ZIEN!VO HANDLEIDING VOOR APPLICATIEBEHEERDERS

Transcriptie

1

2 ZIEN!VO HANDLEIDING VOOR APPLICATIEBEHEERDERS

3 Inhoudsopgave Inleiding Eerste gebruik Inloggen Wachtwoord wijzigen Uitloggen Accountbeheer Het rechtensysteem van ZIEN!VO Account aanmaken Accounts beheren Accounts verwijderen Koppeling SOMtoday Koppeling aanvragen via SOMtoday support Koppeling instellen in SOMtoday Synchronisatie handmatig uitvoeren vanuit SOMtoday Synchronisatielogboek inzien Specificatie van gesynchroniseerde gegevens Verwerking van de gegevens door ZIEN!VO Handmatige import Magister Leerlingen export/import Medewerkers export/import

4 Inleiding Het expertsysteem ZIEN! in het voorgezet onderwijs is een krachtig instrument om de didactische én pedagogische zorg van de leerlingen in beeld te brengen. ZIEN! ondersteunt in het proces van observeren, begrijpen en handelen. Concrete doelen en handelingssuggesties helpen de docent en/of mentor om de leerling(en) gericht en planmatig te ondersteunen. Met ZIEN! wordt de eerstelijnszorg transparant. Met ZIEN! ontstaat er een gemeenschappelijke taal in het spreken over zorg. Deze handleiding bevat een korte werkinstructie voor het importeren en beheren van de gegevens vanuit Magister en voor het aanmaken van nieuwe accounts. We adviseren de applicatiebeheerders om deze handleiding minstens e e n keer grondig te lezen en goede onderlinge afspraken te maken betreffende het beheer van ZIEN! op uw locatie en (eventueel) de andere locaties van uw instelling. 1

5 1. Eerste gebruik Er is voor u een beheerderaccount aangemaakt. U ontving deze gegevens via . Met het beheerderaccount kunt u de gegevens van uw school beheren: accounts medewerker, leerling, verzorgers, overige betrokkene, medewerkers van de aanleverende school -gegevens beheren (mentor)groepen, vestigingen en zorgperiodes beheren schoolgegevens importeren ZIEN!VO maakt gebruik van rol specifieke accounts. Dit betekent dat u met het beheeraccount enkel de gegevens van de school kan beheren, maar geen vragenlijsten invullen of uitzetten. Daarvoor dient u een tweede account te maken. Om gebruik te maken van ZIEN!VO dient u in te loggen Inloggen Doorloop onderstaande stappen om in te loggen. Het inlogscherm van ZIEN!VO 2

6 1. Ga naar 2. Het inlogscherm wordt getoond 3. Vul uw gegevens in op het inlogscherm 4. Kies uw school uit de dropdown voor instelling 5. Druk op op de knop [ Inloggen ] Door de optie Herinner mij aan te vinken worden gebruikersnaam en instelling onthouden voor een volgende keer dat er ingelogd moet worden, en kunt u het wachtwoord meteen beginnen in te typen. Wanneer u ingelogd bent komt u op het welkomstscherm van ZIEN!VO. Het welkomstscherm van ZIEN!VO voor mentoren Afhankelijk van uw rechten ziet het welkomstscherm er anders uit omdat er meer of minder functionaliteit beschikbaar is. Zo heeft de rol applicatiebeheer alleen toegang tot de beheerschermen. Nadat u voor de eerste keer ingelogd bent met het wachtwoord dat uitgereikt is door ZIEN!VO is het handig om deze te wijzigen naar een wachtwoord dat alleen u kent. 3

7 1.2. Wachtwoord wijzigen U kunt uw wachtwoord wijzigen via het hoofdmenu rechtsboven Wijzig wachtwoord. Lokatie van de optie wijzig wachtwoord en uitloggen U dient uw huidige wachtwoord en het nieuwe wachtwoord in te vullen om dit te wijzigen. Wijzigen van wachtwoord Met de knop [ Wachtwoord wijzigen ] wordt het wachtwoord gewijzigd (maar alleen wanneer het huidige wachtwoord klopt) Uitloggen Uitloggen van de applicatie doet u via het hoofdmenu rechtsboven Uitloggen. Uw sessie wordt dan direct beëindigd en ZIEN!VO toont dan het loginscherm. 4

8 Indien u de optie Herinner mij had aangevinkt, zou uw gebruikersnaam ingevuld moeten zijn en uw instelling geselecteerd. 5

9 2. Accountbeheer De applicatiebeheerder is de enige die accounts aan kan maken binnen de instelling. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe accounts aangemaakt, beheerd en verwijderd kunnen worden Het rechtensysteem van ZIEN!VO Een account kan slechts één rol vervullen. U kunt als applicatiebeheerder alleen accounts beheren en persoonsgegevens van leerlingen, medewerkers, verzorgers, ouders, overige betrokkenen en aanleverende schoolmedewerkers beheren. Om vragenlijsten uit te kunnen zetten en in te vullen als mentor of docent dient u een tweede account te maken voor deze rol Account aanmaken Een account wordt aangemaakt aan de hand van een persoon, dit kan een leerling, een medewerker of een ouder/verzorger zijn. Welkomstscherm voor applicatiebeheerders De gegevens hiervan komen mee met de gegevensimport. Een account wordt als volgt aangemaakt: Beheer Instelling Accounts: 6

10 1. Log in met uw applicatiebeheerder account. 2. Klik op beheer. 3. Klik op het menuitem met tekst Instelling 4. Klik op het submenuitem met tekst Accounts U komt nu op de pagina met een overzicht van alle aanwezige accounts. Accounts overzicht pagina 5. Klik op [ Nieuw account maken voor ]. Een popup verschijnt waar u kunt kiezen uit het maken van accounts voor leerlingen, verzorgers, medewerkers, medewerkers van aanleverende school en overige betrokkenen. 7

11 6. U kiest voor één van de opties. Een pagina verschijnt met daarop de personen zonder account uit de gekozen categorie. 7. U selecteert met de checkboxen voor welke personen u een account wilt aanmaken 8. Met de knop [ Accounts maken ] worden voor deze personen accounts gemaakt en wachtwoorden verzonden naar het geregistreerde adres van de persoon. Het is gewenst dat personen met een account een geldig adres hebben om zo account resets te kunnen uitvoeren en de accountgegevens te kunnen ontvangen. Het is namelijk niet gewenst dat anderen dan de betrokken persoon weten welk wachtwoord bij een account hoort Accounts beheren Op de Accounts beheer pagina (volg stap 1,2 en 3 uit 3.1) worden de accounts weergegeven. Op elke regel vindt u een knop bewerken. Door hier op te klikken kan het account beheerd worden. Op de pagina bewerken kunt u het volgende: 1. Een account actief of inactief maken, een inactief account kan niet gebruikt worden Zet het vinkje aan of uit achter actief 2. Een account blokkeren of deblokkeren, een geblokkeerd account kan niet gebruikt worden. Zet het vinkje aan of uit achter Geblokkeerd 3. Een nieuw wachtwoord genereren Klik op nieuw wachtwoord genereren Er wordt nu een mail verstuurd met het nieuwe wachtwoord, of naar de gebruiker van het account of naar uw eigen mailadres, op het moment dat er geen adres is ingevuld voor de gebruiker Accounts verwijderen Op de Accounts beheer pagina (volg stappen 1 tot en met 4 uit 3.1) worden de accounts weergegeven. Accounts kunnen niet verwijderd worden; in plaats daarvan kunnen ze wel gedeactiveerd worden. Een gedeactiveerd account wordt standaard niet in de tabel getoond. Door de filterinstelling Toon actief van Actief te veranderen in Kies of Niet Actief zijn de inactieve accounts benaderbaar. 8

12 3. Koppeling SOMtoday Indien uw school SOMtoday gebruikt kan er automatisch gesynchroniseerd worden van SOMtoday naar ZIEN!VO. Elke zondagnacht wordt er automatisch een koppeling gelegd tussen SOMtoday en ZIEN!VO waarbij SOMtoday leerling-, mentor- en groepgegevens exporteert naar ZIEN!VO Koppeling aanvragen via SOMtoday support De synchronisatie met ZIEN!VO dient aangesteld te worden door de SOMtoday support. U kunt contact met de helpdesk om dit in te stellen. Wanneer de koppeling aangezet is in SOMtoday dient u in SOMtoday deze koppeling te activeren voor de beoogde vestigingen Koppeling instellen in SOMtoday Het is mogelijk om per vestiging de synchronisatie met ZIEN!VO aan of uit te zetten. Ten eerste dient u een contract te hebben om ZIEN!VO te gebruiken en de koppeling met ZIEN!VO moet aangezet worden. Standaard staat de koppeling voor alle vestigingen uit. U kunt via Beheer Instelling Afgenomen features de koppeling instellen. ZIEN!VO Feature aanzetten Alleen de leerlinggegevens van de vestigingen waarvoor de koppeling is aangezet zullen gesynchroniseerd worden. Dit gebeurt automatisch elk weekend. Daarnaast is het mogelijk om de synchronisatie handmatig te starten Synchronisatie handmatig uitvoeren vanuit SOMtoday Wanneer de koppeling nieuw aangezet is voor een vestiging, of wanneer er (veel) gegevens gewijzigd zijn in SOMtoday, kunt u de synchronisatie met ZIEN!VO handmatig uitvoeren zodat u niet tot na het weekend hoeft te wachten voordat de nieuwe gegevens in ZIEN!VO beschikbaar zijn. 9

13 De koppeling met ZIEN!VO is een zware operatie waarbij veel gegevens tussen beide systemen worden uitgewisseld. Wij raden af om deze synchronisatie vaak te starten en geduld te hebben wanneer deze loopt. U kunt de synchronisatie handmatig starten via Beheer Zorg ZIEN!VO synchronisatie. Door op de knop [ Synchroniseer ] te drukken wordt de koppeling uitgevoerd. Het resultaat van de koppeling kunt u zien in het synchronisatielogboek Synchronisatielogboek inzien Na elke synchronisatie wordt een logboek vastgelegd met daarin het resultaat van de synchronisatie. Wanneer alles goed gegaan is staat er weinig in het logboek: koppeling succesvol. ZIEN!VO Synchronisatie logboek Wanneer er fouten opgetreden zijn staan deze in het logboek. U kunt het logboek inzien via Beheer Zorg ZIEN!VO synchronisatie. ZIEN!VO Synchronisatie resultaat Als er iets niet goed gesynchroniseerd kon worden is per leerling waarbij dit fout gegaan is 10

14 geregistreerd wat niet klopt Specificatie van gesynchroniseerde gegevens De volgende gegevens worden vanuit SOMtoday naar ZIEN!VO gekoppeld. Alleen die leerlingen met een actieve registratie voor het huidige schooljaar en op een vestiging zitten waarvoor de koppeling met ZIEN!VO aan staat worden gesynchroniseerd. Op een vestiging zitten betekent dat de huidige plaatsing van de leerling betrekking heeft op die vestiging Leerling Van elke leerling worden deze basisgegevens gesynchroniseerd met ZIEN!VO: leerlingnummer voornaam voorvoegsel achternaam geboortedatum adres leerjaar uitschrijfdatum opleiding vestiging De gegevens van alle verzorgers van de leerling worden gesynchroniseerd. Daarnaast worden alle mentoren (individuele, eerste en tweede klassenmentor) gesynchroniseerd. De koppeling geschiedt op basis van medewerkernummer en leerlingnummer Verzorger Van elke verzorger worden de volgende gegevens gesynchroniseerd met ZIEN!VO: voorletters voorvoegsel achternaam adres geslacht verzorgernummer (database id van SOM) omschrijving van de relatie tot de leerling of de verzorger post ontvangt 11

15 De koppeling tussen verzorger en leerling wordt gelegd op basis van leerlingnummer en verzorgernummer Medewerker Alleen die medewerkers met een koppeling naar een leerling worden gesynchroniseerd. De volgende gegevens van elke medewerker worden overgezet naar ZIEN!VO. medewerkernummer voornaam voorvoegsel achternaam adres geslacht Verder worden de stamgroepen waarvan de medewerker eerste of tweede mentor is gesynchroniseerd Groep Van een groep wordt alleen de naam gesynchroniseerd Verwerking van de gegevens door ZIEN!VO Eerst wordt de instelling geïdentificeerd op basis van het BRIN nummer uit het bericht. Een instelling in Zien kan meerdere BRIN nummers geregistreerd hebben. Dan worden de leerlingen, verzorgers, medewerkers, de koppelingen tussen leerlingen en medewerkers en de koppelingen tussen leerlingen en verzorgers geïmporteerd. U kunt in SOMtoday het resultaat van de synchronisatie bekijken. Wanneer een synchronisatie mislukt is staat in SOMtoday de reden daarvan Leerlingen synchronisatie De leerling wordt opgehaald op basis van leerlingnummer. Is er nog geen leerling met dat nummer dan wordt er een aangemaakt. De verstuurde gegevens worden over de bestaande gegevens heen gezet: voornaam, achternaam, voorvoegsel, geboortedatum, adres en uitschrijfdatum. Vestiging - leerlingkoppeling De vestiging wordt opgehaald op basis van vestigingsnaam en eventueel aangemaakt als deze nog niet bestond. De leerling wordt gekoppeld aan de vestiging. Opleiding - leerlingkoppeling Wanneer er een opleiding en een leerjaar in het bericht zitten wordt de leerling gekoppeld aan die 12

16 opleiding en het leerjaar van die opleiding gezet. Groep - leerlingkoppeling Elke groep wordt gekoppeld aan de leerling op basis van de groepsnaam. Als er nog geen koppeling met de groep aanwezig is wordt een nieuwe koppeling aangemaakt. Is de groep nog niet aanwezig, dan wordt deze ook toegevoegd. Nadat de leerlingen en de koppelingen tussen de leerling, mentorgroepen en opleidingen opgeslagen zijn worden de verzorgers geïmporteerd Verzorgers synchronisatie De verzorgers worden opgehaald aan de hand van de verzorgernummer. Daar verzorgers in SOMtoday geen expliciet nummer hebben waaraan ze geïdentificeerd kunnen worden wordt hiervoor het unieke nummer uit SOMtoday gebruikt. Als er nog geen verzorger met dat verzorgernummer bekend is wordt een nieuwe verzorger gemaakt. De gegevens vanuit SOMtoday worden over de gegevens in ZIEN!VO gezet en opgslagen. Voor elke koppeling in SOMtoday tussen een verzorger en een leerling wordt ook een koppeling aangemaakt in ZIEN!VO. Hierbij wordt ook opgeslagen of de verzorger post ontvangt Medewerkers synchronisatie Voor elke gesynchroniseerde medewerker wordt bepaald of er al een medewerker aanwezig is, zoniet dan wordt er een nieuwe medewerker aangemaakt. De gegevens uit SOMtoday overschrijven de gegevens in ZIEN!VO. Nadat de medewerkergegevens gesynchroniseerd zijn worden de koppelingen tussen de medewerker en groepen, en medewerker en leerlingen gelegd. Medewerker - groepkoppeling De koppeling tussen medewerker en groep wordt bepaald aan de hand van het medewerkernummer en de groepsnaam. Als er nog geen koppeling is wordt deze aangemaakt. Medewerker - leerlingkoppeling De koppeling tussen medewerker en leerling wordt bepaald aan de hand van het medewerkernummer en het leerlingnummer. Als er nog geen koppeling is wordt deze aangemaakt. Bij de koppeling wordt aangegeven of de relatie tussen de medewerker en de leerling een mentorof docentrelatie is. 13

17 4. Handmatige import Magister De koppeling tussen ZIEN!VO en Magister loopt via een handmatige export vanuit Magister gevolgd door een handmatige import in ZIEN!VO. Er zijn twee export/import stappen om te doorlopen voordat de gegevens in ZIEN!VO staan: eerst het overzetten van de leerlinggegevens, daarna het overzetten van de medewerkergegevens Leerlingen export/import De eerste stap is het exporteren van de gegevens uit Magister in een formaat dat ZIEN!VO kan inlezen Aanmaken van een exportbestand Voor het aanmaken van een exportbestand dient u de volgende twee stappen te doorlopen. Eenmalige aanmaak van de export layout Deze stap hoeft u slechts eenmaal uit te voeren. Kies in het leerlingenoverzicht een basislayout. Gebruik dan de kolomkiezer om de in de tabel genoemde velden beschikbaar te maken. Kolommenkiezer in Magister 14

18 Stamnummer Roepnaam Tussenv Achternaam Geboortedatum Administratieve eenheidklas Berekende ILT Code LeerjaarStudie.Leerfase Klas Vertrekdatum Ouder/verzorger 1 M/VOuder/verzorger 1 Post ouder 1 Ouder/verzorger 1 Voorl.Ouder/verzorger 1 TussenvOuder/verzorger 1 AchternaamOuder/verzorger 1 15

19 Ouder/verzorger 2 M/VOuder/verzorger 2 Post ouder 2 Ouder/verzorger 2 Voorl.Ouder/verzorger 2 TussenvOuder/verzorger 2 AchternaamOuder/verzorger 2 Ouder/verzorger 3 M/VOuder/verzorger 3 Post ouder 3 Ouder/verzorger 3 Voorl.Ouder/verzorger 3 TussenvOuder/verzorger 3 AchternaamOuder/verzorger 3 Mentor 1Klas CodeKlas.Mentor 1 (werk)klas.mentor 1 Mentor 2Klas CodeKlas.Mentor 2 (werk)klas.mentor 2 Persoonlijke mentor CodePersoonlijke mentor (werk)persoonlijke mentor Verwijder overbodige velden uit deze layout. Selecteer de getoonde velden uit de tabel (kost soms wat zoekwerk). Sorteer de velden overeenkomstig de tabelvolgorde. Sla de nieuw samengestelde layout op met een nieuwe naam, bijvoorbeeld: Export ZIENVO. Als er meer personen gebruik moeten maken van deze layout dan kan het handig zijn dat de Magisterbeheerder deze layout algemeen beschikbaar maakt. Nu het template gedefinieerd is kunnen de gegevens geëxporteerd worden vanuit Magister. Maken van een export Om de gegevens uit Magister op te slaan in een bestand volgt u de volgende stappen: Gebruik het leerlingenoverzicht van Magister Kies de zojuist beschreven layout Selecteer de gewenste populatie leerlingen d.m.v. gebruikelijke filteringen (bijv. locatie, studie, klas, leerling) 16

20 Gebruik Export met de optie: Komma gescheiden Tekst Geef het bestand een naam en sla het op Dit bestand kan gebruikt worden om in te lezen in de ZIEN!VO applicatie. Zorg ervoor dat de bestanden altijd alle gegevens bevatten. Koppelingen tussen bijvoorbeeld een leerling en zijn mentorgroep, worden bee indigd als deze niet in het bestand zitten. Dit betekent dat, als u een klas wilt toevoegen, ook alle oude klassen in het bestand moeten worden opgenomen Importeren Magister leerlinggegevens in ZIEN!VO Om de geëxporteerde leerlinggegevens van Magister te kunnen importeren in ZIEN!VO dient u als applicatiebeheerder in te loggen. Daarna komt u via Beheer Instelling Importeren op het scherm waar het overzicht van de geïmporteerde gegevens staat. Beheerscherm voor handmatige imports In de knoppenbalk vindt u de knop "Gegevensbestand importeren". Met die knop komt u op het scherm om een bestand te importeren. 17

21 Beheerscherm voor het inlezen van een importbestand De volgende stappen zijn nodig om de leerlinggegevens vanuit Magister in te lezen in ZIEN!VO: 1. Kies voor Magister 2. Selecteer "Leerling" bij soort gegeven 3. Kies het juiste schooljaar 4. Kies de vestiging waarvoor u de gegevens wilt importeren 5. Met de bestandskiezer navigeert u naar het geëxporteerde bestand en selecteert deze. Met de knop "Bestand inlezen" in de knoppenbalk wordt dan dit bestand naar ZIEN!VO gestuurd en geïmporteerd. Dit duurt lang, er worden vrij veel controles uitgevoerd en in de meeste gevallen gaat het op veel gegevens. Na de import komt u terug op het overzicht scherm waar u het overzicht ziet en eventuele problemen bij het inlezen van het bestand. Importoverzicht In de kolom inleesstatus betekent Succesvol dat alles zonder problemen is ingelezen. Bij Fouten gevonden zijn er fouten opgetreden en dat sommige regels niet ingelezen zijn. Welke regels niet geïmporteerd konden worden is te vinden in de logs. Deze kunt u inzien door op logs inzien te klikken. 18

22 Bij de logs staan drie soorten regels: Fout, Waarschuwing en Info. Bij fout, is de bijbehorende regel niet ingelezen en is de import niet succesvol. Bij waarschuwing, is de regel ingelezen en de import succesvol, kijkt u wel even naar deze waarschuwing. Het regelnummer is erbbij vermeld, zodat u dit in het bestand kan opzoeken. Bij info hoeft u niets anders doen, dan dit ter informatie aan te nemen Medewerkers export/import Het aanmaken van een export met groep-docent-docentcode-plaats is een actie die bij voorkeur gedaan wordt door een roostermaker of administratie medewerker. Het handigst is als vooraf door de centrale beheerder een algemene layout voor de lessen klaargezet wordt. Bijvoorbeeld met de naam Zien-groep-docent. Magister kolommenkiezer voor docent import De werkwijze om de layout te maken werkt als volgt: Open Magister Zorg dat je voldoende rechten hebt voor de volgende acties Kies achtereenvolgens: School Rooster Overzichten Lessen Weergave wisselen Selecteer als layout: docent uitgebreid Gebruik de kolomkiezer en verwijder de overbodige velden, er resteert: Klas/Lesgroep Docent 19

23 Docent.Code Voeg nieuw veld toe: Klas/Lesgroep.Administratieve eenheid Sluit af met Voltooien Sla deze nieuwe layout op als: Zien-groep-docent Exporteer het bestand Stel de layout beschikbaar voor alle gebruikers Het kan handig zijn om d.m.v. filtering overbodige combinaties van docenten te verwijderen. Dat voorkomt vervuiling van de ZIEN!VO database. De keuze volgorde van docent naam Jansen A. of A. Jansen is op schoolniveau gemaakt en kan zo nodig -op beheerniveau- tijdelijk omgewisseld worden. Na deze instelling kan het bestand weer als volgt gemaakt worden: Open Magister Kies achtereenvolgens: School Rooster Overzichten Lessen Weergave wisselen Selecteer layout: Zien-groep-docent Gebruik Export met de optie: Tab gescheiden tekst Geef het bestand een naam en gebruik het voor import in ZIEN!VO Zorg ervoor dat de bestanden altijd alle gegevens bevatten. Koppelingen tussen bijvoorbeeld een leerling en zijn mentorgroep, worden bee indigd als deze niet in het bestand zitten. Dit betekent dat, als u een klas wilt toevoegen, ook alle oude klassen in het bestand moeten worden opgenomen Importeren in ZIEN!VO 1. Log in met uw applicatiebeheerder account 2. Ga naar Beheer Instelling Importeren 3. Klik op de knop [ Gegegevensbestand importeren ] 4. Kies voor Magister bij bronsysteem 5. Selecteer "Groepen" bij soort gegeven 6. Kies het juiste schooljaar 7. Kies de vestiging waarvoor u de gegevens wilt importeren 8. Met de bestandskiezer navigeert u naar het geëxporteerde bestand en selecteert deze. 9. Klik op de knop [ Bestand inlezen ] Het bestand wordt nu ingelezen. Dit duurt lang, er worden vrij veel controles uitgevoerd en in de meeste gevallen gaat het op veel gegevens. 20

24 Als het klaar is komt u weer terecht bij het gegevensimport overzicht en is de import die u net gedaan heeft aan de tabel toegevoegd Importoverzicht In de kolom inleesstatus betekent Succesvol dat alles zonder problemen is ingelezen. Bij Fouten gevonden betekent dit dat er fouten opgetreden zijn en dat sommige regels niet ingelezen zijn. Welke regels dit zijn vindt u in de logs. Deze kunt u inzien door op logs inzien te klikken Logs bekijken Bij de logs staan drie soorten regels: Fout, Waarschuwing en Info. Bij fout is de bijbehorende regel niet ingelezen en is de import niet succesvol. Bij waarschuwing is de regel ingelezen en de import succesvol, kijkt u wel even naar deze waarschuwing. Het regelnummer is erbij vermeld, zodat u dit in het bestand kan opzoeken. Bij info hoeft u niets te doen. 21