Alfresco Document Management 100% Open Source

Transcriptie

1 Alfresco Document Management 100% Open Source Alfresco Document Man agement Of u nu uw organisatie effectiever wilt maken, uw klanten beter wilt bedienen of intern een betere onderlinge samenwerking wilt bereiken, een krachtig documenten beheer systeem is hoe dan ook een essentieel gereedschap binnen iedere organisatie. Tegenwoordig eisen gebruikers een eenvoudig op hun wensen in te stellen en te configureren applicatie terwijl bedrijven juist schaalbare, robuuste en sterk te controleren systemen willen. Alfresco biedt het bedrijfsleven een toonaangevend open source document management systeem waarmee eenvoudig documenten kunnen worden opgeslagen, gevonden en gedeeld. Alfresco heeft vele functies zoals een levenscyclus die gekoppeld kan worden aan documenten. Traditionele documenten beheer Uit traditie is traditionele documenten beheer een voor slechts enkele beheerders toegankelijk archief. Typerend voor dergelijke systemen is dat deze specifiek ontwikkeld worden als grote, vaak complexe, gesloten, systemen voor organisaties. Dit zorgt er voor dat dergelijke systemen: veelal ingewikkeld zijn in gebruik; duur zijn; slechts 5% van de gebruikers het systeem uiteindelijk actief gebruikt. De keuze voor een complex, robuust of juist een eenvoudig te gebruiken systeem waarbij mogelijk essentiële en vanzelfsprekende opties ontbreken zorgt er voor dat maar weinig gebruikers het systeem gebruiken. Deze vallen vervolgens terug op herkenbare systemen. De systemen waarmee gebruikers over het algemeen bekend mee zijn zijn: gedeelde netwerkschijven voor het opslaan van documenten; voor communicatie en samenwerking; Google als zoekmachine; Yahoo- voor categorisering van informatie; mappenstructuren en inhoud voor project plannen. 1/5

2 Alfresco documenten beheer Alfresco biedt een documenten beheer systeem met herkenbare interfaces om zo een snelle acceptatie van eindgebruikers te garanderen, resulterend in een veel hoger percentage van actieve en tevreden eindgebruikers dankzij herkenbare mogelijkheden zoals: Virtual File System vervangt de gedeelde netwerkopslag maar heeft dezelfde herkenbare interface; Regels automatiseer processen en de werking van plug-ins dankzij het opstellen van regels zoals binnen bekende programma s; Herkenbare zoek interactie zoals Google Zoek direct via browsers zoals Firefox en Internet Explorer 7; Herkenbare gerelateerde browsing zoals Yahoo automatisch het uitlezen van metadata en een daaruit volgende categorisering van informatie; Smartspaces vanuit ervaring (best practice) ingerichte 'ruimtes' voor onderlinge samenwerking; Een duidelijke levenscyclus voor documenten. Bijdrage n van content Virtual File System maakt ECM (Enterprise Content Management) net zo eenvoudig als een gedeelde netwerkschijf; CIFS Briefcase synchronisatie en ondersteuning; Portal Access JSR-168. Categorisering van content Automatisch uitlezen van meta-data en categorisering via alle interfaces. Geavanceerd zoeken Open Search via Firefox of IE7 binnen verscheidene Alfresco of andere Open Search opslagpunten. Data Management en Transformation Engine Het automatisch omzetten van Office naar ODF / PDF en Powerpoint naar Flash bestanden. 2/5

3 Biblioth eek diensten Check-in / out versiebeheer van documenten; Auditing Wie heeft het document aangemaakt, geupdate en wanneer is het aangemaakt of geupdate? Document Cross Linking Link documenten naar verschillende ruimtes. Same nwerking Space Wizard Best practice van folder structuren, content, sjablonen, regels en processen; Forum ondersteuning; Eenvoudige op gebaseerde workflow met ingebouwde URL voor goed- of afkeuring; Berichtgeving van wijzigingen via en RSS. Geïn tegreerde workflow jbpm integratie complexe workflow ondersteuning; Dashboard Task Management; Naleving Veilige document levenscyclus management. Beveiliging Beveiliging en gebruikers management met gebruikers, groepen en rolverdeling; Document niveau beveiliging; Single Sign-On via NTLM of LDAP. Voordelen Alfresco beloofd u: Een verbetering en toename van het gebruik van het document beheer systeem; Lagere kosten en TCO (Total Cost of Ownership); Lagere risico s; Eenvoudige invoering en implementatie. 3/5

4 Factsheet Alfresco Document management Traditionele document management is*: complex en veelal ingewikkeld in gebruik; duur in onderhoud en implementatie; laag actief gebruik van gemiddeld slechts 5%. *Volgens een studie van Accenture Alfresco Document Man agement: Een eenvoudig virtueel bestand systeem interface; Het kunnen opstellen van regels voor automatisering zoals bij ; Een google zoekmachine direct via Firefox of Internet Explorer; Yahoo categorisering en browsing van informatie; SmartSpaces gebaseerd op best practice voor samenwerking; Transparante levenscyclus van documenten. Document managemen t functionaliteiten: Eenvoudig invoegen en delen van content Geautomatiseerd uitlezen van meta-data en categorisering van content Geavanceerd zoeken Eenvoudig bestandsformaten omzetten Bibliotheek diensten Slimme samenwerking via Spaces Integratie van eenvoudige en complexe workflows Toegang via een dashboard Beveiliging 4/5

5 Ondersteunde inte rface s CIFS / SMB Microsoft File Share Protocol JSR-168 Portlet Specification JSR-127 JAVA Server Faces FTP WebDAV Web Services REST Voordelen Meer en beter gebruik van een documenten beheer systeem Lagere implementatie kosten Lagere Total Cost of Ownership Lagere risico s Snelle en eenvoudige implementatie 5/5