U kunt ieder moment beginnen met het systeem. Bij het starten met het systeem zijn de volgende aandachtspunten van belang.

Transcriptie

1 4 INSTRUCTIE VOOR GEVORDERDEN EN BEHEER Het reguliere gebruik van Pravoo digitaal door docenten (en begeleiders) is beschreven in het vorige hoofdstuk. Soms is het nodig om bepaalde voorbereidingswerkzaamheden uit te voeren. Ook dient u soms zelf groepen of docenten toe te voegen aan het systeem (bijvoorbeeld als dit niet lukt via het importeren van EDEX-bestanden). De meest voorkomende handelingen voor beheer en voor gevorderden worden in dit hoofdstuk beschreven. Hiervoor dient u in te loggen als een gebruiker met volledige rechten. De gebruikersnaam hiervoor is Beheerder, het wachtwoord staat in een welkomsbrief die per e- mail is verstrekt aan de de contactpersoon van uw school met betrekking tot Pravoo Digitaal. In sommige situaties is het zelfs nodig om als ApplicatieBeheerder in te loggen. De gebruikersnaam hiervoor is Master, ook dit wachtwoord is gemeld in de hierboven vermelde welkomsbrief. Neem contact op met Unilogic als u deze gegevens niet meer heeft. 4.1 BEHEERDER EN MASTER ACCOUNT Bij de oplevering van Pravoo Digitaal zijn er reeds twee accounts voor u beschikbaar. De wachtwoorden zijn via de welkomsbrief aan de contactpersoon van uw school verstrekt. Het gaat om de volgende twee gebruikers: Beheerder. Dit is een gewone gebruiker, net zoals een docent, maar dan met de naam Beheerder en met volledige rechten. Hierdoor kan deze gebruiker bij alle leerlingen kijken en wijzigen en ook eventueel administratieve gegevens aanpassen (al wordt geadviseerd om dat via het importeren van EDEX-bestanden te doen, zie paragraaf 4.3) Master. Dit is een speciale gebruiker, ook wel de ApplicatieBeheerder genoemd. Deze gebruiker kan op applicatie-niveau wijzigingen aanbrengen en heeft geen toegang tot normaal gebruik van Pravoo Digitaal. Voor deze gebruiker is ook een speciaal menu beschikbaar. De voornaamste reden om als ApplicatieBeheerder in te loggen is om EDEXbestanden te importeren en eventueel gebruikersaccounts in te stellen of aan te passen. Let op: Wij adviseren om de wachtwoorden van deze twee gebruikersaccounts niet aan te passen, ondanks dat deze wachtwoorden random gegenereerd zijn en dus moeilijk te onthouden. Dat geldt zeker voor het master-wachtwoord. Als u dit wachtwoord aanpast en vergeet, kunt u dat zelf niet meer herstellen! 4.2 ACTIVEREN PEILPUNTENSCORING U kunt ieder moment beginnen met het systeem. Bij het starten met het systeem zijn de volgende aandachtspunten van belang. Pravoo Digitaal is in twee frequenties uit te voeren. nl; de halfjaarlijkse scoring de acht peilpuntenscoring Bij de installatie van de software zal Unilogic vragen op welk peilpunt het systeem ingesteld dient te worden. Het is mogelijk om het peilpunt naderhand te wijzigen, dit dient ook door Unilogic gedaan te worden. 67

2 Er moet wel rekening worden gehouden dat als het peilpunt wordt gewijzigd dit alleen voor nieuwe leerlingen van toepassing is. Indien er leerlingen zijn die al ingevuld zijn en gewijzigd moeten worden naar de nieuw geselecteerde peilpunten, dient het pravoo boekje verwijderd te worden en opnieuw ingevuld. Zie verder EDEX-BESTANDEN IMPORTEREN U dient in te loggen als ApplicatieBeheerder (Master) Tip: Wij raden af om afwisselend handmatig of via EDEX-import leerlinggegevens bij te werken. Maak een keuze om dit ofwel volledig handmatig te doen, ofwel volledig via het importeren van EDEX-bestanden. Indien u dit combineert (bijvoorbeeld handmatig als er gedurende het schooljaar één leerling bij komt, en via EDEX-import bij het begin van het nieuwe schooljaar) dan heeft dit vaak tot gevolg dat leerlingen dubbel in Pravoo Digitaal komen te staan. Het mag duidelijk zijn dat het importeren via EDEX-bestanden vele malen sneller gaat dan handmatig bijwerken. Uitgevers van schooladministratieprogramma s en educatieve uitgevers in het basisonderwijs maakten begin jaren negentig afspraken over de uitwisseling van administratieve gegevens. Deze afspraak staat bekend onder de naam EDEX, afkorting voor EDucatieve EXport. EDEX beschrijft hoe gegevens over leerlingen, groepen en docenten volgens een vaste indeling opgeslagen kunnen worden. Deze standaard wordt in de praktijk gebruikt voor de uitwisseling van gegevens tussen de schooladministratie en educatieve software of een leerlingvolgsysteem en voor gegevensuitwisseling tussen scholen en andere onderwijsinstanties. (bron: Het importeren van EDEX-bestanden is nodig om de gegevens van leerlingen, groepen en docenten snel en eenvoudig in Pravoo Digitaal te plaatsen en om te voorkomen dat u hieraan dubbel (invoer) werk heeft. Pravoo Digitaal ondersteunt 2 soorten EDEX-bestanden. Afhankelijk van het op uw school gebruikte leerlingadministratiesysteem kunt u e en of beide varianten exporteren voor gebruik binnen Pravoo Digitaal: 1) EDEX 2000 standaard De volgende 4 EDEX-bestanden zijn nodig tijdens de import: edexgr(w).txt, voor het importeren van groepen. edexlk(w).txt, voor het importeren van docenten. edexll(w).txt, voor het importeren leerlingen. edexlg(w).txt, voor het koppelen van leerkracht aan de groep. Soms is er nog de keuze tussen type 2 of 3. Kiest u dan voor type 3. 2) EDEXML standaard Hiervoor heeft u een geldig EDEX XML bestand nodig. Let op: Soms worden bij het aanmaken van EDEX-bestanden niet alle benodigde gegevens geëxporteerd. Meestal omdat deze gegevens in het administratiepakket niet ingevuld zijn en soms omdat ze niet door uw administratiepakket worden ge exporteerd. 68

3 Tijdens het importeren zal worden aangegeven welke gegevens zullen worden ge ımporteerd. Eventueel niet ge ımporteerde gegevens kunt u later nog handmatig toevoegen in Eduscope. U zult dan de ontbrekende gegevens handmatig moeten invoeren. Dit kost uiteraard extra werk. Probeer er dus voor te zorgen dat de EDEXbestanden zo volledig mogelijk zijn. De leerling- en groepsgegevens zijn altijd wel ingevuld. Het gaat dan met name om de gegevens van leraren en de koppelingen tussen leraren en groepen. Bij het importeren van EDEX-bestanden is uw administratieprogramma leidend. Zoals de gegevens dáár zijn vermeld, zo worden ze ook naar EDEX geëxporteerd en derhalve ook op die wijze in Pravoo Digitaal ge ımporteerd. Bij het importeren zullen er nooit gegevens worden verwijderd uit Pravoo Digitaal! Ook niet als een leerling niet meer voorkomt in de EDEXbestanden. Verder zorgt de EDEX import ook voor het (ver)plaatsen van leerlingen in de groepen (bijvoorbeeld na een schooljaarovergang). U hoeft er alleen maar voor te zorgen dat de EDEX-bestanden correct zijn aangemaakt via uw leerlingadministratiesysteem. Tijdens het importeren van de EDEX-bestanden zullen ook gebruikersaccounts voor de (nieuwe) docenten worden aangemaakt, waarmee zij kunnen inloggen in het programma. Noteer deze gegevens goed. Tenslotte kan er ook een backup worden gemaakt van de database, om de staat van voor de import vast te leggen. Let op: U kunt zelf een backup maken, echter niet zelf terugplaatsen. Hiervoor dient u contact op te nemen met Unilogic (zie hoofdstuk 8). Houdt u er rekening mee dat het terugplaatsen van deze backup een handeling is waarvoor u contact nodig heeft met Unilogic. Gebruik de backup optie dan ook niet om te experimenteren met de import. 1) In de eerste stap selecteert u enkele algemene instellingen: Ga naar het menu [ApplicatieBeheer - Import - Importeren Edex] Geef allereerst welke soort EDEX-bestanden u wenst te importeren en selecteer daarna de map (in het geval van EDEX 2000) of het bestand (in het geval van EDEX XML) vanwaar u wenst te importeren. Klik hiervoor op de knop met het gele mapje. Geef aan of u gebruikersaccounts wilt aanmaken. Indien u deze optie aanvinkt, zal tijdens de import voor iedere nieuwe leerkracht een gebruikersaccount gecreëerd worden. Na de import kunt u de gegevens van de nieuwe accounts afdrukken. Vink indien gewenst de optie Back-up maken aan. Klik op Volgende om naar stap 2 te gaan, 2) In stap 2 kunt u kiezen welke groepen geïmporteerd dienen te worden. Standaard zijn alle groepen geselecteerd. Vink eventueel de niet benodigde groepen uit. Voor Pravoo dienen in principe alleen maar de onderbouw groepen geïmporteerd te worden. Aan de icoontjes kunt u zien welke handelingen verricht gaan worden: 69

4 Toevoegen, er wordt een nieuwe groep, leerling of docent toegevoegd (enkel rood pijltje naar rechts: ) Wijzigen, gegevens van een groep, leerling of docent worden gewijzigd, bijvoorbeeld een naamswijziging, andere groep voor een leerling of wijzigingen naar aanleiding van een nieuw schooljaar (dubbel oranje pijltje: ) Koppelen, de gegevens van deze groep, leerling of docent waren al eerder geïmporteerd en er is niets gewijzigd. Bij het importeren zal niets veranderen (dubbel groen pijltje: ) Let op: In Eduscope is het noodzakelijk dat er een schooljaar aanwezig is. Dat kan handmatig worden toegevoegd, maar indien het tijdens het importeren niet aanwezig is, zal het automatisch worden aangemaakt. Het schooljaar uit de EDEX-bestanden zal dan worden overgenomen. Als hierin geen schooljaar aanwezig staat vermeld, zal het huidige schooljaar (van het moment van importeren) worden toegevoegd. Klik op Volgende. 3) In stap 3 kunt u de leerlingen die geïmporteerd dienen te worden, selecteren. Er verschijnt eerst een melding waarin staat vermeld hoeveel leerlingen er zullen worden toegevoegd. Controleer goed of de leerlingen die zullen worden toegevoegd (rood pijltje) daadwerkelijk nieuwe leerlingen zijn. Voorkom dat leerlingen dubbel worden toegevoegd (dit zou kunnen gebeuren als in het leerlingadministratiepakket de naam, geboortedatum of geslacht van de leerling is veranderd ten opzicht van de vorige keer dat werd geïmporteerd). Alleen de leerlingen uit de groepen die u in de vorige stap hebt geselecteerd, worden getoond en zijn standaard aangevinkt. Vink eventuele niet te importeren leerlingen uit (hetgeen normaal niet het geval zal zijn). De icoontjes en betekenissen hiervan zijn hetzelfde als bij de groepen in de vorige stap. 70

5 Een voorbeeld van een eventuele waarschuwing kan zijn dat er een ongeldig tussenvoegsel is gebruikt. Het verdient aanbeveling om de brongegevens eerst aan te passen alvorens verder te gaan. Dit hoeft echter niet persé. Klik op Volgende om verder te gaan. 4) In stap 4 selecteert u de docenten die geïmporteerd dienen te worden. Alleen de docenten van de te importeren groepen worden getoond. De icoontjes en betekenissen hiervan en betekenissen zijn hetzelfde als bij de groepen en leerlingen. Docenten worden automatisch aan hun eigen groep(en) gekoppeld, mits deze gegevens aanwezig zijn in de EDEX-bestanden, te weten het edexlg(w).txt bestand. Indien dit bestand leeg is worden in stap 4 alle docenten uit het edexlk(w).txt bestand getoond. 5) Klik op Importeren om de EDEX-bestanden te importeren. De voortgang van het importeren wordt weergegeven op het scherm. Na het voltooien van de import kunt u ervoor kiezen een rapportage te openen. Indien u Ja klikt, wordt een afdrukvoorbeeld getoond hetgeen u kunt afdrukken. Indien u Nee klikt, kunt u ditzelfde afdrukvoorbeeld tonen door op Afdrukken te klikken. Let op: Denkt u eraan dat indien u gebruikersaccounts heeft laten aanmaken, de gegevens alleen terug te vinden zijn in dit overzicht. Bij het importeren wordt voor nieuwe docenten de gebruikersnaam voorletter.achternaam met wachtwoord welkom aangemaakt. Sla dit overzicht daarom op of druk het af. Indien u de inloggegevens onverhoopt bent vergeten of niet heeft bewaard, kunt u deze altijd opvragen via het menu ApplicatieBeheer - Gebruikers en groepen - Gebruikersaccounts (eveneens inloggen als ApplicatieBeheerder (gebruikersnaam Master), zie paragraaf 4.8). 71

6 6) De EDEX-bestanden zijn nu geïmporteerd. Druk op Sluiten om het scherm af te sluiten. Indien u correcte en volledige EDEX-bestanden heeft gebruikt, heeft u verder geen omkijken naar andere beheersmatige aspecten van Pravoo Digitaal. De uitleg in de paragrafen 4.4 tot en met 4.8 heeft u dan niet nodig. De praktijk wijst echter uit dat in sommige situaties de gebruikte EDEX-bestanden toch niet zo correct of volledig zijn als zou kunnen. Meestal is dan het edexlg(w).txt bestand leeg (dan kunnen docenten niet automatisch aan groepen worden gekoppeld) en soms is zelfs het edexlk(w).txt bestand leeg (waardoor er überhaupt geen docenten kunnen worden geïmporteerd). Afhankelijk van uw situatie dient u dan de aanwijzingen uit de paragrafen 4.4 tot en met 4.8 te volgen. 4.4 SCHOOLJAAR TOEVOEGEN U wordt geadviseerd om wijzigingen met betrekking tot nieuwe leerlingen of leerlingmutaties te verwerken door middel van het importeren van EDEX-bestanden (zie paragraaf 4.3). Hierbij wordt, indien nodig, ook automatisch een nieuw schooljaar toegevoegd. Alleen als u volledig handmatig leerlinggegevens invoert, zult u ook zelf een schooljaar moeten toevoegen. 1) Zorg dat u bent ingelogd als gebruiker met volledige rechten, bijvoorbeeld Beheerder. 2) Ga naar het menu Administratie - Scholen - Schooljaren. 3) Klik op het groene plusteken om een nieuw schooljaar toe te voegen. 4) Kies het startjaar en de overige gegevens zullen automatisch worden ingevuld. 5) Sla dit op. 4.5 LEERLINGEN TOEVOEGEN OF WIJZIGEN Wij adviseren om wijzigingen met betrekking tot nieuwe leerlingen of leerlingmutaties te verwerken door middel van het importeren van EDEX-bestanden (zie paragraaf 4.3). Hierbij worden ook automatisch nieuwe leerlingen toegevoegd of de gegevens van bestaande leerlingen bijgewerkt. Volg onderstaande stappen alleen als u volledig handmatig leerlinggegevens invoert. 1) Zorg dat u bent ingelogd als gebruiker met volledige rechten, bijvoorbeeld Beheerder. 2) Ga naar Menu Administratie (beperkt) Leerlingen - Leerlingen 3) Klik op het groene plusteken om een nieuwe leerling toe te voegen. Vul alle verplichte gegevens in, zoals Achternaam, Roepnaam, Voorletters, Geslacht en Geboortedatum. 72

7 4) Vergeet niet om bij het tabblad Inschrijvingen ook een Aanmelddatum EN Inschrijfdatum toe te voegen! Hiertoe klikt u in dit scherm onderaan op de knop Toevoegen. 5) Hierna dient u de leerling ook nog in een groep te plaatsen, hetgeen beschreven is in paragraaf 4.7. Let op: Wij raden af om afwisselend handmatig of via EDEX-import leerlinggegevens bij te werken. Maak een keuze om dit ofwel volledig handmatig te doen, ofwel volledig via het importeren van EDEX-bestanden. Indien u dit combineert (bijvoorbeeld handmatig als er gedurende het schooljaar één leerling bij komt, en via EDEX-import bij het begin van het nieuwe schooljaar) dan heeft dit vaak tot gevolg dat leerlingen dubbel in Pravoo Digitaal komen te staan. 4.6 DOCENTEN TOEVOEGEN OF WIJZIGEN U wordt geadviseerd om wijzigingen met betrekking tot nieuwe leerlingen of leerlingmutaties te verwerken door middel van het importeren van EDEX-bestanden (zie paragraaf 4.3). Hierbij worden ook automatisch nieuwe docenten toegevoegd en voor hen een gebruikersaccount aangemaakt. Als er echter geen leerkrachten staan in de EDEX-bestanden, dient u ze alsnog eenmalig handmatig toe te voegen. U gaat als volgt te werk: 1) Zorg dat u bent ingelogd als gebruiker met volledige rechten, bijvoorbeeld Beheerder. 2) Ga naar Menu Administratie (beperkt) Personeel Docenten 3) Klik op het groene plusteken om een nieuwe leerkracht toe te voegen. Vul alle verplichte gegevens in. 4) Vergeet niet om bij het tabblad Dienstverbanden een begindatum voor het dienstverband in te vullen (anders kunt u voor deze leerkracht geen gebruikersaccount aanmaken) 5) Vergeet niet om docenten ook aan hun eigen groep(en) te koppelen, zie paragraaf

8 4.7 GROEPEN TOEVOEGEN OF WIJZIGEN Wij raden aan om wijzigingen met betrekking tot nieuwe leerlingen of leerlingmutaties te verwerken door middel van het importeren van EDEX-bestanden (zie paragraaf 4.3). Dan worden ook eventuele nieuwe groepen toegevoegd en (nieuwe) leerlingen worden automatisch in de juiste groep geplaatst. Als het edexlg(w).txt bestand correct is gevuld, worden eveneens de docenten gekoppeld aan de juiste groep. Onderstaande stappen hoeft u alleen uit te voeren als u handmatig leerling- of docentgegevens heeft ingevoerd of als u groepen anders wilt indelen of zelf andere docenten aan bepaalde groepen wilt koppelen. 1) Zorg dat u bent ingelogd als gebruiker met volledige rechten, bijvoorbeeld Beheerder. 2) Ga naar Menu Administratie (beperkt) Leerlingen - Groepen 3) Selecteer het juiste schooljaar (alhoewel het huidige schooljaar automatisch al wordt geselecteerd). 4) Klik op de knop Toevoegen of Wijzigen om respectievelijk een nieuwe groep toe te voegen of leerlingen of docenten in een bestaande groep te wijzigen. 5) Er verschijnt een nieuw venster met ruimte om de naam van de groep in te vullen of te wijzigen en twee tabbladen. In het tabblad Leerlingen kunt u leerlingen toevoegen of verwijderen uit een groep en hetzelfde geldt voor docenten in het tabblad Docenten. Let op: Docenten kunnen het Pravoo-boekje invullen bij hun eigen leerlingen, d.w.z. leerlingen uit groepen waaraan zij zijn gekoppeld. U bepaalt hier dus welke docenten bij welke leerlingen het Pravoo-boekje kunnen invullen. 4.8 GEBRUIKERSACCOUNTS TOEVOEGEN OF WIJZIGEN Ook voor het aanmaken van gebruikersaccounts raden wij aan om dit uit te voeren door middel van het importeren van EDEX-bestanden (zie paragraaf 4.3). Voor iedere nieuwe docent wordt 74

9 automatisch een account aangemaakt, waarbij de gebruikersnaam voorletter.achternaam is en het wachtwoord welkom. Als iemand zijn wachtwoord vergeten is of een andere gebruikersnaam wil, dan voert u dat hier ook uit. Voor het gemak worden drie situaties onderscheiden: Een nieuw gebruikersaccount aanmaken 1) Zorg dat u bent ingelogd als ApplicatieBeheerder (Master). 2) Ga naar het menu Inrichten - Gebruikers en Groepen - Gebruikersaccounts. 3) Klik bovenaan op de groene knop Toevoegen om een nieuw gebruikersaccount aan te maken. Let op: U kunt alleen maar gebruikersaccounts aanmaken voor personen die een dienstverband op een school hebben (zoals uitgelegd bij paragraaf 6). 4) In het tabblad Basis klikt u op de knop Zoeken en hierna weer op de knop Zoeken om een persoon op te zoeken waarvoor u een gebruikersaccount wilt aanmaken. Alleen personen met een dienstverband die nog geen gebruikersaccount hebben, worden hier getoond. 5) Indien u de persoon gevonden heeft, selecteert u deze. 6) Kies een gebruikersnaam (bijvoorbeeld j.devries). 7) Vul tweemaal het wachtwoord in (ter voorkoming van typefouten). Nadat u dit heeft opgeslagen komen bij het wachtwoord meerdere * tekens te staan. Dit gebeurt zodat het niet mogelijk is om aan de hand van het aantal karakters het wachtwoord te kunnen raden. Tip: Gebruikers kunnen zelf het wachtwoord aanpassen via het hoofdmenu Programma - Wachtwoord wijzigen. Als u een gebruikersaccount aanmaakt, kunt u dus het beste een algemeen wachtwoord kiezen (bijvoorbeeld welkom) en aangeven dat de gebruiker dit zelf aanpast nadat hij/zij voor het eerst heeft ingelogd. 8) Sla het op en het gebruikersaccount is volledig functioneel. U kunt testen of u kunt inloggen en de inloggegevens doorgeven aan de betreffende persoon. Een gebruikersnaam of wachtwoord wijzigen 1) Zorg dat u bent ingelogd als ApplicatieBeheerder (Master). 2) Ga naar het menu Inrichten - Gebruikers en Groepen - Gebruikersaccounts. 3) Zoek het betreffende gebruikersaccount op. 4) Pas in het tabblad Basis de gebruikersnaam en/of het wachtwoord aan. 5) Sla het op en geef de nieuwe gegevens door aan de betreffende persoon. Een gebruiker meer rechten geven Let op: Voor dit alleen uit voor personen die daadwerkelijk meer rechten nodig hebben. Dit dient niet uitgevoerd te worden voor alle docenten. 1) Zorg dat u bent ingelogd als ApplicatieBeheerder (Master). 2) Ga naar het menu Inrichten - Gebruikers en Groepen - Gebruikersaccounts. 3) Zoek het betreffende gebruikersaccount op. 75

10 4) Ga naar het tabblad Dienstverbanden en selecteer het betreffende dienstverband (zorg ervoor dat deze regel blauw wordt en dat het hokje blijft aangevinkt) en klik op de knop Gebruiker dienstverband instellingen. 5) Er verschijnt een nieuw venster. In het tabblad Menu bepaalt u de menu indeling voor deze gebruiker. U versleept de twee gele mapjes aan de rechter kant één voor één naar de linkerkant. 6) Aan de linkerkant verschijnen 7 nieuwe gele mapjes. Versleep vervolgens de gele mapjes AdministratieLight Volledig en Pravoo Volledig één voor één naar rechts. De mapjes aan de linkerkant verdwijnen hierna allemaal. 7) Ga vervolgens naar het tabblad Groepslidmaatschap waar u bepaalt welke rechten de gebruiker krijgt (bevestig hier de vraag om de eventuele tussentijds gewijzigde gegevens op te slaan). 8) Vink de optie Volledig aan, om de gebruiker volledige rechten te geven. Bevestig de vraag die gesteld wordt met Ja. 9) Sla de wijziging op en sluit het scherm af (in het tabblad Autorisatie hoeft u niets aan te passen, dit is alleen voor zeer ervaren gebruikers bedoeld). 76

11 4.9 JOURNAALREGELTYPES INSTELLEN Dit onderdeel is alleen beschikbaar voor een gebruiker die beheerdersrechten heeft (en het menu Inrichten in beeld heeft). [Inrichten Pravoo Journaalregeltypes] Het journaal van een leerling wordt gedurende de schoolloopbaan van de leerling stap voor stap opgebouwd. Telkens als er noemenswaardige informatie over de leerling bewaard moet blijven, kunt u dat aanvullen in het journaal. Om het journaal overzichtelijk te houden, bestaat het uit meerdere journaalregels. Telkens als u nieuwe informatie wilt bewaren, voegt u dat toe als een nieuwe journaalregel aan het journaal. Journaalregels kunnen worden ingedeeld in verschillende types. Als u een journaalregel toevoegt, dient u eerst een bepaald type te kiezen. Hierdoor kan er later eenvoudig gezocht of gefilterd worden in de verschillende journaalregels. U kunt zelf journaalregeltypes definiëren, bijvoorbeeld oudergesprek, rapportbespreking, huisbezoek. Maar specifiek voor Pravoo bijvoorbeeld ook hieraan gerelateerde onderwerpen toevoegen. Zie bijvoorbeeld onderstaande afbeelding: Let op: De journaalregeltypes zijn niet alleen te gebruiken voor leerlingjournaalregels maar ook voor groepsjournaalregels (zie sectie 2.18). Houd hier eventueel rekening mee met de indeling van de journaalregeltypes. Via dit menu kunt u voorbereiden van welke types er een journaalregel kan worden toegevoegd. Ga als volgt te werk: 1) Selecteer in het scherm [Journaalregeltypes]. 2) Rechtsklik en kies Toevoegen of klik beneden op Toevoegen. 77

12 3) Vul de naam van het nieuwe journaalregeltype. 4) Optioneel kunt u een sjabloon koppelen aan dit nieuwe journaalregeltype. U dient het sjabloon wel van te voren hebben aangemaakt. U kunt ook in een later stadium nog een sjabloon koppelen aan een journaalregeltype, of dit wijzigen. 5) Kies bij Sjabloon het juiste sjabloon (optioneel). 6) Met de optie Actief kunt u aangeven of journaalregeltypes nog gebruikt mogen worden bij het invullen van een journaalregel. U kunt een journaalregeltype namelijk niet meer verwijderen als het al in gebruik is. Als dat type om welke reden dan ook niet meer gebruikt mag worden, kunt u de optie Actief uitvinken. Het is dan wel nog mogelijk om journaalregels van dit type te rapporteren. 7) Klik op Ok. 8) U kunt de weergave volgorde van journaalregeltypes wijzigen. Selecteer een Journaalregeltype en klik vervolgens aan de rechterkant op de pijltjes omhoog of omlaag om de volgorde aan te passen. 9) Gebruik onder aan het scherm de knoppen Wijzigen of Verwijderen om de naam van journaalregeltypes aan te passen of om ze uit Eduscope te verwijderen. 10) Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. 11) Als de optie Toon sjabloon aanduiding is aangevinkt, ziet u direct aan welke journaalregeltypes een sjabloon is gekoppeld. Dit wordt achter het journaalregeltype aangeduid tussen vierkante haakjes. Tip: U kunt journaalregeltypes categoriseren! Zo kunt u eerst een aantal hoofdcategorieën toevoegen en daaraan subcategorieën. De procedure werkt op dezelfde manier zoals hierboven beschreven. Echter u selecteert nu niet [Journaalregeltypes], maar een journaalregeltype dat u al eerder heeft toegevoegd en waaraan u subcategorieën wilt toevoegen. Dit principe kunt u oneindig doorvoeren, alhoewel dat mogelijk onoverzichtelijk zal worden. Het resultaat is dat u bijvoorbeeld eerst een journaalregeltype Gesprekken maakt, met daaraan de subcategorieën Leerlinggesprek en Oudergesprek. 78

13 4.10 JOURNAAL SJABLONEN Dit onderdeel is alleen beschikbaar voor een gebruiker die beheerdersrechten heeft (en het menu Inrichten in beeld heeft). [Inrichten Pravoo Sjablonen] Dit menu toont u een overzicht van alle aanwezige sjablonen. Dit kunnen sjablonen zijn voor onderdelen van het HGA (Handelingsgerichte aanpak, niet beschikbaar voor scholen die alleen Pravoo digitaal gebruiken) of voor journalen. Klik op Toevoegen, Wijzigen of Verwijderen om respectievelijke een nieuw sjabloon toe te voegen, een sjabloon te wijzigen of een sjabloon te verwijderen. Zie 4.10 voor meer uitleg over het toevoegen of wijzigen van een sjabloon. Het Importeren... of Exporteren... van sjablonen is alleen zinvol als u Eduscope voor alle scholen binnen een heel bestuur gebruikt. Het invullen van Journalen en HGA s gaat gemakkelijker en intuïtiever als u gebruik maakt van sjablonen. Hierdoor is het mogelijk om als school al van te voren te bepalen welke informatie moet worden ingevuld. Het zorgt bovendien voor extra uniformiteit, maar ook voor extra gemak en snelheid. U kunt één of meerdere sjablonen aanmaken voor ieder journaalregeltype en onderdelen van het HGA (dit laatste is niet voor u van toepassing) Doorloop de volgende stappen: 1) Klik op de knop Toevoegen om een nieuw sjabloon te maken. 2) Vul de naam van het nieuwe sjabloon in. 3) Kies voor welk onderdeel u het sjabloon wilt gebruiken (voor Pravoo is dat: Journaalregeltype) 4) Vink de optie Standaard aan, als u wilt dat de inhoud van het sjabloon automatisch moet worden getoond als het betreffende onderdeel wordt ingevuld door de leerkracht of begeleider. 79

14 5) Maak het sjabloon in het tekstkader. Maak eventueel gebruik van de diverse opmaak mogelijkheden, zoals tabellen of tekstopmaak. 6) Sla het nieuwe sjabloon op door de knop Opslaan te klikken. 7) Herhaal deze stappen om meer sjablonen toe te voegen DOCUMENTTYPES INSTELLEN Dit onderdeel is alleen beschikbaar voor een gebruiker die beheerdersrechten heeft (en het menu Inrichten in beeld heeft). [Inrichten Pravoo Documenttypes] U kunt in Eduscope PDF-documenten toevoegen aan het journaal van een leerling. Denk bijvoorbeeld aan documenten die u per post of ontvangt van externe organisaties, of overige documenten die u binnen uw eigen school opstelt. Nadat u een document als pdfdocument hebt opgeslagen, kunt u het toevoegen aan het dossier van een leerling. Tip: Tegenwoordig is het redelijk eenvoudig om documenten als PDF-document op te slaan. Papieren documenten kunnen met de meeste scanners/copiers worden opgeslagen als pdf document. Digitale documenten, bijvoorbeeld MS Word documenten kunnen direct als PDF-document worden opgeslagen (al dan niet via op internet gratis verkrijgbare programma s). Ieder PDF-document dat u aan het dossier van een leerling toevoegt, moet gecategoriseerd worden. Hierdoor kunt u de toegevoegde documenten beter organiseren. Via dit menu kunt u voorbereiden van welke types er een document kan worden toegevoegd. Ga als volgt te werk: 1) Selecteer [Documenttypes]. 2) Rechtsklik en kies Toevoegen of klik beneden op Toevoegen. 80

15 3) Vul de naam van het nieuwe documenttype. 4) Met de optie Actief kunt u aangeven of documenttypes nog gebruikt mogen worden bij het toevoegen van een pdf-document. U kunt een documenttype namelijk niet meer verwijderen als het al in gebruik is. Als dat type om welke reden dan ook niet meer gebruikt mag worden, kunt u de optie Actief uitvinken. 5) Klik op Ok. 6) U kunt de weergave volgorde van documenttypes wijzigen. Selecteer een Documenttype en klik vervolgens aan de rechterkant op de pijltjes omhoog of omlaag om de volgorde aan te passen. 7) Gebruik de knoppen Wijzigen of Verwijderen om de naam van documenttypes aan te passen of om ze uit Eduscope te verwijderen. 8) Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen op te slaan. 81