2. Het proces De handleiding is opeenvolgend opgebouwd in de logisch te volgen stappen:

Transcriptie

1 Handleiding STKKR 1. Introductie STKKR is een eenvoudig te gebruiken clouddienst waarmee middels de AFAS Get- en UpdateConnectoren gegevens opgehaald, bewerkt en, eventueel aan de hand van filters, teruggestuurd kunnen worden. Dit alles met zelf te bepalen intervallen zonder dat hiervoor geprogrammeerd hoeft te worden! 2. Het proces De handleiding is opeenvolgend opgebouwd in de logisch te volgen stappen: 1. AFAS getconnector aanmaken 2. AppConnector aanmaken 3. Token genereren en koppelen in STKKR 4. Stkkr maken in STKKR 5. Testen. 3. AFAS 3.1. GetConnector 1. Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Beheer / GetConnector. 2. Klik op: Nieuw. 3. Bepaal of je een GetConnector wilt baseren op een gegevensverzameling, of een andere GetConnector. 4. Selecteer de gegevensverzameling of de GetConnector.

2 5. Klik op: Volgende. 6. Vul de omschrijving in. 7. Klik op: Volgende. 8. Vul de externe naam bij Naam in. 9. Dit is de naam die gebruikt wordt om de GetConnector aan te roepen. 10. Klik op: Gegevens. 11. Bevestig het opslaan van de gegevens als Profit hierom vraagt. 12. Je kunt nu de gegevensverzameling bewerken (velden toevoegen of verwijderen, een vast filter instellen, het resultaat controleren). 13. Klik op: Volgende.

3 Let op: Je kunt nu een filter vastleggen, zie de aparte toelichting. Wij raden het gebruik van filters sterk aan, omdat je dan minder records ophaalt met de GetConnector. Hierdoor verbetert de performance van zowel Profit als de externe applicatie. 14. Klik op: Volgende. 15. Klik op: Voorbeeld. 16. Je ziet nu een voorbeeld van records die via de GetConnector kunnen worden opgehaald. 17. Klik op het aantal om het aantal records te zien. Dit zijn de records die met de GetConnector opgehaald worden, als je deze nu zou uitvoeren. 18. Klik op: Voltooien. 19. Je ziet de velden die in de GetConnector zijn opgenomen. 20. Klik op: Voltooien.

4 3.2. AppConnector Je voegt een app connector toe waarmee een externe toepassing gegevens kan uitwisselen met Profit. Een nieuwe app connector wordt automatisch geblokkeerd, zodat je de inrichting kunt voltooien zonder dat de app connector kan worden gebruikt. App connector toevoegen: 1. Ga naar: Algemeen / Beheer / App connector. 2. Klik op: Nieuw. 3. Vul de omschrijving in. Gebruik de omschrijving die bij externe gebruikers van de app bekend is. Als een gebruiker een token aanvraagt, krijgt hij namelijk een bericht met een OTP (one time password). In het onderwerp van het bericht wordt ook de omschrijving van de app connector gebruikt. 4. Selecteer een gebruikersgroep bij Gebruikersgroep. 5. Klik op: Voltooien. De eigenschappen van de app connector worden geopend. 6. Ga naar het tabblad: GetConnectoren. a. Klik op: Nieuw. b. Vink de GetConnectoren aan die via de app gebruikt mogen worden. c. Klik op: Voltooien.

5 7. Ga naar het tabblad: UpdateConnectoren. a. Klik op: Nieuw. b. Vink de UpdateConnectoren aan die via de app gebruikt mogen worden. c. Klik op: Voltooien. 8. Ga naar het tabblad: Connectoren. a. Op dit tabblad kun je speciale connectoren toevoegen. De meestgebruikte is AppConnectorSubject, deze is nodig voor het openen van bijlagen bij dossieritems. 9. Ga naar het tabblad: Algemeen. 10. Vink Geblokkeerd uit, als je de app connector in gebruik wilt nemen. 11. Ga naar het tabblad: Gebruikerstokens. a. Klik op: Nieuw. 12. Selecteer de gebruiker. 13. Vul de omschrijving in. 14. Klik op: Volgende. 15. Klik op: Kopieer. Met deze actie kopieer je de token naar het Klembord. De token heb je straks nodig in STKKR Let op: Na het voltooien van de wizard kun je de token niet meer raadplegen via Profit. Als de token niet bekend is, dan moet je de oude token verwijderen en een nieuwe token toevoegen. 16. Klik op: Voltooien.

6 4. STKKR basisbeginselen 4.1. Account aanmaken Een STKKR account kun je als organisatie zelf aanmaken. Zorg ervoor dat jij als organisatie zelf het account aanmaakt en laat dit niet door een (externe) consultancy-partij beheren. 1. Ga naar 2. Voer een deel van jouw organisatienaam in. STKKR kijkt vervolgens in de KVKdatabase voor overeenkomstige organisaties. 3. Vul alle gegevens compleet in. Wil je STKKR nog even proberen? Start dan het trial account! 4. Kies registreren om het account aan te maken 4.2. Token toevoegen Na het registeren zal STKKR direct openen. Ben je nog niet ingelogd? Log dan eerst even in. 1. Kies in de menubalk voor Tokens 2. Kies Token toevoegen indien je een nieuwe token wilt toevoegen 3. Vul de velden compleet in: a. Omschrijving: Een logische omschrijving, bijvoorbeeld de omgevingsnaam in AFAS b. AFAS online: Heb je AFAS online? Laat dan dit vinkje aan, werk je onpremise? Vink dit veld dan uit en vul jullie eigen AppConnector URL in. c. AFSA online deelnemersnummer: Vul de cijfers in van jullie omgevingsnaam. (12345AA = 12345)

7 d. Token: Plak hier de token die is gemaakt in AFAS 4. Test de token, bij goed resultaat zie je een voorbeeld van alle get en updateconnectoren die zijn toegevoegd. 5. Kies Token opslaan om de token op te slaan.

8 4.3. STKKR maken Voor het maken van een STKKR is het noodzakelijk dat je tenminste één getconnector en updateconnector hebt. 1. Kies in de menubalk voor Stkkrs 2. Kies Stkkr toevoegen 3. Vul de waarden in: a. Naam: Vul een logische naam in b. Connectortype: Maak een keuze (meest gekozen is GetConnector) c. Hoe vaak : Zet hier neer hoe vaak de Stkkr moet draaien. Bij een nieuwe Stkkr kies je voor handmatig. Je kunt hem dan straks makkelijk testen d. Selecteer token: Kies hier de token die je wilt gebruiken. 4. Kies STKKR opslaan 5. Selecteer de GetConnector die je wilt gebruiken als bron

9 6. Kies door naar volgende stap 7. Je krijgt nu een overzicht te zien van de resultaten uit de GetConnector. Je kunt direct door naar de volgende stap of nog wat zaken uitbreiden: a. Filters: Je kunt filteren in de getconnector. Het filteren werkt hetzelfde als in AFAS. b. Unieke kenmerken: Je kunt op unieke kenmerken uniekheid laten bepalen. De unieke combinatie van gekozen kolommen mag maar één keer voorkomen. De functionaliteit is dezelfde als bij signaaldefinities in AFAS. Let op: In de praktijk heb je deze filter en uniekheids-kenmerken zelden nodig. 8. Kies door naar volgende stap 9. Vul de waarden in a. UpdateConnector: Kies de updateconnector die je wilt aanroepen b. Type: Selecteer wat je wilt doen in de updateconnector c. En door: Deze functionaliteit kun je gebruiken om na het uitvoeren van deze Stkkr automatisch de volgende Stkkr uit te laten voeren. Let op: Dit gebeurt alleen als er geen fouten optreden en er tenminste 1 regel wordt verwerkt.

10 10. Kies door naar volgende stap 11. Koppel nu de velden aan de updateconnector velden. a. De verplichte velden worden door AFAS overgenomen en dikgedrukt weergegeven. We merken in de praktijk dat niet alles verplicht is wat AFAS aangeeft b. De referentiecode (primary key) wordt aangegeven met een * c. Je koppelt een veld door erop te gaan staan. Vervolgens kun je een waarde overnemen uit de GetConnector door erop te klikken.

11 d. Je kunt ook een vaste waarde opgeven e. Je kunt ook wiskundige formules gebruiken f. Kun je een veld niet snel vinden? Gebruik dan de zoekoptie bovenin! 12. Alle velden gekoppeld? Kies dan onderin voor Klaar! 4.4. STKKR testen Wanneer de STKKR is gemaakt kun je deze gaan testen. Mogelijk levert de UpdateConnector van AFAS een foutmelding terug; bijvoorbeeld omdat je een veld vergeten bent te vullen. 1. Kies in de menubalk voor Stkkrs 2. Kies het afspeelicoontje bij de STKKR die je wilt proberen.

12 3. De taak is nu in de taakplanner geplaatst. Afhankelijk van de grootte van de get en updateconnector en de drukte bij AFAS duurt dit enkele seconden tot enkele minuten. Je kunt met de vernieuw toets (F5) kijken hoe ver deze is. 4. Gelukt? Mooi dan ben je klaar en kun je de taak inplannen! 5. Niet alle regels gelukt? Dan is er wat mislukt! Klik op het oogje achter de regel om te kijken wat er mis is. De foutmelding komt rechtstreeks terug van AFAS. a. In sommige gevallen is de fout heel helder. Los deze dan op. b. Soms komt er een foutcode mee terug. Deze foutcode kun je terugvinden in het logboek van AFAS. c. Kom je er niet uit, en wil je hulp? Vraag jouw consultant (AFAS of AFAS Partner) dan om mee te kijken Taakplanner Iedere Stkkr kun je plannen. Van eenmaal per maand tot iedere 5 minuten. Het kiezen van de juiste interval is eenvoudig! Bepaal hoe vaak je de data écht nodig hebt. 1. Kies in de menubalk voor Stkkrs 2. Kies het bewerkicoontje bij de Stkkr die je wilt proberen.

13 3. Stel de interval in: Bepaal eventueel de starttijd en bepaal de dagen waarop deze gedraaid dient te worden. 4. Kies opslaan 4.6. Gebruikers beheren Binnen STKKR onderscheiden we twee rollen. 1. Beheerder: Deze mag alles 2. Gebruiker: Deze mag alles behalve gebruikers beheren Wil je een collega toevoegen, dan kun je deze toevoegen als nieuwe gebruiker. Wil je jouw consultant toevoegen, dan voeg je deze toe op het reeds bekende mailadres. Jullie organisatie komt dan ook beschikbaar voor hem. Een consultant geef je normaliter gebruikers rechten. 1. Kies in de menubalk voor Gebruikers 2. Kies gebruiker toevoegen

14 3. Vul de gegevens in: 4. Kies gebruiker verwerken 5. De gebruiker krijgt vervolgens een welkomst vanuit STKKR Wil je jouw wachtwoord wijzigen? Gebruik dan de wachtwoord vergeten optie: app.stkkr.nl/password/reset