De Outlook en SharePoint integratie

Transcriptie

1 Direct vanuit Outlook berichten en/of bijlagen opslaan in SharePoint ( drag and drop ). GeONE is uw partner voor SharePoint Informatie Management. Alle document management functionaliteiten beschikbaar vanuit één Outlook interface. Hoge gebruikersadoptie van SharePoint, door herkenbare boomstructuur. Automatische opslag metadata voor het effectief terugvinden van opgeslagen berichten. GeONE levert het volledige pakket aan SharePoint toepassingen en services: Eenvoudig bijlagen uit SharePoint toevoegen aan berichten (ook als link). Uitgebreide zoek- en filtermogelijkheden Document Management. Projectportaal. SharePoint installatie en configuratie. On Premise en in de cloud. Workflow/Proces Management. Compliance/archivering. Tablet toepassingen. DMF Message is een waardevolle oplossing voor het opslaan, delen en vinden van documenten en e- mailberichten met Microsoft SharePoint. Door middel van het drag and drop mechanisme kunnen berichten en bijlagen, inclusief de metadata, direct vanuit Outlook worden opgeslagen in SharePoint. Vandaag de dag zijn berichten en de bijbehorende bijlagen een belangrijke en omvangrijke Verhoogt gebruikersacceptatie van SharePoint: de gebruiker centraal De herkenbare interface en de eenvoud in gebruik resulteert in een uitzonderlijk hoge gebruikersacceptatie en succesvolle implementaties van uw SharePoint omgeving. De gehele document management omgeving in bron van informatie, zij maken immers deel uit van het SharePoint wordt door DMF Message door middel van digitale geheugen van organisaties. Doordat de een intuïtieve boomstructuur gepresenteerd direct in berichten meestal zijn opgeslagen in persoonlijke Outlook (zie figuur 1). Op deze manier blijft DMF dicht inboxen en mappen is de informatie persoonsgebonden bij de beleving van de gebruiker en is de drempel om en moeilijk te delen. SharePoint te gebruiken zeer laag en eenvoudig. SharePoint is een web-gebaseerde toepassing voor het Alle SharePoint functionaliteiten delen van documenten en andere bestanden. Door een beschikbaar in één interface: Outlook naadloze integratie met Outlook, maakt DMF Message van SharePoint een gebruikersvriendelijke toepassing Wanneer in de boomstructuur wordt geklikt op een voor het beheer van documenten en berichten documentbibliotheek of map worden alle hierin binnen een herkenbare omgeving. opgeslagen berichten en andere bestanden zichtbaar.

2 Figuur 1: De gehele document management omgeving in SharePoint is direct te gebruiken in Outlook via een gebruikersvriendelijke boomstructuur. De inhoud van de opgeslagen bestanden in SharePoint wordt getoond in Outlook. Alle SharePoint Document Management functionaliteiten beschikbaar onder der rechtermuisknop. Binnen een documentbibliotheek of map kan worden gesorteerd op de metadata-kolommen en zijn er diverse filtermogelijkheden. Van elk opgeslagen MSG, DOC, XLS, PPT of PDF bestand in SharePoint wordt direct in Outlook de inhoud getoond (zie figuur 1). Drag and Drop om direct op te slaan naar SharePoint DMF Message maakt het mogelijk om binnen Outlook een of meerdere bericht(en) en/of bijlage(n) op te slaan naar SharePoint door deze simpelweg te slepen naar de boomstructuur. Door te klikken op een Site in de boomstructuur, kan een gebruiker een SharePoint site benaderen, deze wordt direct zichtbaar in Outlook. DMF Message wijst aan elk Outlook bericht een unieke bestandsnaam toe, wanneer deze wordt opgeslagen in SharePoint. Standaard wordt de bestandsnaam gebaseerd op afzender, verzonden datum/tijd en het onderwerp.

3 Wanneer berichten worden opgeslagen in SharePoint gebruikt DMF Message automatisch de kenmerken van het Outlook bericht om deze als metadata in de documentbibliotheken op te slaan, enkele voorbeelden van metadata velden zijn Aan, Van en Datum/Tijd. De SharePoint favorieten functie in DMF ondersteunt het zogenaamde one click navigatie naar veelgebruikte document bibliotheken en mappen. Krachtige ondersteuning van bijlagen Aanvullend zal DMF Message de gebruiker assisteren bij het invullen van organisatiespecifieke metadata die gelden in de betreffende bibliotheek. DMF Message ondersteunt meerdere content typen en alle SharePoint DMF Message slaat Outlook berichten automatisch op als *.MSG bestanden. Opgeslagen berichten zullen exact worden geopend, zoals deze zijn opgeslagen, inclusief de bijlagen. kolomtypen, inclusief Business Data kolommen. Ooit een bijlage van een bericht apart willen DMF Message wordt geleverd met een speciale bibliotheek template en een view, zodat met een minimale inrichtingsinspanning een maximaal gebruikersgemak kan worden gerealiseerd. Efficiënte navigatie door omvangrijke SharePoint omgevingen. opslaan in SharePoint of een bestand uit SharePoint willen toevoegen aan een uitgaande ? Zonder DMF Message vereist dit vaak de opslag van kopieën van bestanden. DMF Message maakt het verplaatsen van bijlagen van en naar SharePoint zeer eenvoudig. Bijlagen in een Outlook bericht kunnen bovendien als verwijzing worden toegevoegd om opslagruimte te besparen. De DMF boomstructuur maakt het navigeren door omvangrijke SharePoint omgevingen eenvoudig en efficiënt. Er kan eenvoudig gefilterd worden binnen site collecties en site structuren om de juiste sites en bibliotheken te benaderen. Bovendien kunnen zoekacties uitgevoerd worden binnen de DMF boomstructuur, zodat de juiste site of bibliotheek Wanneer berichten PDF bestanden als bijlage bevatten (bijvoorbeeld afkomstig van Smart Copiers), dan zorgt DMF PDF Save (optionele module) er voor dat deze bestanden (inclusief metadata) kunnen worden opgeslagen in SharePoint via Adobe Reader of Adobe Acrobat. gevonden kan worden zonder dat de exacte locatie bekend is.

4 Figuur 2: DMF Message biedt een zoekfunctionaliteit voor het zoeken naar berichten en andere bestanden. Zoekopdrachten kunnen zowel gebaseerd zijn op metadata als op trefwoorden. Zoeken naar berichten en andere bestanden DMF Message biedt een zoekfunctionaliteit voor - berichten en andere bestanden volledig geïntegreerd in Outlook (zie figuur 2). Zoekopdrachten kunnen gebaseerd zijn op metadata en/of op trefwoorden. Voor de zoekfunctionaliteit wordt gebruik gemaakt van DMF Message biedt ook de mogelijkheid om te zoeken op trefwoorden, van alle bestanden opgeslagen in SharePoint, direct in Outlook. de krachtige SharePoint/FAST Search Engine en zoekopdrachten kunnen worden opgeslagen.

5 Performance Systeemvereisten Schrijf u nu in voo r de nieu ws br ief MEER INFO R MATIE OF EEN VRIJBLIJVENDE DEMO NEEM CONTA CT OP: GeONE B.V. Soesterbergsestraat MD Soest The Netherlands T + 31 (0) E info@geone.nl I De prestaties bij het opslaan en navigeren via DMF zijn uitstekend en hebben zich bewezen in zeer omvangrijke omgevingen. Door het toepassen van slimme technologieën (eigen webservice) en een uitgekiende architectuur wordt de benodigde bandbreedte tot een minimum beperkt. Offline Werken Wanneer een gebruiker in Outlook offline is of wanneer op een andere manier geen contact kan worden gemaakt met de SharePoint server is het met DMF Message mogelijk om berichten en bijlagen te slepen ( drag and drop ) naar elke document bibliotheek in SharePoint. Het daadwerkelijke opslaan naar SharePoint en het afvangen van de metadata vindt plaats wanneer de gebruiker weer online is. DMF Message ondersteunt ook het gebruik van Outlook Rules en Outlook Web Access om berichten op te slaan naar SharePoint. DMF Message werkt succesvol in omgevingen waar gebruik wordt gemaakt Symantec Enterprise Vault voor archivering. DMF Message is gebaseerd op.net Web services en XML technologie om een integratie van Microsoft Office en Windows met Microsoft SharePoint mogelijk te maken Werkstation: DMF Message Client Microsoft Outlook 2007, 2010 en Microsoft.Net Framework Server: DMF web service Windows 2003/2008 Server met Office SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Service V3 SharePoint Server 2010 of SharePoint Foundation 2010 SharePoint 2013 Server of Foundation Let op zoeken met DMF wordt alleen ondersteund met betaalde SharePoint versies. DMF is de winnaar van de Microsoft D2D People s Choice Award voor de beste Document Management add-on voor SharePoint. V e r s i e