Stappenplan koppeling AFAS - Kwaliteitscholen

Transcriptie

1 Stappenplan koppeling AFAS - Kwaliteitscholen Inhoud: Kwaliteitscholen is gecertificeerd partner van AFAS en heeft een koppeling gemaakt met AFAS Profit Online. Met deze koppeling wordt AFAS als bron gebruikt voor de personeelsgegevens en de teaminrichting. De koppeling met AFAS wordt 1 keer per week automatisch geüpdatet. U kunt ook een koppeling maken met een lokale versie van AFAS, als u zelf de webservice activeert. U kunt ook Documenten exporteren naar het personeelsdossier van AFAS. Inhoud Inleiding... 1 Activeren module in Kwaliteitscholen... 2 Inrichting van de koppeling in AFAS... 2 Inrichten van de koppeling in Kwaliteitscholen... 2 Synchronisatie... 2 Status import connectoren... 4 Single Sign On Configuratie (SSO)... 5 Vrij veld stamnummer Magister of SOMtoday... 6 Koppeling functies... 6 Controle import... 7 PDF s exporteren naar AFAS... 7 Automatisch... 7 Door teamlid zelf... 8 Door applicatiebeheerder... 8 Aanpassing connectoren... 9 Inleiding Deze koppeling bestaat kortom uit drie onderdelen: 1. Connectoren voor ophalen gegevens in Kwaliteitscholen (medewerkers, teams) 2. Inrichten voor SSO in Kwaliteitscholen (inloggen in Kwaliteitscholen vanuit AFAS InSite) 3. Exporteren van documenten naar AFAS. U kunt (hoeft niet) de docentgegevens uit AFAS verrijken met de LESSEN die geïmporteerd kunnen worden uit Magister of SOMtoday. Deze gegevens van docenten zijn nodig als u gebruik wilt maken van Groepen genereren (om leerlingen docenten te laten evalueren) en om aan te geven dat een 1

2 docent een mentor is van een groep leerlingen. Als u dat niet doet, is een koppeling met Magister of SOMtoday niet nodig voor medewerkers, dan voldoet AFAS. De gegevens in Magister of SOMtoday hoeven niet compleet te zijn. Als er een koppeling is met AFAS zijn die gegevens leidend. Dat geldt voor de NAW-gegevens. Activeren module in Kwaliteitscholen Om de AFAS-module te kunnen gebruiken in Kwaliteitscholen is een Plus-licentie of een Totaallicentie bij Kwaliteitscholen vereist. Tevens moet de AFAS-koppeling worden geactiveerd. Inrichting van de koppeling in AFAS Om de koppeling tussen AFAS en Kwaliteitscholen tot stand te brengen zal in AFAS eerst een Appconnector aangemaakt moeten worden om de connectoren van Kwaliteitscholen te kunnen gebruiken. Raadpleeg daarvoor Profit Help van AFAS, onderdeel Connector (klik hier). Zie eventueel het stappenplan App Connector inrichten in AFAS. Voor het importeren van medewerkers en teams gebruikt u het GetConnector-bestand KS_Medewerkers.gcn. Dat bestand downloadt u in Kwaliteitscholen bij Help / Handleidingen. Ga in AFAS naar het beheer van de GetConnector en importeer het bestand KS_Medewerkers.gcn (zie bij Profit Help; klik hier) Informeer bij AFAS als u daar niet uitkomt. Voor het exporteren van documenten naar AFAS maakt u gebruik van twee GetConnectorbestanden, namelijk KS_Kenmerken.gcn en KS_Dossieritemtypen.gcn. U importeert beide bestanden op dezelfde wijze als het GetConnector-bestand KS_Medewerkers.gcn. Inrichten van de koppeling in Kwaliteitscholen Om de koppeling met AFAS in te richten in Kwaliteitscholen moet de daarvoor verantwoordelijke medewerker de beschikking krijgen over 3 functionaliteiten in Kwaliteitscholen. Deze Autorisatie wordt toegekend door de applicatiebeheerder van Kwaliteitscholen. Deze drie functies komen dan te staan in zijn hoofdmenu onder Inrichten. Synchronisatie Om overlast te voorkomen (dit is een zware functie) kan de synchronisatie plaatsvinden op bepaalde tijden. Medio augustus en september kan het overdag. Vanaf oktober t/m half augustus kan het voor 9 uur s ochtends en na 6 uur s avonds. 2

3 Inrichting van de koppeling in Kwaliteitscholen U klikt op menu-item Connector - Inrichten en kiest vervolgens op het tandwieltje van AFAS: U voert op de pagina Synchronisatie inrichten de importinstellingen in: Vul de ConnectorOmschrijving in. Vul de AFAS url in van de GetConnector. Let op: vergeet bij het invullen van de URL( niet om de laatste slash over te nemen! Vul het token in dat u voor de App connector heeft gegenereerd. Let op: het komt voor dat men hier fouten in maakt, wees hier secuur in! Laag met medewerkers: dit is de laag in het organigram waar de medewerkers zich in bevinden. Meestal is dat laag 9 in AFAS. Zie Bijlage, Voorbeelden inrichting organigram Laag met teams: dit is de laag in het organigram waar de teams zich in bevinden. Laag met schoollocatie: dit is de laag in het organigram waar de schoollocaties zich in bevinden. Gebruik connector / Connector actief: geef aan voor welke locaties u de connector wilt gebruiken en of deze actief is. Locatiefilter: dit is de naam van de locatie zoals deze is vastgelegd in AFAS. U kunt meerdere namen opgeven door deze te scheiden door een puntkomma (;). U moet minimaal één naam opgeven. Zie het bestand Organigram inrichten in AFAS voor voorbeelden. 3

4 Status import connectoren U kunt de connectoren testen bij Status import connectoren: De gegevens worden elke week automatisch geïmporteerd. U kunt ook handmatig de update activeren. Vanaf 1 september worden de medewerkers die aan het begin van het schooljaar uit dienst zijn, niet meer uit AFAS opgehaald. U ziet drie functies op deze pagina: Met deze functie activeert u de synchronisatie De synchronisatie is gelukt. U ziet de Datum verschijnen. De synchronisatie heeft (nog) niet plaatsgevonden. U kunt de historie bekijken van de synchronisaties: 4

5 Single Sign On Configuratie (SSO) U gaat naar het menu-item Single SignOn Configuratie en selecteert de provider AFAS InSite: U klikt op Nieuwe AFAS omgeving toevoegen: Hier voert u de publieke en geheime sleutels in en onderdrukt u deze al of niet (naar keuze) 2 FA. 5

6 Vrij veld stamnummer Magister of SOMtoday Indien u de medewerkers, ten behoeve van groepen genereren, ook inleest uit Magister of SOMtoday, dan kunt u het stamnummer van Magister of SOMtoday opnemen als vrij veld in AFAS. Dat stamnummer staat niet in de connector en moet u zelf toevoegen. Dat moet uiteraard wel volgens bepaalde afspraken. Download daarvoor de uitleg Vrij veld stammnummer leerlingvolgsysteem toevoegen bij de medewerker gegevens bij handleidingen / AFAS. Koppeling functies Koppelingen voor functies kunnen gewijzigd worden op de pagina Connector Koppeltabellen / Functies. Let op: Voordat u functies koppelt moet er eerst een handmatige synchronisatie worden uitgevoerd om de omschrijvingen van de functies op te halen. De applicatie kan namelijk alleen de functies tonen als die zijn opgehaald bij een synchronisatie. Omschrijving: hier staan de functies zoals ze worden opgehaald uit AFAS. Gekoppeld persoonstype: hier bepaal je hoe de AFAS functie ingelezen moet worden in Kwaliteitscholen. In bovenstaande afbeelding wordt een conciërge bijvoorbeeld ingelezen als OOP. Standaardrol: je kunt (=niet verplicht) een standaard rol toekennen aan een specifiek persoonstype. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat iedereen met de AFAS functie Schoolleiding de standaardrol van Beheerder locatie krijgt. In dat geval krijgen alle schoolleiders automatisch alle beheerdersrechten op locatieniveau. Let wel, het toekennen van een standaardrol is eenmalig. Als je daarna wijzigingen wil aanbrengen, dan kan dat alleen handmatig via Autorisatie. Als alle functies zijn gekoppeld klikt u onderaan de pagina op Opslaan en gaat u terug naar Connector -Status om een nieuwe synchronisatie te starten. 6

7 Controle import Als u een nieuwe synchronisatie heeft uitgevoerd kunt u zien of de synchronisatie is geslaagd d.m.v. een of een. Klik vervolgens op om historie van uitgevoerde synchronisaties te bekijken: Klik op om de details van de import te bekijken. Als u wilt zien welke data er is opgehaald klikt u op Toon laatst opgehaalde data waarna u direct de gegevens in Excel kunt bekijken. Indien er bij het synchroniseren foutmeldingen optreden waarvan de oorzaak niet bekend is, neem dan contact op met de servicedesk van Kwaliteitscholen. PDF s exporteren naar AFAS Deze export van documenten naar AFAS kan op drie manieren. 1. Automatisch: het dossieritemtype wordt gekoppeld aan een formulier. Als het formulier wordt opgeslagen, wordt dat direct naar AFAS verzonden; 2. Een teamlid (of een teamleider voor een teamlid) doet dat zelf. 3. Een beheerder kan dat doen via Documenten beheren. Er kunnen alleen pdf s worden verzonden, met andere woorden: men moet een evaluatie wel als definitief hebben aangemerkt, anders wordt daar geen pdf-document van gemaakt. De pdf s worden bij Documenten geplaatst. Automatisch Kijk of het menu-item Formulieren aan AFAS rubricering koppelen is geactiveerd. 7

8 Selecteer een locatie en klik op de groene knop [Opvragen]. Koppel onder Rubricering een formulier aan een dossieritemtype in AFAS. Door teamlid zelf Ga naar Bekwaamheidsdossier / Documenten: Zet het schuifje naar Ja om het document naar AFAS te kunnen versturen. Selecteer bij Documenten rubriek een rubriek in AFAS en klik op [Opslaan]. In het overzicht komt de datum te staan wanneer het verzonden is, bijvoorbeeld: Door applicatiebeheerder Ga naar Documenten beheren onder het menu Bekwaamheidsdossier (als dat niet zichtbaar is, vraag dan aan de applicatiebeheerder om het recht Bekwaamheidsdossier P&O Documenten Administratie te activeren): 8

9 In het scherm kan een locatie worden geselecteerd bij Selecteer een locatie. Onderaan komen dan de gebruikers te staan waarvan een document bekend is. Je ziet of het document al verstuurd is naar AFAS of niet. Door op het potloodje te klikken, wordt er doorgelinkt naar het dossier van dat ene teamlid en kan de opdracht worden gegeven om dat ene document naar AFAS te sturen. Aanpassing connectoren Zie Nieuwe endpoints connectoren testen AFAS gaat over naar een nieuw systeem en ze zijn nog bezig met de uitrol daarvan. Hierdoor verschilt het per locatie/afas omgeving of u de oude of nieuwe URL moet gebruiken. In het klantenportaal van AFAS kunt u nagaan wanneer uw school staat ingepland voor de overgang naar de nieuwe applicatie. Nieuwe URL Oude URL SOAP (IP ) REST (IP ) afasonlineconnector.nl/profitservices afasonlineconnector.nl/profitrestservices Gebruik de bestaande tokens en controleer (met een testomgeving of je live-omgeving) of de Connectoren nog functioneren. 9