Office 365. Overstappen of niet?

Transcriptie

1 Office 365 Overstappen of niet?

2 Moet je als bedrijf ook overstappen naar de cloud? Office 365 Introductie Moet ik met mijn bedrijf ook overstappen naar de cloud? Veel MKB bedrijven worstelen nogal met deze vraag en dat is niet zo gek. Er zijn aardig wat afwegingen te maken. Wat gaat de cloud ons kosten? Kunnen onze werknemers werken waar en wanneer ze willen? Hoe houden wij als organisatie de controle? Staan al onze gegevens veilig opgeslagen? Dit zijn belangrijke vragen. Oorspronkelijk bood Microsoft producten aan die door klanten en gebruikers zelf geïnstalleerd moesten worden. De laatste jaren is cloud computing of Software as a Service (SaaS) sterk in opkomst. Op deze manier wordt software als een online dienst aangeboden in abonnementsvorm. Bijvoorbeeld voor een vast bedrag per gebruiker per maand. De leverancier zorgt voor installatie, onderhoud en beheer van de software en de gebruiker kan de software via internet benaderen. Met Microsoft Office 365 biedt Microsoft haar producten nu ook aan via de cloud. Office 365 combineert vertrouwde Microsoft Office programma s met professionele voorzieningen voor , gedeelde agenda's, chat, videovergaderingen en het delen van bestanden. Het biedt veilige, hoogwaardige tools voor een vast maandbedrag, zonder dat investeringen in de infrastructuur nodig zijn. Het betekent sneller werken vanaf vrijwel iedere plek met het vertrouwde Office.

3 Wat heb ik als MKB bedrijf aan Office 365? Microsoft Office 365 is een pakket met de populairste productiviteits- en samenwerkingsprogramma's van Microsoft. De meeste onderdelen worden geheel online aangeboden. Microsoft Office 365 werkt naadloos samen met de bekende programma s Outlook, Word, Excel en PowerPoint en biedt toegang tot , documenten, contactpersonen en agenda's. Ook worden er de productiviteitsprogramma s zoals Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Skype voor Bedrijven, Teams en Yammer op aangeboden, zodat er een totaaloplossing ontstaat voor effectief samenwerken. Alle programma s zijn op bijna elk apparaat en op bijna elke locatie te gebruiken. Het laat mensen werken waar en wanneer ze willen en iedereen kan direct reageren op vragen van collega's of klanten. Microsoft Office 365 is te gebruiken op diverse computers, met een webbrowser of met een smartphone. Zo bestaat de mogelijkheid om Exchange, SharePoint, Skype for Business en Office WebApps direct vanuit een browser te gebruiken. Daar zijn dus geen servers voor nodig in eigen datacenters. Voor een optimale gebruikerservaring kan Microsoft Office vanuit de browser software installeren op werkplekken in een organisatie. Deze dienst blijft altijd draaien, is beveiligd en heeft altijd nieuwe versies beschikbaar.

4 De voordelen op een rij Vanaf iedere plek en altijd een persoonlijke Office omgeving Office 365 is vrijwel overal toegankelijk, op elk apparaat. Dat verhoogt de productiviteit van de medewerkers. Met de abonnementsversie van Office is altijd de nieuwste versie van de vertrouwde toepassingen (Word, PowerPoint, Excel en meer) voor handen en is er toegang mogelijk tot de documenten waar en wanneer ze nodig zijn. Office 365 op een computer, Mac of smartphone Office 365 geeft op elk systeem of device toegang tot de vertrouwde Office-omgeving. Altijd toegang tot de documenten Snel inloggen en iedere medewerker heeft toegang tot alle documenten op OneDrive for Business. Eenvoudig samenwerken met collega s Door Office 365 valt er gemakkelijk te communiceren met teamleden, partners en klanten. Betrouwbare en geavanceerde omgeving met Outlook Medewerkers krijgen meer werk gedaan dankzij een mailbox van 50 GB, gedeelde agenda's, een planfunctie en een takenlijst. Effectief online vergaderen Met HD-videoconferenties, realtime-notities en het delen van schermen met Skype for Business is het sneller spijkers met koppen slaan. Veilig bestanden delen met klanten en partners Deel grote of vertrouwelijke documenten en reageer op gedeelde documenten op een centrale locatie in SharePoint Online. Medewerkers beter laten presteren Bewaar teamdocumenten in SharePoint en bewerk ze vanuit Outlook met behulp van een projectspecifieke mailbox. Zeer gebruiksvriendelijk en toch veilig in beheer Beperk de ICT-kosten doordat je geen eigen bestandsopslag meer nodig hebt. Office 365 biedt eenvoudige beheermogelijkheden, toonaangevende beveiliging tegen malware en spam en een gegarandeerde uptime van 99,9%. AVG-proof Office 365 is gecertificeerd volgens branche- en overheidsnormen. Elke organisatie kan dus zonder extra overheadkosten aan de normen van de AVG voldoen.

5 Office 365 migratie stappenplan Microsoft Office 365 biedt veel voordelen op het gebied van samenwerken. Er zijn diverse licenties beschikbaar voor verschillende type gebruikers. Om een zorgvuldige overstap te maken moeten de juiste keuzes worden gemaakt. Hoe ga je als MKB bedrijf starten met Office 365? Opstellen actieplan Het begint met het opstellen van een Office 365 actieplan. Samen met de Office 365 specialist van CompSolution wordt in kaart gebracht welke onderdelen van het programma direct kunnen worden geïmplementeerd. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om Office 365 aan een bestaande omgeving te koppelen of om in zijn geheel over te stappen. In het actieplan wordt ook bepaald of er aanpassingen noodzakelijk zijn aan de bestaande ICT omgeving. Tot slot wordt gekeken naar de impact voor de organisatie tijdens de migratie naar Office 365. Overstap van bestaande omgeving naar Office 365 De huidige omgeving wordt ondergebracht in Office 365. In deze stap worden gebruikers zorgeloos overgezet en begeleiden wij ze in de eerste stappen naar de cloud. Uiteindelijk worden alle s overgezet en wordt de route van de aangepast. Start gebruik Office programma s Nadat de gebruikers hebben ingelogd in de nieuwe omgeving, kunnen zij aan de slag met de bekende Office programma s zoals Word, Excel en PowerPoint. Dit kan vanaf iedere computer of mobiel apparaat, op iedere plek in de wereld. Inrichten SharePoint / OneDrive omgeving De bestaande bedrijfsbestanden worden in deze stap gemigreerd naar de nieuwe omgeving. De juiste rechtenstructuur wordt bepaald, zodat iedere medewerker toegang krijgt tot de mappen die voor hem/haar van belang zijn. Gebruik overige applicaties Omdat iedere organisatie op een andere manier werkt wordt in overleg bepaald welke applicaties van Office 365 actief worden gebruikt. Denk hierbij aan de programma s zoals Teams, Yammer en Outlook Customer Manager.