EGGO DIGITAAL Versie mei 2015

Transcriptie

1 EGGO DIGITAAL Versie mei 2015 Eduscope versie Bergerweg KD Sittard

2 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE Introductie Hoe werkt EGGO Digitaal? Varianten EGGO kaart Instructie voor docenten Inloggen Hoofdscherm Wachtwoord wijzigen Aanmelden nieuwsbrief Leerlingvenster EGGO kaarten Invullen EGGO kaart Afdrukken EGGO kaart Eggo Groepsoverzicht Journaal Journaal toevoegen Vertrouwelijke journalen Document toevoegen Journaaloverzicht Journaaloverzicht (groep) Afdrukken Afdrukken EGGO kaart Leerling journalen Groepsjournalen Instructie voor gevorderden en beheer Beheerder en master account EDEX bestanden importeren Schooljaar toevoegen Leerlingen toevoegen of wijzigen

3 3.5 Docenten toevoegen of wijzigen Groepen toevoegen of wijzigen Gebruikersaccounts toevoegen of wijizgen Journaalregeltypes instellen Journaal Sjablonen Documenttypes instellen Stappenplan jaarovergang Jaarovergang via EDEX bestanden Handmatige jaarovergang EGGO Digitaal + EDUscope Administratie Overig EGGO thuis gebruiken Ondersteuning

4 1 INTRODUCTIE EDUscope is het leerlingadministratie en leerlingvolgsysteem van Unilogic. Het wordt gebruikt door medewerkers van diverse onderwijs en schooltypes, zoals het peuteronderwijs, BAO, SBO en V(S)O, maar ook medewerkers van externe instellingen (bijvoorbeeld GGD). Dit zijn voornamelijk docenten en begeleiders (zowel intern als extern), directie medewerkers en administratief personeel en eventueel ook onderwijs ondersteunend personeel. Doordat al deze mensen kunnen samenwerken in hetzelfde systeem is informatie snel beschikbaar en inzichtelijk te maken. EDUscope bestaat uit de volgende, optionele modules: 1. Administratie 2. Leerlingzorg/volg 3. Pravoo Digitaal (Kindvolg en Hulpsysteem voor de onderbouw) 4. EGGO Digitaal (Gedragsobservatiekaart voor leerlingen in het basisonderwijs (groep 1 t/m 8)) 5. MKVS Digitaal (Montessori Kindvolgsysteem) In deze handleiding staat de module EGGO Digitaal centraal. In een aantal hoofdstukken komen de volgende onderwerpen aan bod: Instructie voor docenten Instructie voor voor gevorderden en beheer Jaarovergang EGGO op school gebruiken EGGO thuis gebruiken Zoals gemeld is EGGO Digitaal een module van EDUscope. Derhalve zal in deze handleiding soms ook gesproken worden over EDUscope i.p.v. EGGO Digitaal. 1.1 HOE WERKT EGGO DIGITAAL? Voor uw beeldvorming wordt hier in het kort uiteengezet hoe EGGO Digitaal werkt. EGGO Digitaal is een module van het Leerlingadministratie en Leerlingvolgsysteem EDUscope. Vandaar dat u de naam EDUscope ook regelmatig kunt tegenkomen. EGGO Digitaal kan echter volledig onafhankelijk van de rest van EDUscope gebruikt worden. De database is geïnstalleerd op een server bij Unilogic. U logt in door op school, vanaf thuis of vanaf een andere plaats met internet EGGO Digitaal op te starten. Gegevens worden nooit lokaal opgeslagen, maar altijd in de centrale database. Als u dus de ene keer op school werkt en de andere keer thuis, dan volstaat het om in te loggen en u kunt direct aan de slag en ziet alle actuele gegevens. EGGO digitaal kan tegelijkertijd door meerdere mensen worden gebruikt. Mocht het nodig zijn, dan kunt u EGGO Digitaal zelf meerdere keren op één pc opstarten. Als u het inlogprogramma van EGGO Digitaal kwijt bent, is er geen man over boord. Alle gegevens zijn namelijk opgeslagen in de centrale database. Het volstaat om een nieuw inlogprogramma te verkrijgen en u kunt weer verder werken. 4

5 1.2 VARIANTEN EGGO KAART Er zijn verschillende varianten van de EGGO kaart verkrijgbaar. Bij de bestelling heeft u de variant die op uw school gebruikt wordt al opgegeven, hetgeen bij de installatie is ingesteld. Deze varianten zijn verkrijgbaar: De rapportversie. Het kenmerkende van deze versie: Bij de rapportversie wordt de kaart rond november/december (1e rapport/kerstrapport), rond maart/april (2e rapport/paasrapport) en aan het eind van het schooljaar ( 3e rapport) ingevuld. In totaal worden de kaarten dus driemaal per jaar ingevuld. De half eind versie. Het kenmerkende van deze versie: Bij een halfjaarlijkse versie wordt de kaart 2x per jaar ingevuld, rond januari en aan het eind van het schooljaar. Als u gewend bent om voor andere vak en vormingsgebieden ook een halfjaarlijkse screening uit te voering bijvoorbeeld m.b.v. CITOtoetsen dan is deze versie aan te bevelen. Als variant op de half eind versie bieden wij ook de Menaldumadeelversie aan, waarbij de kaart wordt ingevuld in november/december en vervolgens in april/mei. Deze Menaldumadeelversie is ook verkrijgbaar met Leimuiden aanpassing, waarbij een extra scoringsmoment wordt toegevoegd bij binnenkomst (groep 1). Beide Menaldumadeelvarianten zijn alleen te adviseren indien u reeds bekend bent met (de papieren versie van) deze Eggo kaarten. De Ens versie. Het kenmerkende van deze versie: De EGGO kaart wordt aan het begin van het schooljaar ingevuld, dus rond september/oktober. Men wil z.s.m. kinderen met problemen signaleren en daarna doet men het eventueel nog een keer halverwege het schooljaar. Dus bijvoorbeeld in januari. In totaal wordt er dus twee keer per jaar ingevuld. De normen voor beide metingen zijn hetzelfde. Het voordeel van deze lijst is dat u de kinderen aan het begin van het jaar screent en niet te lang hoeft te wachten met het bieden van gerichte hulp. Het nadeel is dat de normen bij beide metingen hetzelfde zijn, omdat ze te dicht bij elkaar liggen om te profiteren van de tweede normeringsmogelijkheid uit het normeringsonderzoek. Ook voor de Ens versie geldt dat deze alleen is te adviseren indien u reeds bekend bent met (de papieren versie van) deze Eggo kaart. 5

6 2 INSTRUCTIE VOOR DOCENTEN In dit hoofdstuk worden alle gangbare onderdelen van het werken met EGGO Digitaal door docenten uitgelegd. 2.1 INLOGGEN EGGO Digitaal wordt centraal gehost in het datacentrum van Unilogic. Dat betekent dat u vanaf overal kunt inloggen en dan altijd beschikt over alle actuele gegevens. Het maakt dus niet uit waar of wanneer u werkt. Bovendien hoeft uw school geen updates te installeren, aangezien ook dit centraal wordt afgehandeld. Tenslotte worden er ook dagelijks backups gemaakt van alle gegevens. U moet eerst inloggen voordat u met Eggo Digitaal kunt werken. Klik hiervoor op de snelkoppeling van Eggo Digitaal (EDUscope) op uw bureaublad of in het start menu. De netwerkbeheerder of ictcoördinator van uw school kan aangeven waar u de snelkoppeling vindt. Aangezien Eggo Digitaal een module is van EDUscope, kan het zijn dat deze snelkoppeling EDUscope heet. Als er geen snelkoppeling beschikbaar is of u wilt van thuis uit werken, kunt u ook zélf de launcher downloaden, waarmee u vervolgens Eggo Digitaal kunt opstarten. Ga hiervoor naar de website van EDUscope ( en zoek naar de optie om de launcher te downloaden. 1. Als u Pravoo Digitaal (of de launcher) heeft gestart, verschijnt het volgende inlogscherm: 2. Log in met het brinnummer van uw school, uw gebruikersnaam en wachtwoord. 2.2 HOOFDSCHERM Nadat u heeft ingelogd verschijnt het hoofdscherm van EDUscope/EGGO digitaal. Dat ziet er als volgt uit: 6

7 1. Via het hoofdmenu links kunt u o.a. door het Menu van EGGO Digitaal navigeren, via Leerling uw leerlingen bekijken en via Rapportage afdrukken. 2. Via het hoofdmenu rechts (Instellingen en Help) kunt u onder meer uw wachtwoord wijzigen of deze handleiding downloaden. De belangrijkste handeling, het invullen van de EGGO kaart, voert u uit vanuit het Leerlingvenster. Dit wordt in paragraaf 2.5 besproken. Eerst wordt nader ingegaan op het aanpassen van het (standaard) wachtwoord en het aanmelden voor de nieuwsbrief. 2.3 WACHTWOORD WIJZIGEN Bij de oplevering van EGGO digitaal is er voor iedereen een account aangemaakt met een standaard wachtwoord. Wij adviseren om dat wachtwoord zo snel mogelijk aanpassen. 1. Ga naar het hoofdmenu Instellingen Wachtwoord wijzigen. 2. Typ eenmaal uw huidige wachtwoord en tweemaal (ter controle) uw nieuwe wachtwoord. U kunt desgewenst EDUscope ook zelf een wachtwoord laten genereren. 3. Klik op Wijzigen. Uw wachtwoord is gewijzigd. 7

8 2.4 AANMELDEN NIEUWSBRIEF Wij adviseren u om zich aan te melden voor de EGGO Digitaal nieuwsbrief. Via de nieuwsbrief wordt u op de hoogte gehouden van allerlei wetenswaardigheden over EGGO Digitaal, bijvoorbeeld over updates, etc. U bent dan direct op de hoogte van eventuele nieuwe mogelijkheden van EGGO Digitaal. De nieuwsbrief wordt 3 à 4 keer per jaar verstuurd. 1. Ga naar het hoofdmenu Help Abonneren EDUscope. 2. Er verschijnt dan een website waar u uw e mailadres invoert en uw interesse voor Eggo kunt aanvinken. Klik tenslotte op Inschrijven om de gegevens te verzenden. 2.5 LEERLINGVENSTER Het Leerlingvenster is de centrale ingang met alle informatie over een leerling. Behalve het invullen van de EGGO kaart kan hier ook andere informatie over de leerling worden ingezien en ingevuld. Denk hierbij onder meer aan het inzien van de belangrijkste administratieve en familiegegevens van de leerling (mits EDUscope op uw school ook als Leerling administratiesysteem wordt gebruikt), het invullen van journalen ((gespreks)verslagen en logboeken), maar ook het invullen en inzien handelingsplannen, groepsplannen, beoordelingen, CITO gegevens, DLE gegevens, documenten, etc. Deze laatste opties zijn alleen te gebruiken als EDUscope op uw school ook als Leerling zorgsysteem wordt gebruikt. De journaalfunctie is wel voor u beschikbaar (zie paragraaf 2.8). U opent het leerlingvenster via het hoofdmenu Leerling : 8

9 1. Er verschijnt dan een uitklapvenster met namen van leerlingen van uw school. Boven deze namen is een filter opgenomen. Dit wordt weergegeven als een soort trechtertje. 2. Als de lijst van leerlingen té lang of té divers is, kunt u via het aanklikken van het filtericoontje de lijst inkorten. U kunt hier bijv. een specifieke naam van een specifieke leerling intypen, of één of enkele groepen selecteren. De lijst van de getoonde leerlingen wordt vervolgens meteen ingekort op basis van de ingestelde filter. Indien er een filter is ingesteld, is dat zichtbaar aan de gewijzigde kleur van het filter icoontje. 3. Door vervolgens op de gewenste leerling te dubbelklikken opent het Leerlingvenster. Het Leerlingvenster is een overkoepelend venster dat een directe toegang biedt tot de meest gebruikte leerlinggegevens. Het is hiervoor ingedeeld in een aantal categorieën, die elk een deel van de informatie over de leerling kunnen weergeven. Afhankelijk van de geregistreerde modules en de ingestelde gebruikersrechten zijn bepaalde categorieën wel of niet beschikbaar. 9

10 Te allen tijde wordt aan de rechterkant in het leerlingvenster de belangrijkste informatie over de leerling getoond. Dat zijn een foto en enkele minimale basis, verzorger en medische gegevens. Voor al deze gegevens geldt wel dat deze moeten zijn ingevuld, hetgeen sowieso het geval zal zijn als Eduscope ook als Leerling administratiesysteem wordt gebruikt. Via een klein pijltje kan deze informatie ook verborgen of weer zichtbaar worden gemaakt. Als u met de cursor over het adres van de leerling gaat, verschijnt er een informatie icoontje, waarmee u de locatie van het adres kunt tonen in Google Maps. Ook van andere gegevens in dit deel van het leerlingvenster is via dezelfde wijze extra informatie op te vragen. Indien er pasfoto s in EDUscope zijn ingevoerd, wordt deze hier boven de naam van de leerling getoond. Naast de pasfoto ziet u links en rechts een pijltje. Hiermee kan naar de vorige of volgende leerling worden gebladerd. Het leerlingvenster bevat diverse onderdelen waarmee u bepaalde gegevens kunt opvragen of invullen. Door middel van icoontjes, een horizontale balk onder de naam van de leerling, kunt u deze onderdelen bekijken De volgende onderdelen zijn beschikbaar: 1. Administratie Leerling, basis, toont de N.A.W. en contactgegevens van de leerling. Alleen bekijken. Wijzigen is mogelijk via de administratie. 2. Administratie Leerling, gezin, geeft de gezinssituatie van de leerling weer. Alleen bekijken. Wijzigen is mogelijk via de administratie. 3. Administratie Leerling, medisch, toont medische gegevens van de leerling. Alleen bekijken. Wijzigen is mogelijk via de administratie. 4. Administratie Leerling, bijzonderheden, toont de bijzonderheden die over de leerling zijn ingevuld. Alleen bekijken. Wijzigen is mogelijk via de administratie. 5. Administratie Inschrijvingen, geeft de schoolloopbaan van de leerling weer. Alleen bekijken. Wijzigen is mogelijk via de administratie. 6. Dossier Journaal, toont het journaal (opgebouwd uit journaalregels) van de leerling en biedt de mogelijkheid om journaalregels toe te voegen (zie verder ook 2.16). 10

11 7. Eggo Kaart, de digitale versie van de EGGO kaart, Gedragsobservatiekaart voor leerlingen in het basisonderwijs (groep 1 t/m 8), lees verder in paragraaf 2.6). 2.6 EGGO KAARTEN 1. Kies in het Leerlingvenster het onderdeel Eggo Kaart om de Gedragsobservatiekaart van een leerling te bekijken. 2. Maximaliseer dit venster voor een overzichtelijkere weergave. 3. Klik onderaan op de knop Invullen... om de EGGO kaart van de geselecteerde leerling in te vullen of te wijzigen. de kaart zal in een nieuw venster worden geopend, waardoor u meer werkruimte krijgt. Lees verder in de volgende paragraaf (2.6.1) voor verdere uitleg over het invullen van de EGGO kaart. 4. Klik op Afdrukken... om de gekozen EGGO kaart af te drukken. Er verschijnt eerst nog een dialoogvenster waarin u kunt aangeven welke groepen moeten worden afgedrukt. Bij het afdrukken kunt u er voor kiezen om het als PDF document op te slaan. Lees verder bij voor verdere uitleg over het afdrukken van de EGGO kaart. 5. Klik op Bestand..., om de EGGO kaart van deze leerling op te slaan als een afbeelding (in jpg of wmf formaat). Lees verder bij voor verdere uitleg over het opslaan van de EGGOkaart Invullen EGGO kaart 11

12 Als u de EGGO kaart van een leerling gaat invullen verschijnt het onderstaande venster: In eerste instantie zal dit venster kleiner zijn. U kunt het maximaliseren om de werkruimte te vergroten. In het volgende stuk leest u de technische handleiding : hoe gebruikt u de digitale versie van de EGGO gedragsobservatiekaarten. Bij het invullen van de EGGO kaart heeft u de volgende mogelijkheden: Scores invullen Het invullen van scores (inkleuren van hokjes) gaat met een enkele muisklik. Iedere groep bevat een aantal peilpunten (afhankelijk van de EGGO kaart). De hokjes in peilpunten zijn standaard grijs gekleurd. Dit betekent dat ze niet actief zijn, dus niet ingevuld. Zodra u klikt wordt een gekozen peilpunt automatisch actief. 1. Ga naar de groep waarvoor u een score wilt invullen. Kies de juiste periode in die groep. Let op: U kunt als leraar bij iedere groep invullen. U dient dus goed op te letten in welke groep de leerling momenteel zit. 2. Klik op een hokje om het half te vullen. Klik nogmaals om er een heel blokje van te maken. De score van de leerling wordt automatisch berekent en getoond. Bovendien wordt ook de normering aangegeven. 12

13 3. Indien een leerling overal goed scoort kunt u een derde keer klikken, zodat het hokje weer wit wordt, maar het peilpunt wel actief is. In een dergelijke situatie laat u het peilpunt dus niet grijs, want dan lijkt het alsof er voor de leerling nog helemaal niet gescoord is, terwijl deze leerling juist overal goed scoort. Bovendien worden alleen actieve peilpunten in het groepsoverzicht opgenomen. 4. Indien u zich heeft vergist, kunt u een peilpunt weer inactief maken door er met de rechtermuisknop op te klikken en de optie Peilpunt actief uit te vinken. Let op: Bij deze handeling worden alle ingevulde scores gewist! 13

14 5. U kunt bij ieder peilpunt een opmerking of verslag toevoegen. Dat doet u door met de rechtermuisknop te klikken in het peilpunt en te kiezen voor de optie Journaal toevoegen. Er verschijnt een nieuw scherm waarin u het verslag kunt schrijven. Lees meer over het invullen van journaals bij sectie Nadat u een journaal heeft toegevoegd, verschijnt in het peilpunt een groen icoontje ter herinnering. Tip: Alle toegevoegde journaals kunt u ook bij elkaar bekijken in een speciaal onderdeel van het Leerlingvenster, zie sectie 2.8. Of in het Journaaloverzicht, zie sectie Indien een leerling is blijven zitten (doublure) kunt u de groep van deze leerling Dupliceren. Er verschijnt voor deze leerling dan een nieuwe groep, waarin u de peilpunten opnieuw kunt invullen. Zo behoudt u dus de historische gegevens van het jaar ervoor. Rechtsklik bovenaan in het peilpunt op Groep X om het betreffende peilpunt te dupliceren. De groep verschijnt opnieuw, voorzien van een *. Hulpteksten raadplegen. Beweeg met de muis aan de linkerkant over de Eggo onderdelen. Er verschijnt dan een informatie teken met de bijbehorende helpteksten en wijze van invullen. Weergave aanpassen. De standaard weergave van de EGGO kaart toont alle groepen. U kunt de weergave wel aanpassen. 1. Klik linksboven op de tekst Opties. Er verschijnt een popup menu. 2. In het menu Weergave kunt u kiezen voor: - Algemeen Alleen met resultaten. Bij deze optie worden alleen de groepen getoond waarbij voor het kind scores zijn ingevuld. - Algemeen Met resultaten en zonder resultaten. Bij deze optie worden alle groepen getoond, ongeacht of er voor het kind scores zijn ingevuld. 14

15 - Duplicaten Origineel en Duplicaat weergeven. Bij deze optie worden alle groepen getoond, inclusief eventuele groepen waar het kind gedoubleerd heeft (verderop meer hierover). - Duplicaten Origineel weergeven. Bij deze optie worden alleen de oorspronkelijke groepen getoond en dus niet eventuele groepen waar het kind gedoubleerd heeft. - Duplicaten Duplicaat weergeven. Bij deze optie worden alleen de eventuele groepen getoond waar het kind gedoubleerd heeft. - Kies Toon legenda (score) om de legenda van de genormeerde score weer te geven. Als de legenda uit staat, kunt u aan de hand van de kleurstelling toch zien of de score acceptabel/goed (groen), onder het gemiddelde (oranje) of zwak/ernstig (rood) is. EGGO kaart afdrukken. Klik bovenaan op het printer icoontje om EGGO kaart af te drukken. Het is ook mogelijk om dit als PDF document op te slaan. Lees verder bij paragraaf voor verdere uitleg over de afdrukmogelijkheden Afdrukken EGGO kaart Afhankelijk of u de keuze had gemaakt om de EGGO kaart af te drukken of als bestand op te slaan, kunt u enkele keuzes maken: Afdrukken (printen of.pdf) 1. Kies of u alle groepen van een leerling wilt afdrukken of alleen de ingevulde groepen (met resultaten). 2. Geef aan of u eventuele duplicaten van groepen (bij doublures) wel of niet wilt afdrukken. 3. Geef aan of u de legenda, een uitwerking van de scores en de eventueel ingevulde journaals wilt afdrukken. 4. Klik onderaan op Afdrukken om de gekozen groepen af te drukken. Er verschijnt eerst een afdrukvoorbeeld. 5. Als u in het afdrukvoorbeeld op Opslaan klikt (diskette icoon) zal er een pdf document worden gemaakt van deze afdruk. U dient op te geven waar dit PDF document moet worden opgeslagen. Klik op het printer icoontje om daadwerkelijk af te drukken. Bestand (.jpg of.wmf) 1. Kies of u alle groepen van een leerling of alleen de ingevulde groepen (met resultaten) wilt opnemen. 2. Geef aan of u eventuele duplicaten van groepen (bij doublures) wel of niet wilt opnemen. 3. Geef aan of u de legenda wilt opnemen. 4. Geef aan in welkbestandsformaat u wilt opslaan,.jpg of.wmf. Geef eveneens de opslaglocatie aan. 5. Klik onderaan op Opslaan om de gekozen groepen af te drukken. Gevraagd wordt of u de opslaglocatie wilt openen. 15

16 2.7 EGGO GROEPSOVERZICHT Via Menu Eggo Groepsoverzicht kunt u een groepsoverzicht genereren van de groepen en peilpunten die zijn ingevuld. Op basis van het groepsoverzicht kunt u een leerlingen kiezen waarvoor u een individuele diagnose gaat uitvoeren en een handelingsplanblad kunt gaan invullen. Ook kunt u een groepsonderwerp kiezen waarmee u met de hele groep aan de slag gaat. Hoe werkt het: 1. Bij het onderdeel Voorselectie Algemeen selecteert u het schooljaar, de groep(en) en het peilpunt waarvoor u een overzicht wilt genereren. Hierna wordt automatisch het groepsoverzicht gemaakt en wordt ook automatisch de groepsscore en de intensiteit bepaald. Met de digitale versie bespaart u hierdoor veel zoek en rekenwerk. 2. Bij het onderdeel Uitvoer Voorbeeld verschijnt het overzicht. Onderaan ziet u de zorgscore en de kwalificatie van de groep. 16

17 Onder iedere leerling ziet u de individuele leerlingscore. Op basis daarvan kunt u bepalen welke leerling(en) u wilt diagnosticeren. Bovendien ziet u naast ieder aspect de score van dat aspect. Op basis hiervan kunt u besluiten of er een onderwerp is dat u voor de hele groep wilt behandelen. Dit kan door middel van een groepsjournaal. Let op: Het berekenen van de zorgscore van de groep gebeurt automatisch. Er wordt rekening gehouden met het peilpunt waarop is ingevuld en de groepen die gekozen zijn. U kunt in de voorselectie ook meerdere groepen selecteren, bijvoorbeeld 2 combinatiegroepen ie administratief gesplitst zijn, maar waarvoor u toch n zorgscore wilt berekenen. Als u groepen van zeer uiteenlopende leerjaren heeft geselecteerd, kan er geen groepskwalificatie worden berekend. 3. Via het onderdeel Uitvoer Afdrukken kunt u het groepsoverzicht afdrukken. Klik onderaan op de knop Afdrukken. Als u in het afdrukvoorbeeld op Opslaan klikt (diskette icoon) zal er een pdf document worden gemaakt van deze afdruk. U dient op te geven waar dit PDF document moet worden opgeslagen. Klik op het printer icoontje om daadwerkelijk af te drukken. 2.8 JOURNAAL Via het Leerlingvenster, onderdeel Algemeen Journaal kunt u (gespreks)verslagen of opmerkingen van allerlei soort vastleggen. 17

18 Denk bijvoorbeeld aan verslagen van een oudergesprek, gesprek met de schoolarts, rapportbesprekingen, teamoverleg of andere relevante informatie. Ook extra informatie met betrekking tot het invullen van een EGGO kaart kunt u hierin kwijt. Standaard zijn de rechten zo ingesteld dat u het journaal van alle leerlingen kunt zien en bij eigen leerlingen het journaal kunt toevoegen of wijzigen. Het journaal van een leerling is opgebouwd uit journaalregels. Iedere journaalregel is één verslag (van 1 regel tekst tot meerdere pagina s), inclusief bijvoorbeeld tabellen of afbeeldingen. Via het leerlingvenster kunt u alleen de journaalregels bekijken van een individuele leerling. In bovenstaande afbeelding ziet u diverse categorieën (Types) waaronder een journaal kan worden vastgelegd. Iedere school kan zelf bepalen welke categorieën ze wil gebruiken. Dit kan niet door docenten ingesteld worden, maar dient te gebeuren door een gebruiker met volledige rechten. In paragraaf 3.8 leest u hier meer over. U heeft de volgende mogelijkheden in dit scherm: 1. Gebruik de knoppen Toevoegen, Wijzigen of Verwijderen één van deze acties uit te voeren. Lees in paragraaf meer over het daadwerkelijk invullen van een nieuw journaal. 2. Gebruik de maximaliseer knop om meer leesruimte te creëren. 3. U kunt het overzicht van de journalen filteren en sorteren op de kolommen Leerling, Datum, Type, Medewerker, Vertrouwelijk en Documenten. Beweeg hiervoor met de muis boven een van deze kolomtitels. Het licht geel op. Klik dan. Er verschijnt een contextmenu, met een aantal mogelijkh Kies Sorteren, Oplopend of Aflopend. Kies Filteren, en selecteer de waarde waarop u wilt filteren. Vervolgens worden alleen de signaleringen van deze categorie getoond. Om deze filtering ongedaan te maken, voert u dezelfde handeling uit, maar kiest u de optie Filter opheffen. 18

19 Vul bij zoeken een stuk tekst in (die voorkomt als een van de waardes binnen die kolom, bijvoorbeeld een gedeelte van de naam van een medewerker). Er zal worden gefilterd op deze tekst. U kunt deze filtering opheffen, door deze tekst weer te wissen. Indien een sortering en/of filtering is toegepast, wordt bij een mouse over in een hint aangegeven welke sortering en/of filtering is toegepast. 4. U kunt de inhoud van een journaalregel lezen door op de zwarte pijl te klikken die voor de naam van de leerling staat. U kunt op deze manier ook meerdere journaalregels openen en als een lopend verhaal lezen. In combinatie met de sorteer en filterfunctie kunt u de juiste journaalregels eenvoudig in beeld krijgen. 5. Dubbelklik op een journaal om het te openen in een nieuw venster, waar u het eventueel kunt wijzigen. U kunt dit alleen uitvoeren als u de rechten heeft om het betreffende journaal te bewerken. 6. U kunt vertrouwelijke journaalregels weergeven met de toetscombinatie Ctrl+Alt+V. Lees meer over vertrouwelijke journaalregels bij 2.8.2! 19

20 Als de vertrouwelijke journaalregels worden weergegeven, dan wordt dat duidelijk kenbaar gemaakt met een oranje kleur. In de lijst is een kolom Vertrouwelijk? verschenen, waarin de vertrouwelijke journaalregels met de tekst Ja worden aangeduid. Tip: U kunt journalen toevoegen via dit onderdeel Journaal in het Leerlingvenster. U kunt echter ook direct vanuit het Pravoo boekje een journaal toevoegen, op de plek van het ontwikkelaspect dat u heeft beoordeeld. Als u vanuit die plek een journaal toevoegt, ziet u het toch ook terug in dit journaal overzicht. Het verdient aanbeveling om voor journalen die direct gerelateerd zijn aan Pravoo observaties een apart journaaltype aan te (laten) maken. Dan kunt u deze netjes onderscheiden. Via het leerlingvenster ziet u per leerling een overzicht van alle journalen. U kunt een dergelijk overzicht ook voor meerdere leerlingen ineens bekijken. Raadpleeg hiervoor het journaaloverzicht (zie paragraaf 2.9) Journaal toevoegen 1. Als u een journaalregel wilt toevoegen, kiest u eerst type waaronder deze journaalregel moet worden toegevoegd. 2. Zorg dat de juiste datum is ingevuld. 20

21 3. Vink de optie Vertrouwelijk als het gaat om een vertrouwelijk journaal. 4. Schrijf uw verslag. U kunt hiervoor desgewenst gebruik maken van een sjabloon. 5. Indien u een document aan het journaal wilt koppelen, beweeg dan met de muis over de tekst naast het icoontje van de documenten. Er verschijnt een menu. Klik op Toevoegen. 6. Zie paragraaf voor meer informatie over het toevoegen een document. U kunt journaalregels afdrukken via de afdrukwizard van journalen. Zie: U kunt een journaalregel echter ook direct afdrukken als u deze heeft geopend. Gebruik hiervoor de printknop in de Knoppenbalk. Het maken van sjablonen, het bepalen welke journaaltypes beschikbaar zijn en de mogelijkheid om documenten te koppelen, moet eenmalig worden ingesteld door een gebruiker met volledige rechten. Dit kan dus niet door docenten worden uitgevoerd. Zie hiervoor respectievelijk de paragrafen 3.9, 3.8 en Vertrouwelijke journalen In EDUscope kunt u vertrouwelijke journaalregels aan het journaal van een leerling toevoegen. Dit doet u door de optie Vertrouwelijk aan te vinken als u een nieuwe journaalregel toevoegt. Als deze optie is aangevinkt, wordt dit visueel weergegeven met een oranje markering. Hierdoor ziet u in een oogopslag dat het om een vertrouwelijke journaalregel gaat en dat u hier dus ook vertrouwelijk mee moet omgaan. Wie kan vertrouwelijke journaalregels inzien? Vertrouwelijke journaalregels kunnen alleen worden gelezen door de gebruiker die ze heeft ingevoerd en door directieleden. Directieleden hebben dus altijd inzage in alle vertrouwelijke journalen (mits in het rechtensysteem van EDUscope is ingesteld dat directieleden alle journaalregels van alle leerlingen mogen lezen). Vertrouwelijke journaalregels zijn standaard niet zichtbaar. Hiermee wordt voorkomen dat onbevoegden vertrouwelijke journaalregels zomaar kunnen zien. U kunt de weergave van 21

22 vertrouwelijke journaalregels activeren, door de toetscombinatie Ctrl+Alt+V te gebruiken. Vertrouwelijke journaalregels worden in een oranje kader weergegeven, of, in overzichten, met de extra notificatie Vertrouwelijk. Vertrouwelijk journaalregels printen Vertrouwelijke journaalregels kunnen niet via de afdrukwizard van journaalregels worden afgedrukt. Vertrouwelijke journaalregels kunnen alleen direct worden afgedrukt via de printknop die bovenaan in de journaalregel zichtbaar is. Let op: Unilogic kan niet verantwoordelijk worden gesteld als vertrouwelijke journaalregels toch door onbevoegden worden gelezen. De gebruiker is verantwoordelijk voor het al dan niet open stellen van vertrouwelijke journaalregels. Unilogic kan ook niet verantwoordelijk worden gesteld als vertrouwelijke journaalregels door een technisch gebrek van EDUscope toch door onbevoegden gelezen zijn of gelezen kunnen worden Document toevoegen Als u een document wilt toevoegen aan het dossier van een leerling, dan dient u dat vanaf uw computer te importeren in EDUscope. Dat gebeurt via dit venster. 1. Geef aan welk bestand u wilt toevoegen. Klik hiervoor op de knop met de 3 puntjes. Er verschijnt een Windows dialoog venster, waarmee u het bestand kunt zoeken en selecteren. Let op: Probeer er voor te zorgen dat het pdf bestand niet al te groot is, al heeft u dat meestal niet zelf in de hand. PDF documenten zijn doorgaans enkele tientallen of honderden KB s groot. 2. Vul de omschrijving van het bestand in. EDUscope kiest automatisch de bestandsnaam als omschrijving van het bestand, maar u kunt dat desgewenst zelf aanpassen. 3. Geef aan welk type document het is. Iedere school kan zelf documenttypes definiëren. Dit kan worden uitgevoerd door een EDUscope gebruiker met volledige rechten, zie: Onderaan ziet u nog enkele kenmerken van het bestand, zoals de bestandsdatum en de bestandsgrootte. 22

23 5. Sla het document op met het diskette icoon en sluit het venster af. U keert terug in het vorige venster. Het document is nu opgeslagen in EGGO Digitaal en vanaf iedere pc (zelfs vanaf thuis) te openen. 2.9 JOURNAALOVERZICHT [MENU EGGO Leerling journalen] Het journaal overzicht geeft u snel inzicht in leerlingen die een journaal hebben. Afhankelijk van de ingestelde rechten heeft u alleen inzage in de journalen van leerlingen uit uw groep(en) of van alle leerlingen. U kunt per leerling de journaalregels bekijken, of een multi selectie op meerdere leerlingen uitvoeren. 1. Selecteer de periode waarvan u een overzicht wilt zien. Bij datumbereik kunt u hiervoor de begin en einddatum aangeven. Standaard worden de journaalregels die in het huidige schooljaar zijn gemaakt weergegeven. Tip: Handig is de knop met de 3 puntjes, achter de einddatum. U kunt hier een voorgedefinieerde periode kiezen. De mogelijkheden zijn: Een bepaald schooljaar. Een bepaalde dag. Een bepaalde week. Een bepaalde maand. Een bepaald jaar. Let op: Het gekozen datumbereik wordt onthouden. Als u de volgende keer dit scherm weer opent, is het eerder ingestelde datumbereik dus actief. Hierdoor ziet u mogelijk niet alle ingevoerde journalen, als deze buiten dat bereik vallen. 2. Selecteer de leerling of leerlingen (d.m.v. multiselect met de Ctrl of Shift toetsen) waarvan u een journaal overzicht wilt bekijken. Aan de rechterkant verschijnen alle journaalregels van de geselecteerde leerlingen uit de gekozen periode. 23

24 3. U kunt de leesruimte verder vergroten, door de linkerhelft leerlingselectie) te verbergen. Gebruik hiervoor de knop met het pijltje naar links, die tussen de twee helften bevindt. 4. Verder heeft u in dit scherm dezelfde mogelijkheden als bij de individuele leerlingjournalen in het Leerlingvenster. Dat leest u allemaal in paragraaf JOURNAALOVERZICHT (GROEP) Het journaal van een leerling kan ook worden bekeken vanuit het leerlingvenster. U kunt er tevens journaalregels toevoegen en verwijderen. Het leerlingvenster biedt een directe toegang tot de meest gebruikte leerlinggegevens. Lees meer in sectie 2.8. [MENU EGGO Groepsjournalen] Het journaal overzicht geeft u snel inzicht in de journalen die voor groepen zijn gemaakt (in tegenstelling tot individuele leerlingjournalen). Afhankelijk van de ingestelde rechten heeft u alleen inzage in de journalen van uw eigen groepen of alle groepen. U heeft in dit scherm dezelfde mogelijkheden als bij het leerling journaaloverzicht, met het verschil dat het hier dus gaat om groepsjournalen en niet om individuele leerlingjournalen AFDRUKKEN Via het hoofdmenu Rapportage Eggo kunt u diverse onderdelen van het programma afdrukken, waaronder de journalen en de EGGO kaart Afdrukken EGGO kaart Via het hoofdmenu Rapportage Eggo Eggo kaart kunt u één of meerdere EGGOkaarten afdrukken. Doorloop de wizard om de gewenste kaarten af te drukken. 1. Selecteer bij het onderdeel Voorselectie, Leerlingen de groepen en/of leerlingen waarvan u de EGGO kaarten wilt afdrukken. Gebruik eventueel de zoekfunctionaliteit om snel een 24

25 leerling te vinden. Met de rechtermuisknop kunt u snel alle groepen uitvouwen en of leerlingen (de)selecteren. 2. Bij het onderdeel Uitvoer, Afdrukken kunt u nog enkele afdrukopties instellen, waarmee u bepaalt wat er daadwerkelijk wordt afgedrukt. Geef aan of u eventuele duplicaten van groepen (bij doublures) wel of niet wilt afdrukken. Geef aan of u de legenda, een uitwerking van de scores en de eventueel ingevulde journaals wilt afdrukken. Klik onderaan op Afdrukken om de gekozen groepen af te drukken. Er verschijnt eerst een afdrukvoorbeeld. Als u in het afdrukvoorbeeld op Opslaan klikt (diskette icoon) zal er een pdf document worden gemaakt van deze afdruk. U dient op te geven waar dit PDF document moet worden opgeslagen. Klik op het printer icoontje om daadwerkelijk af te drukken. 3. Bij het onderdeel Uitvoer, Bestand kunt u de EGGO kaart als losse bestanden per leerling opslaan in een te bepalen map. Kies of u het bestand als jpg. of.wmf bestand wilt opslaan. Selecteer de map waar het bestand of de bestanden moeten worden opgeslagen. U dient hier een map te selecteren en geen bestandnaam in te vullen, aangezien er voor ieder kind een afzonderlijk bestand wordt gemaakt. 25

26 Leerling journalen Via het hoofdmenu Rapportage Eggo Leerling journalen kunt u één of meerdere leerlingjournalen afdrukken. 1. Selecteer bij het onderdeel Voorselectie, Leerlingen de groepen en/of leerlingen waarvan u journalen wilt afdrukken. Gebruik eventueel de zoekfunctionaliteit om snel een leerling te vinden. Met de rechtermuisknop kunt u snel alle groepen uitvouwen en of leerlingen (de)selecteren. 2. Bij het onderdeel Voorselectie, Filter bepaalt u uit welke periode journalen in de rapportage moeten worden opgenomen. Maak eventueel gebruik van de optie Sneldatums. 26

27 3. Geef eveneens aan welke journaalregeltypes u in de rapportage moeten worden opgenomen. 4. Bij het onderdeel Uitvoer, Afdrukken kunt u nog enkele afdrukopties instellen. U kunt hiermee gedeeltelijk de layout van de afdruk bepalen en eveneens aangeven welke leerlinginformatie moet worden afgedrukt. Bepaal of de journalen op datum of op journaaltype gesorteerd moeten worden. Geef aan op de afdruk Staand of Liggend moet worden gemaakt. Geef aan of de Koptekst (met daarin de naam van het rapport, in dit geval Journaal en eventueel het schoollogo) op iedere pagina herhaald moet worden. Voor sommige doeleinden is het mooier om dat niet te doen. Geef aan of de journalen van een nieuwe leerling op een nieuwe pagina moeten beginnen (of dat het anders doorloopt op de pagina van de andere leerling). Geef aan of ieder journaal op een nieuwe pagina moet beginnen. Bepaal of in de kop van de rapportage uitgebreide leerlinginformatie moet worden opgenomen. Dit is actuele leerling informatie van het moment van afdrukken en bevat onder meer extra gegevens over Geboortedatum, Geslacht, Huidige docent(en), Schoolloopbaan en Nationaliteit. De Leeftijd, het Schooljaar en de Huidige groep worden sowieso al getoond. Bepaal of bij ieder journaal uitgebreide journaalinformatie moet worden opgenomen. Dit is informatie van het moment waarop het journaal is opgeslagen en bevat onder meer gegevens over toenmalige Leeftijd, toenmalige Groep, toenmalig Schooljaar en toenmalige Docent(en). De datum en opsteller van het journaal worden sowieso al getoond. Geef aan of de inhoud van het journaal omkaderd moet worden. Dit is een subtiele lijn die de leesbaarheid van de afdruk kan vergroten. 5. Klik op de knop Afdrukken om het afdrukvoorbeeld van deze rapportage te bekijken en af te drukken. U heeft ook de mogelijkheid om de rapportage op te slaan als PDF bestand of om het te e mailen. Let op: U kunt via deze rapportage geen vertrouwelijke journaalregels afdrukken. Lees meer over het afdrukken hiervan in sectie Groepsjournalen Via het hoofdmenu Rapportage Eggo Groepsjournalen kunt u één of meerdere groepsjournalen afdrukken. 1. Geef aan of u leerlingen op basis van groep of leerling wilt selecteren. 2. Selecteer de leerling(en) waarvan u de journaalregels wilt afdrukken. 3. Geef de periode aan waarin de journaalregels gemaakt moeten zijn. Maak eventueel gebruik van de optie Sneldatums. 4. Geef aan welke journaalregeltypes u in de rapportage wilt opnemen. 27

28 5. Bepaal hoe de gegevens gesorteerd (op datum of op journaaltype) moeten worden en of de gegevens van iedere leerling op een aparte pagina moeten worden gezet. 6. Klik op de knop Afdrukken om het rapport in beeld te krijgen. Hierna kunt u kiezen om dit rapport daadwerkelijk af te drukken of om het in een bestand op te slaan. 28

29 3 INSTRUCTIE VOOR GEVORDERDEN EN BEHEER Het reguliere gebruik van EGGO digitaal door docenten (en begeleiders) is beschreven in het vorige hoofdstuk. Soms is het nodig om bepaalde voorbereidingswerkzaamheden uit te voeren. Ook dient u soms zelf groepen of docenten toe te voegen aan het systeem (bijvoorbeeld als dit niet lukt via het importeren van EDEX bestanden). De meest voorkomende handelingen voor beheer en voor gevorderden worden in dit hoofdstuk beschreven. Hiervoor dient u in te loggen als een gebruiker met volledige rechten. De gebruikersnaam hiervoor is Beheerder, het wachtwoord staat in een welkomsbrief die per e mail is verstrekt aan de contactpersoon van uw school met betrekking tot EGGO Digitaal. In sommige situaties is het zelfs nodig om als ApplicatieBeheerder in te loggen. De gebruikersnaam hiervoor is Master, ook dit wachtwoord is gemeld in de hierboven vermelde welkomsbrief. Neem contact op met Unilogic als u deze gegevens niet meer heeft. 3.1 BEHEERDER EN MASTER ACCOUNT Bij de oplevering van EGGO Digitaal zijn er reeds twee accounts voor u beschikbaar. De wachtwoorden zijn via de welkomsbrief aan de contactpersoon van uw school verstrekt. Het gaat om de volgende twee gebruikers: Beheerder. Dit is een gewone gebruiker, net zoals een docent, maar dan met de naam Beheerder en met volledige rechten. Hierdoor kan deze gebruiker bij alle leerlingen kijken en wijzigen en ook eventueel administratieve gegevens aanpassen (al wordt geadviseerd om dat via het importeren van EDEX bestanden te doen, zie volgende paragraaf) Master. Dit is een speciale gebruiker, ook wel de ApplicatieBeheerder genoemd. Deze gebruiker kan op applicatie niveau wijzigingen aanbrengen en heeft geen toegang tot normaal gebruik van EGGO Digitaal. Voor deze gebruiker is ook een speciaal menu beschikbaar. De voornaamste reden om als ApplicatieBeheerder in te loggen is om EDEXbestanden te importeren en eventueel gebruikersaccounts in te stellen of aan te passen. Let op: Wij adviseren om de wachtwoorden van deze twee gebruikersaccounts niet aan te passen, ondanks dat deze wachtwoorden random gegenereerd zijn en dus moeilijk te onthouden. Dat geldt zeker voor het master wachtwoord. Als u dit wachtwoord aanpast en vergeet, kunt u dat zelf niet meer herstellen! 3.2 EDEX BESTANDEN IMPORTEREN U dient in te loggen als ApplicatieBeheerder (Master) Tip: Wij raden af om afwisselend handmatig of via EDEX import leerlinggegevens bij te werken. Maak een keuze om dit ofwel volledig handmatig te doen, ofwel volledig via het importeren van EDEXbestanden. Indien u dit combineert (bijvoorbeeld handmatig als er gedurende het schooljaar één leerling bij komt, en via EDEX import bij het begin van het nieuwe schooljaar) dan heeft dit vaak tot 29

30 gevolg dat leerlingen dubbel in EGGO Digitaal komen te staan. Het mag duidelijk zijn dat het importeren via EDEX bestanden vele malen sneller gaat dan handmatig bijwerken. Uitgevers van schooladministratieprogramma s en educatieve uitgevers in het basisonderwijs maakten begin jaren negentig afspraken over de uitwisseling van administratieve gegevens. Deze afspraak staat bekend onder de naam EDEX, afkorting voor EDucatieve EXport. EDEX beschrijft hoe gegevens over leerlingen, groepen en docenten volgens een vaste indeling opgeslagen kunnen worden. Deze standaard wordt in de praktijk gebruikt voor de uitwisseling van gegevens tussen de schooladministratie en educatieve software of een leerlingvolgsysteem en voor gegevensuitwisseling tussen scholen en andere onderwijsinstanties. (bron: Het importeren van EDEX bestanden is nodig om de gegevens van leerlingen, groepen en docenten snel en eenvoudig in EGGO Digitaal te plaatsen en om te voorkomen dat u hieraan dubbel (invoer) werk heeft. EGGO Digitaal ondersteunt 2 soorten EDEX bestanden. Afhankelijk van het op uw school gebruikte leerlingadministratiesysteem kunt u één of beide varianten exporteren voor gebruik binnen EGGO Digitaal: 1. EDEX 2000 standaard De volgende 4 EDEX bestanden zijn nodig tijdens de import: edexgr(w).txt, voor het importeren van groepen. edexlk(w).txt, voor het importeren van docenten. edexll(w).txt, voor het importeren leerlingen. edexlg(w).txt, voor het koppelen van leerkracht aan de groep. Soms is er nog de keuze tussen type 2 of 3. Kiest u dan voor type EDEXML standaard Hiervoor heeft u een geldig EDEX XML bestand nodig. Let op: Soms worden bij het aanmaken van EDEX bestanden niet alle benodigde gegevens geëxporteerd. Meestal omdat deze gegevens in het administratiepakket niet ingevuld zijn en soms omdat ze niet door uw administratiepakket worden geëxporteerd. Tijdens het importeren zal worden aangegeven welke gegevens zullen worden geïmporteerd. Eventueel niet geïmporteerde gegevens kunt u later nog handmatig toevoegen in EDUscope. U zult dan de ontbrekende gegevens handmatig moeten invoeren. Dit kost uiteraard extra werk. Probeer er dus voor te zorgen dat de EDEX bestanden zo volledig mogelijk zijn. De leerlingen groepsgegevens zijn altijd wel ingevuld. Het gaat dan met name om de gegevens van leraren en de koppelingen tussen leraren en groepen. Bij het importeren van EDEX bestanden is uw administratieprogramma leidend. Zoals de gegevens dáár zijn vermeld, zo worden ze ook naar EDEX geëxporteerd en derhalve ook op die wijze in EGGO Digitaal geïmporteerd. Bij het importeren zullen er nooit gegevens worden verwijderd uit EGGO Digitaal! Ook niet als een leerling niet meer voorkomt in de EDEX bestanden. Verder zorgt de EDEX import ook voor het (ver)plaatsen van leerlingen in de groepen (bijvoorbeeld na een 30

31 schooljaarovergang). U hoeft er alleen maar voor te zorgen dat de EDEX bestanden correct zijn aangemaakt via uw leerlingadministratiesysteem. Tijdens het importeren van de EDEX bestanden zullen ook gebruikersaccounts voor de (nieuwe) docenten worden aangemaakt, waarmee zij kunnen inloggen in het programma. Noteer deze gegevens goed. Tenslotte kan er ook een backup worden gemaakt van de database, om de staat van voor de import vast te leggen. Let op: U kunt zelf een backup maken, echter niet zelf terugplaatsen. Hiervoor dient u contact op te nemen met Unilogic (zie hoofdstuk 7). Houdt u er rekening mee dat het terugplaatsen van deze backup een handeling is waarvoor u contact nodig heeft met Unilogic. Gebruik de backup optie dan ook niet om te experimenteren met de import. 1. In de eerste stap selecteert u enkele algemene instellingen: Ga naar het menu [ApplicatieBeheer Import Importeren Edex] Geef allereerst welke soort EDEX bestanden u wenst te importeren en selecteer daarna de map (in het geval van EDEX 2000) of het bestand (in het geval van EDEX XML) vanwaar u wenst te importeren. Klik hiervoor op de knop met het gele mapje. Geef aan of u gebruikersaccounts wilt aanmaken. Indien u deze optie aanvinkt, zal tijdens de import voor iedere nieuwe leerkracht een gebruikersaccount gecreëerd worden. Na de import kunt u de gegevens van de nieuwe accounts afdrukken. Vink indien gewenst de optie Back up maken aan. Klik op Volgende om naar stap 2 te gaan, 2. In stap 2 kunt u kiezen welke groepen geïmporteerd dienen te worden. Standaard zijn alle groepen geselecteerd. Vink eventueel de niet gewenste groepen uit. - Aan de icoontjes kunt u zien welke handelingen verricht gaan worden: - Toevoegen, er wordt een nieuwe groep, leerling of docent toegevoegd (enkel rood pijltje naar rechts: ) - Wijzigen, gegevens van een groep, leerling of docent worden gewijzigd, bijvoorbeeld een naamswijziging, andere groep voor een leerling of wijzigingen naar aanleiding van een nieuw schooljaar (dubbel oranje pijltje: ) - Koppelen, de gegevens van deze groep, leerling of docent waren al eerder geïmporteerd en er is niets gewijzigd. Bij het importeren zal niets veranderen (dubbel groen pijltje: 31

32 Let op: In EDUscope is het noodzakelijk dat er een schooljaar aanwezig is. Dat kan handmatig worden toegevoegd, maar indien het tijdens het importeren niet aanwezig is, zal het automatisch worden aangemaakt. Het schooljaar uit de EDEX bestanden zal dan worden overgenomen. Als hierin geen schooljaar aanwezig staat vermeld, zal het huidige schooljaar (van het moment van importeren) worden toegevoegd. Klik op Volgende. 3. In stap 3 kunt u de leerlingen die geïmporteerd dienen te worden, selecteren. Er verschijnt eerst een melding waarin staat vermeld hoeveel leerlingen er zullen worden toegevoegd. Controleer goed of de leerlingen die zullen worden toegevoegd (rood pijltje) daadwerkelijk nieuwe leerlingen zijn. Voorkom dat leerlingen dubbel worden toegevoegd (dit zou kunnen gebeuren als in het leerlingadministratiepakket de naam, geboortedatum of geslacht van de leerling is veranderd ten opzicht van de vorige keer dat werd geïmporteerd). Alleen de leerlingen uit de groepen die u in de vorige stap hebt geselecteerd, worden getoond en zijn standaard aangevinkt. Vink eventuele niet te importeren leerlingen uit (hetgeen normaal niet het geval zal zijn). De icoontjes en betekenissen hiervan zijn hetzelfde als bij de groepen in de vorige stap. Een voorbeeld van een eventuele waarschuwing kan zijn dat er een ongeldig tussenvoegsel is gebruikt. Het verdient aanbeveling om de brongegevens eerst aan te passen alvorens verder te gaan. Dit hoeft echter niet persé. 32

33 Klik op Volgende om verder te gaan. 4. In stap 4 selecteert u de docenten die geïmporteerd dienen te worden. Alleen de docenten van de te importeren groepen worden getoond. De icoontjes en betekenissen hiervan en betekenissen zijn hetzelfde als bij de groepen en leerlingen. Docenten worden automatisch aan hun eigen groep(en) gekoppeld, mits deze gegevens aanwezig zijn in de EDEX bestanden, te weten het edexlg(w).txt bestand. Indien dit bestand leeg is worden in stap 4 alle docenten uit het edexlk(w).txt bestand getoond. 5. Klik op Importeren om de EDEX bestanden te importeren. De voortgang van het importeren wordt weergegeven op het scherm. Na het voltooien van de import kunt u ervoor kiezen een rapportage te openen. Indien u Ja klikt, wordt een afdrukvoorbeeld getoond hetgeen u kunt afdrukken. Indien u Nee klikt, kunt u ditzelfde afdrukvoorbeeld tonen door op Afdrukken te klikken. Let op: Denkt u eraan dat indien u gebruikersaccounts heeft laten aanmaken, de gegevens alleen terug te vinden zijn in dit overzicht. Bij het importeren wordt voor nieuwe docenten de gebruikersnaam voorletter.achternaam met wachtwoord welkom aangemaakt. Sla dit overzicht daarom op of druk het af. Indien u de inloggegevens onverhoopt bent vergeten of niet heeft bewaard, kunt u deze altijd opvragen via het menu ApplicatieBeheer Gebruikers en groepen Gebruikersaccounts (eveneens inloggen als ApplicatieBeheerder (gebruikersnaam Master), zie paragraaf 3.7). 6. De EDEX bestanden zijn nu geïmporteerd. Druk op Sluiten om het scherm af te sluiten. 33

34 Indien u correcte en volledige EDEX bestanden heeft gebruikt, heeft u verder geen omkijken naar andere beheersmatige aspecten van EGGO Digitaal. De uitleg in de paragrafen 3.3 tot en met 3.7 heeft u dan niet nodig. De praktijk wijst echter uit dat in sommige situaties de gebruikte EDEX bestanden toch niet zo correct of volledig zijn als zou kunnen. Meestal is dan het edexlg(w).txt bestand leeg (dan kunnen docenten niet automatisch aan groepen worden gekoppeld) en soms is zelfs het edexlk(w).txt bestand leeg (waardoor er überhaupt geen docenten kunnen worden geïmporteerd). Afhankelijk van uw situatie dient u dan de aanwijzingen uit de paragrafen 3.3 tot en met 3.7 te volgen. 3.3 SCHOOLJAAR TOEVOEGEN U wordt geadviseerd om wijzigingen met betrekking tot nieuwe leerlingen of leerlingmutaties te verwerken door middel van het importeren van EDEX bestanden (zie paragraaf 3.2). Hierbij wordt, indien nodig, ook automatisch een nieuw schooljaar toegevoegd. Alleen als u volledig handmatig leerlinggegevens invoert, zult u ook zelf een schooljaar moeten toevoegen. 1. Zorg dat u bent ingelogd als gebruiker met volledige rechten, bijvoorbeeld Beheerder. 2. Ga naar het menu Administratie Scholen Schooljaren. 3. Klik op het groene plusteken om een nieuw schooljaar toe te voegen. 4. Kies het startjaar en de overige gegevens zullen automatisch worden ingevuld. 5. Sla dit op. 3.4 LEERLINGEN TOEVOEGEN OF WIJZIGEN Wij adviseren om wijzigingen met betrekking tot nieuwe leerlingen of leerlingmutaties te verwerken door middel van het importeren van EDEX bestanden (zie paragraaf 3.2). Hierbij worden ook automatisch nieuwe leerlingen toegevoegd of de gegevens van bestaande leerlingen bijgewerkt. Volg onderstaande stappen alleen als u volledig handmatig leerlinggegevens invoert. 1. Zorg dat u bent ingelogd als gebruiker met volledige rechten, bijvoorbeeld Beheerder. 2. Ga naar Menu Administratie (beperkt) Leerlingen Leerlingen 3. Klik op het groene plusteken om een nieuwe leerling toe te voegen. Vul alle verplichte gegevens in, zoals Achternaam, Roepnaam, Voorletters, Geslacht en Geboortedatum. 34

35 4. Vergeet niet om bij het tabblad Inschrijvingen ook een Aanmelddatum EN Inschrijfdatum toe te voegen! Hiertoe klikt u in dit scherm onderaan op de knop Toevoegen. 5. Hierna dient u de leerling ook nog in een groep te plaatsen, hetgeen beschreven is in paragraaf 3.6. Let op: Wij raden af om afwisselend handmatig of via EDEX import leerlinggegevens bij te werken. Maak een keuze om dit ofwel volledig handmatig te doen, ofwel volledig via het importeren van EDEX bestanden. Indien u dit combineert (bijvoorbeeld handmatig als er gedurende het schooljaar één leerling bij komt, en via EDEX import bij het begin van het nieuwe schooljaar) dan heeft dit vaak tot gevolg dat leerlingen dubbel in EGGO Digitaal komen te staan. 3.5 DOCENTEN TOEVOEGEN OF WIJZIGEN U wordt geadviseerd om wijzigingen met betrekking tot nieuwe leerlingen of leerlingmutaties te verwerken door middel van het importeren van EDEX bestanden (zie paragraaf 3.2). Hierbij worden ook automatisch nieuwe docenten toegevoegd en voor hen een gebruikersaccount aangemaakt. Als er echter geen leerkrachten staan in de EDEX bestanden, dient u ze alsnog eenmalig handmatig toe te voegen. U gaat als volgt te werk: 1. Zorg dat u bent ingelogd als gebruiker met volledige rechten, bijvoorbeeld Beheerder. 2. Ga naar Menu Administratie (beperkt) Personeel Docenten 3. Klik op het groene plusteken om een nieuwe leerkracht toe te voegen. Vul alle verplichte gegevens in. 4. Vergeet niet om bij het tabblad Dienstverbanden een begindatum voor het dienstverband in te vullen (anders kunt u voor deze leerkracht geen gebruikersaccount aanmaken) 5. Vergeet niet om docenten ook aan hun eigen groep(en) te koppelen, zie paragraaf GROEPEN TOEVOEGEN OF WIJZIGEN Wij raden aan om wijzigingen met betrekking tot nieuwe leerlingen of leerlingmutaties te verwerken door middel van het importeren van EDEX bestanden (zie paragraaf 3.2). Dan worden ook eventuele nieuwe groepen toegevoegd en (nieuwe) leerlingen worden automatisch in de juiste groep geplaatst. 35

36 Als het edexlg(w).txt bestand correct is gevuld, worden eveneens de docenten gekoppeld aan de juiste groep. Onderstaande stappen hoeft u alleen uit te voeren als u handmatig leerling of docentgegevens heeft ingevoerd of als u groepen anders wilt indelen of zelf andere docenten aan bepaalde groepen wilt koppelen. 1. Zorg dat u bent ingelogd als gebruiker met volledige rechten, bijvoorbeeld Beheerder. 2. Ga naar Menu Administratie (beperkt) Leerlingen Groepen. 3. Selecteer het juiste schooljaar (alhoewel het huidige schooljaar automatisch al wordt geselecteerd). 4. Klik op de knop Toevoegen of Wijzigen om respectievelijk een nieuwe groep toe te voegen of leerlingen of docenten in een bestaande groep te wijzigen. 5. Er verschijnt een nieuw venster met ruimte om de naam van de groep in te vullen of te wijzigen en twee tabbladen. In het tabblad Leerlingen kunt u leerlingen toevoegen of verwijderen uit een groep en hetzelfde geldt voor docenten in het tabblad Docenten. Let op: Docenten kunnen de EGGO kaart invullen bij hun eigen leerlingen, d.w.z. leerlingen uit groepen waaraan zij zijn gekoppeld. U bepaalt hier dus welke docenten bij welke leerlingen de EGGO kaart kunnen invullen. 3.7 GEBRUIKERSACCOUNTS TOEVOEGEN OF WIJIZGEN Ook voor het aanmaken van gebruikersaccounts raden wij aan om dit uit te voeren door middel van het importeren van EDEX bestanden (zie paragraaf 3.2). Voor iedere nieuwe docent wordt automatisch een account aangemaakt, waarbij de gebruikersnaam voorletter.achternaam is en het wachtwoord welkom. 36

37 Als iemand zijn wachtwoord vergeten is of een andere gebruikersnaam wil, dan voert u dat hier ook uit. Voor het gemak worden drie situaties onderscheiden: Een nieuw gebruikersaccount aanmaken 1. Zorg dat u bent ingelogd als ApplicatieBeheerder (Master). 2. Ga naar het menu Inrichten Gebruikers en Groepen Gebruikersaccounts. 3. Klik bovenaan op de groene knop Toevoegen om een nieuw gebruikersaccount aan te maken. Let op: U kunt alleen maar gebruikersaccounts aanmaken voor personen die een dienstverband op een school hebben (zoals uitgelegd bij paragraaf 5). 4. In het tabblad Basis klikt u op de knop Zoeken en hierna weer op de knop Zoeken om een persoon op te zoeken waarvoor u een gebruikersaccount wilt aanmaken. Alleen personen met een dienstverband die nog geen gebruikersaccount hebben, worden hier getoond. 5. Indien u de persoon gevonden heeft, selecteert u deze. 6. Kies een gebruikersnaam (bijvoorbeeld j.devries). 7. Vul tweemaal het wachtwoord in (ter voorkoming van typefouten). Nadat u dit heeft opgeslagen komen bij het wachtwoord meerdere * tekens te staan. Dit gebeurt zodat het niet mogelijk is om aan de hand van het aantal karakters het wachtwoord te kunnen raden. Tip: Gebruikers kunnen zelf het wachtwoord aanpassen via het hoofdmenu Instellingen Wachtwoord wijzigen. Als u een gebruikersaccount aanmaakt, kunt u dus het beste een algemeen wachtwoord kiezen (bijvoorbeeld welkom) en aangeven dat de gebruiker dit zelf aanpast nadat hij/zij voor het eerst heeft ingelogd. 8. Sla het op en het gebruikersaccount is volledig functioneel. U kunt testen of u kunt inloggen en de inloggegevens doorgeven aan de betreffende persoon. Een gebruikersnaam of wachtwoord wijzigen 1. Zorg dat u bent ingelogd als ApplicatieBeheerder (Master). 2. Ga naar het menu Inrichten Gebruikers en Groepen Gebruikersaccounts. 3. Zoek het betreffende gebruikersaccount op. 4. Pas in het tabblad Basis de gebruikersnaam en/of het wachtwoord aan. 5. Sla het op en geef de nieuwe gegevens door aan de betreffende persoon. 37

38 Een gebruiker meer rechten geven Let op: Voor dit alleen uit voor personen die daadwerkelijk meer rechten nodig hebben. Dit dient niet uitgevoerd te worden voor alle docenten. 1. Zorg dat u bent ingelogd als ApplicatieBeheerder (Master). 2. Ga naar het menu Inrichten Gebruikers en Groepen Gebruikersaccounts. 3. Zoek het betreffende gebruikersaccount op. 4. Ga naar het tabblad Dienstverbanden en selecteer het betreffende dienstverband (zorg ervoor dat deze regel blauw wordt en dat het hokje blijft aangevinkt) en klik op de knop Gebruiker dienstverband instellingen. 5. Er verschijnt een nieuw venster. In het tabblad Menu bepaalt u de menu indeling voor deze gebruiker. U versleept de twee gele mapjes aan de rechter kant één voor één naar de linkerkant. 6. Aan de linkerkant verschijnen diverse nieuwe gele mapjes. Versleep vervolgens het gele mapjes EGGO Volledig naar rechts. De mapjes aan de linkerkant verdwijnen hierna allemaal. 38

39 7. Ga vervolgens naar het tabblad Groepslidmaatschap waar u bepaalt welke rechten de gebruiker krijgt (bevestig hier de vraag om de eventuele tussentijds gewijzigde gegevens op te slaan). 8. Vink de optie Volledig aan, om de gebruiker volledige rechten te geven. Bevestig de vraag die gesteld wordt met Ja. 9. Sla de wijziging op en sluit het scherm af (in het tabblad Autorisatie hoeft u niets aan te passen, dit is alleen voor zeer ervaren gebruikers bedoeld). 3.8 JOURNAALREGELTYPES INSTELLEN Het journaal van een leerling wordt gedurende de schoolloopbaan van de leerling stap voor stap opgebouwd. Telkens als er noemenswaardige informatie over de leerling bewaard moet blijven, kunt u dat aanvullen in het journaal. Om het journaal overzichtelijk te houden, bestaat het uit meerdere journaalregels. Telkens als u nieuwe informatie wilt bewaren, voegt u dat toe als een nieuwe journaalregel aan het journaal. Journaalregels kunnen worden ingedeeld in verschillende types. Als u een journaalregel toevoegt, dient u eerst een bepaald type te kiezen. Hierdoor kan er later eenvoudig gezocht of gefilterd worden in de verschillende journaalregels. Standaard zijn er al een aantal journaalregeltypes beschikbaar, zie onderstaande afbeelding: Dit onderdeel is alleen beschikbaar voor een gebruiker die beheerdersrechten heeft (en het menu Inrichten in beeld heeft). U kunt zelf nog extra journaalregeltypes definiëren, bijvoorbeeld rapportbespreking, kindlogboek, etc. Let op: De journaalregeltypes zijn niet alleen te gebruiken voor leerlingjournaalregels maar ook voor groepsjournaalregels (zie sectie 2.10). Houd hier eventueel rekening mee met de indeling van de journaalregeltypes. 39

40 Via dit menu kunt u voorbereiden van welke types er een journaalregel kan worden toegevoegd. Ga als volgt te werk: 1. Selecteer [Journaalregeltypes]. 2. Rechtsklik en kies Toevoegen of klik beneden op Toevoegen. 3. Vul de naam van het nieuwe journaalregeltype. Optioneel kunt u een sjabloon koppelen aan dit nieuwe journaalregeltype. U dient het sjabloon wel van te voren hebben aangemaakt. U kunt ook in een later stadium nog een sjabloon koppelen aan een journaalregeltype, of dit wijzigen. 4. Kies bij Sjabloon het juiste sjabloon (optioneel). 5. Met de optie Actief kunt u aangeven of journaalregeltypes nog gebruikt mogen worden bij het invullen van een journaalregel. U kunt een journaalregeltype namelijk niet meer verwijderen als het al in gebruik is. Als dat type om welke reden dan ook niet meer gebruikt mag worden, kunt u de optie Actief uitvinken. Het is dan wel nog mogelijk om journaalregels van dit type te rapporteren. 6. Klik op Ok. 7. U kunt de weergave volgorde van journaalregeltypes wijzigen. Selecteer een Journaalregeltype en klik vervolgens aan de rechterkant op de pijltjes omhoog of omlaag om de volgorde aan te passen. 8. Gebruik de knoppen Wijzigen of Verwijderen om de naam van journaalregeltypes aan te passen of om ze uit EDUscope te verwijderen. 9. Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen op te slaan. 10. Als de optie Toon sjabloon aanduiding is aangevinkt, ziet u direct aan welke journaalregeltypes een sjabloon is gekoppeld. Dit wordt achter het journaalregeltype aangeduid tussen vierkante haakjes. Tip: U kunt journaalregeltypes categoriseren! Zo kunt u eerst een aantal hoofdcategorieën toevoegen en daaraan subcategorieën. De procedure werkt op dezelfde manier zoals hierboven beschreven. Echter u selecteert nu niet [Journaalregeltypes], maar een journaalregeltype dat u al eerder heeft toegevoegd 40

41 en waaraan u subcategorieën wilt toevoegen. Dit principe kunt u oneindig doorvoeren, alhoewel dat mogelijk onoverzichtelijk zal worden. Het resultaat is dat u bijvoorbeeld eerst een journaalregeltype Gesprekken maakt, met daaraan de subcategorieën Leerlinggesprek en Oudergesprek. 3.9 JOURNAAL SJABLONEN Dit menu toont u een overzicht van alle aanwezige sjablonen. Dit kunnen sjablonen zijn voor onderdelen van het HGA (Handelingsgerichte aanpak, niet beschikbaar voor scholen die alleen EGGO digitaal gebruiken) of voor journalen. Klik op Toevoegen, Wijzigen of Verwijderen om respectievelijke een nieuw sjabloon toe te voegen, een sjabloon te wijzigen of een sjabloon te verwijderen. Zie 3.9 voor meer uitleg over het toevoegen of wijzigen van een sjabloon. Het Importeren... of Exporteren... van sjablonen is alleen zinvol als u EDUscope voor alle scholen binnen een heel bestuur gebruikt. Het invullen van Journalen en HGA s gaat gemakkelijker en intuïtiever als u gebruik maakt van sjablonen. Hierdoor is het mogelijk om als school al van te voren te bepalen welke informatie moet worden ingevuld. Het zorgt bovendien voor extra uniformiteit, maar ook voor extra gemak en snelheid. U kunt één of meerdere sjablonen aanmaken voor ieder journaalregeltype en onderdelen van het HGA (dit laatste is niet voor u van toepassing) Doorloop de volgende stappen: 1. Klik op de knop Toevoegen om een nieuw sjabloon te maken. 2. Vul de naam van het nieuwe sjabloon in. 3. Kies voor welk onderdeel u het sjabloon wilt gebruiken (voor EGGO is dat: Journaalregeltype) 4. Vink de optie Standaard aan, als u wilt dat de inhoud van het sjabloon automatisch moet worden getoond als het betreffende onderdeel wordt ingevuld door de leerkracht of begeleider. 5. Maak het sjabloon in het tekstkader. Maak eventueel gebruik van de diverse opmaak mogelijkheden, zoals tabellen of tekstopmaak. 41