Gebruikersvriendelijke beheer van bestanden in SharePoint

Transcriptie

1 #1 Oplossing wereldwijd. Bewezen in omgvangrijke omgevingen 100+ en gebruikers. GeONE is uw partner voor SharePoint Informatie Management. GeONE levert het volledige pakket aan SharePoint toepassingen en services: Gebruiksvriendelijk beheer van documenten en berichten in SharePoint. Snelle performance door slimme architectuur en eigen webservice. Verregaande integratie met Outlook, voor drag en drop naar SharePoint. Integratie met Word, Excel, PowerPoint en Adobe voor consistente opslag van metadata voor het effectief terugvinden van opgeslagen informatie. Eenvoudige navigatie door uw gehele SharePoint omgeving dankzij de boomstructuur. Document Management. Projectportaal. SharePoint installatie en configuratie. On Premise en in de cloud. Workflow/Proces Management. Compliance/archivering. Tablet toepassingen. Verhoogt gebruikersacceptatie van SharePoint: de gebruiker centraal De basis van het Document Management Framework (DMF) wordt gevormd door een boomstructuur van uw SharePoint omgeving. De herkenbaarheid en de eenvoud in gebruik resulteert in een uitzonderlijk hoge gebruikersacceptatie en succesvolle implementaties van uw SharePoint omgeving. De boomstructuur wordt direct beschikbaar gesteld in: Microsoft Outlook; Microsoft Word; Microsoft Excel; Microsoft PowerPoint; Microsoft Windows; Adobe Reader; Een boomstructuur van uw SharePoint omgeving. Beschikbaar in de bekende Op deze manier blijft DMF dicht bij de beleving van de gebruiker en is de drempel om SharePoint te gebruiken zeer laag en eenvoudig. applicaties om snel bestanden op te slaan en terug te vinden.

2 Gebruikers binnen omvangrijke Microsoft SharePoint omgevingen zullen de manier waarop DMF navigeert enorm waarderen, door de overzichtelijke manier van presenteren is het namelijk zeer eenvoudig de gewenste site, bibliotheek, document of ander bestand te vinden. De werking van de boomstructuur is vergelijkbaar met Windows Explorer, inclusief alle Document Management functionaliteiten in SharePoint. Vervang uw gedeelde netwerkschijf voor een veilige en gebruikersvriendelijke oplossing Documenten die in Microsoft SharePoint zijn opgeslagen kunnen worden gekopieerd, verplaatst en verwijderd door gebruik te maken van de standaard Windows methodes. De inzet van DMF in combinatie met SharePoint is een uitstekend startpunt om de gedeelde netwerkschijven te vervangen. Door de herkenbaarheid en eenvoud zal de gebruiker niet snel teruggrijpen op de oude De boomstructuur houdt uiteraard volledig rekening met de autorisaties op site-, bibliotheek- of documentniveau. gewoonten. Let op dat het 1 op 1 kopiëren van de structuur van de gedeelde netwerkschijf in SharePoint in een later stadium tot onverwachte problemen zal leiden. GeONE kan u adviseren en met behulp van best practices een optimaal ontwerp aanbieden voor uw SharePoint omgeving. Ook kunnen meerdere bestanden vanaf het bureaublad worden verplaatst naar Microsoft SharePoint.

3 De gehele SharePoint DM omgeving is beschikbaar binnen Outlook. Tevens kunnen direct berichten en/of bijlagen door middel van drag and drop worden opgeslagen in SharePoint. Opslaan berichten direct vanuit Outlook Alle SharePoint functionaliteiten beschikbaar in één interface: Outlook DMF maakt het mogelijk om binnen Outlook één of meerdere bericht(en) en/of bijlage(n) op te slaan naar SharePoint door deze simpelweg te slepen naar de boomstructuur. De volledige boomstructuur is beschikbaar binnen Outlook. Wanneer in de boomstructuur wordt geklikt op een documentbibliotheek worden alle hierin opgeslagen berichten en andere bestanden zichtbaar. Uiteraard zijn ook alle DM functionaliteiten DMF wijst aan elk Outlook bericht een unieke bestandsnaam toe, wanneer deze wordt opgeslagen in SharePoint. Standaard wordt de bestandsnaam gebaseerd op afzender, verzonden datum/tijd en het onderwerp. beschikbaar. Krachtige ondersteuning van bijlagen DMF slaat Outlook berichten automatisch op als *.MSG bestanden. Opgeslagen berichten zullen De persoonlijke mailboxen kunnen op deze manier worden vervangen, de belangrijke informatie in e- exact worden geopend, zoals deze zijn opgeslagen, inclusief de bijlagen. mailberichten kan gedeeld worden en verdwijnt niet wanneer een medewerker een organisatie verlaat.

4 Ooit een bijlage van een bericht apart willen opslaan in SharePoint of een bestand uit SharePoint willen toevoegen aan een uitgaande ? Zonder DMF vereist dit vaak de opslag van kopieën van bestanden. DMF maakt het verplaatsen van bijlagen van en naar SharePoint zeer eenvoudig. Bijlagen in een Outlook bericht kunnen bovendien als verwijzing worden toegevoegd om opslagruimte te besparen. Geschikt voor omvangrijke omgevingen De boomstructuur maakt het navigeren door omvangrijke SharePoint omgevingen eenvoudig en efficiënt. Uniek is de mogelijkheid om te filteren binnen site collecties en site structuren om de juiste sites en bibliotheken te benaderen. Bovendien kunnen zoekacties uitgevoerd worden binnen de DMF boomstructuur, zodat de juiste site of bibliotheek gevonden kan worden zonder dat de exacte locatie bekend is. Uniek zijn de diverse zoek- en filter-mogelijkheden binnen de boomstructuur, om binnen omvangrijke omgevingen de juiste site of bibliotheek te vinden. Efficiënt zoeken door eenduidige opslag metadata DMF beschikt over een uitgebreide zoekfunctionaliteit. De geavanceerde DMF zoekschermen maken het mogelijk om te zoeken op basis van sleutelwoorden en metadata. Het is mogelijk diverse zoekopdrachten op te slaan.

5 Schrijf u nu in voo r de nieu ws br ief Uitgebreide zoek-mogelijkheden in DMF. Hiervoor wordt de Search Engine van SharePoint gebruikt. Tevens kan de FAST MEER INFO R MATIE OF EEN DEMO NEEM CONTA CT OP: Search Engine worden gebruikt. Performance Systeemvereisten GeONE B.V. Soesterbergsestraat MD Soest The Netherlands T + 31 (0) E info@geone.nl I De prestaties bij het opslaan en navigeren via DMF zijn uitstekend en hebben zich bewezen in zeer omvangrijke omgevingen. Door het toepassen van slimme technologieën (eigen webservice) en een uitgekiende architectuur wordt de benodigde bandbreedte tot een minimum beperkt. DMF is gebaseerd op.net Web services en XML technologie om een integratie van Microsoft Office en Windows met Microsoft SharePoint mogelijk te maken Werkstation: DMF Client Microsoft Office 2007, 2010 en Microsoft.Net Framework Server: DMF web service Windows Server met Office SharePoint Server 2010 of SharePoint Foundation 2010 SharePoint 2013 Server of Foundation Office 365 (SharePoint online) Database: Microsoft SQL Server moet zijn geïnstalleerd of toegankelijk zijn vanaf de SharePoint Server V e r s i e