MIRA Suite. Kennisdelen is simpel

Transcriptie

1 Kennisdelen is simpel CvE IM Solutions B.V. Bonegraafseweg CH Ochten Tel Fax

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding MIRA algemeen Voordelen van MIRA MIRA in onderdelen Web portaal Standaard zoekmogelijkheden Zoeken via de kennislandkaart Na het zoeken komen de resultaten Items verwijderen Informatie inlezen in MIRA Aanvullende technische informatie MIRA componenten Contactpersoon Correspondentie Pagina: 2/11

3 1 Inleiding Steeds meer organisaties worden geconfronteerd met een overvloed aan (digitale) informatie. Het gevolg is dat er steeds meer informatie wordt opgeslagen, maar er wordt steeds minder informatie teruggevonden. Dit kost tijd en geld. Via het unieke concept van kunt u op een simpele manier orde aanbrengen in deze overvloed aan informatie. verder kortweg aangeduid als MIRA - helpt om snel, efficiënt en veilig informatie te verwerken en delen. MIRA bestaat uit slimme, samenwerkende modules die informatie veilig en automatisch verzamelen en verwerken. Informatie wordt veilig opgeslagen en is altijd en overal via internettechnologie terugvindbaar voor iedereen die gemachtigd is om deze informatie op te vragen. MIRA bestaat uit de functies: Automatische informatieverwerving door internet monitoren en via zoekacties in digitale informatiebronnen zoals internetsites, elektronische tijdschriften etc. Automatische verwerking van , (Open) Office documenten, webpagina s, gescande papieren originelen, afbeeldingen, audio, video en meer Automatische herkenning en opslag van de digitale inhoud Automatische conversie van documenten naar andere bestandsformaten voor later gebruik Automatische indexering van informatie, op basis van uw persoonlijke informatiebehoefte Automatische vorming van een duurzaam digitaal archief Informatie op een simpele wijze altijd en overal terugvinden via een gebruiksvriendelijke webinterface Vanaf het allereerste begin is MIRA ontwikkeld om te werken met een minimum aan handelingen. MIRA doet zijn werk 100% betrouwbaar en op de achtergrond, waardoor uw medewerkers niet worden geconfronteerd met storende vragen en systeemberichten. Pagina: 3/11

4 2 MIRA algemeen MIRA verwerkt de aangeboden informatie en documenten onafhankelijk van hun bron of formaat. Zo kunt u via MIRA; allerlei digitale informatiebronnen scannen en deze informatie laten ophalen met één muisklik opslaan uit standaard programma s (Outlook, FireFox, Lotus) bestanden inlezen door deze bestanden enkel in een disk directory te plaatsen gescande documenten direct en zonder tussenkomst verwerken uw disk directories (eenmalig of periodiek) laten scannen. Nieuwe en gewijzigde bestanden worden automatisch door MIRA verwerkt op elk willekeurig moment bestanden (enkel of batch) versturen via een simpel webformulier interessante webpagina s opslaan vanuit uw web browser via alerts en nieuwsdiensten opgestuurde informatie automatisch verwerken Zodra informatie door MIRA is ingelezen wordt deze verwerkt. MIRA herkent het type bestand en bepaalt automatisch hoe deze bestanden worden verwerkt. Na het inlezen worden de verschillende typen bestanden herkend en automatisch gekopieerd naar een aangegeven standaard formaat (bijvoorbeeld Open Office naar PDF/A), waardoor uw document digitaal duurzaam wordt opgeslagen. Nadat MIRA het bestand heeft geconverteerd, wordt de informatie automatisch geïndexeerd. MIRA analyseert de inhoud en kan voor u belangrijke trefwoorden toekennen, zelfs als het document alleen synoniemen of anderstalige termen bevat. Als laatste slaat MIRA het oorspronkelijke bestand veilig op, waarbij de volledige tekst uit het document wordt toegevoegd aan een database. Zodra de bestanden door MIRA zijn verwerkt, en veilig zijn weggeborgen, kan deze informatie worden opgevraagd via een krachtige en intuïtieve webinterface. Hierdoor is uw informatie altijd en overal terugvindbaar. Het hele proces van MIRA kan op uw persoonlijke situatie worden ingericht. Voor vrijwel elke informatiebehoefte kan een passende oplossing worden geleverd. MIRA is ontworpen als internet (ASP) dienst, u hoeft niet te investeren in hard- of software. Indien gewenst kan MIRA uiteraard ook binnen uw eigen netwerk worden geïnstalleerd. Pagina: 4/11

5 2.1 Voordelen van MIRA Een simpele en intuïtieve interface Geen gebruikertraining nodig Snelle en gemakkelijke opslag van uw waardevolle digitale bestanden Geen beperking in aantal gebruikers en gebruikerlocaties Geen verborgen kosten door afwezigheid van installatie, vertragingen, uitrol, compatibiliteitsproblemen, updates, service packs, onderhoud en training Als internet (ASP) dienst beschikbaar, dus geen hardware nodig Gebruiker interfaces kunnen aan uw specifieke wensen en richtlijnen worden aangepast Dankzij de flexibele en modulaire opbouw altijd perfect in te passen in uw bedrijfsproces Gecontroleerde toegang doordat elk opgeslagen item volgens uw autorisatieregels wordt opgeslagen (gebruiker, groep of iedereen) Trefwoordtoekenning op basis van de termen die voor uw organisatie belangrijk zijn (trefwoordenlijst of thesaurus) Gemakkelijk aanpasbare lijst van termen (bijvoorbeeld stopwoorden) die niet behoeven te worden geïndexeerd Meerdere bestanden (batch) kunnen vanuit een bestaande netwerkomgeving in MIRA worden opgeslagen Veilige lange termijn archivering door automatisch genereren van PDF/A kopie De garantie dat de bestanden conform het origineel worden opgeslagen via een geïntegreerde elektronische handtekening Pagina: 5/11

6 3 MIRA in onderdelen In dit hoofdstuk vindt u uitgebreide informatie over MIRA. We starten met de zoekinterface. 3.1 Web portaal Informatie en documenten in MIRA kunnen worden opgehaald in een groot aantal formaten. De interface kan conform uw huisstijl worden aangepast. De interface is beschikbaar in verschillende talen. De gewenste taal kan met één muisklik door de eindgebruiker worden geselecteerd. Elke eindgebruiker wordt afzonderlijk door MIRA herkend. Welke informatie de afzonderlijke eindgebruikers kunnen vinden bepaalt u zelf. Het is ook mogelijk dat de eindgebruiker een preview versie van het item te zien krijgt. De eindgebruiker kan het echte item dan bij de eigenaar (al dan niet betaald) opvragen Standaard zoekmogelijkheden Het basis zoekscherm volgt de beproefde vormgeving van Google, en biedt de eindgebruiker mogelijkheden om met trefwoorden naar informatie, documenten- en bestanden te zoeken. MIRA genereert automatisch een hiërarchisch overzicht van mogelijke onderwerpen. Dit overzicht is ingedeeld volgens uw specifieke wensen. Dit hiërarchische overzicht kan alle documenten en bestanden in MIRA vinden, maar kan ook specifiek zoeken naar bijvoorbeeld alle nieuwe items van de afgelopen twee weken. Pagina: 6/11

7 Voor de gericht zoekende eindgebruiker beschikt MIRA over een uitgebreide zoekinterface. Via deze zoekinterface kan precies worden gezocht op individuele zoekvelden en bestandgerelateerde gegevens (metadata). De hierboven getoonde zoekinterface is de standaard zoekinterface. In de praktijk wordt deze vaak klantspecifiek vastgesteld in de implementatiefase Zoeken via de kennislandkaart Optioneel kunt u ook zoeken via de kennislandkaart. De kennislandkaart wordt dynamisch opgebouwd op basis van de opgeslagen informatie. Ze wordt aan de gebruiker getoond via een grafische point en click interface. Elke knoop van de landkaart representeert een specifieke zoekactie in een willekeurig gegevensbestand. Op deze manier kunt u de kracht van uw MIRA applicatie combineren met andere informatiebronnen. Pagina: 7/11

8 De grafische, hiërarchische en dynamische presentatie van uw informatie wordt automatisch via MIRA gegenereerd op basis van voorgedefinieerde hiërarchieën (directory structuur, interne of externe thesaurus) Na het zoeken komen de resultaten De verkorte lijst toont alle items met een korte omschrijving, en links naar de originele bestanden. Presentatie en getoonde informatie worden gedefinieerd tijdens de implementatiefase. In het (standaard) voorbeeld hierboven is de laatste kolom voorzien van een wijziging icoontje. Door hierop te klikken kan de geautoriseerde eindgebruiker informatie bij dit item aanpassen. Door op de link van een bepaald item te klikken vraagt u alle informatie over het item op. Ook hierbij kunt u aangeven welke informatie u wel of niet wilt laten tonen Items verwijderen Uiteraard kunt u ook documenten uit MIRA verwijderen. Dit kan op twee manieren. Bij de inrichting van uw MIRA systeem bepaalt u of deze functionaliteit wordt aangeboden. De twee manieren zijn; Items rechtstreeks markeren als niet terugvindbaar Items automatisch verwijderen of archiveren volgens een retentieplan (van te voren vastgestelde tijdsperiode) Pagina: 8/11

9 3.2 Informatie inlezen in MIRA Zoals reeds beschreven zijn er veel verschillende gebruiksvriendelijke manieren om uw informatie in MIRA op te nemen. Achter de eerste inleesstap zitten verschillende andere stappen die op de achtergrond worden uitgevoerd. Uw eindgebruikers merken hier helemaal niets van. Zij merken alleen dat ze de informatie terug kunnen vinden. De verwerkingstappen worden via de volgende procedure geheel automatisch uitgevoerd. Scanner Werkstation Netwerk scanner Documenten Elektronische documenten PDF(A) Office Open Office MP3 JPG, PNG DWG... Inbox Inbox Inbox Inbox Inbox Inbox Verwerking volgens. Gebruiker Gebruiker groep Trefwoord Taal Type document Tekst extractie en automatische indexering Op basis van parameters Elk documenttype zijn eigen module Metadata en links naar documenten Originele documenten - PDF versie - PDF/A versie - 1e pagina versie De documenten worden aan MIRA doorgegeven via folders zoals op een harddisk of in . Op basis van het documenttype analyseert MIRA het document, produceert aanvullende versies en slaat de documenten op. Verwerken van een papieren document vereist een aanvullende scan stap. Het gescande document kan (afhankelijk van de mogelijkheden die deze scanner heeft) direct naar MIRA worden gestuurd via standaard (internet) communicatieprotocollen. Het is ook mogelijk om het gescande document op een specifieke plek in het netwerk te plaatsen. Van hieruit verwerkt MIRA het gescande document. Pagina: 9/11

10 4 Aanvullende technische informatie MIRA heeft een flexibele opbouw. Hierdoor is het mogelijk om dit product te gebruiken via een ASP dienst, locale installatie of een combinatie van beide. Om MIRA te kunnen gebruiken hoeft u nooit aanpassingen op de werkstations uit te voeren. Toegang tot informatie in MIRA vereist een vorm van gebruikersidentificatie. Het versturen van gegevens via publieke- of private netwerken wordt gerealiseerd via betrouwbare, versleutelde protocollen, zoals SCP en SFTP. Onze ASP server systemen zijn fouttolerant, verdubbeld en staan in betrouwbare, beveiligde datacentra. Van alle informatie wordt een backup gemaakt naar verschillende fysieke media op verschillende locaties. De verwerkingstappen van MIRA zijn zo ontworpen dat opeenvolgende stappen alleen worden uitgevoerd na een controle van de voorgaande stap. In het ergste geval kan de totale verwerking worden vertraagd maar informatie en documenten kunnen niet verloren gaan. MIRA wordt gebruikt door grote en middelgrote organisaties en verwerkt/archiveert op een veilige manier miljoenen documenten. We hebben nog nooit aan ons toevertrouwde informatie verloren. 4.1 MIRA componenten De componenten van MIRA zijn ontwikkeld en geïntegreerd door MIRA Consulting GmbH in samenwerking met externe specialisten. Ons doel is om per verwerkingsstap de beste componenten te gebruiken. Flexibiliteit en veiligheid staan hierbij altijd voorop. Zo communiceert MIRA altijd via XML documenten. Dit betekent dat de informatie in MIRA eenvoudig kan worden uitgewisseld met externe informatiesystemen. Pagina: 10/11

11 5 Contactpersoon Voor eventuele nadere informatie kan contact worden opgenomen met dhr. C. van Eldik, bereikbaar op de volgende manieren: Mobiel: Correspondentie CvE IM Solutions B.V. Bonegraafseweg CH Ochten telefoon Fax mail website Pagina: 11/11