Externe audit Partner of pijnbank. Eddy Guilliams Steven Van Roosbroek Veerle Vanderlinden

Transcriptie

1 Externe audit Partner of pijnbank Eddy Guilliams Steven Van Roosbroek Veerle Vanderlinden

2 Agenda Kader Externe audit Leidraad interne controle / organisatiebeheersing 2

3 Gestegen verwachtingen Financieel Inhoudelijk Burgers 3

4 4

5 Kader voor de externe audit Beleids- en beheerscyclus BVR van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus Planlastvermindering Decreet van 15 juli 2011 Externe audit Auditdecreet van 5 juli

6 Kader voor de externe audit Nieuw systeem van plannen en boekhouden Integratie sectorale plannen in BBC Minder toezicht 6

7 Situering Audit Vlaanderen Missie: onafhankelijke, objectieve en bekwame partner te zijn van de geauditeerde organisaties, bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico's, om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie. 7

8 Aansturing Audit Vlaanderen Auditcomité Vlaams Auditcomité lokaal 4 onafhankelijken 4 onafhankelijken 3 personen aangeduid door de Vlaamse Regering 2 VVSG 1 VVP Minister van Binnenlands Bestuur: waarnemer 8

9 Aansturing Audit Vlaanderen Aansturing door twee auditcomités Taken auditcomités: Toezicht op agentschap Overzicht over sterkte organisatiebeheersing Adviseren 9

10 Taakstelling Audit Vlaanderen Evalueren van de interne controle / organisatiebeheersing Operationele audit (incl. IT-audit) Financiële audit Overeenstemmingsaudit Forensische audit 10

11 Agenda Kader Externe audit Leidraad interne controle / organisatiebeheersing 11

12 Totstandkoming externe audit NOB (1997) Voorontwerp van gemeentedecreet (2002) Gemeente- en provinciedecreet (2005) OCMW-decreet (2008) Beleidsnota (2009) Vlabest (2010) Principebeslissing (2011) Opstart project (08/2012) 12

13 Totstandkoming externe audit Voortgangsrapportering Auditdecreet van 5 juli 2013 Oprichtingsbesluit Audit Vlaanderen (oktober 2013) Selectie leden auditcomités (november 2013) Opmaak leidraad organisatiebeheersing Testaudits (start augustus 2013) 13

14 Enkele principes Audituniversum Toegang tot informatie, gebouwen, enz. Klokkenluidersregeling Forensische audits Gedragen standaard 14

15 Testaudits Doel Uittesten leidraad Uittesten methodieken Stand van zaken 3 rapporten verstuurd 3 afgesloten 1 lopende 2 op te starten 15

16 Testaudits enkele voorbeelden Sterke punten Vrij recent is er een onthaal geïnstalleerd met een bediende die het eerste onthaal van cliënten doet. Bij het OCMW zijn er op bepaalde momenten voor specifieke vormen van hulpverlening tevredenheidsbevragingen geweest. Momenteel loopt een tevredenheidsbevraging bij de bewoners van de serviceflats Er bestaan werkwijzen om met klachten om te gaan. De klachtenprocedure staat op de website weergegeven. Deze procedure vermeldt dat klachten elektronisch en via het onthaal kunnen worden doorgegeven. De onthaalbediende is aangeduid als klachtencoördinator. Bij de maatschappelijk werkster die verantwoordelijk is voor de thuiszorg komen ook klachten of opmerkingen terecht van mensen die ontevreden zijn over de poetsdienst. 16

17 Testaudits enkele voorbeelden Verbeterpunten Uit verschillende gesprekken met leden van het managementteam en andere medewerkers blijkt dat er niet steeds voldoende aandacht is voor het communiceren van relevante beslissingen van het managementteam aan de overige medewerkers. In 2011 vonden de laatste systematische evaluaties plaats. Er zijn geen plannen om in 2013 nog evaluaties te doen. Er zijn hier en daar nog wel evaluaties in de proeftijd van nieuwe medewerkers, in het kader van bevorderingen,... Wanneer het contract van medewerkers afloopt is er soms wel, soms geen evaluatie. Dit is afhankelijk van de leidinggevende. 17

18 Testaudits enkele voorbeelden Aanbevelingen Om te vermijden dat medewerkers die onvoldoende presteren niet worden bijgestuurd en goed presterende medewerkers gedemotiveerd raken, is het aangewezen om al de medewerkers systematisch te evalueren zoals voorzien in de rechtspositieregeling. Om organisatiebreed te werken aan de verbetering van de organisatie en om te voldoen aan de bepalingen in het Gemeentedecreet over het managementteam, is het aangewezen dat een managementteam geïnstalleerd wordt dat periodiek samenkomt en waarover er verslaggeving wordt opgemaakt. 18

19 Testaudits Globale rapportering Voorlopige tendensen Systematiek werken aan organisatiebeheersing Managementteam Continuïteit managementfuncties Buitendiensten als eilanden 19

20 Agenda Kader Externe audit Leidraad interne controle / organisatiebeheersing 20

21 Traject Leidraad Vlaamse overheid Ontwerp leidraad lokale besturen (15/7/2013) Leidraad lokale besturen (eind 2013) 21

22 Model 22

23 Functies leidraad Basis voor organisatie-audits Kader om te werken aan interne controle / organisatiebeheersing Basis voor thema-audits 23

24 Structuur 11 thema s 63 doelstellingen Risico s Beheersmaatregelen 24

25 Doelstellingen - HRM 25

26 Beheersmaatregelen 26

27 Traject 15 juli 2013: Ontwerp leidraad organisatiebeheersing Juli-oktober 2013: Consultatieperiode December 2013: Definitieve versie leidraad 27

28 Vragen / bedenkingen / Bedankt! 28

29 Backup-slides Volgende slides te gebruiken als ondersteuning bij de vijf thema s 29

30 Thema 1 Wat heb ik eraan? Betere interne werking Audits met aanbevelingen Benchmarking Studiedagen, publicaties, enz. Zicht op de organisatie Naar raad en management Signaalfunctie 30

31 Thema 1 single audit Single audit geen dubbel werk Interne audit ESF ABB Rekenhof Bedrijfsrevisoren Sectorale administraties Archiefdecreet POD MI ISO

32 Thema 1 - single audit - ABB Externe audit -> ABB Problemen die effect kunnen hebben op de jaarrekening Ernstige schending van het recht Signalen als basis voor structurele bijsturing ondersteuning besturen ABB -> externe audit Veel adviesvragen / klachten over bv. HRproblemen BBC DR als informatiebron Keuze audits 32

33 Thema 1 - single audit - ABB Wederzijdse informatie-uitwisseling Strategie, acties, enz. Forensische audits => Samenwerkingsovereenkomst uit te werken met auditcomité en ABB 33

34 Thema 1 hoe ziet een audit eruit? Aankondiging Startvergadering Veldwerk Interviews Documenten Controles Slotvergadering 34

35 Kader voor de externe audit Beleids- en beheerscyclus BVR van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus Planlastvermindering Decreet van 15 juli 2011 Externe audit Auditdecreet van 5 juli

36 Thema 2 BBC Verhouding met BBC Proces van doelstellingen, monitoring en financieel mgmt: Audit Vlaanderen Financiële cijfers: toezicht Beheersinformatie: Audit Vlaanderen Doel Duidelijke visie Sterke interne organisatie Duidelijke en geverifieerde rapporten 36

37 Thema 2 Meerwaarde Betere interne werking Audits met aanbevelingen Benchmarking Studiedagen, publicaties, enz. Zicht op de organisatie Naar raad en management Signaalfunctie 37

38 Thema 3 audit op maat 38

39 Thema 3 audit op maat Doel Risico Beheersmaatregel 39

40 Thema 3 formalisme Wettelijke verplichtingen i.f.v. risico Bv. Afsprakennota Efficiëntie Nadruk op formele? ICT: korte- en langetermijnplan <> zicht op noden Rol van procedures 40

41 Thema 3 focus op fraude Leidraad: beperkt Duidelijke procedure Betrouwbare melding? Noodzaak? Hoogdringendheid Deur niet te wijd open, maar toch wijd genoeg 41

42 Thema 4 - rapportering Bestuurlijke boodschap Sterke punten Verbeterpunten Aanbevelingen Managementreactie Aanbevelingentabel 42

43 Thema 4 - rapportering Slotvergadering Ontwerprapport Reactie van het bestuur Definitief rapport Ook voor de raad 43

44 44

45 Thema 4 - openbaarheid Actief: keuze auditcomité Passief: juridische kwestie Grondwet Decretale uitzonderingen 45

46 Thema 4 - hoe verloopt een audit? Contactname Startvergadering Veldwerk Interviews Documenten Controles Slotvergadering Juistheid vaststellingen Draagvlak aanbevelingen Ontwerprapport Reactie van het bestuur Definitief rapport 46

47 Thema 4 - aanbevelingen Beperkte capaciteit Audit Vlaanderen Tool bij Vlaamse administratie Verantwoordelijkheid bestuur zelf Ondersteuning 47

48 Thema 5 - dynamiek Sterke interne organisatie sterke dienstverlening Leidraad ook focus op externe dienstverlening Gemeente OCMW Single audit Bepaalde organisaties: 1 audit 48