Sturing op ICT STRATEGISCHE BESLUITVORMING GOVERNANCE INNOVATIE. 24 sept 2015; Jurgen Bomas

Transcriptie

1 Sturing op ICT STRATEGISCHE BESLUITVORMING GOVERNANCE INNOVATIE

2 Sturen op ICT en samenhang met business

3 Maes als onderzoek model

4 Vanuit onderzoek in bedrijfsleven: IT beslissing Rol Directie Consequentie geen aandacht Hoeveel moeten we spenderen aan IT? Welke processen hebben ICT prioriteit? Welke ICT mogelijkheden is gemeentebreed nodig? Hoe goed moet ICT zijn? Welke risico s op veiligheid en privacy vinden we aanvaardbaar? Wie is verantwoordelijk als ICT faalt? Beschrijf strategische rol van ICT en bepaal bekostiging Duidelijke beslissing over welke ICT investering worden gedaan. Beslis welke ICT beslissingen gemeentebreed zijn en welke door de business moeten worden opgepakt. Bepaal waar extra aandacht nodig is voor beheer. Begeleid de beslissingen over afwegingen in privacy en security. En communiceer hierover. Wijs een business directeur aan als verantwoordelijke voor ICT projecten en monitor de business-resultaten. Geen duidelijke ICT strategie geënt op de business. elke euro die er uitgegeven wordt op ICT is deels gefundeerd. Gebrek aan focus maakt ICT afdeling overspannen. Zo veel als mogelijk opgeleverde projecten zonder focus op waarde toevoegen. Planningen worden niet gehaald. Kostenlek en investeringsbudgetten deels gebruikt. Excessieve standaardisatie beperkt flexibiliteit in innovatie op business domeinen. Frequente uitzonderingen zorgen voor kosten en gebrek aan samenhang. Soms wordt er te veel betaald aan opties die niet nodig bleken zowel in services als in techniek bepaald in het aanbesteding bestek. Kosten nemen ongebreideld toe. Bij onderwaardering: te veel kwetsbaarheid Bij overwaardering ontstaat er ongemak bij burgers, business en medewerkers. De business realiseert zich niet de effecten van automatisering en beschouwt het als overhead

5 strategische beslissingen

6 Elias Gemeente Governance maatregel Geen doelen halen, te ambitieus Beslissingen niet (door juiste mensen) genomen Geen inzicht in financiële implicaties Tekort aan ICT kennis ICT projectmanagement matig Aanbesteding en opdrachtnemers perverse prikkels Hoe zit het met de ambities? Zijn deze haalbaar? Wie nemen de beslissingen? En welke rol heb ik in het geheel? Hoe sturen we op financiële controle en risicomanagement? Welke kennis heb ik niet in huis? En zou ik moeten hebben? Is projectmanager zelf verantwoordelijk gemaakt? Hoe is het geregeld met opdrachtsturing? Tussentijdse evaluatie? Creatieve oplossingen als het niet loopt? Verantwoordingen? Durf je te stoppen met project? Hoe lopen investeringen? Hoeveel focus op juridische kant en technische specs? Beleggen in de directie. Wat is het business-model? Governance framework implementeren. Strategische en tactische beslissingen uit elkaar trekken Implementeer separaat financiele sturing. En vooral wat is de business-case (ROI)? In beeld brengen vraag aanbod en sturing; Hulp inschakelen (King?) Hoe zit het met de senioriteit van projectmanagement? Projectmanager heeft vaak diverse rollen zoals coördinator, onderhandelaar, ondernemer, adviseur etc. Verder de hoeveelheid van projecten en investeringen kunnen te ambitieus zijn. Wat is er echt nodig? Wat is de basis waarmee we verder kunnen? Contractmanagement slecht Hoe sturen we op contract-afspraken? Zijn we bij escalatie in staat tijdig leverancier aan te spreken op niet-leveren of wijzigingen? business is verantwoordelijk. Niet geleerd van projecten Leren we (zowel business als ICT) van projecten? Wat dan? (Waarom we projecten doen ligt in de business) Rol voor de CIO voor de consistentie en lerend vermogen; Business moet participeren.

7 Advies en suggesties 1. Maak tijd voor ICT vraagstukken. 2. Vraag business units om business case en verklaar toegevoegde waarde; 3. Prioriteer projecten en maak de business eigenaar; 4. Vraag professioneel projectmanagement en leiderschap; Laat je niet misleiden door slechts hippe termen als lean en agile; 5. Aandacht voor gebruikers en business; wat levert het op? 6. Heb aandacht voor contractmanagement en relatiemanagement; 7. Organiseer tegenspraak en betrek financiële afdeling en control in projecten; 8. Voer risk-management als onderdeel van control ; 9. Taxeer projecten en durf te stoppen met projecten; 10. Betrek bestuurders waar het moet; 11. Afscheid nemen van ICT als facilitair begrip

8 Innovatie management een continu proces

9 Business-model innovaties op dienstverlening: Professional is in de keten altijd beschikbaar (ook bij de intake); Informatie (=data) is beschikbaar; Meten van kwaliteit van dienstverlening op basis van effect (niet slechts proces); Direct geholpen: one-stop-shopping principe; Multichannel wordt crosschannel; ICT gebaseerd op platforms, minder op systeemintegratie en dus goedkoper / flexibeler.

10 Een selectie van onzekerheden e-dienstverlening Onzekerheid Valt tegen Best-case scenario Gebruik van internet door burgers Deregulering Veiligheid en fraude Investeringsbudget ICT Nieuwe technologische oplossingen Stagneert omdat de burger de website-info niet begrijpt Vanwege politieke klimaat blijft controle noodzakelijk. Vanwege incidenten blijft de politiek voorzichtig met digitale mogelijkheden. ROI is niet zoals geprognosticeerd. ICT wordt gezien als kostenpost. Innovatie is vanwege slechte governance geen succes. Niet geaccordeerde IT, architectuur is te complex. Steeds meer eenvoudig digitaal je data te beheren. Vanwege bezuinigingen en eigen verantwoording een impuls voor e-dienstverlening. Met de komst van e-id gaat er een wereld open voor nieuwe e- dienstverlening. Steeds meer uitvoeringsbudget gaat naar automatisering en nieuwe innovaties i.p.v. fte s. Nieuwe manier van ICT op basis van data en platforms geven nieuwe kansen.

11 Canvas kan je robuustheid van business model vaststellen.

12 nog maar wat conclusies: Gebruik maken van bewezen governance modellen; Zorg voor robuust business plan voordat ICT plannen worden geaccordeerd; Kies een strategie en breng samenhang in ICT; Regel ICT innovatie budget en denk na over kostenstructuur (evt. ROI her-berekenen); Onderschat ICT management niet en laat het niet zelfstandig pruttelen = tijdbom.