Alfresco Document Management

Transcriptie

1 Pagina 1 van 6 Alfresco Document Management Efficiënter kunnen (samen)werken, altijd en overal kunnen beschikken over de benodigde informatie en geen zorgen hoeven maken over IT en back-up? Lagere kosten en minder hoofdbrekens voor de werkgever en een plezieriger werkomgeving voor de werknemer? ECM2 levert de oplossing voor alle bedrijven in het MKB die hiernaar op zoek zijn. In onze oplossing voor document management op basis van Alfresco, kan je al je informatie en kennis, de zogenaamde enterprise content, opslaan en daaraan op eenvoudige wijze (samen)werken. Alfresco is een professioneel en modern platform dat wij online via internet aanbieden. Alle gebruikers van de oplossing kunnen informatie en kennis aandragen. We maken een vergelijking met Web 2.0, waarbij iedereen informatie kan toevoegen (denk aan Hyves, Twitter en Wikipedia) om daarmee het algemene kennisniveau te vergroten. Daarvoor gebruiken wij dan ook de term Enterprise Content Management 2.0 : het gemak en de toegankelijkheid van een internetapplicatie met de kwaliteit en veiligheid van professionele software en professionele dienstverlening. Doordat wij Alfresco online aanbieden, is deze software voor het eerst (financieel) bereikbaar voor alle ondernemers in het MKB. Géén hoge initiële investeringen, wél de zekerheid van een goed en veilig systeem. De belangrijkste pluspunten op een rijtje: Moderne en gebruiksvriendelijke interface Toegang is plaats-, tijd- en besturingssysteem onafhankelijk Ook via smartphone en tablet te gebruiken (iphone, ipad en Android) Toegang kunnen geven aan externe partijen Lage, vaste maandelijkse kosten, inclusief beheer en helpdesk Geen kennis van of investeringen in IT benodigd Goedbeveiligde servers en data

2 Pagina 2 van 6 Dienstverlening Voor elk bedrijf zijn kennis en informatie belangrijke bedrijfsmiddelen. Zonder deze middelen is het vaak moeilijk of zelfs onmogelijk om de bedrijfsvoering te laten voortgaan. Niet alleen verlies van gegevens levert problemen op, ook het niet (snel of eenvoudig) kunnen vinden van de gewenste informatie omdat deze zich op een ander systeem of andere plek bevindt. Het is dan ook van belang dat deze middelen goed zijn beschermd en beveiligd, maar dat zij tegelijkertijd het liefst altijd en overal beschikbaar zijn om de werkzaamheden te ondersteunen. Dit lijken tegenstrijdige eisen. Voor veel bedrijven en de door hun gekozen oplossing is dat ook zo. Door gebruik te maken van Alfresco, combineert ECM2 deze schijnbare tegenstrijdigheid in één oplossing. Met Alfresco bieden wij een goed beveiligde, maar gebruiksvriendelijke samenwerkingsomgeving (ook wel een collaboration environment of team site genoemd) via het internet aan. Wij richten ons hiermee specifiek op het MKB. Deze bedrijven vallen vaak buiten de boot bij andere dienstenleveranciers of softwareleveranciers. Veelgebruikte standaardsoftware, zoals een gedeelde netwerkschijf, is betaalbaar, maar voldoet al snel niet meer en biedt te weinig mogelijkheden om bestanden en documenten terug te vinden of om daar goed aan te kunnen samenwerken. Dit speelt vaak al bij twee werknemers. De overstap naar professionele software is echter vaak groot. De kosten voor licenties zijn te hoog en de kennis voor installatie, implementatie en beheer ontbreekt. Wij leveren onze oplossing als volledig beheerde dienst. Dat betekent dat je geen kennis van IT hoeft te hebben, geen apparatuur of software hoeft aan te schaffen of te onderhouden en aan het einde van de maand geen financiële verrassingen krijgt voorgeschoteld. Je kunt ons namelijk ook bellen met al je beheervragen. Onze oplossing is daardoor volledig "plug and play".

3 Pagina 3 van 6 Welke voordelen biedt onze oplossing voor jouw bedrijf? Gebruiksvriendelijk De gebruiksvriendelijke interface van Alfresco zorgt ervoor dat je snel aan de slag kunt gaan met het delen van informatie, zelfs zonder uitgebreide opleiding. Scheid gegevens van elkaar en maak eenvoudig nieuwe samenwerkingsomgevingen aan, bijvoorbeeld voor een afdeling, team of project. Per omgeving bepaalt de beheerder wie toegang heeft en tot welke informatie. Gebruik verschillende manieren om informatie met elkaar te delen. Bijvoorbeeld via een wiki, discussieforum, Blog en uiteraard een Documentenbibliotheek. De belangrijkste voordelen: Snel en eenvoudig informatie toevoegen en ophalen Samenwerkingsomgeving volledig zelf in te delen Automatiseer standaardhandelingen Kennis delen via o.a. documenten, discussies en wiki s Lage, vaste maandelijkse kosten, inclusief beheer Voorbeelden van documenten (word, pdf, etc.) worden automatisch gegenereerd en zijn vanuit de browser te bekijken De toegang is plaats- en tijdonafhankelijk Deel bestanden met derden via speciale links Ook via smartphone en tablet te gebruiken (iphone, ipad en Android) Zet taken uit naar personen en groepen (workflow) Professioneel Alfresco biedt een groot aantal mogelijkheden voor de gebruiker, zonder dat het gebruik wordt gehinderd door de complexiteit van traditionele samenwerkingsomgevingen. Alfresco is sinds 2005 in ontwikkeling, is volledig web gebaseerd en ondersteunt verschillende open standaarden. Dit pakket is, in tegenstelling tot veel concurrerende applicaties, zoals bijvoorbeeld SharePoint, niet gekoppeld aan één besturingssysteem of één merk Office-pakket. Daarnaast kan het pakket worden aangepast om een nauwe aansluiting bij je bedrijfsprocessen en werkwijzen te verkrijgen. De belangrijkste voordelen: Versiebeheer in de applicatie: alle versies van bestanden en documenten blijven bewaard Zoekfunctie die de volledige tekst van bestanden doorzoekt Uitgebreide mogelijkheden voor rechtenbeheer Toegang kunnen geven aan externe partijen (klanten/leveranciers) Functionaliteit aanpassen en toevoegen naar wens Ondersteuning voor alle bestandsformaten Ondersteuning voor grote bestanden Door gebruik Alfresco, zeer schaalbare oplossing Beheerde dienst Wij bieden Alfresco aan als volledig beheerde dienst via internet. Je hoeft geen apparatuur aan te schaffen, je hebt geen omkijken naar beheer of back-ups en je kunt altijd (technische) vragen stellen via mail en telefoon. De belangrijkste voordelen: Geen hoge initiële investeringen Gebruikersbeheer inclusief Technisch beheer van de applicatie inclusief Geen kennis van IT benodigd Geen eigen serverapparatuur benodigd Omdat van het publieke internet gebruik wordt gemaakt om de dienst aan te bieden, is een goede beveiliging van belang. ECM2 beveiligt zowel de server als de verbinding naar de server. Daardoor zijn de bestanden te allen tijde beschermd en alleen beschikbaar voor personen die daadwerkelijk toegang mogen hebben tot die bestanden. De belangrijkste veiligheidsmaatregelen: De apparatuur staat in een goedbeveiligd Nederlands datacenter Alle bestanden worden dagelijks geback-upt en tot drie maanden bewaard Per klant een aparte omgeving, dus niet gedeeld met anderen Mogelijkheid tot installatie op eigen server: MKB-pakket

4 Pagina 4 van 6 Schermafbeeldingen Beelden zeggen vaak meer dan woorden. Daarom onderstaand een aantal schermafbeeldingen van de webomgeving. Persoonlijke pagina Elke gebruiker heeft een persoonlijke pagina. Deze pagina geeft onder andere een overzicht van de eigen activiteiten en de activiteiten van anderen en maakt het mogelijk snelkoppelingen aan te maken naar bestanden, mappen en Sites. Site Dashboard Naast de persoonlijke pagina, is er voor elke Site een pagina beschikbaar. Deze geeft onder andere weer wie er lid zijn van de Site, wat hun rechten zijn en welke activiteiten er hebben plaatsgevonden.

5 Pagina 5 van 6 Functionaliteit per Site Elke Site beschikt standaard over een aantal functionaliteiten: Wiki, Blog, Documentenbibliotheek, Kalender, Links, Discussies en Datalijsten. Deze onderdelen kan je gebruiken om samen te werken aan kennis en informatie. In dit voorbeeld wordt de Documentenbibliotheek weergegeven. Voorbeeldweergave van documenten Van bepaalde bestanden, zoals bijvoorbeeld Worddocumenten, Excelbestanden en PDF bestanden, wordt automatische een voorbeeldweergave gegenereerd. Je kunt deze daarom direct bekijken in de browser, zonder dat je deze hoeft te downloaden. Ook kan je deze eenvoudig delen met derden, zonder dat je het bestand hoeft te mailen.

6 Pagina 6 van 6 Over ECM2 Onze visie: Openheid en klantvriendelijkheid Net als jij, geloven wij in openheid en klantvriendelijkheid. Als consument, ZZP'er of ondernemer in het MKB zoek je naar onderscheidende kwaliteiten en laat je je niet graag in één hokje plaatsen met anderen. Wij zorgen ervoor dat je dat uitgangspunt niet hoeft te verlaten als het de IT betreft. Sinds onze oprichting in 2010 bieden wij een alternatief voor de gevestigde orde. Onze dienstverlening is gebaseerd op open, flexibele software, een klantvriendelijke aanpak en kortlopende contracten. Op die manier willen we alle mogelijkheden die IT biedt weer toegankelijk maken voor consumenten, zelfstandigen en het MKB. De software die wij gebruiken komt van grote, opkomende bedrijven die wortelen in de open source gemeenschap: Alfresco, Zarafa en SugarCRM. Met deze open filosofie is er geen limiet aan wat je kan bereiken. Naast beheerde/managed hosting bieden wij ook consultancy-diensten aan rondom deze applicaties. Ben je geïnteresseerd in deze pakketten, maar maak je liever gebruik van eigen apparatuur, dan kunnen wij je daarbij ook van dienst zijn. Je kunt ECM2 op de volgende manieren bereiken: Mail: info@ecm2.nl Telefonisch: (maandag t/m vrijdag van 8.00 t/m 18.00) Maak via onze website gebruik van de gratis online demo, of lees meer over de mogelijkheden en kosten van Alfresco document management: