Handleiding Koppeling met AFAS Small Business

Transcriptie

1 Handleiding Koppeling met AFAS Small Business (Online + Server) Versie

2 Inhoud Inleiding... 3 TriFact365-gebruiker toevoegen... 3 GetConnectoren importeren... 4 AppConnector toevoegen... 6 Gebruikerstoken aanmaken... 7 Koppeling leggen in TriFact Appendix Webservices testen (AFAS Small Business Server)

3 Inleiding Deze handleiding beschrijft het proces en de stappen die noodzakelijk zijn om TriFact365 te koppelen met jouw installatie van AFAS Small Business. Deze handleiding is bedoeld voor beheerders van AFAS met kennis van netwerkbeheer. Indien je weinig of geen kennis hebt van netwerkbeheer, zorg dan dat je jouw netwerkbeheerder paraat hebt staan tijdens deze installatie. De volgende stappen worden in deze handleiding beschreven: 1. TriFact365-gebruiker toevoegen 2. GetConnectoren importeren 3. App Connector toevoegen 4. Gebruikerstoken aanmaken 5. Koppeling leggen in TriFact Administratie toevoegen Voordat je begint: Zorg dat je weet welke omgeving je binnen AFAS wilt koppelen. Zorg dat je een TriFact365-account hebt aangemaakt waarmee je kunt koppelen. Zorg dat je het IP-adres (of CNAME) en het poortnummer weet waarop TriFact365 de WebServices kan benaderen (AFAS Small Business Server). TriFact365-gebruiker toevoegen 1. Start AFAS Small Business. 2. Log in op de omgeving. 3. Ga naar: Small Business / Beheer / Autorisatie. 4. Ga naar: Gebruiker / Nieuwe systeemgebruiker. 5. Vul een gebruikersnaam en omschrijving in en klik op Volgende. Let op: Gebruiker moet beginnen met deelnemersnummer. 6. Vink Profit Windows aan en klik op Volgende. 7. Vul het wachtwoord in. De Connector-gebruiker moet altijd een sterk wachtwoord hebben, ook als je deze functionaliteit niet gebruikt. Wanneer dit mogelijk is, kun je doorgaan naar de volgende stap. 8. Klik op Volgende en vervolgens op Voltooien. 3

4 GetConnectoren importeren Onderstaande tabel toont de GetConnectoren die TriFact365 nodig heeft om te kunnen functioneren. De connectoren die blauw zijn gemarkeerd, zijn niet standaard aanwezig in AFAS en dienen eerst te worden geïmporteerd. Naam Profit_Accounts Profit_Debtor Profit_Journals Trifact_Administrations Trifact_AlternativeLedgerDescriptions Trifact_Costplaces Trifact_Countries Trifact_Creditors Trifact_Debtors Trifact_Dimensions Trifact_Invoices Trifact_Items Trifact_PaymentConditions Trifact_Vatcodes Trifact_VatRates Trifact_Version Functie van de GetConnector Ophalen van grootboeken Ophalen van debiteuren Ophalen van dagboeken Ophalen van administraties Ophalen van afwijkende grootboekomschrijvingen Ophalen van kostenplaatsen Ophalen van landen Ophalen van crediteuren Ophalen van debiteuren Ophalen van verbijzonderingsassen Ophalen van facturen Ophalen van itemcodes voor projectboekingen Ophalen van betalingscondities Ophalen van BTW-codes Ophalen van BTW-tarieven Ophalen van versienummer GetConnectoren Deze GetConnectoren kun je downloaden vanuit jouw TriFact365-omgeving. Tijdens het leggen van de koppeling (zie hoofdstuk koppeling leggen hieronder), treft je bij stap 2 Voorbereiding een link aan waarmee je de GetConnectoren kunt downloaden. 1. Kopieer deze GetConnectoren naar een nieuwe folder in de Windows Verkenner. 2. Ga in AFAS naar: Small Business / Beheer / GetConnector. 3. Klik op: Importeren. 4. Selecteer vervolgens de map met de GetConnectoren uit Stap Klik op: Voltooien. 4

5 AFAS Small Business Online Voor AFAS Small Business Online kun je via Network \ tsclient jouw lokale computer benaderen om vanaf daar de GetConnectoren te importeren. 5

6 AppConnector toevoegen Voordat TriFact365 gekoppeld kan worden, dient er een AppConnector te worden aangemaakt en ingericht. 1. Ga naar: Algemeen / Beheer/ Autorisatie tool. 2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen en selecteer de te autoriseren groep. 3. Ga naar het tabblad Menu en vink aan: Algemeen / Beheer / App connector. 1. Ga naar: Small Business / Beheer / App connector. 2. Klik op: Nieuw. 3. Vul de omschrijving in en klik op Voltooien. 4. De eigenschappen van de AppConnector worden geopend. 5. Ga naar het tabblad: GetConnectoren. 6. Klik op: Nieuw. 7. Selecteer alle benodigde GetConnectoren (zie tabel hieronder): Naam Profit_Accounts Profit_Debtor Profit_Journals Trifact_Administrations Trifact_AlternativeLedgerDescriptions Trifact_Costplaces Trifact_Countries Trifact_Creditors Trifact_Debtors Trifact_Dimensions Trifact_Invoices Trifact_Items Trifact_PaymentConditions Trifact_Vatcodes Trifact_VatRates Trifact_Version Functie van de GetConnector Ophalen van grootboeken Ophalen van debiteuren Ophalen van dagboeken Ophalen van administraties Ophalen van afwijkende grootboekomschrijvingen Ophalen van kostenplaatsen Ophalen van landen Ophalen van crediteuren Ophalen van debiteuren Ophalen van verbijzonderingsassen Ophalen van facturen Ophalen van itemcodes voor projectboekingen Ophalen van betalingscondities Ophalen van BTW-codes Ophalen van BTW-tarieven Ophalen van versienummer GetConnectoren 8. Ga naar het tabblad: UpdateConnectoren. 9. Klik op: Nieuw. 10. Selecteer de volgende UpdateConnectoren: Naam FiEntries FiInvoice KnPurchaseRelationOrg KnSalesRelationOrg KnSubject Omschrijving van de UpdateConnector Financiële mutatie Financiële factuur Inkooprelatie organisatie Verkooprelatie organisatie Dossier 6

7 Gebruikerstoken aanmaken Je voegt handmatig een token toe voor de TriFact365-gebruiker. De gebruiker moet lid zijn van de gebruikersgroep die gekoppeld is aan de App connector. Handmatig token aan gebruiker toekennen: 1. Ga naar: Beheer / App connector. 2. Open de eigenschappen van de App connector. 3. Vink het veld Geblokkeerd uit als deze aangevinkt is. 4. Ga naar het tabblad: Gebruikerstokens. 5. Klik op: Nieuw. 6. Selecteer de TriFact365-gebruiker. 7. Vul de omschrijving in. Deze moet uniek zijn. 8. Klik op: Volgende. 9. Klik op: Kopieer. Met deze actie kopieer je de token naar het Klembord. Deze gebruikerstoken heb je nodig bij de volgende stap. Zorg dus dat je het niet kwijtraakt door iets anders naar het Klembord te kopiëren. Sla het desnoods tijdelijk op in een tekstbestand. Na het voltooien van de wizard kun je de gebruikerstoken niet meer raadplegen in AFAS. Als de token niet bekend is, dan moet je de oude gebruikerstoken verwijderen en een nieuwe gebruikerstoken toevoegen. 10. Klik op: Voltooien. Koppeling leggen in TriFact Ga naar: Instellingen / Koppelingen 2. Klik op: Toevoegen. 3. Selecteer AFAS als boekhoudpakket en klik op Volgende. 4. Lees de instructies en klik op Volgende. 5. Geef een duidelijk omschrijving (tip: een koppeling is per omgeving, laat dit terugkomen in de omschrijving). 6. Vink Online versie aan en vul jouw deelnemersnummer in voor AFAS Online. (niet nodig bij AFAS Small Business Server) 7. Plak de gebruikerstoken bij App Connector. 8. Vul de hostname en poort in waarop Webservices benaderbaar zijn bij Service URL. (niet nodig bij AFAS Small Business Online) 9. Klik op: Opslaan. Het deelnemersnummer tref je aan als onderdeel van jouw gebruikersnaam in AFAS Online. Is jouw gebruikersnaam bijvoorbeeld AOL\12345.admin dan is het deelnemersnummer. 7

8 AFAS Small Business Online Een koppeling met AFAS Small Business Online ziet er bijvoorbeeld zo uit: AFAS Small Business Server Een koppeling met de lokale installatie van AFAS Small Business ziet er bijvoorbeeld zo uit: 8

9 Administratie toevoegen 1. Ga naar Instellingen / Administraties. 2. Klik op: Toevoegen. 3. Selecteer jouw AFAS-koppeling in de lijst met koppelingen. 4. Selecteer de administraties die je wilt gebruiken in TriFact365. 9

10 Appendix Webservices testen (AFAS Small Business Server) Voor het aanroepen van de Get- en UpdateConnectoren en het transport van gegevens van en naar de Profit-database is een verbinding nodig tussen de externe applicatie en de Profit Server (Backoffice). Deze verbinding wordt gevormd door de Profit Webservices. Voordat je start raden wij je aan om te testen of de Webservices beschikbaar zijn. Zo niet, dan moet je de Profit Webservices alsnog installeren. De Webservices worden automatisch geïnstalleerd bij de installatie van Profit. Bij het gebruik van connectoren is het meestal nodig dat Webservices door applicaties buiten jouw eigen netwerk/infrastructuur benaderd kunnen worden. Als dit nodig is, moet jouw netwerkbeheerder dit mogelijk maken. Dit heeft te maken met de infrastructuur en de beveiliging van jouw bedrijfsnetwerk, niet met Profit. 1. Start Internet Explorer op de Profit-applicatieserver. 2. Ga naar het volgende adres: Deze manier van testen werkt alleen op de webserver. Als de volgende pagina verschijnt, zijn de Webservices correct geïnstalleerd: Als deze pagina niet verschijnt, installeer je de Webservices. 10