archiveringsdiensten in een shared services model

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "archiveringsdiensten in een shared services model"

Jeroen de Jong
10 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 DIGITAAL ARCHIEF VLAANDEREN archiveringsdiensten in een shared services model Luc Truyens, VIAA/DAV

2 EFFICIËNTIE Digitaal tijdperk 24/24/7/7 en WWW Concurrentieel voordeel, Voordelen digitaal werken optimaal benutten Niet meer gebonden aan papier(en archief) Kost papier(en archief) Explosieve groei digitale informatie Versnippering Steeds moeilijker (duurder) om informatie terug te vinden Kenniswerker : 20% tijd = informatie opzoeken en hermaken Pure opslagkost daalt, maar totale kost stijgt!

3 RISICOBEHEERSING Openbaarheid bestuur Digitale informatie veroudert snel Conversie, migraties, formaten, hardware, Dragers zijn kwetsbaar Harde schijven, CD s, hebben beperkte levensduur Gisteren is al archief Website, vervangen toepassing,

4 -> is geen druk op de archiefknop oplossing, maar een deel van een complex en continu wijzigend proces Dus naast tools vooral interne strategie: hoe beheren we onze informatie

5 Waarom digitale archivering als shared service? Risicobeheersing Onvoldoende bewustzijn bij zorgdragers Alarmsignaal wordt steeds luider -> matuurdere oplossingen Steeds meer digitale informatie = zonder strategie groeiend probleem Kostenbeheersing Centrale infrastructuur vs. decentrale infrastructuur: buurlanden 75% goedkoper Geen lokale opbouw van expertise in (complexe) archiveringstechnieken Geen lokale continue opvolging van technologie -> Laat toe interne werking te optimaliseren

6 Waarom digitale archivering als shared service? Specifieke expertise maximaliseren Expertise kan makkelijker opgebouw en op peil worden gehouden Ten dienste van iedereen Standaardisatie Toepassen van best-practices over de gehele organisatie Impact op ICT en kost Beperking HR risico s

7 Project Opdracht Vlaamse Regering Oplossing nodig voor problematiek van duurzame digitale archivering bij openbare besturen (cfr. Archiefdecreet): bestuurlijke informatie Aanleiding = oprichting Vlaams Instituut voor de Archivering (VIAA) Voorstel aan Vlaamse Regering tegen 15/3/2014 Onderzoek opportuniteit hergebruik infrastructuur en dienstverlening VIAA FelixArchief/eDavid KU Leuven/Lias

8 Project Waarom hergebruik infrastructuur en dienstverlening? Recuperatie investeringen Expertise opgebouwd Technologisch Processen (interne) Dienstverlening

9 Behoefteanalyse Klankbordgroep 42 vertegenwoordigers, +80 overheidsinstellingen (Gemeente, Stad, OCMW, Provincie, Vlaamse Overheid) Zeer grote diversiteit (maturiteit, gebruikte toepassingen, ) Veelal met een aspect bezig 3 bijeenkomsten Actieve bevraging huidige toestand en noden

10 Aantal deelnemers Klankbordgroep Verschillende maturiteitsniveaus informatiebeheer/ digitale duurzaamheid 33% Type 1: niet structureel benaderd 52% Type 2: structureel in opbouw 6 14% Type 3: gevorderde opbouw 5 Besturen per type Type1 (7) Type2 (11) Type3 (3) OCMW Onderwijs 1 Overheid 1 4 Provincie 2 Steden & Gemeentes Iscan: anoniem voorbeeld

11 Klankbordgroep Conclusies Grote gap met noodzakelijke ondersteuning rekenen op dienstverlening/ondersteuning Bewustzijn en vrijgemaakte middelen bij managementsniveaus eerder laag Correcte inschatting impact op interne organisatie Willen zelf informatie beheren Iscan: anoniem voorbeeld Bevestigen: Informatiebeheer/digitale duurzaamheid krijgt weinig aandacht

12 LEIDRAAD OAIS FRAMEWORK (ISO :2003) Conceptueel referentiemodel Functies Inname (kwaliteitscontrole, registratie, beschrijving, extractie metadata, transformatie, ) Lange termijn opslag (optimale condities opslag, foutopsporing (checksums), rampenplan, back-ups maken, leesbaar houden, ) Toegankelijk maken (beheren en bijwerken beschrijvingen en metadata, zoekmogelijkheden voorzien) Ter beschikking stellen (archieftoegangen en archiefdocumenten beschikbaar stellen) Beheer (beleid, standaarden vastleggen, beheer infrastructuur, documenteren, opvolgen technologische veranderingen, )

13 Welke diensten inname: Kantoordocumenten, databases, foto s, websites, met zo weinig mogelijk inspanning kunnen opladen en documenteren (Metadata!)! Rommel in = rommel uit (informatiebeheer!) en niet alles kan ineens lange termijn opslag: Infrastructuur en preservatiemaatregelen aanwezig toegankelijk maken: Tools aanwezig, waar kan automatisch verrijken, zoeken mogelijk beheer: Expertise en beleid aanwezig ter beschikking stellen: Tools zodat zorgdragers kunnen raadplegen (formaten!) en indien gewenst zelf kunnen beschikbaar stellen

14 Welke diensten + Ondersteuning Integreren in de werking en processen van de organisatie (advies, interactie met toepassingen, ) Acties naar de leveranciers en ondersteuners van de zorgdragers Acties omtrent het juridisch statuut van digitale informatie

15 Principes bij de dienstverlening Gericht op alle overheidsdiensten, geen onderscheid naar bestuursniveau, maar naar type Focus op Type 2 = informatiebeheer/digitale duurzaamheid structureel gestart Andere types? management is bewust en/of investeert in informatiebeheer informatiebeheer is noodzakelijke (interne) voorbereidende stap kunnen of willen zelf investeren, maar hoge drempel voor duurzame oplossing Type 3 = soms particuliere verwachtingen, willen aanbod afwegen tegenover andere opties Type 1 = voor specifieke identieke situaties (vb. identieke applicatie) kunnen deze aansluiten zonder grote inspanning

16 Principes bij de dienstverlening Autonomie/verantwoordelijkheid blijft bij zorgdrager, DAV = technische ondersteuning Elke zorgdrager kiest zelf afname diensten en wanneer Intellectueel en inhoudelijk beheer blijft bij zorgdrager Rechten (wie kan wat intern/extern) worden bepaald door zorgdrager

17 Principes bij de dienstverlening Variabel dienstenpakket Selectief gebruik van diensten mogelijk (bestaande diensten blijven gebruiken, maar wel integratiekost) Gemeenschappelijke aansturing en overleg Governance: beheer met afvaardiging besturen Werking in samenspraak met Community

18 Principes bij de dienstverlening Vraaggedreven en klantgericht Samen vanuit de praktijk opportuniteiten zoeken en deze aanpakken Rekening houden met operationeel tempo van de individuele zorgdrager (niet alleen willen maar ook kunnen) Pragmatische standaardisatie Mikken op verhoogde Juridische waarde Via certificatie rechtszekerheid van Juridisch statuut digitale documenten beïnvloeden

19 DAV in het landschap 1. Bewustmaking BinnenBand (ABB), Lokaal (VVSG), META (VVBAD) (samen met VIAA), interne organen Vlaamse overheid Vandaag: ICT

20 2. Draagvlak creëren Andere actoren sensibiliseren en samenwerken Ondersteuning management VVSG, ECG, VVOS, VVP, Integratie met bestaande en nieuwe IT-oplossingen V-ICT-OR, software- en dienstenleveranciers Informatiebeheer en erfgoedwerking VVBAD, Faro, Packed, bestaande platformen

21 3. Goedkeuring Vlaamse Regering Voorjaar 2013: Plan van aanpak Go?

22 4. Diensten opzetten Juridisch Organisatorisch Financieel Technisch

23 5. Diensten verlenen Uiteindelijk doel: Digitale duurzaamheid bereikbaar voor alle Vlaamse Overheidsinstellingen

24 Conclusie vereist een veranderingstraject, is deel van een hogerliggende strategie, en is gericht op het drukken van onvermijdelijke kosten en spreiden van de inspanning en kan enkel lukken met engagement van management

25 Vragen?

26 Vragen/opmerkingen? Meer info: Contact: Website:

Vergelijkbare documenten

Digitaal Archief Vlaanderen Stappenplan & Projectfiches

www.pwc.be Digitaal Archief Vlaanderen Stappenplan & Projectfiches september 2013 1. Inleiding In dit deel van de studie rond het Digitaal Archief Vlaanderen bekijken we het technische stappenplan dat