Digitaal Archief Vlaanderen Stappenplan & Projectfiches

Transcriptie

1 Digitaal Archief Vlaanderen Stappenplan & Projectfiches september 2013

2 1. Inleiding In dit deel van de studie rond het Digitaal Archief Vlaanderen bekijken we het technische stappenplan dat zal moeten worden uitgevoerd voor realisatie van het digitaal depot. De verschillende projectstromen worden meer gedetailleerd beschreven in de verschillende projectfiches. Op dit moment in het project geeft dit stappenplan een generiek overzicht van de uit te voeren stappen. De precieze activiteiten die zullen moeten worden uitgevoerd zijn afhankelijk van de verschillende scenario s waarvoor kan worden geopteerd (uitvoering bij 1 of meerdere partners) en zullen verder worden verfijnd na afronding van de technische impactanalyse bij de verschillende partners. PwC - DRAFT 2

3 2. Stappenplan PwC - DRAFT 3

4 3. Projectfiches Project A: Functionele en technische analyse & oplossingen Probleemstelling Om het Digitaal Archief Vlaanderen volgens de behoeften, noden en vereisten van de gebruiker op te zetten, dienen deze eerst in kaart gebracht te worden. Dit moet vervolgens geprioritiseerd worden naar belangrijkheid en haalbaarheid en verwerkt worden in een functionele, technische en infrastructuur oplossing die in lijn is met de in kaart gebrachte behoeften. Doelstelling De bedoeling van dit project is een functioneel, technisch en infrastructureel concept uit te werken voor DAV voor bestuurlijke informatie voor Vlaanderen dat in lijn is met de verwachtingen en behoeften van de verschillende types gebruikers en entiteiten. Scope De scope voor het uitwerken van dit concept heeft betrekking op de volgende niveaus en is relevant voor alle processen uit OAIS: Proces Data Applicatie Infrastructuur Afhankelijk van het uit te werken systeem zal de analyse en oplossing in meer of mindere mate betrekking hebben op volgende thema : Archiving processen en workflow Rapportering Gebruikersbeheer Security Hosting Ontdubbeling Storage Computing-power Flexibiliteit vs. robuustheid Multi-tenancy Metadata standaarden Kwaliteitsvereisten voor digitaal depot bepalen Naast analyse van de functionele, non-functionele en technische behoeften en uitwerking van het implementatieplan moet ook een (her)evaluatie van de klantenbasis gebeuren om een finale GO voor het project te kunnen verzekeren. Stakeholders Voor de uitvoering van dit project moeten volgende stakeholders betrokken worden: PwC - DRAFT 4

5 Vertegenwoordigers Vlaamse regering / DAV Vertegenwoordigers van verschillende types entiteiten (grote gemeente, kleinere gemeente, OCMW, Vlaamse instanties, ), met verschillende rollen (Bestuur, ICT, Archief, ) Partner(s) die instaan voor uitvoering van de dienstverlening Leveranciers van betrokken software bij de afnemers Leveranciers van huidige dienstverlening bij de partners (Digipolis, ICTS, Ex Libris,.) Leveranciers van software bij de partners Deliverables Analyse van de bestaande oplossing Functionele behoeften Databehoeften Procesmatige behoeften Non-functionele behoeften Technische behoeften Behoeften m.b.t. infrastructuur (storage, security, computing power...) Prioritisering van de behoeften Uitwerking van de oplossing op functioneel, technisch en conceptueel niveau Kritische succesfactoren Betrokkenheid van de stakeholders Volledigheid van de behoeften Correcte vertaalslag van behoeften naar oplossing Acceptatie van de uitgewerkte oplossing door de gebruikers Verwachte doorlooptijd Te bepalen Verwachte kostprijs Te bepalen PwC - DRAFT 5

6 Project B: Migreren van de oplossing Probleemstelling Het systeem dat als DAV zal gebruikt worden, moet gemigreerd worden naar een niveau waardoor de onafhankelijkheid gewaarborgd wordt. Dit betekent dat het beheer niet langer kan uitgevoerd worden binnen de muren van één entiteit. De effectieve migratie moet voorafgegaan worden door het uitstippelen van een migratiestrategie die de continuïteit van de dienstverlening van de huidige gebruikers van het systeem moet waarborgen. Doelstelling Tijdens dit project wordt het aan te passen systeem gemigreerd (eventueel gespiegeld) van de huidige gebruikstoepassing naar het niveau dat relevant is voor het DAV Vlaanderen om de onafhankelijkheid te waarborgen. Hierrond kan dan de nodige organisatie gebouwd worden voor ondersteuning en beheer. Scope De scope is beperkt tot de uitwerking van een migratiestrategie met de nodige waarborgen voor de continuïteit van de dienstverlening voor de huidige gebruikers. De migratiestrategie hangt af van de uitgewerkte oplossing in Project A en de vereisten van de eigenaars en gebruikers van het huidige systeem. Dit project beperkt zich tot van technische migratie van het informatiesysteem. Hiermee wordt bedoeld: Migratie van de applicatie Migratie interfacing tussen applicaties Migratie van de infrastructuur (indien van toepassing) Migratie van de relevante data Het migreren van de organisationele aspecten is hier niet in scope. Stakeholders Voor de uitvoering van dit project moeten volgende stakeholders betrokken worden: Vertegenwoordiging DAV Eigenaars huidig systeem Leveranciers huidig systeem Gebruikers huidig systeem Ontwikkelaars Deliverables Migratiestrategie Migratie van volgende elementen: Applicatie Infrastructuur (eventueel) Relevante data Kritische succesfactoren Betrokkenheid van de gebruikers huidig systeem Migratie volgens geaccepteerde migratiestrategie PwC - DRAFT 6

7 Verwachte doorlooptijd Te bepalen Verwachte kostprijs Te bepalen PwC - DRAFT 7

8 Project C: Uitbreiden en aanpassen van de functionaliteiten Probleemstelling De gemigreerde oplossing waarvan vertrokken wordt moet verder uitgebreid worden met bijkomende functionaliteiten waar dit volgens de functionele oplossing als nodig geacht wordt. Andere functionaliteiten zullen dan weer moeten aangepast worden volgens de uitgewerkte functionele oplossing. Doelstelling De doelstelling van dit project is het systeem op functioneel niveau dusdanig aan te passen dat die in lijn is met de uitgewerkte functionele oplossing van project A. Scope Voor de aanpassing en uitbreiding van de functionaliteiten wordt gekeken naar alle functionele aspecten van het systeem. M.a.w. niet alleen de functionaliteiten voor de eindgebruiker worden onder de loep genomen maar ook de rapporterings- en logfunctionaliteiten, de functionaliteiten voor het beheer en de administratie van de toepassing en bepaalde beveiligingsaspecten zoals bvb. toegangsbeheer. Dit houdt in dat ondermeer volgende aspecten in scope zijn voor aanpassing en uitbreiding: Configureerbaarheid (workflow, metadata ) Ondersteuning voor de OAIS processen Zoekmogelijkheiden (metadata, text, ) Toegangsbeheer en authenticatie. Rapportering Interactie met andere processen en applicaties Stakeholders Voor de uitvoering van dit project moeten volgende stakeholders betrokken worden: Vertegenwoordiging DAV Partner(s) die instaan voor uitvoering van de dienstverlening Marktaanbieders aanwezig bij dienstenleverancier DAV In sommige gevallen marktaanbieders bij de afnemers Verschillende types toekomstige gebruikers Verschillende types entiteiten Deliverables Digitaal depot voor beleidsinformatie in Vlaanderen in lijn met de functionele, data-, proces- en non-functionele behoeften (waar relevant) Systeem met volgende functionele componenten: o Te bepalen Kritische succesfactoren Afbakening van de scope op basis van de prioritisering in project A Betrokkenheid van de eindgebruiker End-user testing PwC - DRAFT 8

9 Verwachte doorlooptijd Te bepalen Gefaseerde implementatie Volledigheid en juiste niveau van detail van de functionele analyse Voldoende documentatie en opleiding voor de verschillende types gebruikers Verwachte kostprijs Te bepalen PwC - DRAFT 9

10 Project D: Bouwen van de interfaces Probleemstelling De nodige interfaces moeten worden opgezet zodat alle gegevens kunnen aangeboden, opgevraagd en vernietigd worden. Voor de interfaces moet er voor de uitwisseling van informatie rekening gehouden worden met zowel de producenten van archiveringspakketten als de consumenten. De uitwisseling van informatie moet ook op een veilige manier kunnen gebeuren. Daarnaast moeten ook de noodzakelijke verbindingen tot stand worden gebracht tussen de verschillende toepassingen die het archiveringssysteem zal omvatten. Doelstelling Dit project heeft tot doel de nodige interface voor gegevensuitwisseling voor zowel het doorsturen van te archiveren informatie als het terug ophalen van de documenten op te zetten en hiervoor de nodige maatregelen op vlak van security in te bouwen. Scope De scope van de op te zetten mogelijkheden (bvb. API, FTP, Webservice, portaal) voor de uitwisseling van informatie wordt bepaald door de functionele oplossing en dit zowel voor de producenten- als de consumentenzijde (bvb. Client-side of server-side rendering). In dit project worden deze gefaseerd geïmplementeerd en worden de nodige security-maatregelen geïmplementeerd om de uitwisseling op een beveiligde manier te kunnen late verlopen. Indien relevant wordt de interface ook geïmplementeerd langs de kant van de partijen waarmee informatie uitgewisseld dient te worden. Naast de loutere uitwisseling van de informatie dient er eveneens rekening gehouden worden met de verwerking (transformatie, metadata ) van de uitgewisselde informatie. Naast de uitwisseling van informatie tussen de gebruikers van het systeem dienen ook verschillende toepassingen en tools die deel zullen uitmaken van het DAV een interface te hebben. Dit wordt eveneens in lijn met de functionele oplossing in dit project tot stand gebracht. De implementatie van gegevensuitwisseling moet tot slot betrekking hebben op de uitwisseling van metadata, indien dit blijkt relevant te zijn na de functionele analyse. Stakeholders Vertegenwoordiging DAV Eindgebruikers Beheerders van de toepassing Marktleveranciers aan de dienstenaanbieder DAV Ontwikkelaars Deliverables Implementatie van de verschillende interfaces. Beveiligingsmaatregelen voor de uitwisseling van informatie. Kritische succesfactoren Betrokkenheid van de partners en eindgebruikers Volledigheid en juist niveau van detail functionele analyse Goede prioritisering in de functionele oplossing PwC - DRAFT 10

11 Gefaseerde implementatie van de verschillende oplossingen Voldoende documentatie voor het tot stand brengen van een verbinding en uitwisseling van informatie Voldoende documentatie en opleiding voor de verschillende types gebruikers Verwachte doorlooptijd Te bepalen Verwachte kostprijs Te bepalen PwC - DRAFT 11

12 Project E: Uitbreiden van de capaciteit Probleemstelling Het gebruiken van het systeem op Vlaams niveau betekent een noodzaak tot substantiële uitbreiding van de capaciteit van het systeem. Dit geeft niet alleen zijn impact naar storage maar naar ook naar de uitbreiding van de computing power en de capaciteit van het systeem op vlak van multi-tenancy (meerdere gebruikers die tegelijk het systeem gebruiken). Bovendien dient de opslag van gegevens op een voldoende veilige manier te gebeuren en moeten de nodige business continuity en disaster recovery maatregelen in plaats zijn om continuïteit van de dienstverlening te garanderen. Doelstelling De bedoeling van dit project is het voorzien van extra capaciteit zodat het systeem de grotere hoeveelheid informatie kan verwerken (computing power), opslaan (storage) en het gestegen aantal gebruikers kan ondersteunen (multi-tenancy). Scope De scope van dit project betreft het voorzien in alle infrastructuurelementen voor het DAV voor bestuurlijke informatie. Hierbij wordt onderandere volgende aspecten bekeken: Hosting partner kiezen Verzekeren van stabiele infrastructuur Uitbreiden van de storage. Verzekeren van nodige computing power Security maatregelen opzetten: fysieke en elektronische beveiliging. Naleven van gedefinieerde kwaliteitsvereisten (cfr. stap A), bijvoorbeeld certificatie van de infrastructuur als Tier 3, verzekeren van groene infrastructuur (nog niet als absolute voorwaarde gedefinieerd) of verzekeren van carrier neutraliteit Disaster Recovery en business continuity De te implementeren infrastructuur moet in lijn zijn met de oplossing zoals uitgewerkt in project A zodat dit in lijn is met de behoeften van de verschillende stakeholders. Stakeholders Vertegenwoordiging DAV Partner(s) die instaan voor uitvoering van de dienstverlening Hosting partners Ontwikkelaars Deliverables Geïmplementeerde infrastructuur voor storage Geïmplementeerde infrastructuur voor software Geïmplementeerde security maatregelen voor servers Uitgewerkt Business Continuity en Disaster Recovery Plan Kritische succesfactoren Volledigheid van de behoefteanalyse Flexibiliteit en uitbreidbaarheid PwC - DRAFT 12

13 Verwachte doorlooptijd Te bepalen Verwachte kostprijs Te bepalen PwC - DRAFT 13

14 Project F: Documentatie & certificatie Probleemstelling Het opstellen van de nodige documentatie is noodzakelijk in het kader van certificatie maar ook belangrijk voor de ondersteuning van alle types gebruikers. Daarenboven maakt goed opgestelde documentatie het verder onderhoud en de ontwikkeling van het systeem in de toekomst eenvoudiger. Certificatie van het archiveringssysteem verhoogt het vertrouwen voor de gebruikers. Doelstelling De bedoeling van dit project is het voorzien in de nodige documentatie voor de ondersteuning van de gebruikers en in de verschillende documentatievereisten te voorzien voor een certificatie als TrustWorthy Digital Repositoriy (ISO 16363). Het is vanzelfsprekend dan ook de bedoeling dat het systeem als dusdanig gecertifieerd kan worden. Scope Voor het opstellen van de documentatie zijn onder andere volgende onderdelen in scope: o Omschrijving architectuur applicatie, data, infrastructuur o Omschrijving security, disaster recovery en business continuity maatregelen o Gebruikersdocumentatie o Navolging OAIS o Organisatorische levensvatbaarheid verzekeren en documenteren o Administratieve verantwoordelijkheid mandateren en documenteren o Financiële duurzaamheid verzekeren o Systeembeveiliging documenteren o Procedurele verantwoordingsplicht verzekeren De laatste 6 punten in bovenstaande opsomming zijn de documentatievereisten voor een certificatie als Trustworthy Digital Repository (ISO 16363). Deze certificatie is eveneens in scope van dit project. Stakeholders Vertegenwoordiging DAV Partner(s) die instaan voor uitvoering van de dienstverlening Eindgebruikers Ontwikkelaars Organisatie voor de ondersteuning van het systeem ISO Deliverables Documentatie verschillende aspecten die hierboven werden aangehaald PwC - DRAFT 14

15 Certificatie als Trustworthy Digital Repository (ISO 16363) Proces voor onderhoud van documentatie Kritische succesfactoren Certificatie Acceptatie van de gebruikersdocumentatie In gebruik nemen van proces voor onderhoud van documentatie Verwachte doorlooptijd Te bepalen Verwachte kostprijs Te bepalen PwC - DRAFT 15