector-gebruiker toevoegen 1. Start Profit. 2. Login op de omgeving. 3. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool. 4. Ga naar: Gebruiker / Nieuwe systeemgebruiker. 5. Vul de gebruikersnaam bij het veld Gebruiker in. 6. Vul de omschrijving in. 7. Vul het wachtwoord in. 5 P a g i n a

6 De connector-gebruiker moet altijd een sterk wachtwoord hebben, ook als u deze functionaliteit niet gebruikt. 8. Klik op: Volgende. 9. Vink Connector aan. Als de gebruiker ook toegang nodig heeft tot andere onderdelen, vinkt u deze aan. Vink Commandline aan als de connector via de Commandline Utility wordt aangeroepen. 10. Klik op: Voltooien. Connector-gebruiker autoriseren Afhankelijk van uw versie van Profit zijn de filters mogelijk niet beschikbaar, in dit geval slaat u deze stap over. (bijvoorbeeld bij Small Business) GetConnectoren, rapporten, analyses zijn definities. Deze kunt u apart autoriseren. Als u definitieautorisatie gebruikt, moet u de onderstaande procedure uitvoeren. In deze procedure worden bij de Connector-gebruiker alle autorisatiefilters ingeschakeld. Hierdoor krijgt de connectorgebruiker toegang tot alle definities (dus ook analyses, rapporten, etc). U kunt de toegang van de connector-gebruiker beperken door de filters in te stellen en te autoriseren. 1. Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikers. 2. Selecteer de connector-gebruiker. 3. Ga naar het tabblad: Autorisatie. 4. Ga naar: Algemeen / Beheer / Definitie / Filters. 5. Selecteer Filter actief. Hierdoor autoriseert u alle filters bij deze gebruiker. Als dit niet gewenst is, activeert u alleen de relevante filters. U moet deze filters autoriseren, omdat deze gelden voor weergaven met definities, waaronder de weergaven met GetConnectoren. De filterautorisatie bepaalt welke connectoren de Connectorgebruiker kan uitvoeren. 6 P a g i n a

7 Door de mappen met filters open te klappen, zie u dat deze geautoriseerd zijn. 6. Sluit de Autorisatie tool. U hoeft niet opnieuw in te loggen. Connector-gebruiker mag alleen GetConnectoren uitvoeren U bepaalt dat de Connector-gebruiker wel GetConnectoren mag uitvoeren, maar geen toegang heeft tot rapporten, analyses, etc. Hiermee voorkomt u dat de Connector-gebruiker rapporten en anayses uitvoert via de commandline. Deze gebruiker kan immers alleen GetConnectoren uitvoeren. 1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool. 2. Ga naar: Extra / Onderhoud gegevensfilters 7 P a g i n a

8 3. Selecteer het filtertype Algemeen - Definitie uitvoeren (o.a. rapport, analyse, document). 4. Klik op: Toevoegen. 5. Vul de omschrijving in. 6. Selecteer Volgens filter. 8 P a g i n a

9 Leg een filter vast op het type definitie GetConnector (code 8). 8. Klik op: OK. 9. Klik op: Sluiten. 10. Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikers. 11. Selecteer de connector-gebruiker. 12. Ga naar het tabblad: Autorisatie. 13. Selecteer het filter. 9 P a g i n a

10 14. Selecteer Filter actief. 10 P a g i n a

11 GetConnector Overzicht Onderstaande tabel toont de GetConnectoren die TriFact nodig heeft om te kunen functioneren. De connectoren die blauw zijn gemarkeerd, zijn niet standaard aanwezig in Afas en dienen eerst te worden geïmporteerd. Naam Profit_Accounts Profit_Debtor Profit_Journals Trifact_PaymentConditions Trifact_Costplaces Trifact_Projects Trifact_Creditors Trifact_Administrations Trifact_Invoices Trifact_Countries Trifact_Debtors Trifact_Vatcodes Functie van de GetConnector Ophalen van grootboeken Ophalen van debiteuren Ophalen van dagboeken Ophalen van betaalcondities Ophalen van kostenplaatsen Ophalen van projectcodes Ophalen van crediteuren Ophalen van administraties Ophalen van facturen Ophalen van landen Ophalen van debiteuren Ophalen van BTW codes Indien uw versie van Profit (Small Business) projecten niet ondersteunt dan kunt u de connector Trifact_Projects niet importeren. Dit is geen probleem. Deze GetConnectoren kunt u downloaden vanuit uw TriFact365 omgeving. Tijdens het leggen van de koppeling (zie hoofdstuk koppeling leggen hieronder) treft u bij stap 2 Voorbereiding een link aan waarmee u de GetConnectoren kunt downloaden. 1. Kopieer deze GetConnectoren naar een nieuwe folder in de Windows Verkenner. 2. Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Beheer/ GetConnector. 3. Klik op: Importeren 11 P a g i n a

12 4. Selecteer vervolgende de map met de GetConnectoren uit Stap Klik op: Voltooien. Afas Online Voor Afas online kunt u via Network \ tsclient uw lokale computer benaderen om vanaf daar de GetConnectoren te importeren. 12 P a g i n a

13 AppConnector Voordat TriFact365 gekoppeld kan worden, dient er een AppConnector te worden aangemaakt en ingericht. App connector toevoegen: 1. Ga naar: Algemeen / Beheer / App connector. 2. Klik op: Nieuw. 3. Vul de omschrijving in. 4. Selecteer een gebruikersgroep bij Gebruikersgroep. 5. Klik op: Voltooien. 6. De eigenschappen van de app connector worden geopend. GetConnectoren en UpdateConnectoren toevoegen aan App Connector: 1. Open de aangemaakte App Connector als dit nog niet het geval is. 2. Ga naar het tabblad: GetConnectoren. 3. Klik op: Nieuw. 4. Selecteer de GetConnectoren die je wilt gaan aanroepen. (zie hieronder) 5. Ga naar het tabblad: UpdateConnectoren. 6. Klik op: Nieuw. 7. Selecteer de UpdateConnectoren die je wilt gaan aanroepen. (zie hieronder) Welke Connectoren moet ik toevoegen aan de AppConnector? Alle GetConnectoren die zijn toegevoegd tijdens de stap GetConnectoren toevoegen uit deze handleiding dienen te worden toegevoegd als GetConnector. (zie overzicht pagina 11) Let ook op dat de standaard Profit connectoren ook worden toegevoegd: Profit_Journals Profit_Accounts Profit_Debtor Daarnaast dienen de volgende UpdateConnectoren te worden toegevoegd: FiEntries KnSubject KnSalesRelationOrg KnPurchaseRelationOrg 13 P a g i n a

14 Gebruikerstoken aanmaken Je voegt handmatig een token toe voor een gebruiker. De gebruiker moet lid zijn van de gebruikersgroep die gekoppeld is aan de app connector. Handmatig token aan gebruiker toekennen: 1. Ga naar: Algemeen / Beheer / App connector. 2. Open de eigenschappen van de app connector. 3. Vink het veld Geblokkeerd uit. 4. Ga naar het tabblad: Gebruikerstokens. 5. Klik op: Nieuw. 6. Selecteer de gebruiker. 7. Vul de omschrijving in. Deze moet uniek zijn. 8. Klik op: Volgende. 9. Klik op: Kopieer. Met deze actie kopieer je de token naar het Klembord. Na het voltooien van de wizard kun je de token niet meer raadplegen via Profit. Als de token niet bekend is, dan moet je de oude token verwijderen en een nieuwe token toevoegen. 10. Klik op: Voltooien. Het token dat u zojuist heeft gegenereerd, heeft u nodig in de volgende stap, zorg dus dat u het niet kwijtraakt door iets anders naar het klembord te kopiëren. Sla het desnoods tijdelijk op in een tekstbestand. 14 P a g i n a

15 TriFact365 Koppeling leggen met Afas 1. Ga naar: Instellingen / Koppelingen 2. Klik op: Toevoegen 3. Selecteer Afas als boekhoudsysteem 4. Klik op: Volgende 5. Lees de instructies, download indien noodzakelijk de GetConnectoren. 6. Klik op: Volgende 7. Geef een duidelijk omschrijving (tip: een koppeling is per omgeving, laat dit terugkomen in de omschrijving) 8. Vul uw deelnemersnummer in voor Afas Online. (niet nodig bij een lokale installatie) 9. Plak uw AppConnector token in. 10. Vul de hostname en de poort in waarop de web services benaderbaar zijn bij Service Url 11. Voor Afas Online voert u stap 9 niet uit maar vinkt u Online versie aan. 12. Klik op: Opslaan. 15 P a g i n a

16 Afas Online Een koppeling met Afas Online ziet er bijvoorbeeld zo uit. Afas Lokaal Een koppeling met uw lokale installatie van Afas ziet er bijvoorbeeld zo uit: Administratie koppelen 1. Ga naar Instellingen / Administraties. 2. Klik op: Toevoegen. 3. Selecteer uw Afas koppeling in de lijst met koppelingen. 4. Selecteer de administraties die u wilt gebruiken in TriFact Klik op: Opslaan. 16 P a g i n a

17 17 P a g i n a

18 Appendix A: Migreren van NTLM naar de AppConnector Deze appendix is bedoeld voor gebruikers van TriFact365 die al een werkende koppeling hebben via NTLM en willen overstappen naar het gebruik van de AppConnector. 1. Volg de instructies uit deze handleiding op pagina 13 en Ga in TriFact365 naar Instellingen / Koppelingen 3. Klik op: Migreer naar AppConnector voor de koppeling die u wilt omzetten 4. Vul uw deelnemersnummer in 5. Plak uw AppConnector token 6. Klik op: Migreren 18 P a g i n a