Ieder document direct beschikbaar

Transcriptie

1 Slide 1 Ieder document direct beschikbaar 4 februari

2 Slide 2 Over Expansion Implementatiespecialist op gebied van digitale documentverwerking en archivering Verantwoordelijk voor volledig implementatietraject Implementatie ervaring sinds 1988 Implementatiesucces vergroot door eigen platform (sinds 1995) 2

3 Slide 3 Ervaring die telt 3

4 Slide 4 Belangrijkste eigenschappen Eenvoudig Schaalbaar & flexibel: Gebruikers Archieven Functionaliteit 4

5 Slide 5 Xtendis archiefstructuur Externe databases

6 Slide 6 Visie Ieder document direct beschikbaar 6

7 Slide 7 Generieke onderwerpen-1 Logging voor iedere handeling of processtap en door wie. ISO 27001/datacenter/penetratietests/verklaringen goed gedrag/architectuur Rechten en Rollen, beschikbaar stellen via uw portal o.b.v. webservices Intellectueel eigendom in andere bv. Afspraken over de broncode (Escrow) PDF-A/ Checksums 7 1.Voor welke onderdelen / functionaliteiten vindt loggingplaats? 2.Op welke wijze is vorm en inhoud gegeven aan informatiebeveiliging? 3.Op welke wijze is vorm en inhoud gegeven aan openbaarheid en vertrouwelijkheid vanuit de Wbp en Wob? 4.Welke continuïteitsmaatregelen zijn getroffen rondom de e-depot voorzieningen (organisatie, mensen, processen en techniek)? 5.Welke methodieken / controles / checksums worden toegepast om aan te tonen dat archiefobjecten en metadata authentiek (onveranderd) is?

8 Slide 8 Generieke onderwerpen-2 Encryptie op de database Generieke standaarden en niet leveranciersafhankelijk Duur ovk, opzegtermijn, kosten, exit scenario Penetratiestest, ISO audit 1x per jaar Klantspecifiek afspraken. Technologie behoud, Media onderhoud, conversie naar open standaarden PDF/TIFF 8 6.Wordt binnen het e-depot gebruik gemaakt van encryptie? 7.Op welke wijze is voorzien in continuïteit voor de zorgdrager bij continuïteitsproblemen bij de leverancier? 8.Welke voorwaarden zijn verbonden aan een beëindiging van de overeenkomst tussen zorgdrager en leverancier? 9.Welke audits vinden er plaats rondom de e-depot voorzieningen en organisatie? 10.Welke rapportages / inzagemogelijkheden zijn er voor de zorgdrager beschikbaar rondom het e-depot (onder meer met betrekking tot opname, opslag, beheer, data management, preservatie, toegang en vernietiging)?

9 Slide 9 Opname archiefobjecten Brondrivers XML, webservices Volkomen flexibel, stylesheets aansluiten bij TMLO Totaaltellingen vergelijking tussen bron en doelarchieven, kwalitatieve checks bij gebruik van data-entry 9 1.Welke (digitaal duurzame) bestandsformaten kunnen worden opgenomen? 2.Op welke wijze(n) moeten / kunnen archiefobjecten en metadata worden aangeleverd door zorgdragers? 3.Welke metadatasets kunnen worden gebruikt? 4.Op welke wijze vindt mappingplaats tussen aangeleverde en toegestane metadata? 5.Op welke wijze wordt gecontroleerd of aangeleverde archiefobjecten en metadata op de juiste wijze zijn opgenomen? Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)

10 Slide 10 Opslag van archiefobjecten Metadata in SQL, bestanden op fileserver Brondrivers Rendundant of met een verwijzing Gecorreleerde bestanden GIS bestanden in origineel formaat Scheiding tussen database-/file-/webserver. Verdelen van processen over meerdere servers In Nederlands datacenter Previder (ISO 9001, en 27001:2013 NEN7510 ) Disaster tolerant 10 Op welke wijze worden metadata en archiefobjecten opgeslagen? 1.Gezamenlijk of afzonderlijk? Eenmalig of redundant? 2.Welke opslagformaten worden ondersteund (audio, video, mail, databases, websites, enzovoorts)? 3.Op welke wijze wordt informatie opgeslagen die in meerdere zaken / dossiers voorkomt? 4.Kan worden voorzien in behoud van functionaliteit van bronsystemen en formaten? Bijvoorbeeld MS Excel? 5.Is er een oplossing voor duurzame bewaring van GIS-objecten (inclusief functionaliteit)? 6.Welke (database) maatregelen zijn getroffen om performance te waarborgen bij toename van het archief? 7.Waar en bij wie vindt opslag plaats? Onder welke wetgeving? 8.Vindt opslag plaats op meerdere fysieke locaties? Zo ja, waar? (uitzoeken: welke plaatsen)

11 Slide 11 Metadata Beheer Functionele beheeromgeving, cockpit Flexibele geautoriseerde beheeromgeving Functioneel zorgdrager, technisch?? 11 1.Welke processen zijn er voor metadata management binnen het e-depot en in uw organisatie? 2.Welke zijn geautomatiseerd en welke handmatig? 3.Wat moet / kan de zorgdrager uitvoeren? Functioneel zorgdrager, technisch?? 4.Welke mogelijkheden zijn er voor aanpassing van het metadatamodel

12 Slide 12 Beheer Technische beheerprocessen Portal en support specialist Gebruikersondersteuning, beheer bedrijfsinformatie, operationele ICT aansturing SLA. Uptime afspraken, periodieke rapportages van bijv. openstaande issues. Of direct online toegang tot portal Co-creatie 12 Welke beheerprocessen worden door de leverancier uitgevoerd? 2.Hoe vindt functioneel, technisch en applicatie beheer plaats? Databasebeheer, applicatiebeheer nw versies, serverbeheer, backups recovery, security. 3.Welke methodieken worden gevolgd ITIL / ASL / BISL / COBIT? Support en specialist voor ondersteuning. 4.Welke beheertaken kan / moet de zorgdrager uitvoeren? In overleg 5.Worden afspraken vastgelegd in SLA s/ DVO s? 6.Welke afspraken zijn er over monitoring, rapportages en te leveren prestaties? (fondsenbeheer, (groenfonds; boeren die landbouwgrond verkopen voor natuurdoeleinden. Dossiers beheer. Zijn overgestapt naar online toegang. )iedere maand overzicht alle openstaande issues, of online toegang.) 7.Hebben zorgdragers invloed op verdere ontwikkelingen van het e-depot? 8.Staat de leverancier open voor cocreatie? Zijn daar voorbeelden van? 9.Is er een gebruikersvereniging?

13 Slide 13 Preservatieplanning ADECCO als voorbeeld gegeven. Geautoriseerde toegang. Beperkingen via IP adres of via website objecten beschikbaar maken Spelregels van de metadatasets 13 Welke ervaringen heeft de leverancier op het gebied van preservatie planning? 2.Welke (organisatorische en technische) maatregelen zijn opgenomen in het e-depot om duurzame toegang tot archiefobjecten en metadata te garanderen? 3.Wordt er geregeld / real time gecontroleerd of archiefobjecten en metadata nog authentiek, integer en toegankelijk zijn? 4.Wat wordt er van de zorgdrager verwacht op het gebied van preservatie planning? Welke kennis en kunde is noodzakelijk? Oudere bestandsformaten detecteren?

14 Slide 14 Toegang Toegang op basis van rechten en rollen Via directe interface, via externe systemen, via websites Zoeken op metadata, en/of inhoud, samenhang Controle op volledigheid, door tellingen Tonen van kopie in viewer indien mogelijk, of origineel via bronapplicatie 14 Ondersteunt het e-depot toegang voor verschillende doelgroepen? 2.Kan er onderscheid gemaakt worden voor toegang op basis van de Archiefwet en de Wet openbaarheid bestuur? 3.Wie verzorgt het toegangsbeheer? Wat wordt van de zorgdrager verwacht? 4.Kan toegang worden verleend aan ketenpartners? 5.Welke kanalen / middelen (kunnen) worden ingezet voor toegang? 6.Welke zoekmogelijkheden zijn er beschikbaar? 7.Welke mogelijkheden zijn er om te zoeken op context / samenhang (bijvoorbeeld zaakdossiers)? 8.Welke mogelijkheden zijn er voor de gebruiker om te controleren of de aangeboden informatie volledig en intact is? 9.Wat wordt aan de gebruikers getoond (kopie / origineel)?

15 Slide 15 Vernietigen Door het functioneel beheer bij de zorgdrager te houden en juiste autorisatie-inregeling Bij vernietigen zijn de objecten echt weg Door het opstellen van vernietigingslijsten Door op documentniveau vernietigingsinformatie op te slaan in de metadata 15 1.Op welke wijze is voorzien dat de zorgdrager de regie houdt over vernietiging? 2.Wat gebeurt er technisch bij vernietigen? Is weg ook echt weg? 3.Op welke wijze is te zien dat informatie vernietigd is? 4.Hoe wordt omgegaan met te vernietigen informatie die in meerdere zaken / dossiers voorkomt?