Bekwaamheidsdossier - gesprekkencyclus - inrichting

Transcriptie

1 (2) Bekwaamheidsdossier - gesprekkencyclus - inrichting Inhoud: met de inrichting van de gesprekkencyclus houden de verantwoordelijken (P&O en leidinggevenden) overzicht wie in welke fase zit van een cyclus en wanneer een fase eindigt. Tevens zijn aan elke fase onderzoeken en evaluatieformulieren gekoppeld. Een formulier kan op bestuursniveau worden ingericht, maar zal op locatieniveau geactiveerd moeten worden (zie handleiding Formulieren aan- en uitzetten). De fase in een gesprekkencyclus kan door de leidinggevende als filter worden gebruikt om voor een teamlid een evaluatieformulier te selecteren. Inhoud Gevisualiseerd per locatie... 2 Hoe het werkt... 2 Een cyclus inrichten... 2 Periode/fase instellen... 3 Evaluaties en onderzoeken koppelen... 4 Medewerkers indelen in een cyclus... 6 Indelen in gesprekkencyclus door direct leidinggevende... 6 Indelen in de cyclus van nieuwe medewerkers door beheerder... 7 Begindatum wijzigen... 7 Bijlage 1: binnen en buiten de cyclus werken... 8 Hoe wordt dat ingericht?... 8 Bijlage 2: Bekwaamheidsdossier - gesprekkencyclus - nut... 9 Bijlage 3: Vragen over de gesprekkencyclus

2 Gevisualiseerd per locatie Hoe het werkt o Elke cyclus wordt op locatieniveau ingericht. o Afhankelijk van de rechten (op bestuurs-, school- of locatieniveau) kan een applicatiebeheerder cycli inrichten van elke locatie die valt onder een bestuur of een school. o Elke cyclus krijgt een unieke naam. o Elke cyclus bestaat uit een aantal fases. o Elke fase bestaat uit een periode van een x aantal maanden. o Elke medewerker wordt in een fase van een cyclus ingedeeld. o De startdatum kan per medewerker worden vastgesteld. o Een medewerker zit in niet meer dan 1 cyclus. o Als iemand op meerdere locaties werkt, kan hij/zij op elke locatie in een cyclus worden ingedeeld. o Aan het eind van de cyclus gaat men weer naar fase 1 van de cyclus of men gaat naar fase 1 van een volgende cyclus. Een cyclus inrichten Ga voor de inrichting naar het menu-item Gesprekkencyclus inrichten, selecteer een locatie en klik op [Filter] om de cycli van een locatie te zien of in de richten. 2

3 Om een nieuwe cyclus aan te maken: selecteer een locatie waarvoor de nieuwe cyclus wordt ingericht, klik op de groene knop [Maak aan], dan verschijnt onderstaand scherm: Geef de cyclus een naam, vul de toelichting in en klik op [Opslaan]. Als iemand 4 cycli inricht, dan zou dit een overzicht kunnen zijn: Periode/fase instellen Om fases in te stellen: klik op het potloodje dat voor de naam van een cyclus staat om een cyclus in te richten dan wel te bewerken. Het scherm kent vijf opties: 3

4 1. Aanpassen van de naam of de toelichting. (Klik op [Pas aan].) 2. De mogelijkheid om de Opvolging van de cyclus aan te geven, dat wil zeggen naar welke andere cyclus de personen aan het eind van deze cyclus worden overgezet. (Klik op [Pas aan].) 3. De mogelijkheid een cyclus te archiveren. (Klik op [Pas aan].) 4. Daaronder staat de knop [Nieuwe periode]. 5. De optie om door middel van een vinkje de gearchiveerde periodes te bekijken. Klik op [Nieuwe periode] om een nieuwe periode (fase) in te richten: Geef de fase een naam, voer aantal maanden in en de volgorde. Bij Volgorde van de cyclus verschijnt Eerste. Klik op [Maak aan] en voeg de volgende fase toe: Geef bij Volgorde van de cyclus aan dat deze fase volgt op na Start (= naam die is gegeven aan de eerste fase). Klik op [Maak aan] en voeg de derde fase/periode toe: Evaluaties en onderzoeken koppelen Om evaluaties en onderzoeken te koppelen aan een fase, klik op het potloodje voor een fase en koppel evaluatieformulieren en onderzoekstemplates aan de fase door die aan te vinken in de lijst. Klik voor elk op [Voeg toe]. 4

5 Opties: o Een periode kan worden verwijderd met de knop [Verwijderen]. o Met het potloodje kan de periode worden aangepast. o Met het rode kruisje kan het onderzoek / formulier worden verwijderd. Het overzicht toont de gemaakte keuzes: Als een leidinggevende een formulier wil activeren voor een teamlid kan hij/zij kiezen voor [Zet formulier uit voor cyclus]: 5

6 Medewerkers indelen in een cyclus Ga naar Teams beheren en klik op teams inrichten bij een team: Een aantal docenten is ingedeeld in een gesprekkencyclus en een periode en er is een einddatum. Klik op het potloodje om Docent Citrien in te delen: Hier kan de cyclus gekozen worden (Nieuwe docenten, senioren etc) en de periode. Ook de startdatum kan worden opgegeven (zie bovenstaand voorbeeld). Indelen in gesprekkencyclus door direct leidinggevende een direct leidinggevende kan een nieuw teamlid ook toevoegen aan een fase in een cyclus: 6

7 Klik op Cyclus starten en deel een docent in: Indelen in de cyclus van nieuwe medewerkers door beheerder Iemand die het recht heeft om teams in te richten, beschikt automatisch over het recht Eenvoudig cyclus toewijzen. Maar men kan dit recht ook apart activeren (via Autorisatie). Met deze optie krijgt de gebruiker een scherm te zien met alle teamleden die geen cyclus hebben in dat betreffende team. (grote lijst). Begindatum wijzigen Kies voor [Verwijder uit periode], dan wordt het teamlid uit de cyclus verwijderd en kan deze opnieuw ingedeeld worden zoals hierboven uitgelegd. 7

8 Bijlage 1: binnen en buiten de cyclus werken Stel er wordt gekozen voor deze opzet: In de gesprekkencyclus Alleen wat verplicht is binnen een fase van de cyclus, zoals beoordelingsformulier of voortgangsgesprek Buiten de cyclus Wat in elke fase gebruikt kan worden. In dat geval heeft men twee opties als men een evaluatie wil activeren: Pagina Evaluaties Activeren: Pagina Evaluaties in Bekwaamheidsdossier: Hoe wordt dat ingericht? Stap 1: Kopieer/richt het formulier in. Stap 2: Zet het formulier aan bij Formulieren aan- en uitzetten. Stap 3: Koppel het formulier aan een fase van een cyclus, bv Doelstellingen bij de Ontwikkelingsfase. Stap 4: Deactiveer het aan een fase gekoppelde formulier. (dan worden het niet getoond in de algemene lijst). 8

9 Bijlage 2: Bekwaamheidsdossier - gesprekkencyclus - nut Met de gesprekkencyclus heeft de direct leidinggevende, P&O, kwaliteitsmedewerker inzicht en overzicht in welke fase van de gesprekkencyclus elke medewerker zich bevindt. Formulieren en onderzoekstemplates kunnen gekoppeld worden, zodat iedereen binnen de organisatie weet welke formulieren en onderzoeken wanneer worden ingezet. Er kan gecombineerd worden met wat MOET (is gekoppeld aan de gesprekkencyclus) en wat MAG (kan men vrij kiezen en is niet gekoppeld aan de cyclus). Stel, 45 docenten verdeeld over 3 teams. De teams bestaan uit 3 groepen: ervaren medewerkers, nieuwe docenten en senioren. De gesprekkencyclus voor nieuwe docenten bestaat uit 3 periodes van 4 maanden, die van ervaren docenten 3 periodes van 1 jaar en voor senioren 3 periodes van 6 jaar. Of, elk team bestaat uit 15 medewerkers. In team 1 beginnen in het nieuwe schooljaar 3 medewerkers aan een nieuwe cyclus (startgesprek), 7 gaan naar periode/fase 2 (voortgangsgesprek) en 5 beginnen aan de evaluatie. In team 2 en 3 is dat ook willekeurig verdeeld. Of, uw school besluit om medewerkers 1 keer in de 3 jaar, in de eerste fase, door een a-selecte steekproef te laten evalueren door leerlingen. In fase 2 visiteren collega s elkaar. In fase 3 doet de medewerker zelf een voorstel hoe zijn ontwikkeldoelen geëvalueerd worden. Medewerkers Cyclus Fase Team Duur cyclus Onderzoek Formulier Jan Ervaren Voortgangsgesprek Team Onderbouw 3 jaar, 3*1 jr eigen meting Lesobservatie Bert Ervaren Evaluatie Team Onderbouw 3 jaar, 3*1 jr Evaluatieformulier Cornee Nieuw Startgesprek Team Bovenbouw 1 jaar, 3*4 mnd CW Docent door leerling Doelstellingenformulier Hassan Senior Startgesprek Team Bovenbouw Doelstellingenformulier Bilal Nieuw Startgesprek Team Bovenbouw CW Docent door leerling Doelstellingenformulier Desiree Ervaren Voortgangsgesprek Team Onderbouw 3 jaar, 3*1 jr eigen meting Lesobservatie Emiel Senior Voortgangsgesprek Team Bovenbouw 6 jaar, 3 * 2 jaar Lesobservatie Janny Ervaren Startgesprek Team Onderbouw CW Docent door leerling Doelstellingenformulier enz Met de planningstool heeft iedereen grip op deze processen. De kwaliteitsmedewerker die de vragenlijst klaarzet hoeft de medewerkers niet bij elkaar te sprokkelen. Medewerkers en direct leidinggevenden activeren de juiste formulieren. Het grote gemak van de inrichting is dat iemand 1 keer ingedeeld wordt, daarna schuift diegene vanzelf door naar de volgende periode/fase. Men kan meerdere cycli maken en het einde van de ene cyclus aan laten sluiten op het begin van de andere. Het enige wat moet gebeuren is iemand indelen, de rest verloopt vanzelf. 9

10 Bijlage 3: Vragen over de gesprekkencyclus Wij hebben een koppeling met AFAS en we gebruiken de gesprekkencyclus. Voor het evalueren van docenten door leerlingen was het gebruikelijk dat teamleiders aan de kwaliteitsmedewerker een lijstje aanleverden van docenten die geëvalueerd moesten worden. Daar maakte ik dan een team van en dat team gebruikte ik tijdelijk voor Groepen Genereren. Waarom kan dat niet meer? Bij een koppeling met AFAS zijn teams niet meer aanpasbaar. AFAS is leidend en als men dan ook handmatig teams gaat aanpassen, kan men ook rommelen met rechten en dergelijke. Tweede antwoord is, dat als je gebruikmaakt van de gesprekkencyclus, er intern wordt afgesproken in elke fase van de cyclus een centraal aangestuurde evaluatie van CW Docent door leerling wordt ingezet. Dat is zeker erg belangrijk om goede, statistisch onderbouwde resultaten te verzamelen over de didactische kwaliteit van de school. In onze optiek wordt dat onderzoek in de startfase uitgezet, als begin van een ontwikkeltraject. Daarna kan de docent zelf bepaalde aspecten van die ontwikkeling monitoren bij de klassen waaraan hij/zij lesgeeft. Zie daarvoor de uitleg als je inlogt in / Help / Toelichting / Inspiratiebrief 1 Kwaliteitscholen systeem kwaliteitszorg inrichten. 10