Configuratiehandleiding SCOL VO

Transcriptie

1 VO Rovict auteur: datum: versie: Rovict april Rovict B.V. Postbus AJ Soest T F

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Magister exportbestand maken SOM exportbestand maken Configuratie van de Schoolgegevens invoeren Magister / SOM gegevens importeren Magister / SOM bestanden importeren Waarschuwingen Klassen kiezen Ongekoppelde gegevens Handmatig koppelen Samengestelde klassen beheren Gebruikersbeheer en gebruikersbeheer leerlingen Afname vergrendelen Gebruikersrollen en gebruikersrechten in de Rollen beheren Gebruikersrechten wijzigen Tot slot

3 1 Inleiding De Sociale Competentie ObservatieLijst () is een leerlingvolginstrument voor sociale competentie. Het pakket bestaat uit een softwareprogramma met configuratiehandleiding en gebruikershandleiding. In de configuratiehandleiding staat beschreven hoe u de -programmatuur kunt configureren, alvorens u ermee aan de slag kunt gaan. In de gebruikershandleiding staat beschreven hoe u het instrument vanuit onderwijskundig perspectief kunt gebruiken en hoe overzichten geïnterpreteerd moeten worden. Op de website kunt u de gebruikershandleiding downloaden. Daarnaast vindt u op de website informatie over de laatste ontwikkelingen rondom de. Via de website kunt u, indien u dat wenst, ook een supportverzoek indienen bij de supportafdeling van Rovict. Leeswijzer Deze handleiding begint met een uitleg over hoe de gegevensuitwisseling tussen uw leerling-administratiesysteem en de tot stand gebracht kan worden. In hoofdstuk 1 wordt de koppeling tussen Magister en de beschreven. In hoofdstuk 2 wordt de koppeling tussen SOM en de behandeld. In hoofdstuk 3 worden de stappen van de configuratiewizard uitgelegd. U komt namelijk in de configuratiewizard terecht, wanneer u voor de eerste keer inlogt in de. Deze wizard biedt u de mogelijkheid om schoolgegevens in te voeren, Magister / SOM bestanden te importeren en gebruikers aan te maken. Na het afronden van de configuratiewizard kunnen alle aangemaakte gebruikers met de aan de slag gaan. Dit komt uitgebreid aan bod in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 wordt de jaarovergang in de toegelicht. In hoofdstuk 5 wordt de rollen- en rechtenstructuur van de uitgelegd. En tot slot staat er in hoofdstuk 6 beschreven waar u terecht kunt, indien u na het lezen van deze handleiding nog vragen heeft

4 2 Magister exportbestand maken Voordat u de resultaten van de observaties kunt invoeren in de, moeten allereerst de leerling-, klas- en mentorgegevens in de aanwezig zijn. Deze gegevens worden geïmporteerd vanuit het leerlingadministratiesysteem van uw school. De ondersteunt een koppeling met de twee meest gebruikte leerlingadministratiesystemen uit het voortgezet onderwijs, namelijk Magister en SOM. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u de koppeling tussen Magister en de tot stand kunt brengen. In Magister dient u een exportbestand volgens een vastgestelde opmaak te maken. Dit bestand kunt u vervolgens in de importeren. Hieronder wordt stap voor stap getoond hoe u het exportbestand kunt maken. Stap 1. Ga naar Leerlingkiezer in Magister Ga naar de module <Leerlingen> en kies <Overzicht (Lijsten, invoer en mutatie, detailinformatie)>. Stap 2. Selecteer de velden Ga naar de kolomkiezer en selecteer achtereenvolgens de velden: Stamnr, Roepnaam, Tussenv., Achternaam, Geboortedatum, Geslacht, Klas, Studie.Leerfase.Leerjaar, Klas.Mentor 1.Stamnummer, Klas.Mentor 1, Klas.Mentor 2.Stamnummer, Klas.Mentor 2 Zorg dat het vinkje Zichtbaar bij alle velden geselecteerd is. Zie het volgende venster als voorbeeld

5 Stap 3. Sla de layout op Nadat u de velden heeft geselecteerd, is het verstandig om de layout op te slaan. Op deze manier hoeft u de velden slechts eenmalig te selecteren. U kunt de layout opslaan door boven in de knoppenbalk op de diskette te klikken. Sla de layout op onder de naam -export. Stap 4. Maak de gewenste selectie Voordat u een exportbestand maakt, dient u eerst te kiezen welke klassen u straks in de wilt importeren. Deze selectie kunt u in de bovenste balk van uw venster maken. Stap 5. Maak het exportbestand De laatste stap is het maken van een exportbestand. Kies voor <Export> en selecteer de optie <Tab gescheiden tekst>. Zorg dat u het bestand opslaat op een plek, die u straks vanuit de kunt benaderen. U kunt nu verder gaan met hoofdstuk 4 van deze configuratiehandleiding

6 3 SOM 1 exportbestand maken Allereerst moeten de leerling-, klas- en mentorgegevens in de aanwezig zijn, voordat u de resultaten van de observaties kunt invoeren in de. Deze gegevens worden geïmporteerd vanuit het leerlingadministratiesysteem van uw school. De ondersteunt een koppeling met de twee meest gebruikte leerlingadministratiesystemen uit het voortgezet onderwijs, namelijk Magister en SOM (voorheen Vocus In SOM is een export voor aanwezig. Deze export dient u op te slaan als.txt bestand. U kunt vervolgens verder gaan met hoofdstuk 4 van deze configuratiehandleiding. 1 SOM heette of Vocus. Voorheen ondersteunde de export - 6 -

7 4 Configuratie van de Deze handleiding gaat ervan uit dat u succesvol voor de eerste keer in de ingelogd bent en dat u met het doorlopen van de configuratiewizard kunt starten. De configuratiewizard bestaat uit een stappenplan van twee hoofdstappen, namelijk: 1. schoolgegevens invoeren; 2. Magister / SOM bestanden importeren. Binnen stap 2 heeft u de mogelijkheid om gebruikers aan te maken. Hieronder worden de twee stappen achtereenvolgens behandeld. 4.1 Schoolgegevens invoeren In de eerste stap kunt u de schoolgegevens invoeren. Schoolnaam: U kunt hier de naam van uw school invoeren. De schoolnaam wordt linksboven in het scherm naast het logo weergegeven. Schoollogo: Overige velden: U kunt het logo van uw school boven aan ieder scherm tonen. Dit kunt u doen door met de knop <Bladeren...> het logo van uw school te selecteren. LET OP: het geselecteerde bestand moet een JPEG bestandsformaat hebben. In de overige velden kunt u de adresgegevens en het bestuursnummer van de school invoeren. Klik op de knop <Volgende> om verder te gaan. 4.2 Magister / SOM gegevens importeren In hoofdstuk 2 en 3 van deze handleiding kunt u lezen hoe u de Magister en SOM bestanden kunt aanmaken. In de configuratiewizard kunnen deze bestanden geïmporteerd worden. Voor iedere afname is het noodzakelijk om in de te beschikken over de meest actuele klassamenstellingen en leerlinggegevens. Immers, indien een leerling ontbreekt in de - 7 -

8 kan er geen scorelijst voor deze leerling ingevuld worden. Het is onmogelijk om handmatig leerlingen in de -programmatuur in te voeren. De werkprocedure is als volgt: Maak voor iedere afname een export uit uw leerlingadministratiesysteem. Importeer de actuele exportbestanden in de Magister / SOM bestanden importeren U dient eerst een afnamemoment te selecteren waarvoor u gegevens wilt importeren. Het is de bedoeling dat u voor ieder afnamemoment een actueel bestand importeert. Zo kunt u voor iedere leerling resultaten invoeren. Vervolgens moet u een keuze maken of u Magister of SOM bestanden wilt importeren. In de huidige versie van heet SOM Als u SOM gebruikt, kiest u dan Daarna kunt u middels de knop <Bladeren...> het bestand selecteren. Magister/SOM inlezen en het invullen van de Bij het invullen van het scoreformulier en het opvragen van de overzichten worden in de selectievelden Schooljaar en Afname automatisch de meest recente afnamemomenten getoond. Dit gebeurt op basis van de datum van de server waarop het -programma geïnstalleerd is. Er zijn twee belangrijke data waarop de selectievelden geüpdate worden: 1 augustus (najaar): Op deze datum gaat het nieuwe schooljaar voor het -programma van start. Voor het -programma is het belangrijk dat na 1 augustus nieuwe Magister/SOM -bestanden ingelezen worden. Pas na het inlezen van de Magister/SOM-bestanden zal de klasindeling voor het nieuwe schooljaar goed in staan. 1 januari (voorjaar): Op deze datum gaat in het -programma het tweede afnamemoment van start. Voor het -programma is het belangrijk dat ook na 1 januari nieuwe Magister/SOM-bestanden ingelezen worden. Pas na het inlezen van de Magister/SOM-bestanden wordt de tweede afname van het schooljaar aangemaakt. Het selectieveld Afname wordt dan dus omgezet van 1 Najaar naar 2 Voorjaar. Bij de kiezer voor schooljaar en afname op het scherm Systeembeheer>Magister/@VO inlezen zullen steeds de huidige, één volgende en twee voorgaande afnames te selecteren zijn - 8 -

9 ten opzichte van de omzetdata (zie boven). Een voorbeeld: op 1 september 2010 zullen bij de afnamekiezer op het scherm Systeembeheer>Magister/@VO inlezen vier opties getoond worden: Voorjaar Najaar Voorjaar Najaar De betreffende afname wordt echter alleen zichtbaar voor de leerkracht bij het invullen en opvragen van overzichten als er ook een EDEX op die afname is geïmporteerd. Het is dus zeer belangrijk dat u een nieuwe set Magister/@VO-gegevens inleest bij de overgang naar het volgende afnamemoment. Doet u dit niet, dan is het nieuwe afnamemoment niet beschikbaar Waarschuwingen Het is mogelijk dat er na het importeren van de bestanden waarschuwingen getoond worden. Deze waarschuwingen zijn niet altijd blokkerend. Indien er slechts enkele fouten in het bestand zitten, kan het importeren voortgezet worden. Indien er veel fouten in het bestand zitten, wordt het importeren gestopt. Wij adviseren u om in dit geval nogmaals bestanden uit uw leerlingadministratiesysteem te exporteren en deze opnieuw te importeren in de. Blijft de fout zich voordoen, dan willen wij u vragen contact op te nemen met de supportafdeling van Rovict Klassen kiezen In stap 3 kunt u aangeven welke klassen u in de wilt importeren. Het is namelijk niet altijd vanzelfsprekend dat u alle klassen, die in uw leerlingadministratiesysteem aanwezig zijn, ook in de wilt importeren. U kunt de klassen die u wilt importeren, selecteren door een vinkje voor de klassen te plaatsen. Klik op de knop <Volgende> om verder te gaan Ongekoppelde gegevens In het geïmporteerde bestand kunnen mentoren en/of leerlingen aangetroffen worden die niet aan een klas gekoppeld zijn. Indien u de mentoren selecteert, worden deze geïmporteerd in de. U kunt dan voor de mentoren een gebruikersaccount aanmaken. Leerlingen die niet aan een klas gekoppeld zijn, kunnen niet in de geïmporteerd worden. Indien u deze situatie - 9 -

10 wilt herstellen, kunt u dit wijzigen in uw leerlingadministratiesysteem. U kunt vervolgens opnieuw een export maken en deze nogmaals importeren in de Handmatig koppelen In het geïmporteerde bestand kunnen leerling aangetroffen worden waarbij de voornaam, achternaam, geboortedatum en geslacht zeer veel overeenkomsten vertonen met een leerling die al in de bestaat. Wanneer drie van de vier genoemde gegevens identiek zijn en één afwijkend is, dan wordt in deze stap aan de gebruiker gevraagd of het hier om dezelfde leerling gaat. Indien het inderdaad dezelfde leerling betreft, wordt de geïmporteerde leerling gekoppeld aan de reeds bestaande leerling. Gaat het hier om een nieuwe leerling, dan wordt deze toegevoegd in de database. Indien bij het importeren van een bestand alle vier de gegevens (voornaam, achternaam, geboortedatum en geslacht) van een leerling gelijk zijn, wordt deze leerling als bestaande leerling beschouwd, en dus niet nogmaals toegevoegd in de database. Indien bij het importeren van een bestand minder dan drie van de gegevens (voornaam, achternaam, geboortedatum en geslacht) van de leerling gelijk zijn, wordt deze leerling als nieuwe leerling beschouwd, en dus toegevoegd in de database Samengestelde klassen beheren In de heeft u de mogelijkheid om klassen samen te voegen bij Systeembeheer > Samengestelde groepen beheren. De docent kan dan voor de gecombineerde klas de scoreformulieren invullen en de resultaten van de gecombineerde klas worden in één overzicht getoond Gebruikersbeheer en gebruikersbeheer leerlingen Gebruikers aanmaken Indien in het geïmporteerde bestand nieuwe gebruikers zijn aangetroffen, worden deze in stap 6 getoond. Als u een vinkje voor de gebruikers laat staan, krijgen zij een gebruikersaccount. Door het vinkje weg te halen, voorkomt u dat de gebruikers worden aangemaakt. U heeft de mogelijkheid om de inloggegevens van de gebruikers te printen en/of te mailen. Deze keuze maakt u door de juiste radiobutton voor de gebruikersnaam te selecteren. Indien u de inloggegevens afdrukt, wordt ieder account op een aparte pagina geprint. Op deze manier is het eenvoudig om de inloggegevens te verspreiden. Bij iedere gebruiker kunt u aangeven welke rol deze moet krijgen. Meer uitleg over de rollen- en rechtenstructuur in de, vindt u in hoofdstuk 5 van deze handleiding. Nieuwe gebruiker aanmaken Tot slot wordt op het scherm de mogelijkheid geboden om een nieuwe gebruiker aan te maken. Dit is een gebruiker die niet in het bestand voorkomt. Door middel van het plusje achter iedere regel kunt u nog een gebruiker toevoegen

11 Voltooien In de laatste stap van de wizard heeft u de mogelijkheid om de inloggegevens van de gebruikers, die u in stap 6 heeft aangemaakt, af te drukken. De gebruikers waarvan u heeft aangegeven dat zij de inloggegevens per kunnen ontvangen, krijgen een bericht toegestuurd. Klik op de knop <Voltooien> om de configuratiewizard af te sluiten. Leerling gebruikers beheren Indien u gebruik maakt van de Leerling, kunt u bij Systeembeheer > Leerling > Gebruikersbeheer leerlingen gebruikers voor uw leerlingen aanmaken

12 Om leerling gebruikers te kunnen aanmaken, moeten er Magister/SOM gegevens op de betreffende afname zijn ingelezen en mag de afname niet vergrendeld zijn (Systeembeheer > afname vergrendelen). U kiest eerst een afname waarvoor u leerling gebruikers wilt aanmaken en vervolgens kunt u klassen en leerlingen selecteren. De inloggegevens kunt u afdrukken in tabelvorm, op etiketten die u vervolgens aan de leerlingen kunt verstrekken, of in beide vormen. Iedere keer als de beheerder opnieuw inloggegevens voor een klas of leerling opvraagt, zullen er nieuwe wachtwoorden worden gegenereerd. Na het verstrekken van de inloggegevens kunt u het onderdeel Gebruikersbeheer leerlingen dus niet gebruiken om de verstrekte inloggegevens na te slaan. De eerder verstrekte inloggegevens gaan daarmee verloren en u zult de nieuwe moeten verstrekken. Na het invullen van de Leerling vragenlijst, wordt de account van de betreffende leerling automatisch afgesloten Afname vergrendelen Nadat de afname is afgerond, is het mogelijk deze te vergrendelen bij Systeembeheer > afname vergrendelen. Door een afname te vergrendelen, zijn de scoreformulieren van de afname niet meer toegankelijk voor gebruikers. De overzichten blijven wel te benaderen. Het vergrendelen van een afname heeft twee belangrijke redenen: - u voorkomt hiermee dat er later nog per ongeluk mutaties worden aangebracht in de resultaten van de afname, en - u voorkomt, dat u bij het klaarzetten van de volgende afname per ongeluk de nieuw importbestand over een bestaande afname importeert. Op een vergrendelde afname kan namelijk geen importbestand meer geïmporteerd worden

13 5 Gebruikersrollen en gebruikersrechten in de Na het afronden van de configuratiewizard kunt u de gebruikersrollen en gebruikersrechten nog verder instellen. Hieronder wordt de werking van de rollen- en rechtenstructuur in de uitgelegd. 5.1 Rollen beheren In het onderdeel Rollen beheren kunt u aan iedere rol rechten geven. Vervolgens kunt u in het onderdeel Gebruikersrechten wijzigen gebruikers aan rollen koppelen. Iedere gebruiker in de heeft één rol. In de worden vier rollen onderscheiden, te weten: Schooldirectie, Administrateur, Begeleider en Docent. In Rol kiezen selecteert u de rol waarvan u de rechten wilt wijzigen. De volgende rechten zijn in de te onderscheiden: Het recht om scoreformulieren in te vullen. Het recht om leerlingoverzichten te bekijken. Het recht om klasoverzichten te bekijken. Het recht om schooloverzichten te bekijken. Per recht kan aangegeven worden of de rol de gegevens van Alle leerlingen mag zien of alleen van de Eigen leerlingen. Voorbeeld: Indien u een gebruiker de rol Schooldirectie geeft, mag deze gebruiker (in de standaard instelling) geen scores invoeren. Wel mag deze gebruiker van alle leerlingen het leerlingoverzicht bekijken, van alle klassen het klasoverzicht bekijken en alle schooloverzichten bekijken

14 Standaard worden de volgende rechten aan de rollen toegekend: Recht Schooldirectie Administrateur Begeleider Docent Scores invoeren Nee Ja, alle leerlingen Ja, alle leerlingen Ja, eigen leerlingen Leerlingoverzichten bekijken Ja, alle leerlingen Nee Ja, alle leerlingen Ja, alle leerlingen Klasoverzichten bekijken Ja, alle leerlingen Nee Ja, alle leerlingen Ja, alle leerlingen Schooloverzichten bekijken Ja Nee Ja Ja Middels de knop <Herstel> kunt u de rechten behorend bij een rol weer in de standaard instelling terugzetten. Achter ieder recht kunt u aanvinken of een rol het betreffende recht krijgt. In de kolom Data afhankelijkheid kunt u aangeven of de rol toegang heeft tot Eigen leerlingen of Alle leerlingen. In het onderdeel Gebruikersrechten wijzigen kunt u per gebruiker aangeven wat de eigen leerlingen zijn. Tot slot kunt u in het blok Gebruikers met deze rol zien aan welke gebruikers de rol is toegekend. Middels de knop <Opslaan> worden de wijzigingen opgeslagen. Met de knop <Annuleren> worden de wijzigingen niet behouden. 5.2 Gebruikersrechten wijzigen Nadat u de rollen in de van de gewenste rechten heeft voorzien, kunt u in dit onderdeel de rechten per gebruiker wijzigen. Indien u van een gebruiker de rechten wilt wijzigen, dient u deze gebruiker te selecteren. Het is raadzaam om binnen een school enkele gebruikers beheerdersrechten te geven. Een beheerder heeft toegang tot de systeembeheerfunctionaliteiten van de. Zo kan de beheerder bijvoorbeeld nieuwe bestanden importeren en nieuwe gebruikers aanmaken

15 U geeft een gebruiker beheerdersrechten door de radiobutton van Geen naar Applicatie te verplaatsen. Indien een gebruiker beheerdersrechten heeft, komt de rol (Docent, Administrateur, Begeleider of Schooldirectie) bij de gebruiker te vervallen. Deze gebruiker heeft dan toegang tot alle klassen in de. Dus de functie Eigen leerlingen is niet van toepassing bij deze gebruiker. Daarnaast heeft deze gebruiker toegang tot zowel het scoreformulier als de leerling-, klas- en schooloverzichten. Voorbeeld 1: Een gebruiker heeft de rol Schooldirectie. Door deze rol heeft de gebruiker geen toegang (uitgaande van de standaard instellingen) tot het scoreformulier en wel toegang tot de leerling-, klas- en schooloverzichten. Voorbeeld 2: Een gebruiker heeft de rechten van applicatiebeheerder. De radiobutton Applicatie is bij de gebruiker dus aangeklikt. In dit geval heeft de gebruiker toegang tot de systeembeheerfunctionaliteit, behorende bij de rechten van applicatiebeheerder. Deze gebruiker heeft tevens toegang tot Alle leerlingen, het scoreformulier en alle overzichten in de. Er zijn twee mogelijkheden te onderscheiden: Een gebruiker heeft Geen beheerdersrechten: Deze gebruiker heeft geen toegang tot de systeembeheerfunctionaliteit in de. Een gebruiker heeft Applicatie beheerdersrechten: Deze gebruiker heeft toegang tot de systeembeheerfunctionaliteit, behorende bij de applicatiebeheerder. In het onderste blok ziet u de klassen van de school. Iedere gebruiker kan gekoppeld worden aan één of meerdere klassen. Indien een gebruiker aan een klas gekoppeld is, worden de leerlingen in deze klassen als Eigen leerlingen gezien. Voorbeeld 3: Een gebruiker heeft de rol Docent. In de standaard instelling kan een Docent alleen scores invoeren van Eigen leerlingen. Stel: de gebruiker wordt in dit blok aan klas 1LWa en 1LWb gekoppeld, dan kan deze gebruiker van de leerlingen van klas 1LWa en 1LWb het scoreformulier invullen. U kunt klassen aan een gebruiker koppelen door een vinkje voor de klas te zetten. Klik vervolgens op de knop <Opslaan> om de wijzigingen te behouden. De nieuwe rechten voor de gebruiker zijn direct van kracht. Klik op de knop <Annuleren> om de wijzigingen niet te behouden

16 6 Tot slot Mocht u na het lezen van deze handleiding nog vragen hebben over de configuratie van de -programmatuur, dan kunt u voor meer informatie kijken op de website Op deze website vindt u antwoorden op veelgestelde vragen. Mocht u toch de supportafdeling willen raadplegen, dan heeft u de mogelijkheid om via de website een supportverzoek te versturen. De ondersteuning van de -programmatuur wordt geleverd door de supportafdeling van Rovict. De supportafdeling is ook per (support.scol@rovict.nl) en per telefoon bereikbaar ( )