NIEUW! SEPA Service Center

Transcriptie

1 NIEUW! SEPA Service Center

2 SEPA: een nieuwe uitdaging voor uw onderneming! Een progressieve uniformisering van de betalingsinstrumenten binnen de Europese Unie Met het SEPA-project SEPA staat voor Single Euro Payments Area werden de betalingsinstrumenten binnen de Europese Unie tijdens de laatste jaren geüniformiseerd. Nadat we in januari 2002 overstapten op de euro als enige munt en we nu ook gebruik maken van Europese overschrijvingen en de IBAN- en BIC-codes, worden we sinds november 2009 ook geconfronteerd met de introductie van een nieuw Europees domiciliëringssysteem. En dat leidt tot tal van aanpassingen. Vanaf nu staat u zelf in voor de activering en het beheer van de domiciliëringen van uw klanten. De nieuwe SEPAdomiciliëringen vereisen expertise in documentenbeheer De introductie van dit nieuwe domiciliëringssysteem impliceert een aantal juridische en operationele veranderingen, zowel voor u als voor uw klanten. Een belangrijke verandering is het feit dat uw klanten hun domiciliëringsaanvraag niet langer aan hun bank moeten richten, maar dat nu rechtstreeks aan uw bedrijf doen. Op operationeel vlak wordt u dus verantwoordelijk voor de nieuwe administratieve taken bij het beheer van deze domiciliëringen. CREËREN EN VERSTUREN VAN DOMI- CILIËRINGEN ONTVANGEN VAN GETEKENDE DOMICILIË- RINGEN TOEKENNEN VAN EEN UNIEK REFERENTIE- NUMMER AAN ELKE DOMICI- LIËRING DEMATERIA- LISEREN EN ARCHIVEREN VAN DE DOMICI- LIËRINGEN BIJWERKEN VAN DE GEGEVENS PRODUCTIE VAN EEN KOPIE OP VRAAG VAN DE KLANT VERSTUREN VAN BETALINGS- INSTRUCTIES AAN DE BANK Uw nieuwe taken en verantwoordelijkheden op het vlak van DOCUMENTENBEHEER Het SEPA Direct Debit-systeem laat ook toe juridisch het verschil te maken tussen professionele en particuliere klanten. Deze laatste worden beter beschermd en kunnen binnen de 8 weken na de betaling vragen dat hun domiciliëring terugbetaald wordt. Als een kopie van de originele getekende domiciliëring niet kan getoond worden, loopt die termijn op tot 13 maanden. Uw professionele klanten, die al beschermd worden door de contractuele relaties met leveranciers, genieten dan weer niet van deze terugbetalinggarantie. U hebt er dus alle belang bij deze domiciliëringen snel om te zetten in SEPA B2B-domiciliëringen. Bovendien genieten uw klanten niet van een centraal beheer van hun domiciliëringen bij hun bank. Dat wil zeggen dat ze zich zullen moeten aanpassen aan de verschillende procedures die hun leveranciers opstellen.

3 Hoe de nieuwe SEPA-normen optimaal benutten? Uitbesteden van het beheer van uw domiciliëringen Door de taken die te maken hebben met het beheren van de domiciliëringen van uw klanten uit te besteden kunt u zich op uw kernactiviteit focussen en kunt u uw kosten aanzienlijk drukken. > U moet geen SEPA-expertise ontwikkelen. > U investeert niet in het ontwikkelen van belangrijke nieuwe processen. > U moet geen bijkomend personeel voorzien om deze nieuwe taken uit te voeren. Kies De Post als partner De Post en zijn SEPA Service Center zijn perfect in staat u te helpen bij het beperken van de impact van dit nieuwe domiciliëringssysteem. Drukken en beheren van documenten, hybride oplossingen op het vlak van scanning, beveiliging, papieren en elektronische archivering: De Post en zijn gespecialiseerde filialen exbo, Speos en Certipost, hebben alle nodige expertise en knowhow op het vlak van documentenbeheer in huis. Aarzel niet om al deze nieuwe taken uit te besteden. Ze nemen nu al zoveel van uw kostbare tijd in beslag. Reken gewoon op het SEPA Service Center. U hebt er alles bij te winnen. De Post is de enige leverancier betreffende documentenbeheer die lid is van de SEPA-werkgroepen die door de Nationale Bank van België en Febelfin werden opgericht. 1. In België zijn meer dan 31 miljoen domiciliëringen actief. Ze worden door bijna bedrijven beheerd. 2. 9% van deze domiciliëringen worden elk jaar veranderd of aangepast. Dat komt neer op 2,7 miljoen domiciliëringen.

4 Het aanbod van het SEPA Service Center Het SEPA Service Center wil u helpen bij het respecteren en optimaal aanwenden van de Europese SEPA-richtlijn. Het beheert voor u de verschillende taken die te maken hebben met de migratie van bestaande domiciliëringen, het activeren van nieuwe domiciliëringen en het beheren van de aanpassingen van uw actieve domiciliëringen. Op die manier verloopt alles volgens de SEPA-normen en kunt u zich concentreren op uw hoofdactiviteiten. MIGRATIE VAN BESTAANDE DOMICILIËRINGEN ACTIVERING VAN NIEUWE DOMICILIËRINGEN BEHEER VAN AANPASSINGEN VAN ACTIEVE DOMICILIËRINGEN 3 voorbeelden van diensten van het SEPA Service Center 1 Het ter beschikking stellen van een gepersonaliseerd aanvraagformulier tot domiciliëring dat aan de SEPAnormen voldoet. Dit formulier bevat de gegevens en het logo van uw onderneming en, indien dit beschikbaar is, ook de gegevens van uw klanten. Het versturen van domiciliëringsaanvragen naar uw bedrijf of onmiddellijk naar uw klanten. De domiciliëringsaanvraag wordt verstuurd samen met een begeleidende brief, vooraf gefrankeerd en voorzien van het retouradres. Het moet dus niet meer onder envelop gebracht worden. Uw klant kan het formulier dus gemakkelijk terugsturen. Het ontvangen van getekende domiciliëringen en het toekennen van een uniek SEPA-referentienummer. Het versturen van het referentienummer naar uw klanten met één (particulier) of twee (bedrijf) kopieën van de domiciliëring (één om te bewaren, één om aan de bank te geven om de geldigheid te bevestigen). Het digitaliseren van de domiciliëringen en het beheren van de gegevens zodat deze gemakkelijk in uw systemen geïntegreerd kunnen worden. Het archiveren op papier en op elektronische manier. Dit wordt voor een periode van 10 jaar gedaan. U kunt een gearchiveerde domiciliëring opvragen in het geval van een specifieke vraag van uw klant. Het elektronisch versturen van de digitale domiciliëringen in pdf-formaat (beeld) en/of via SEPA.xml (gegevens). Uw werknemers hebben beveiligde toegang tot de online database met alle domiciliëringen van uw klanten. Uw klanten hebben via een e-id beveiligde toegang tot een online platform waar ze al hun domiciliëringen, ongeacht de leverancier en hun bank, kunnen raadplegen. Ze kunnen ook de domiciliëringen zien en gemakkelijk eventuele aanpassingen van thuis of van op kantoor doorvoeren. Elke aanpassing die via ons platform door uw werknemers of uw klanten wordt doorgevoerd leidt automatisch tot het juiste proces betreffende documentenbeheer. > > Voor wat betreft de domiciliëringen van uw professionele klanten beschermt enkel de handtekening van een nieuw SEPA B2B-domiciliëringsdocument u tegen de nieuwe terugbetalingmodaliteiten. Deze regel gaat in vanaf 1 april De opdrachten van uw particuliere klanten moeten niet vervangen of getekend worden. Elke opdracht krijgt wel een nieuw uniek SEPA-referentienummer, dat ook aan de klanten wordt meegedeeld. 1 Onze diensten variëren in functie van het type (migratie, activering, aanpassing). Contacteer uw Account Manager voor meer details of stuur een naar [email protected].

5 De voordelen van het SEPA Service Center Het SEPA Service Center Alles om te slagen in het beheer van de domiciliëringen van uw klanten EEN UNIEKE EXPERTISE EEN ENKELE PARTNER De Post combineert kennis van de SEPA-normen met expertise betreffende documentenbeheer. Daardoor bent u zeker van het optimale en conforme beheer van uw nationale en internationale domiciliëringen. U werkt samen met een unieke leverancier voor alle processen van het domiciliëringsbeheer: migratie van lopende domiciliëringen, activering van nieuwe domiciliëringen en het beheer van aanpassingen van actieve domiciliëringen. EEN BEVEILIGD ONLINE PLATFORM U hebt gemakkelijk toegang tot de gegevens van de domiciliëringen van uw klanten. Zij kunnen deze beheren en aanpassen op ons beveiligd platform. EEN GEMAKKELIJKE OPLOSSING VOOR AL UW KLANTEN > Onafhankelijkheid SEPA Service Center laat uw klanten toe hun domiciliëringen centraal te beheren, ongeacht hun bank. > Gebruiksgemak Eén enkele en dezelfde procedure voor alle domiciliëringen, ongeacht de leverancier. > Ondersteuning Uw klanten genieten van de nodige hulp in onze postkantoren, als zij vragen hebben. MEER EFFICIËNTIE U geniet van het geautomatiseerde beheer van uw domiciliëringen: wij ontvangen ze, digitaliseren ze en sturen ze u elektronisch toe zodat u deze gegevens moeiteloos in uw systeem kunt integreren. Tevens worden alle nodige documenten voor u automatisch verzonden. In de toekomst zullen ook uw klanten de mogelijkheid hebben hun nieuwe opdrachten online te activeren. EEN PLUS BIJ FINANCIËLE RISICO S Door vandaag de domiciliëringen van uw professionele klanten om te zetten in SEPA B2B-domiciliëringen vermijdt u de terugbetalinggarantie van deze klanten en bent u beschermd tegen eventuele onterechte terugbetalingaanvragen.

6 Een unieke expertise Eén enkele partner Een beveiligd online platform Een gemakkelijke oplossing voor al uw klanten Meer efficiëntie Een plus bij financiële risico s WILT U MEER WETEN OF EEN AANBOD OP MAAT ONTVANGEN? Contacteer uw Account Manager. Surf naar Stuur een naar [email protected]. V.U.: Nico Cools, De Post, naamloze vennootschap van publiek recht, Muntcentrum, 1000 Brussel. OIP Code